29855 (657562)
Текст из файла
СОДЕРЖАНИЕ
Организация договорной работы в компании - забота не только юридической службы 2
Инвентаризация и разделение ответственности 2
Порядок заключения договоров 4
Визирование - пережиток или необходимая процедура? 5
Оформление изменений проекта договора 8
Регистрация, идентификация и хранение 11
Отдельные виды договорных обязательств 12
Контроль за исполнением 14
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 15
Организация договорной работы в компании - забота не только юридической службы
По объему выполняемых действий договорная и претензионноисковая работа занимает, пожалуй, центральное место в деятельности юридической службы компании. Качественное оформление указанных процессов выступает залогом успешной работы субъекта хозяйствования и отсутствия конфликтов между юридическим и иными подразделениями предприятия.
Как грамотно построить договорную работу на предприятии и только ли от юридической службы зависит эффективная организация такой работы?
Конкретная специфика отношений по организации договорной работы зависит от вида деятельности компании, ее роли на рынке, политики взаимоотношений с поставщиками и потребителями и множества других факторов. Тем не менее можно разработать некие общие рекомендации построения указанных процессов.
Заметим, что все процедурные моменты целесообразно закрепить в соответствующем локальном нормативном акте - Положении о договорной работе.
Для примера рассмотрим организацию договорной работы на предприятии, занимающемся оптовой торговлей ресурсами и продукцией производственного назначения, в собственности которого находятся несколько товарноскладских комплексов, а численность персонала составляет 200 человек (далее - ОАО "Б").
Инвентаризация и разделение ответственности
Первое, что следует сделать, - провести инвентаризацию всех имеющихся на предприятии договорных отношений и закрепить "зоны ответственности" за каждым структурным подразделением.
На исследуемом предприятии основными видами заключаемых договоров являются:
- договоры, опосредующие осуществление основной деятельности ОАО "Б", - оптовой торговли, аренды и хранения, договоры перевозки, транспортной экспедиции и иные договоры, связанные напрямую с процессами закупок и продаж товаров, оказания услуг;
- договоры, опосредующие осуществление вспомогательной деятельности ОАО "Б", - закупок для собственных нужд, поддержание имущества в надлежащем состоянии, получение услуг от сторонних организаций в части обеспечения деятельности ОАО "Б", и другие договоры, не связанные напрямую с процессами закупок и продаж товаров.
На ОАО "Б" ответственными за соблюдение порядка рассмотрения проекта договора являются начальники структурных хозяйственных отделов (далее - СХО), за которыми закреплены следующие "зоны ответственности":
- по договорам куплипродажи (поставки), комиссии, поручения и иным, напрямую связанным с оборотом товаров, - начальник СХО по соответствующей номенклатуре товаров;
- по договорам аренды, хранения - начальник юридического отдела;
- по договорам перевозки автотранспортом, автотранспортной экспедиции, рекламы и связанным с ними договорам - начальник отдела маркетинга;
- по договорам подряда - главный инженер ОАО "Б", руководители баз;
- по договорам, опосредующим осуществление вспомогательной деятельности, - главный инженер ОАО "Б", руководители баз, начальники функциональных отделов и направлений в соответствии с положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями, обеспечивающие потребности ОАО "Б" в приобретении, пользовании либо отчуждении товаров, работ, услуг, объектов интеллектуальной собственности для собственного использования.
Порядок заключения договоров
Далее следует разработать и утвердить основные принципы порядка заключения договоров - либо субъект хозяйствования твердо придерживается собственных шаблонных форм, либо пользуется чужими проектами, поступающими от поставщиков и клиентов. В упомянутой организации используется комплексный подход.
Так, договоры по порядку заключения подразделяются на следующие группы:
- договоры, первоначальные условия которых предлагаются ОАО "Б";
- договоры, первоначальные условия которых предлагаются контрагентами ОАО "Б";
- договоры, условия которых предлагаются государственными органами, типовые и примерные договоры, утвержденные нормативными актами.
При этом, как правило, в отношениях с поставщиками ОАО "Б" практикует заключение договоров в редакции поставщиков, в отношениях с потребителями применяет договоры в редакции ОАО "Б".
Как известно, договоры могут заключаться: путем составления единого документа, подписанного сторонами; посредством факсимильной связи; путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
По общему правилу договоры, заключаемые ОАО "Б", заключаются в простой письменной форме. Внешнеэкономические договоры заключаются в письменной форме в обязательном порядке. Простая письменная форма договора считается соблюденной также и в случае направления счетафактуры, счета (как оферты) и товарной накладной на отпуск и оприходование товарноматериальных ценностей (товарнотранспортной накладной), содержащих существенные условия достигнутого между сторонами договора.
