Diplom-Master (663351), страница 5

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

При выполнении расчетно-денежных операций происходит регистрация денег, полученных от покупателей и денег, заплаченных поставщикам, а также перевод денег форму документа, где указывает расчетный счет, на который поступают или с которого списываются деньги, контрагента (плательщика или получателя) и оплаченную сумму. Выбранный расчетный счет автоматически определяет валюту, в которой производится оплата. Если эта валюта не является базовой, то пользователь должен указать ее курс по отношению к базовой. По умолчанию этот курс берется из справочника валют.[1]

При выполнении расчетно-денежных операций указанная в документе сумма зачисляется на баланс контрагента и изменяется количество денег на выбранном расчетном счете. Кроме того, оплаченную сумму можно распределять по накладным контрагента. При этом оплаченная сумма не обязательно должна в точности соответствовать сумме, указанной в накладной. Если эта сумма больше, чем сумма накладной, то их разность составляет остаток от платежа, который может быть распределен по другим накладным или же просто зачислен на баланс контрагента. Если же сумма меньше суммы накладной, то эту накладную можно закрыть частично, а при поступлении недостающей суммы денег закрыть ее полностью.

Таким образом, Trade Assistant дает возможность разными способами учитывать деньги, поступающие от плательщиков: они могут в точности соответствовать сумме отпущенных товаров или же поступать произвольными порциями, в качестве предоплаты или же оплаты уже после отгрузки товаров. На оплату накладных после отгрузки товара требуется специальная санкция Администратора. Если такой санкции нет, то при Продаже товаров система контролирует пользователя, выписывающего накладную, и следит за тем, чтобы накладные не были выписаны "в долг", т.е. при отрицательном балансе контрагента.

Любой оформленный ранее документ можно вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить.[2]

Технология учета продаж в Trade Assistant такова:

1. Проведение общей настройки Trade Assistant на ООО "Мастер-СД";

Рис. 7. Настройка Trade Assistant на ООО «Мастер-СД»

2. Заполнение справочников "Товары", "Контрагенты", "Склады", "Расчетные счета";

Товары и услуги

Справочник товаров содержит всю номенклатуру замков, которыми торгует данная компания. Он используется при выполнении всех товарных операций. Каждая запись справочника содержит следующие поля: артикул товара, категория товара, тип, название и описание товара, штрихкод, единица измерения и дата последней модификации записи. Кроме того, справочник содержит 8 полей для указания цен реализации товара, что дает возможность устанавливать различные цены для различных групп покупателей. Справочник товаров в ООО «Мастер-СД» подразделен на висячие замки, врезные без ручек, врезные с ручками, гаражные защелки, кодовые, личинки, накладные, почтовые, фурнитуру.

Справочник покупателей, в свою очередь, содержит поле с номером колонки прейскуранта, по которой с этим покупателем ведется торговля. При выполнении операции Продажа товаров этот номер определяет цену реализации, которая будет автоматически проставлена в документе.

При работе со справочником товаров можно использовать классификатор товар неограниченной глубины вложенности. Классификатор дает возможность структурировать номенклатуру товаров, что существенно облегчает поиск товаров и ускоряет оформление документов при большой номенклатуре.

Классификатор создается как отдельная надстройка над номенклатурой товаров. Товары могут быть включены в классы или подклассы любого уровня. Один и тот же товар может быть включен сразу в несколько классов классификатора.

Такой подход облегчает пользователю поиск товаров в классификаторе. Различные пользователи могут иметь разные представления о классификации товаров, и способ классификации, естественный для одного пользователя, может поставить в тупик другого. Возможность включать товар в классификатор несколько раз дает возможность при создании классификатора совместить различные способы классификации.

Классификатор используется при включении товарных позиций в документы: накладные, счета и др. При этом пользователь может легко отключить использование классификатора и воспользоваться неструктурированным списком товаров. При наборе документа пользователь может несколько раз переключать способ выбора товаров: с использованием классификатора и без него.

Таблица 2. Структура справочника «Товары»

Рис.8. Справочник товаров ООО "Мастер-СД"

Контрагенты

Таблица 3. Структура справочника «Контрагенты»

В этом справочнике содержится информация о всех партнерах, с которыми торгует компания. Каждая запись этого справочника содержит всю необходимую информацию о партнере: название компании (или фамилию контрагента, если это частное лицо), почтовый адрес, телефон, факс, категорию контрагента. Справочник контрагентов ООО «Мастер-СД» подразделен на фирмы и частных лиц. В свою очередь, фирмы подразделены на ЗАО, ООО, по названию, ЧП, АОЗТ, ТОО, ОАО, АООТ.

