17022 (650529), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

2) Государственные стандарты.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:

упорядочение документооборота;

сокращение количества документов;

повышение качества документов;

нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

совершенствование работы аппарата управления;

ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов". Стандарт устанавливает: состав реквизитов, расположение реквизитов на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов;

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" от 27.02.98 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству, по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты но делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

3) Общероссийские классификаторы.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

4) Государственные инструкции по делопроизводству.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.00 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.00 - устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

5) Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:

общие положения;

порядок составления и оформления служебных документов;

порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

контроль исполнения документов;

порядок работы с исходящими документами;

порядок работы с внутренними документами;

составление номенклатуры дел;

правила формирования дел;

порядок обеспечения сохранности документов;

порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

3. Классификация документов

3.1 Понятие классификации документов

Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

3.2 Виды классификации

В делопроизводстве часто используется понятие "система документации", и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Объединение документов в систему документации происходит по их отдельным видам или разновидностям.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью.

Среди управленческих документов выделяют организационные (устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция) и распорядительные (приказ, распоряжение, указание, инструкция).

Отдельно выделяют информационно-справочные документы (протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др.) и документы по персоналу предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д.).

Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений

То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:

документацию по административным вопросам;

документацию по материально-техническому снабжению;

документацию по планированию;

документацию по оперативной деятельности;

документацию по бухгалтерскому учету;

документацию по подготовке и расстановке кадров;

документацию по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут условно классифицироваться по ряду признаков:

по месту составления:

входящие - поступившие в организацию;

исходящие - отправляемые из организации;

внутренние - составленные и используемые в самой организации.

Здесь, в зависимости от содержания, объёма, деловые письма разделяют:

на простые - письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение;

контрактные - запрос, ответ на запрос, предложение, ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.

по степени унификации (по форме) различают документы: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные, унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы - разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми - являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы - имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку.

Примерные документы - носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - представляет собой документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. У данного вида документа есть преимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

по происхождению:

официальные (служебные) - затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке;

личные - касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными.

по юридической значимости:

подлинники (оригиналы) - первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором;

копии - документы, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы;

заверенные копии - копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу;

дубликаты - повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.

Реже используются другие виды классификации документов:

по наименованию (приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т.д.)

по способу документирования: рукописные; электронные; графические; кино-, фото-, фонодокументы.

по сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические.

по степени сложности документы классифицируют на простые, это документы, в которых рассматривается один вопрос, и сложные, где освещается несколько вопросов.

по грифу ограничения доступа: открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы:

"для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

"секретно", "совершенно секретно", "особой важности" (информация, содержащая государственную тайну);

"конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

"коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации).

по форме изложения:

индивидуальные - содержание которых излагается в свободной форме;

трафаретные - когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы;

типовые - созданные для документирования стандартных ситуаций, например командирования, и используемые во всех организациях.

по срокам хранения: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

Еще один критерий классификации документов степень обязательности. По нему вводится деление документов на:

информационные - содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций;

директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

В целом вся система классификации в делопроизводстве служит основой организации так называемых первичных комплексов документа и закладывает основы фондов для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и государственном архиве.

3.3 Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме

При изучении состава документации, организации документооборота и процессов документирования ряда типичных предприятий сферы туризма России видно, что их нормативно-методическая основа находится в развитии, однако имеет серьезные недостатки и нуждается в существенном пополнении по целому ряду ключевых направлений.

Требуется, в частности:

совершенствование классификации видов туризма и туристской деятельности;

разработка соответствующих стандартов производства турпродуктов и комплекса документации;

установление более рациональных процедур документирования и работы с документами при организации туристской деятельности предприятий и оценке ее качества;

необходимость оптимизации состава видов и разновидностей, унификации и стандартизации документации, обеспечивающей управление туристской деятельностью.

Заключение

Подытожив вышесказанное, делаем краткие выводы.

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, и можно выделить две составные его части: документирование деятельности и организация работы с официальными документами, которые взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Далее хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:

в работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся - к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами;

от технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации;

без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление;

классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Таким образом, классификация документов - это распределение документов по группам или видам на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства / Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА, 2001. - 272 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. - М.: Интел-Синтез, 2001. - 192 с.

4. Волошин Н.И. Менеджмент туризма: Туризм как объект управления / Н.И. Волошин, Н.В. Исаева, Е.Н. Ильина, Л.В. Курило. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 304 с.

5. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. - М.: Ось-89, 2001. - 112 с.

6. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству / М.В. Стенюков. - М.: Изд-во ПРИОР, 2002. - 128 с.

7. Терентьева Е.В. Развитие документационного обеспечения в сфере туризма России: Автореферат / Е.В. Терентьева. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 27 с.

Характеристики

Список файлов реферата