100277 (614119), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

- состав и последовательность операций

- состав и характер обработки документов, сопровождающих выполнение данной работы

- состав исполнителей и распределение между ними составных элементов работы

- роль структурных подразделений аппарата в выполнении работы

- применение средств организационной и вычислительной техники и оргсвязи

- продолжительность каждой операции и межоперационные "простои"

- протяженность маршрутов исполнителей и документов

Такая схема несет большой объем структурной и количественной информации, необходимой для анализа и последующего проектирования рациональной технологии выполнения данной работы. С помощью технологических цепочек удобно проводить наблюдение за движением и обработкой отдельных документов.

Однако наглядность этой схемы недостаточна. Кроме того, операционная цепь может быть довольно длинной. Одни и те же структурные подразделения аппарата будут повторяться в ней столько раз, сколько раз станет производиться в них та или иная работа. Поэтому на основе данной схемы создается ряд других графиков: оперограмм, символических документограмм, функциограмм и др. На каждом из графиков выделяется для анализа определенный круг вопросов и опускаются второстепенные с этой точки зрения детали. Если возникает необходимость более наглядно представить весь процесс работ, зафиксированный на технологической цепочке, можно все имеющиеся на ней данные изобразить в виде координатной оперограммы, дополненной документограммой процесса создания и обработки соответствующего комплекса документов, либо в специальном наборе графиков.

А для дальнейшего анализа процессов работы в аппарате управления, применяются оперограммы. Их использование предполагает уже довольно детальное изучение основных характеристик изучаемого процесса работы.

Таким образом, технологическая цепочка является в основном средством наблюдения и первоначальной фиксации процесса работы, непосредственно необходимым для составления оперограммы, которая в свою очередь уже служит средством анализа (а впоследствии и проектирования) процесса работы.

Наиболее простой и давно применяемой формой оперограммы является координатная оперограмма. Она получила свое название из-за того, что основой служит сетка координат, на которой и отображаются элементы графика. Показатели же оформляются так: в строчках перечисляются операции, в столбцах - исполнители (структурные подразделения и должности). Операционная цепь проходит сверху вниз. Каждой операции соответствует оделенный символ, который помещается на сетке координат в месте пересечения строчки данной операции с колонкой, где указан выполняющий ее исполнитель. Одна из граф оперограммы обычно служит для фиксации среднего операционного времени, затрачиваемого на каждую операцию. Однотипные операции для большей наглядности могут быть закрашены в одинаковый. Соединительные линии показывают переход от одной операции к другой и связь между отдельными элементами работы.

Правила для оформления и построения таких графиков в советское время были обобщены и сформулированы Л. А. Бызовым. Важный вклад в совершенствование графических методов анализа и рационализации управленческого труда ли Я. П. Герчук и Б. И. Кикин. Зарубежный опыт применения оперограмм других видов организационных графиков для рационализации управленческого труда хорошо изложен в работе Р. Вернебурга "Рационализация и техника работы аппарата управления".

При исследовании управленческого труда часто возникает необходимость сосредоточить внимание на основной или наиболее показательной части того или иного процесса работы (или их совокупности); показать, как исходные данные и документы, пройдя через ряд операций в аппарате управления, превращаются в конечный результат. В таком случае целесообразно использовать структурно - производственные графики процессов работы.

Чтобы точно изобразить на графике процесс работы, необходимо показать этапы и операции, из которых он складывается, документы, в которых он отражается, их трансформацию и перемещение, производственные участки (структурные подразделения аппарата или рабочие места), принимающие участие в выполнении данной работы. При этом важно получить объективную картину существующего положения дел.

График процесса работы отражает структуру ее выполнения. Этапы работы могут осуществляться последовательно или параллельно, ее процесс может проходить этапы анализа (когда на данных одного документа создается несколько вторичных документов, каждый из которых может "расщепляться" и далее) и этапы синтеза документа, представляющих обоснование основных результатов работы.

Наиболее перспективным способом построения графиков процесса работы является способ совмещения всех элементов изображения на сетке координат. При таком способе координатная оперограмма процесса работы дополняется графиком движения документации и, если требуется, материальных ценностей (товара, сырья, продукции и т. д.). Этот вид графиков впервые был предложен французскими консультантами по вопросам управления Бернатене и Грюном. В их честь он назван диаграммой БГ.

Диаграмма БГ используется не только для анализа затрат рабочего времени па отдельные трудовые операции и их элементы. Ряд колонок графика предназначен для фиксации затрат рабочего времени. Они заполняются только в результате соответствующих исследований. Данный вид графика процесса работы может использоваться комплексно — в нескольких аспектах для детального рабочего обследования работы аппарата управления и для обобщения его результатов.

2.3 Трудоемкость как один из показателей оперограммы

Для составления оперограммы важным моментом является расчет трудоемкости описываемого процесса, этот показатель показывает объем времени, затрачиваемых для выполнения отдельных операций, а в суммировании - всего процесса. Эти данные необходимо вносить в графическую модель для подробного и точного описания выполняемых операций. Именно этот показатель может послужить основанием для перепланировки данного процесса, определения узких мест и областей загруженности, выявив оптимальную последовательность операций, а главное – определить число и квалификацию исполнителей, назначить ответственных за описываемыми операциями. таким образом, трудоемкость – неотделимая и важная часть этой графической модели.

Трудоемкость - затраты живого труда на производство единицы продукции или единицы работ. Нормативная трудоемкость измеряется в нормо-часах. Фактическая трудоемкость продукции исчисляется делением затраченного рабочего времени на общий объем продукции в натуральных или стоимостных измерениях.

Трудоемкость – экономический показатель, характеризующий затраты рабочего времени на выполнение определенной работы. В контексте работы рассматривается операционная трудоемкость - затраты труда на выполнение отдельных технологических операций.