В локальных актах рассматриваемого предприятия закреплено, что при оформлении и заключении договоров, первоначальные условия которых предлагаются ОАО "Б", по общему правилу следует руководствоваться стандартными образцами договоров. При оформлении и заключении договоров, первоначальные условия которых предлагаются контрагентами ОАО "Б" или изложены в нормативных актах или локальных актах контрагентов, необходимо руководствоваться редакцией контрагента с учетом соблюдения принципов симметричности в отношении прав и обязанностей сторон, а также добровольности заключения договора и выбора его условий.
Визирование - пережиток или необходимая процедура?
Следующим этапом построения договорной работы является оформление процедуры визирования. Это внутренняя процедура, заключающаяся в проставлении уполномоченным работником организации подписи на договоре в подтверждение того, что соответствующая функциональная служба ознакомлена с договором и он соответствует интересам организации в части условий, проверка соответствия которым возложена на данного работника. Будучи внутренней процедурой, визирование не оказывает влияния на заключенность либо незаключенность договора, равно как и на права и обязанности соответствующего предприятия в отношении третьих лиц.
Подчеркнем, что визирование не является обязательной процедурой, но его введение позволяет достичь как минимум следующих целей:
- ознакомить ключевых участников бизнеспроцессов с возникающими у предприятия обязательствами;
- уменьшить риски в деятельности субъекта хозяйствования путем предварительной проверки законности и целесообразности совершаемых хозяйственных операций.
Очевидно, что введение процедуры визирования приводит к небольшому замедлению обращения внутрифирменной бизнесинформации. Поэтому необходимость ее введения каждый субъект хозяйствования определяет самостоятельно в зависимости от объемов производства, внешних и внутренних рисков и численности персонала.
В ОАО "Б" визирование проектов договоров осуществляется в следующем порядке:
- договоры с поставщикаминерезидентами и покупателяминерезидентами визируются исполнителем, его начальником, начальником финансовоэкономического отдела (далее - ФЭО), главным бухгалтером, начальником отдела организации внешнеэкономической деятельности (далее - ООВЭД), начальником юридического отдела;
- договоры с поставщикамирезидентами визируются исполнителем, его начальником, начальником ФЭО, главным бухгалтером, начальником юридического отдела;
- договоры с потребителями визируются исполнителем, его начальником, начальником ФЭО и начальником юридического отдела. Допускается тиражирование стандартных бланков договоров с единожды проставленными визами;
- договоры аренды и хранения визируются начальником юридического отдела, начальником ФЭО и главным бухгалтером;
- иные договоры, связанные с основной деятельностью по закупке и реализации товаров, визируются исполнителем, его начальником, начальником ФЭО, главным бухгалтером и начальником юридического отдела;
- договоры, опосредующие осуществление вспомогательной деятельности ОАО "Б", визируются исполнителем, его начальником, начальниками функциональных служб в зависимости от наличия в договорах условий, проверяемых соответствующими службами, и начальником юридического отдела.
В исключительных случаях допускается подписание договора без соблюдения процедуры визирования либо с соблюдением процедуры визирования не в полном объеме, если просрочка в заключении договора нанесет ущерб интересам ОАО "Б".
В Положении о договорной работе, действующем на взятом для примера предприятии, также закреплено содержание компетенций, реализуемых перечисленными выше лицами посредством визирования. Так, визированием договора исполнитель подтверждает, что данный проект договора оформлен им в соответствии с требованиями локальных актов ОАО "Б", проекту присвоен номер, внесены все необходимые технические данные в части реквизитов сторон договора, затребованы дополнительные документы, если они необходимы для заключения договора. Визированием договора, связанного с осуществлением основной деятельности по закупке и продаже товаров, начальник СХО по соответствующей номенклатуре продукции подтверждает, что все условия договора в части фактических взаимоотношений сторон (наименование, количество и цена продукции, срок и порядок расчетов, доставки и т.д.) в полной мере отвечают интересам ОАО "Б" и экономически целесообразны.
