Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Структуры формирования:

1. Организационные с. – обуславливают состав соподчиненных, взаимоотношения между звеньями, зависит от масштабов управления, создания у. служб, участков работы,от факта косвенного воздействия. Различают линейную, линейно-функциональную с., дивизиональную, матричную и др. виды.

2. Функциональные с. – группируют схожие управленческие операции и их исполнителей – департаментизация. Виды: функциональная, рыночная, продуктовая, клиентурная, технологическая.

3.Ролевые структуры – на основе ролей человека, неформальных отношений, описывает тип поведения, который демонстрирует один из членов коллектива во взаимосвязи с другими, даже если они равны в иерархии структуры предприятия. На предприятии различают роли: председатель (организует), исполнитель, завершитель, аналитик, генератор идей, исследователь, член команды, распорядитель.

4. Социальная структура – совокупность малых соц. групп по различным социальным признакам. Критерии объединения в группе: расположение чел-ка к другим и окружающей среде (удовлетворение работой, увлечение работой, приверженность конкретной организации); отношение к ценностям (мир, справедливость, любовь, равноправие, дружба, семья, мат. благополучие); верования (религиозные и др.); принципы (амбиции, честность, открытость, ответственность, целеустремленность, самоконтроль и др.).

5. Штатная с. – количественный профессиональный состав персонала, размер оплаты труда

1. Нормативно-методическая база делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

-Нормативно-методическую делопроизводства составляют:

-законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

-указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;

• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

• правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

• государственные стандарты на документы;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• унифицированные системы документации;

• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

• нормативные документы по организации архивного хранения документов;

законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

2. Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. 3. Систематизация и хранение документов в организации

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком — этикеткой Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

4. Организационно-распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий. Организаций и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на основные группы документов:

1) организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);

2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3) информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки и др.);

4) документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела).

5) коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры));

6) документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).

Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов строится по формуляру-образцу.

Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

5. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.

Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);[2] 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.

Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).

6. Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов

Информационно-поисковая система (далее — ИПС) представляет собой совокупность организационных и технологических средств для планомерного и целена- правленного накопления, обработки и последующего использования сведений о документах предприятия. Современная ИПС предполагает:

Для обеспечения информационной совместимости учетных сведений о документах рекомендуется следующий обязательный состав реквизитов регист- рации и индексации:

1) адресат (разработчик) документа (с указанием фамилии и подразделения);

2) наименование вида документа;

3) дата документа;

4) индекс документа;

5) заголовок документа или его краткое содержание;

6) краткое содержание резолюции;

7) срок исполнения;

8) отметка об исполнении (с указанием даты исполнения, номера исполненного документа);

9) отметка о помещении в дело (с указанием но- мера и страницы);

10) отметка о получении документа (с указанием даты, фамилии и наименования подразделения лица, получившего документ).

Состав обязательных реквизитов регистрации и индексации, в зависимости от характера документа

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

7. Документы туристского маршрута

Организация и проведение туристского маршрута обязательно отражаются в маршрутной документации. В ней можно выделить следующие группы документов.

1. Технологические документы на маршрут, поход, экскурсию.

2. Документы на реализацию туристского маршрута.

Характеристики

Список файлов ответов (шпаргалок)