16786 (650475), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

- выполнения процедуры аутентификации, реализованной в соответствующем программном Приложении Еврокомиссии;

- последовательного принятия пересылаемых документов отправителями / получателями. В данном случае в регламенте отмечается, что если при поступлении одиночного документа могут возникнуть сомнения в отношении его автора, то продолжающаяся переписка повышает уверенность в должной идентификации лица. При необходимости в конце процедуры может быть проведена дополнительная проверка.

Процедуры оцифровки документов

Еврокомиссия поставила цель создать полностью электронную систему управления документарными ресурсами, которая позволила бы постепенно перейти к исключительно электронным методам работы. Поэтому Еврокомиссия проводит систематическую оцифровку всех документов, созданных или полученных на неэлектронных носителях и особенно - на бумаге.

Оцифрованные документы создаются в форматах, обеспечивающих долговременную сохранность и читаемость, а также удобный доступ к содержащейся в документах информации. При сканировании бумажных документов предпочтительными являются форматы:

- PDF(РDF/А)и

- ТIFF (с минимальным разрешением 300 точек на дюйм).

Регламент требует от каждого Генерального директората и Службы организовать контроль качества оцифровки документов, включающий как автоматический контроль, так и ручную проверку наличия всех страниц, качества изображения и т.д.

Автоматический контроль осуществляется с использованием средств объединенной системы по оцифровке и распознаванию текста. При обнаружении ошибок в метаданных, дублирования и т.д. система автоматически извещает об этом ответственное за оцифровку подразделение Службы или Генерального директората. Оно и будет заниматься исправлением выявленных ошибок.

На этапе ручного контроля проверяется, все ли страницы были оцифрованы (особенно если документ был напечатан на двух сторонах листа), имеются ли перевернутые или нечитаемые страницы и т.д.

Уровень контроля должен быть пропорционален ценности и / или сроку хранения документа. Оригиналы сканируемых документов сохраняются в течение как минимум 6 месяцев с момента обработки (за это время должны быть исправлены все замеченные ошибки оцифровки).

Если бумажный оригинал не относится к числу тех документов, для которых наличие подписи является обязательным, и если иное не установлено явно иными нормативными актами, то по истечении периода, отведенного на контроль качества и проверку результатов оцифровки, этот бумажный оригинал уничтожается. Впоследствии любое требование о представлении данного документа удовлетворяется путем представления электронного образа документа.

Доказательная сила образа документа обеспечивается прежде всего благодаря должному документированию процедуры оцифровки начального (например, бумажного) документа. Все документы, относящиеся к процессу оцифровки, должны храниться постоянно. Это:

- документация, определяющая, какие документы оцифровываются;

- документация, описывающая процессы и процедуры;

- документированные результаты проверки качества оцифровки;

- документация, связанная с уничтожением оригинальных носителей информации.

Удивительно, но в нашей стране никто не поднимает вопрос о разработке законодательства, позволяющего переводить бумажные документы на другие носители с правом уничтожения бумажных оригиналов. А ведь именно отсутствие такого закона не позволяет в полной мере получать отдачу от внедрения современных информационных технологий в делопроизводстве и документообороте. В зарубежной практике расходы на внедрение СЭД, электронных архивов, систем микрофильмирования окупаются как раз за счет сокращения расходов на ведение бумажного делопроизводства и на архивное хранение бумажных документов: за счет высвобождения дорогостоящей офисной площади, отводимой под бумажные архивы, за счет сокращения числа сотрудников, занятых в бумажном делопроизводстве.

Сохранение электронных документов

С момента регистрации электронные документы и все требуемые мета данные должны быть интегрированы в электронное хранилище. Для подписанных электронной подписью документов подписи или сертификаты аутентичности подписей также должны быть помещены в электронное хранилище. Электронный или оцифрованный документ находится в электронном хранилище на протяжении всего своего жизненного цикла, начиная от момента утверждения / получения и до передачи на хранение в Исторические Архивы Еврокомиссии и открытия для публичного доступа либо уничтожения.

Архитектура электронного хранилища основывается на следующих принципах:

- как правило, сохраняется один экземпляр документа в одном месте (возможны обоснованные исключения). Хранилище обслуживает все Службы и Генеральные директораты Еврокомиссии;

- архитектура хранилища учитывает тот факт, что требования при кратко- и среднесрочном хранении отличаются от требований при долговременном хранении. В этой связи электронное хранилище состоит из двух отдельных модулей;

- для активно используемых документов. При вводе в систему документы автоматически помещаются в это хранилище в оригинальном формате и / или в формате для длительного хранения. Они остаются в этом хранилище на протяжении всего срока хранения, если он не превышает 15 лет;

- для документов длительного срока хранения и исторических документов. Электронные и оцифрованные документы со сроком хранения свыше 15 лет, если они не уничтожены в ходе стандартной процедуры экспертизы ценности и уничтожения документов с истекшими сроками хранения, передаются вместе со всеми соответствующими метаданными в данное хранилище и только в формате, предусмотренном для длительного хранения.

