102388 (614861), страница 2
Текст из файла (страница 2)
Таблица 1.2
Офисные пакеты различных производителей
| Microsoft | Corel | Lotus | Sun | АрсеналЪ | |
| Офисный пакет | Office | WordPerfect Office | SmartSuite | Star Office | Русский Офис |
| Текстовый процессор | Word | WordPerfect | WordPro | Writer | Лексикон |
| Электронная таблица | Excel | Quattro Pro | 1-2-3 | Calc | |
| Презентация | Power Point | Perfect Presentations | Freelance Graphics | Draw | |
| СУБД | Access | Paradox | Approach | ||
| Электронный органайзер | Outlook | Info Central | Organizer |
Лидером на рынке офисных приложений является корпорация Microsoft. По разным оценкам, она контролирует сейчас 80-95% рынка офисных пакетов в западных странах, а в России эта цифра еще выше. В то же время во Франции, Германии, Италии, Португалии, Китае и Японии лидируют продукты Corel Perfect.
Коллективная работа с информацией
Концепция современного «электронного офиса» предполагает обязательную совместную работу всех сотрудников. Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware (командная работа) и workflow (поток работ).
Технологии командной работы ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организаций работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:
-
сетевой доступ к файлам и базе данных;
-
локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
-
терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
-
просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).
При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.
Технологии управления потоком работ служат для автоматизации документооборота в средних и крупных организациях и для них характерно:
-
поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
-
четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.
Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.
Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (например, по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.
В современных офисных пакетах имеются развитые средства поддержки коллективной работы.
В Microsoft Word возможно использование режима записи исправлений, в котором разными цветами отображаются исправления, сделанные разными пользователями, рецензирования и отправки документа по маршруту с использованием электронной почты. Также возможно сравнение и сохранение версий документа в одном.
Раздел 2. Анализ структуры документооборота ГУФСИН
2.1 Анализ схемы документооборота
Управление кадров ведёт учёт сотрудников, как самого Управления, так и подразделений, непосредственно подчинённых ГУФСИН (исправительные колонии, следственные изоляторы и т.д.), расположенных по всей территории Иркутской области.
Личные дела младшего начсостава подразделений формируются и хранятся в подразделениях, там же оформляются приказы по младшему начсоставу, составляются графики отпусков, заполняется служебная карточка формы № 2, на основе которой ведется картотека, как в самом подразделении, так и в Главном управлении и другие документы.
Личные дела офицерского состава подразделений, оформляются в подразделениях и пересылаются в Главное управление. Служебная карточка на лиц офицерского состава ведется в каждом подразделении и Главном управлении. Таким образом, офицерский состав ГУФСИН учитывается в Главном управлении, независимо от того, где проходит службу сотрудник. Поэтому при дальнейшем описании документооборота Управления кадров приказ по личному составу подразумевает офицерский личный состав (от младшего лейтенанта до полковника).
В таблице 2.1 приведена схема документооборота, в которой представлены основные процессы деятельности Управления кадров.
Таблица 2.1
Схема документооборота
Продолжение таблицы 2.1
Ежегодно в декабре месяце кадровыми работниками подразделений проводится сверка своих данных с данными Главного управления. С данными подразделений сверяются личные дела (обновление справки-объективки, сверяется специальное звание сотрудника, должность, изменения в социальном статусе, месте жительства и т. п.) офицерского состава и служебная карточка формы № 2 на младший начсостав, которые ведутся в Управлении. На сверку данных всех подразделений уходит 2 месяца (по 2 дня на одно подразделение).
Все документы, необходимые для формирования личного дела сотрудника заполняются в Отделе кадров. После этого Отдел кадров передаёт личное дело в Хранилище. При увольнении сотрудника личное дело 1 год хранится в Хранилище, а затем передаётся в Архив. В хранилище хранится 3 700 личных дел офицерского и младшего начсостава Главного управления, остальные личные дела хранятся в подразделениях. Личные дела занимают 7 высоких стеллажей.
Практически документационная деятельность Управления кадров не автоматизирована. В трёх отделах, инспекции и хранилище установлено по 1 компьютеру. Компьютеры не соединены в локальную сеть. С помощью ПК печатаются приказы, справки, отчёты в MS Word. Никаких автоматизированных БД не ведётся.
Для более полного представления о деятельности Управления кадров и работы с личным составом, его документооборота удобно построить DFD-диаграммы.