В свою очередь, визированием договора следующие должностные лица подтверждают:
- начальник ООВЭД - что все условия договора в части соблюдения внешнеэкономического законодательства соблюдены;
- главный бухгалтер - что договор соответствует требованиям бухучета и в нем присутствуют все условия, необходимые для осуществления бухгалтерского и налогового учета при исполнении договора;
- начальник ФЭО - что условия договора в части экономического обоснования выбора поставщика, условия о порядке расчетов соответствуют интересам ОАО "Б", заключение договора экономически целесообразно;
- начальник юридического отдела - что условия договора в части порядка, сроков рассмотрения и разрешения споров и претензий соответствуют интересам ОАО "Б", проект договора не нарушает действующее законодательство Республики Беларусь и локальные акты ОАО "Б", договор оформлен без нарушений.
Оформление изменений проекта договора
Довольно редко на практике проект договора подписывается в редакции, первоначально предложенной какимлибо из участников гражданскоправовых отношений. Логичным следствием такой ситуации выступает необходимость регламентировать процедуру внесения изменений в проект договора и согласования его условий до момента заключения. При этом ключевым моментом данной процедуры является определение лица, занимающегося урегулированием разногласий с контрагентом по условиям договора. И далеко не всегда, как отмечал автор в предыдущей статье *, таким лицом выступает сотрудник юридической службы.
В ОАО "Б" процедура согласования разногласий по проекту договора оформлена следующим образом.
В случае наличия замечаний к проекту договора у визирующих его лиц данные замечания излагаются исполнителю, который обязан провести переговоры с контрагентом, объяснив последнему необходимость корректировки проекта договора и позицию ОАО "Б" в части оспариваемых условий.
Возможны две группы замечаний к условиям договора - замечания в связи с нарушением проектом договора действующего законодательства Республики Беларусь и замечания, продиктованные потребностью усилить положение ОАО "Б" по отношению к контрагенту либо исключить дискриминирующие ОАО "Б" условия.
Первая группа замечаний в обязательном порядке должна быть учтена исполнителем и внесена в проект договора. Допускается оставление проекта договора в первоначальной редакции, если исполнителем проведены переговоры по замечаниям второй группы, контрагент отказывается корректировать проект договора, существует реальный риск нанесения ущерба интересам ОАО "Б" отказом контрагента от заключения договора, а риск возникновения негативных последствий в случае заключения договора на условиях контрагента нивелируется длительностью хозяйственных отношений и устойчивой деловой репутацией контрагента. В случае отказа контрагента от принятия замечаний второй группы и заключения договора на первоначальных условиях начальник СХО по соответствующей номенклатуре продукции обязан взять под свой контроль исполнение договора с целью предупреждения нарушения его условий со стороны ОАО "Б" и применения санкций.
Изменение условий проекта договора, как правило, осуществляется путем внесения исполнителем измененных условий в его текст. В случае если проект договора уже подписан контрагентом, исполнитель совместно с юридическим отделом оформляет протокол разногласий к проекту договора. Изменение условий внешнеторгового договора, как правило, оформляется путем составления дополнительного соглашения к договору. До подписания протокола разногласий и (или) дополнительного соглашения исполнитель обязан провести переговоры с контрагентом относительно наличия препятствий к подписанию им протокола разногласий. В случае отказа от подписания протокола разногласий договор является незаключенным и исполнителю запрещается его использовать в своей деятельности.
Допускается внесение в проект договора (за исключением внешнеторговых) редакционных изменений, не касающихся прав и обязательств сторон договора (исправление описок, опечаток, неверного указания фамилий, имен, отчеств, законодательно закрепленных терминов и т.д.), путем корректировки текста договора. Изменения, касающиеся прав и обязанностей сторон договора, оформляются путем подписания дополнительных соглашений к нему.
Подписание договора и проставление печати
Характеристики
Тип файла документ
Документы такого типа открываются такими программами, как Microsoft Office Word на компьютерах Windows, Apple Pages на компьютерах Mac, Open Office - бесплатная альтернатива на различных платформах, в том числе Linux. Наиболее простым и современным решением будут Google документы, так как открываются онлайн без скачивания прямо в браузере на любой платформе. Существуют российские качественные аналоги, например от Яндекса.
Будьте внимательны на мобильных устройствах, так как там используются упрощённый функционал даже в официальном приложении от Microsoft, поэтому для просмотра скачивайте PDF-версию. А если нужно редактировать файл, то используйте оригинальный файл.
Файлы такого типа обычно разбиты на страницы, а текст может быть форматированным (жирный, курсив, выбор шрифта, таблицы и т.п.), а также в него можно добавлять изображения. Формат идеально подходит для рефератов, докладов и РПЗ курсовых проектов, которые необходимо распечатать. Кстати перед печатью также сохраняйте файл в PDF, так как принтер может начудить со шрифтами.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