С момента поступления документа в электронное хранилище изменения любого рода фиксируются в составе контрольной информации.

Созданные или полученные Еврокомиссией документы, подписанные простой или усиленной цифровой подписью, с момента регистрации становятся частью документарных ресурсов Еврокомиссии. Для каждого такого документа электронное хранилище создает отметку времени, подтверждающую:

- время ввода документа в систему, а также

- то, что электронная подпись, ключ, алгоритм и хэш были верны в момент ввода.

При наличии такой отметки времени (которая обновляется через определенный период) подлинность документа нельзя оспорить на том основании, что какой-либо из Элементов, использованный для создания электронной подписи и действовавший в тот момент, когда он был включен в состав документарных ресурсов, с того времени был отменен или устарел.

При необходимости создания бумажной копии электронного документа, выпущенного Еврокомиссией и снабженного простой или усиленной электронной подписью, такой документ распечатывается на бланке Еврокомиссии вместе с «электронной печатью», содержащей информацию об Электронной подписи и об отметке времени.

Дело в том, что с момента ввода в электронное хранилище электронная подпись сохраняется в оригинальном формате в течение кратко- и среднесрочного периода хранения. Эта электронная подпись хранится в хранилище для текущих документов и документов временного срока хранения.

В дальнейшем функции электронной подписи (т.е. гарантия целостности и аутентичности документов) выполняются Электронным хранилищем как таковым и проверяются с использованием «цифрового отпечатка» (хэша, дайджеста). Это позволяет отказаться от сохранения подписи в оригинальном формате.

Функциональные требования к электронному хранилищу

Электронное хранилище должно обеспечивать следующие минимальные функциональные возможности:

- регистрацию документов;

- размещение документов в дела;

- обеспечение сохранности документов и соответствующих метаданных;

- оцифровку и сохранение в формате для длительного хранения, а также распознавание текста;

- осуществление через определенные интервалы времени миграции из одного формата в другой и / или из одной компьютерной среды в другую с целью обеспечить читаемость и доступность документов на протяжении всего срока их хранения;

- управление версиями документа, отражающими ход разработки документа, а также версиями на различных языках;

- простановку отметок времени, удостоверяющих помещение в систему документов и соответствующих метаданных в указанный момент времени, а также их регулярное обновление;

- обеспечение неизменности подписанных электронной подписью документов с использованием дайджеста (хэша);

- управление доступом на основе предустановленных прав пользователей и подразделений владельцев документов;

- уничтожение дел, документов и их метаданных по истечении срока хранения, а также сохранение сведений об этих действиях в составе контрольной информации;

- наличие эффективных средств поиска, позволяющих быстро находить документы и их метаданные;

- средства создания, сохранения, экспорта и вывода на печать различных отчетов;

- обеспечение соответствующих климатических условий и физической защиты хранилища (поддержание заданной температуры и влажности, наличие сигнализации, средств защиты от пожара, хакеров, вирусных атак и от несанкционированного доступа);

- регулярное создание резервных копий и наличие «зеркального» сайта, дублирующего содержание электронного хранилища и готового заменить основной сайт в случае чрезвычайных обстоятельств.

Кроме того, необходимо иметь в виду, что в настоящее время активно идет работа над Европейскими требованиями к системам электронного документооборота МоRed2, которые разрабатываются на деньги Еврокомиссии.

Заключение

Обращает на себя внимание тот факт, что Еврокомиссия активнейшим образом использует в своей работе электронные документы. Она позаботилась о том, чтобы у всех ее подразделений имелись четкие и ясные требования к организации хранения электронных документов, в том числе и тех, которые имеют историческое значение и должны быть впоследствии переданы на постоянное хранение в Исторические Архивы.

Весьма интересна и перспективна для российского делопроизводства и архивного дела практика уничтожения документов на бумажных носителях в случае их перевода в электронный вид с помощью оцифровки. Использование такого подхода позволило бы, с одной стороны, снизить остроту проблемы архивных площадей, а с другой – дало бы возможность сохранить для грядущих поколений гораздо больше интересной информации (в электронном виде).

Нормативные документы Еврокомиссии по вопросам организации хранения документов всесторонне регламентируют этот вид деятельности. При этом учитывается, что в настоящее время в деятельности Еврокомиссии используется смешанный документооборот. Порядок хранения документов и принципы его организации в отношении бумажных документов очень схожи с российскими. Это позволяет надеяться, что используемые европейскими коллегами методы работы с электронными документами также окажутся хорошо совместимыми с отечественной практикой.

Литература

1. Варламова Л.Н., Шаповал Е.А., Суховская М.Г. Архивный ликбез // Главная гнига. – 2007. - №23. – С. 44-53.

2. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФА-М, 2008. – 592 с.

3. Т.В. Кузнецова Делопроизводство (документальное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2009. - 408 с.

4. Н.А. Храмцовская Организация хранения документов Еврокомиссии // Делопроизводство и документооборот. – 2007. - №9. – С. 40-49.

Характеристики

Список файлов реферата