На рисунке 2.1 представлена контекстная DFD-диаграмма, которая показывает внешние по отношению к системе адресаты и адресанты данных, с которыми система взаимодействует.
Рис. 2.1 Контекстная DFD-диаграмма
Внешняя сущность Отделы кадров подразделений ГУФСИН моделирует инспекторов отделов кадров подразделений ГУФСИН непосредственно ведущих учёт и работу с младшим начсоставом подразделений, а также формирующих личные дела офицерского состава подразделений.
Внешняя сущность Кандидат моделирует физическое лицо, которое претендует на офицерскую должность в ГУФСИН.
Внешняя сущность Сотрудник моделирует физическое лицо, которое в настоящий момент является сотрудником; уволенного сотрудника; начальников отделов ГУФСИН.
Внешняя сущность Бухгалтерия моделирует бухгалтерский учёт движения кадров.
Внешняя сущность Юридическая служба моделирует службу, входящую в состав Организационного управления ГУФСИН, осуществляющую юридический контроль оформления документов и визирование приказов по личному составу.
Внешняя сущность Архив моделирует подразделение ГУФСИН, осуществляющее хранение личных дел уволенных сотрудников.
Внешняя сущность ФСИН России моделирует головную организацию (г. Москва), осуществляющую контроль над деятельностью ГУФСИН по Иркутской области.
Оформление движения кадров при приёме на работу, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, увольнении и т.п. Движение кадров оформляется приказом по личному составу, который включает в себя такие пункты как принять, перевести, назначить на должность, откомандировать, предоставить отпуск (инспекторы Отдела кадров оформляют отпуск по уходу за ребенком, учебный отпуск, отпуск по семейным обстоятельствам) уволить, уволить в связи со смертью, установить стаж, надбавку, внести изменения в учётные документы и др.
Инспекторы Отдела кадров формируют сводные приказы по личному составу на основании поступающих сведений, документов от подразделений ГУФСИН, а также документов наработанных внутри Отдела кадров.
Ведение документации по делопроизводству включает в себя ведение карточки формы №1, карточки формы № 3, штатно-должностной книги, книги учета трудовых книжек, книга учета приказов по личному составу и др.
Отдел прохождения службы и передает в Отдел кадров данные, для внесения изменений по званию в карточку формы № 1.
2.1 Ведение отчетности
Ведение отчётности – оформление и предоставление ежемесячной отчётности в ФСИН России (отчет о составе кадров, отчет о состоянии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров и другие).
Отчетность формируется путем сбора информации из учетных документов, картотек, которые ведутся в отделе, а также справочных данных картотеки служебной карточки формы № 2 Хранилища личных дел. В таблице 2.2 представлена периодичность предоставления некоторых отчетов в Федеральную службу исполнения наказания, расположенную в Москве.
Таблица 2.2
Периодичность предоставления отчетности Отделом кадров Главному управлению кадров ФСИН
| Наименование представляемого документа | Периодичность представления | Сроки представления |
| Алфавитная карточка формы № 1 | постоянно | Одновременно с представлением на присвоение специального первого звания среднего и старшего начальствующего состава, воинского звания офицерского состава или о зачислении в кадры ФСИН России |
| Сведения о движении начальствующего и офицерского состава | постоянно | 10 числа каждого месяца |
| Отчет о составе кадров ГУФСИН и его подразделений | годовой | 5 января |
| Отчет о состоянии профессиональной подготовки кадров и работе учебных центров | годовой | 5 января |
При нарушении служебной дисциплины подчиненным сотрудником начальник учреждения или органа уголовно-исполнительной системы обязан предупредить его о недопустимости таких действий, а при необходимости, в зависимости от тяжести совершенного проступка и степени вины, провести служебную проверку, наложить на виновного дисциплинарное взыскание или передать материалы о проступке на рассмотрение суда чести.
Дисциплинарное взыскание должно соответствовать тяжести совершенного проступка и степени вины. При определении вида и меры взыскания принимаются во внимание: характер проступка, обстоятельства, при которых он был допущен, прежнее поведение сотрудника, допустившего проступок, признание им своей вины, его отношение к службе, знание правил ее несения и другое.
При нарушении дисциплины совместно несколькими лицами дисциплинарные взыскания налагаются на каждого виновного в отдельности и только за совершенное им нарушение (с учетом степени вины сотрудника в совершенном проступке).
Увольнение из уголовно-исполнительной системы является крайней мерой дисциплинарного взыскания.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
