43261 (662525), страница 7

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 7)

Административно-канцелярские документы выделяются на фоне других деловых текстов некоторыми особенностями в использовании языковых средств.

Лексика этой документации включает различную терминологию (профессионально-техническую, бухгалтерскую, торговую, спортивную и т.п.), обращение к которой обусловлено ситуацией. Используются номенклатурные обозначения различных предприятий, учреждений (Центральный банк России, Государственная налоговая инспекция. Открытое акционерное общество (ОАО), Московская товарная биржа и др.); наименования должностей, ученых званий, степеней; специальная терминология, связанная с оформлением деловых бумаг (входящий, исходящий (документ), документооборот (движение документов в учреждении), индекс (условные обозначения, присваиваемые документам в процессе их учета (регистрации) и исполнения), гриф (пометка, указывающая на особый характер документа &nbso;– «секретно», «срочно», «лично»), реестр (перечень, список чего-либо, применяемый в делопроизводстве), реквизиты (обязательные элементы служебного документа), формуляр документа (совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа) и т.д.

Устойчивый характер получили многие обороты речи, постоянно используемые в деловой переписке. Арсенал этих языковых заготовок достаточно обширен, например: Настоящим отвечаю на Ваше письмо от...; В соответствии с протоколом о взаимных поставках прошу Вас...; Фирма «Салют» заявляет о...; Надеюсь на дельнейшее плодотворное сотрудничество...; Будем рады скорейшему ответу на наше письмо...; К сему прилагается...

Обращение к ним составителя письма упрощает задачу: он выбирает готовую формулировку, вставляя ее в соответствующую часть текста.

Стандартизация делового письма привела к созданию готовых текстов (типовые тексты, трафаретные письма), в которые следует лишь вписать конкретную информацию. Появление таких образцов для деловых писем связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле. Такие письма имеют преимущества благодаря гораздо меньшим затратам рабочего времени на их составление (в трафаретных письмах - заполнение пробелов) и обработку.

Типовой текст строится на основе не только клишированных фраз, но и клишированных предложений: «В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию. Настоящим подтверждаем свое участие в выставке. Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ».

Однако трафаретных текстов сегодня становится все меньше, потому что увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Отсутствие типовых текстов затрудняет делопроизводство. Как преодолеть эти трудности? Тем, кто связан с деловой перепиской, можно порекомендовать освоить набор закрепившихся в этой сфере речевых стандартов.

При этом обычно используют устойчивую речевую формулу ввода информации: Ставлю Вас в известность...; Требуем принять решение о...; Просим принять меры к...; Сообщаем Вам...; Отвечаем Вам настоящим письмом...; ЗАО «Яхонт» заявляет о...; Информируем Вас о...

Мотивация должна быть выражена в убедительной и вежливой форме (Мы будем рады получить от Вас ответ не позднее... Просим незамедлительно погасить задолженность...). Выработаны разнообразные языковые формулы, которые удобно использовать при объяснения причин, мотивов, цели написания делового письма. Так, ряд стандартных выражений указывает на причину составления текста: По причине задержки оплаты...; В связи с неполучением счета-фактуры...; Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...; Ввиду задержки получения груза...; Вследствие изменения цен на энергоносители...; Учитывая, что производственные показатели снизились на...; Учитывая социальную значимость объекта...

При ссылках на известные документы приняты такие формулы: Ссылаясь на Ваше письмо от...; В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...; Ссылаясь на Ваш запрос от...; Ссылаясь на устную договоренность...; В ответ на Ваше письмо (запрос)...; В соответствии с нашей договоренностью...; На основании нашего телефонного разговора...; На основании устной договоренности...; Согласно постановлению правительства...; Согласно Вашей просьбе...;

При указании на цель отправления письма употребляются такие обороты: В целях скорейшего решения вопроса...; В целях выполнения распоряжения...; Для согласования спорных вопросов...; Для согласования вопросов участия...; Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...; Для решения спорных вопросов...; В целях безопасности прохождения груза...; В ответ на Ваш запрос...; Во избежание конфликтных ситуаций...; С целью ознакомления с... высылаем Вам...

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации. Например, если вам нужно сослаться на какой-либо документ, лучше всего использовать выражения, начинающиеся со слов «В соответствии...», «Согласно...». Однако при ссылках на телефонный разговор эти стандартные выражения неуместны.

В письмах, содержащих ответ на запрос, просьбу, приняты такие формулировки:

Иные речевые стандарты закреплены за информационными письмами. Так, в письмах-сообщениях пишут:

Есть множество и других стандартных выражений, используемых в различных видах деловой переписки, их лексика определяется содержанием писем (письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-напоминание, предложение (оферта), рекламация и др.).

Административно-канцелярской речи чужда экспрессия, но в особых случаях (праздничный приказ по учреждению, почетная грамота, адрес юбиляру) возможно использование оценочных суффиксов, степеней сравнения прилагательных, образных выражений.

Синтаксис канцелярских документов отличается сложностью: употребительны сложноподчиненные предложения, длинный перечень однородных членов, причастные и деепричастные обороты. В приказах и распоряжениях преобладают побудительные предложения с инфинитивом, выступающим в значении повелительного наклонения (зачислить, назначить, представить развернутый план работы, контроль за исполнением приказа возложить на...).

Однако в других видах административно-канцелярских документов побудительные предложения используются редко. Это объясняется тем, что по сравнению с законодательным в канцелярском подстиле смягчена модальность долженствования (она характерна лишь для приказов и распоряжений), поэтому способ изложения в канцелярских текстах в основном описательный (в отчете, акте, характеристике) и повествовательный (например, в автобиографии), менее распространено рассуждение, оно употребляется главным образом в служебном письме, где нужно что-либо обосновать, доказать. В канцелярских документах повествование, описание и рассуждение очень часто сочетаются между собой. Директивный стиль изложения в этих документах встречается редко (в основном в приказах, распоряжениях).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Русский язык - понятие широкое, всеобъемлющее. На этом языке пишутся законы и научные труды, романы и стихотворения, газетные статьи и судебные протоколы. Наш язык обладает неисчерпаемыми возможностями для выражения самых разных мыслей, развития разнообразных тем, создания произведений любых жанров. Однако использовать языковые ресурсы нужно умело, учитывая речевую ситуацию, цели и содержание высказывания, его адресность.

Характеристики

Список файлов реферата