Для каждого партнера система Trade Assistant дает возможность установить индивидуальные условия работы. Так, в карточке клиента можно установить колонку, по которой обычно фирма торгует с этим клиентом – в этом случае при выписке счетов и накладных цены будут проставляться автоматически в соответствии с установленной колонкой. Можно установить кредитную линию – система сама будет следить, чтобы долг клиента не превысил установленного максимума. Можно установить отсрочку платежа – и этот срок будет автоматически проставляться в счетах.

Справочник контрагентов содержит также всю необходимую информацию для того, чтобы подсчитать полный баланс контрагента: сумму, на которую ему были отпущены товары и количество денег, заплаченных за эти товары, если контрагент является покупателем, и, наоборот, сумму, на которую контрагент отпустил товаров компании и количество денег, заплаченных за эти товары, если контрагент является поставщиком. При выполнении основных операций эти величины будут постоянно корректироваться, и баланс контрагента будет пересчитываться.

При работе со справочником контрагентов можно также использовать классификатор.

Рис. 9. Справочник контрагентов ООО "Мастер-СД"

Склады компании

Таблица 4. Структура справочника «Склады»

Система Trade Assistant позволяет вести любое количество складов компании. Информация о них содержится в справочнике складов. Очень часто в справочник складов удобно включать не только реальные склады, но и некоторые "виртуальные". Так, например, удобно иметь склад "Ожидаемые товары", на который будут приходоваться товары, находящиеся в пути от поставщика. Ведя такой склад, вы получите возможность выписывать счета на товары, которых реально нет в компании, но которые должны поступить в ближайшее время. Когда товары действительно поступят, достаточно будет перевести их на нужный склад. Система предоставляет возможность сделать этот перевод автоматически.

Склады могут быть разбиты на категории. Категория склада имеет значение при автоматическом расчете себестоимости товаров. Себестоимость рассчитывается по средневзвешенному методу. На складах одной категории себестоимость товаров считается так, как если бы все товары находились на одном складе: общая стоимость товаров одного вида делится на общее количество этих товаров. Себестоимость же товаров на складах разной категории рассчитывается независимо.

Рис. 10. Справочник складов ООО "Мастер-СД"

Расчетные счета

Таблица 5. Структура справочника «Расчетные счета»

При оформлении любого документа обязательно должен быть указан расчетный счет. В справочник счетов удобно включить несколько расчетных счетов, и при оформлении документа каждый раз выбирать требуемый счет. Тогда легко можно отделить, например, товары, закупленные или проданные за наличные деньги, от товаров, прошедших по безналичному расчету. Для этого введен специальный счет Касса , по которому проводятся документы, за которые было заплачено наличными деньгами. При просмотре базы данных и при получении отчетов всегда можно отделить эти товары. Кроме того, всегда под рукой находится информация о том, сколько денег находится в кассе, сколько на счете в банке и т.д.

Рис. 11. Справочник расчетных счетов ООО "Мастер-СД"

3. Оформление первичных расходных документов:

3.1. Вызываем из меню форму "Продажа";

1. Выбираем из справочника контрагентов покупателя (организацию или частное лицо);

2. Из справочника товаров выбираем нужные покупателю замки, нужное количество и колонку цены, по которой будет производиться продажа данному покупателю;

3. Если покупатель платит наличными, то начисляется налог с продаж – 4%;

4. Вызывается из меню пункт "печать", где надо указать форму документа, которую требуется распечатать (счет, накладная, накладная +4%, счет-фактура, договор с юридическим лицом, с частным предпринимателем) и количество экземпляров.

Рис. 12. Продажа товаров в ООО "Мастер-СД"

1. Формирование различных печатных форм первичных документов форм, таких как:

• счет;

• накладная;

• счет-фактура;

• если покупатель – организация, то заключается договор купли-продажи.

Наиболее существенные моменты организации компьютерного учета реализации продукции – это порядок выписки расчетного документа (счета на оплату продукции) и способы отражения операций, связанных с отгрузкой продукции покупателю.

Для выписки счета можно воспользоваться готовой формой. Для этого следует обратиться к справочнику «Продажа товаров» и перевести документ из "Отгрузки" в "Резерв". Новую организацию можно ввести, непосредственно работая с документом. Учитывая, что в "Trade Assistant" предусмотрена двухуровневая аналитика, на втором уровне следует указать основные атрибуты расчетного документа – счета (номер и дата выписки счета).

В табличную часть документа вводятся данные по наименованиям замков, ценам и количеству отгруженного товара. Суммы по каждой позиции и по счету в целом будут рассчитаны автоматически. Нажатием кнопки «Печать» сформировывается печатный образ документа. По кнопке «Картотека» выйдем в журнал операций, где сохранилась заголовочная запись этого документа.

Характеристики

Список файлов реферата