102388 (614861), страница 4

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 4)

3.1 Проектирование банка данных сотрудников ГУФСИН

Автоматизацию работы базы данных обеспечивает система управления базами данных (СУБД), которая манипулирует с конкретной моделью организации данных на носителе. При построении логической модели данных выбирается один из трех подходов моделирования: иерархический, сетевой, реляционный.

В данном проектировании ставится задача компьютерного учёта служебной карточки формы № 2, которая фактически представляет собой сокращённое личное дело сотрудников ГУФСИН и его подразделений. Объект исследуемой предметной области - сотрудник. Атрибутами данного объекта является набор его характеристик, указанных в строках служебной карточки (СК). Перечислим все имеющиеся атрибуты с указанием ограничений на значения при заполнении СК (табл. 3.1).

Таблица 3.1

Поля служебной карточки

Поле	Ограничение	Поле	Ограничение
Личный номер	А – ххх ххх; уникален	9.Какими иностранными языками владеете	Хорошо – читает и может объясняться; владеет свободно. Слабо – читает и переводит со словарём.
Личное дело №	уникален	10.Какими языками народностей РФ владеете	Хорошо, слабо.
1.ФИО	нет	11.Участие в войнах и других боевых действиях	нет
2.Год, месяц и число рождения	нет	12.Ранения и контузии	нет
3.Место рождения	Если посёлок, село, указывается область.	13.Был ли в плену, окружении	нет
4.Гражданство	Российское	14.Госдарственные награды	нет
5.Национальность	Территория РФ	15.Семейное положение	нет
6.Образование (специальность, учебное заведение, год окончания)	нет	16.Адрес местожительства семьи	нет
7.Специальность по образованию	нет	17.Трудовая деятельность	Работа в гражданских организациях, учреждениях и на предприятиях.
8.Присвоено специальное (воинское) звание (приказ и дата)	нет	18.Служба в ВС РФ, Военно-Морском Флоте, в войсках и органах ФСК и МВД	Служба в ВС и федеральных органах исполнительной власти.

Из трёх подходов моделирования выбирается реляционная модель. Данные о сотрудниках можно представить в виде таблицы, в которой каждому виду данных соответствует свой столбец, а каждому конкретному сотруднику – строка. Каждая строка этой таблицы (отношения) называется записью, а её отдельный элемент, отвечающий тому или иному столбцу, - полем. Если представить себе служебную карточку в виде таблицы, то можно обнаружить ряд недостатков:

Во-первых, некоторые поля являются достаточно сложными и включают в себя данные, которые можно (и нужно) разбить на более мелкие компоненты (это поля, в которые входят фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование и др.)

Во-вторых, для удобства работы с базой данных необходимо разделить исходную таблицу «Служебная карточка» на совокупность нескольких таблиц. Например, таблица «Персоналии», таблица «Образование», «Иностранные языки» и т.п.

Такие действия по представлению данных в теории и практике создания БД называется нормализацией.

Нормализация - это обратимый пошаговый процесс декомпозиции исходных таблиц в более простые, избавленные от нежелательных функциональных зависимостей, порождающих проблему контроля избыточности данных.

После исправления недостатков получаем следующую совокупность таблиц:

• Таблица 1 «Персоналии» - личный номер, личное дело №, фамилия, имя, отчество, год рождения, месяц рождения, день рождения, место рождения, национальность, семейное положение; логические поля – владеет иностранными языками, участвовал в боевых действиях, имеет награды, был в плену, имеет детей, дело находится в архиве.

• Таблица 2 «Образование» - личное дело №, образование, специальность по образованию, учебное заведение, год окончания.

• Таблица 3 «Иностранные языки, языки народностей РФ» - личный номер, владеет хорошо, владеет плохо.

• Таблица 4 «Боевые действия» - личный номер, когда, где, количество дней, ранения и контузии.

• Таблица 5 «Награды» - личное дело №, дата награждения, наименование ордена, медали.

• Таблица 6 «Плен» - личный номер, при каких обстоятельствах, где, сколько.

• Таблица 7 «Семья» - личный номер, ФИО жены, мужа, год рождения жены, мужа, адрес местожительства семьи, № дома, № квартиры.

• Таблица 8 «Дети» - личный номер, ФИО детей, годы рождения.

• Таблица 9 «Звание» - личный номер, звание, кем издан приказ, № приказа, дата приказа.

• Таблица 10 «Трудовая деятельность» - номер трудовой книжки, дата поступления, дата ухода, наименование учреждения, адрес, должность.

• Таблица 11 «Служба» - номер трудовой книжки, личный номер, дата вступления, дата ухода, должность, с указанием органа, части, местонахождение, наименование органа, издавшего приказ, № приказа, дата.

Поля «личный номер», «личное дело №», «номер трудовой книжки» повторяются не случайно, они являются ключевыми полями:

• Поле «личный номер» является первичным ключом в таблицах №1 и №7, вторичным ключом в таблицах №3, 4, 6, 8, 9, 11.

• Поле «личное дело №» первичный ключ в таблице №1, вторичный ключ в таблицах №2, 5.

• Поле «номер трудовой книжки» первичный ключ в таблице №11, вторичный в таблице №10.

Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать запись в базе данных.

3.2 Составление схемы баз данных

Выделенные объект и его атрибуты необходимо описать в терминах СУБД Access. В Access данным соответствует определённый тип:

• числовой;

• логический;

• текстовый;

• поле дата/время;

• денежный;

• поле MEMO и другие.

Приведём сортировку полей 11 таблиц по типу данных (табл. 3.2).

Таблица 3.2

Сортировка полей таблиц по типу данных

Текстовые поля	Числовые поля	Логические поля/поле дата/время	Текстовые поля	Числовые поля	Логические поля/поле дата/время
Таблица «Персоналии»			Таблица «Образование»
ФИО; месяц рождения; место рождения; национальность; семейное положение	Личный номер; личное дело №; год рождения; день рождения	Владеет ин. языками, языками народностей РФ; участвовал в боевых действиях; был в плену; имеет награды; имеет детей; дело находится в архиве	Образование; специальность по образованию; учебное заведение	Личное дело №; год окончания	нет
Таблица «Иностранные языки, языки народностей РФ»			Таблица «Боевые действия»
Владеет хорошо; владеет плохо	Личный номер	нет	Когда; где; ранения и контузии	Личный номер; сколько времени находился	нет
Таблица «Награды»			Таблица «Плен»
Наименование ордена, медали	Личное дело №	Дата награждения	При каких обстоятельствах; где?	Личный номер; сколько?	нет
Таблицы «Семья», «Дети»			Таблица «Служба»
ФИО жены, мужа; адрес местожительства семьи; ФИО детей	Личный номер; год рождения жены, мужа; № дома; № квартиры; годы рождения детей	нет	Должность с указанием органа, части; местонахождение; наименование органа, издавшего приказа	№ трудовой книжки; личный номер; № приказа	Дата вступления в должность; дата ухода; дата приказа
Таблица «Трудовая деятельность»			Таблица «Звание»
Наименование учреждения; адрес; должность	№ трудовой книжки	Дата поступления; дата ухода	Звание; кем издан приказ	Личный номер; номер приказа	Дата приказа

Поля таблиц также различаются по типу элемента управления: «поле», «список», «поле со списком». Для удобства работы с таблицами служебной карточки для некоторых полей целесообразно ввести список или поле со списком (табл. 3.3).

Таблица 3.3

Списки и поля со списком служебной карточки

Список	Поле со списком	Значения	Примечание
-	Звание	Младший лейтенант, лейтенант, старший лейтенант, капитан, майор, подполковник, полковник	-
-	Владеет иностранным языком хорошо/владеет плохо	Английский, немецкий, французский, китайский, бурятский	Список постоянно можно обновлять наиболее часто используемыми значениями
-	Образование	Высшее, н/высшее, общее, среднее специальное, н/среднее, военное, высшее с аспирантурой, школы и курсы МВД	-
	Специальность по образованию	Педагог, менеджер, юрист, экономист, бухгалтер, инженер, медик, журналист	Список постоянно можно обновлять наиболее часто используемыми значениями
Месяц рождения	-	12 месяцев.	-
	Национальность	Русский, бурят, украинец, азербайджанец, белорус	Список постоянно можно обновлять наиболее часто используемыми значениями
Семейное положение	-	Замужем, не замужем, женат, не женат, разведён, разведена	-

Построение всех 11 таблиц необходимо осуществлять в режиме Конструктора. В приложении 2 представлена схема данных служебной карточки формы № 2.

СУБД Access позволяет устанавливать связи между таблицами. После этого можно создавать запросы, формы и отчёты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для связывания таблицы «Персоналии» и таблицы «Награды», следует создать связь между полями «Личное дело №». Поле «Личное дело №» отображается в двух таблицах – как поле первичного ключа и как внешний ключ.

Существует три способа определения связываемых полей:

• Отношение «один-ко-многим» создаётся в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса (наиболее часто используемый тип отношений).

• Отношение «один-к-одному», когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

• Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц.

В базе данных служебной карточки все связанные поля (кроме отношения таблиц «Семья» и «Персоналии») имеют тип отношения «один-ко-многим». Также для связанных полей в MS Access установлены следующие параметры: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. В связанных полях базы данных «Служебная карточка» использованы все три параметра.

Интерфейс - это взаимодействие между системой и средой между двумя системами или двумя компонентами системы. MS Access имеет достаточно удобный интерфейс, справочную систему. Пользователям, освоившим работу с MS Word, Excel, не составит особого труда освоить и данный продукт.

Для того чтобы пользователям базы данных «Служебная карточка» было удобно вводить данные в таблицы необходимо создать форму (приложение 3). Для этого нужно создать формы всех 11 таблиц базы данных. Это делается очень просто с помощью Мастера. Затем в режиме Конструктора необходимо открыть форму «Персоналии» и с помощью элементов управления поместить туда две подчинённые формы «Звание» и «Служба», т.к. они наиболее часто используются. Для остальных форм необходимо создать кнопки с названиями таблиц. При нажатии на кнопку будет открываться определённая форма. Это достигается с помощью макросов (макрокоманда «открытие формы»), которые необходимо создать для 8 форм. С помощью кнопки будет открываться формы «Трудовая деятельность» и «Образование». Остальные будут открываться, если на соответствующем логическом элементе щелкнуть мышкой. Например, если на поле «Был в плену?» щелкнуть мышкой откроется соответствующая форма «Плен».

Приведённые в пункте 2.4. технические средства достаточны для комфортной работы с базой данных. Жёсткого диска, оперативной памяти для работы с БД вполне достаточно, принтер позволит распечатывать отчёты, необходимые выборки сведений, имеется CD RW, который позволит записывать архивные части БД на диск и переносить информацию с одного ПК на другой, источник бесперебойного питания позволит вовремя завершить работу с БД, не потеряв введённых сведений.

Характеристики

Список файлов курсовой работы