Затраты времени на выполнение отдельных функций можно определить различными методами: нормативным, опытным, экспертным и др. Для более точного расчета трудоемкости каждая функция разбивается на управленческие процедуры и операции (действия), по которым составляются оперограммы. По каждой операции одним из известных методов рассчитывается ее трудоемкость (с учетом повторяемости или объема работы) в соответствующих единицах измерения (количество человек, количество документов, отчетов и т.п.) за определенный период (год, квартал, месяц). Путем суммирования определяется полная трудоемкость управленческой процедуры. Исходя из суммы затрат времени на все процедуры по конкретной функции устанавливается трудоемкость ее выполнения. В свою очередь, сумма затрат времени на выполнение каждой функции обусловливает общую трудоемкость управленческих работ в конкретном подразделении.

Для определения трудоемкости необходимо применять методы расчета трудоемкости конкретных видов работ, среди них важное место занимает разработанные типовые укрупненные нормы времени и другие документы по нормированию труда.

Нормирование труда в различных сферах производства изучается и совершенствуется продолжительный период времени.

Нормирование управленческой деятельности начало разрабатываться только в 70-х гг. 20-го в.), чему в значительной степени способствовало начало эры автоматизации управленческого труда. К нерешенным проблемам в данной области относится отсутствие комплексной системы методов и показателей нормирования управленческих работ. Известны разработки только по отдельным категориям служащих (специалисты и технические исполнители), поскольку до сих пор бытует мнение, что управленческая деятельность носит творческий характер и слабо формализуется. Однако во многих научных изданиях отмечается, что доля творческого труда в этой сфере значительно преувеличена. Только работу, связанную с руководством и выполнением заданий, требующих самостоятельных решений, можно охарактеризовать как творческую. Обычные управленческие процедуры (операции), для выполнения которых необходимо мастерство, внимание, способности, но выполняющиеся по заранее определенным правилам, не являются творческими, так как многие из них могут быть автоматизированы.

В связи с тем, что методика нормирования трудозатрат работников аппарата управления, в настоящее время отработана недостаточно, равномерное распределение заданий между подчиненными, обеспечение достаточной интенсивности загрузки, избежание авралов и создание условий для оперативного и качественного выполнения работ являются для руководителя трудными и ответственными задачами.

Одной из причин отставания в нормировании именно управленческого труда является распространенное мнение о том, что он носит преимущественно творческий характер. Это в принципе верно (хотя и не в одинаковой мере для разных категорий руководителей), однако, кроме творческих операций, работники аппарата выполняют значительный объем нетворческих, вспомогательно-технических, во многом повторяющихся операций. Значительная их часть приходится на обработку документной информации. Процесс управления характеризуется также определенным объемом формально-логических операций.

Подразделение трудозатрат на творческие, формально-логические и вспомогательно-технические операции в процессе выполнения основных видов работ аппарата управления различно у трех основных категорий работников — руководителей, специалистов и технических исполнителей. И это существенно влияет на возможность нормирования их труда.

Наибольшая доля творческих операций в общем объеме трудозатрат — у руководителей. Для этой категории работников аппарата применяются нормы управляемости, показывающие, каким числом подчиненных (в данных конкретных условиях) может руководить один руководитель.

Для нормирования труда специалистов аппарата, сочетающих в своей работе творческие, формально-логические и вспомогательно-технические операции в различных пропорциях, зависящих от многих факторов (в том числе, в частности, от цикличности выполняемых работ), применим метод аналогии и метод укрупненных нормативов численности.

Применяя метод аналогии, руководитель устанавливает время на выполнение предстоящих работ по аналогии со сроками, потребовавшимися ранее на выполнение подобных работ.

Норма численности показывает, сколько человек требуется для выполнения определенного вида работ (в соответствующих условиях, характеризуемых рядом косвенных показателей).

Метод укрупненных нормативов численности основан на косвенном измерении трудоемкости комплекса работ по каждой из функций управления. Эти нормативы определяются, как правило, одновременно с разработкой типовых структур управления. Данный метод нормирования используется главным образом для расчета численности специалистов и технических работников.

Однако следует учитывать, что этот метод позволяет только косвенно учитывать трудоемкость выполнения работ по данной конкретной функции управления и не дает возможности определить фактический объем и трудоемкость всех операций.

Метод укрупненных нормативов численности основан на использовании отчетных количественных показателей (численность рабочих, стоимость основных фондов). Нормативная численность управленческого персонала исчисляется относительно этих показателей. При изменении величины фактора изменяется и нормативная численность. Кроме того, он позволяет рассчитывать нормативную численность по каждой функции управления и тем самым определять разницу в трудоемкости работ по различным функциям.

Для отдельных групп специалистов аппарата (бухгалтеров, кассиров, информационных работников и др.) применимы нормы обслуживания, показывающие, какое число людей (или машин) может обслужить один работник. При однотипных, повторяющихся видах работ непродолжительной цикличности для специалистов аппарата целесообразно устанавливать нормы времени, показывающие, сколько времени должно быть отведено на выполнение определенного объема работы (например, на заполнение таких-то форм), или нормы выработки, показывающие, сколько работы должно быть произведено в единицу времени. Каждая составляющая оперограммы – важная обобщенная информация, необходимая для глубокого и более полного анализа протекающего процесса Таким образом, оперограммы позволяют: исследовать порядок движения и обработки документов, тщательно изучить процессы документооборота и разработать рекомендации по его рационализации; наглядно представить все множество операций, выявить параллельные пути движения информации и многократно повторяющиеся однотипные операции; получить количественные характеристики операций. Рассмотренная в приложении 1 оперограмма создания и обработки приказа в министерстве служит примером детального изучения соотношения операций и исполнителей в рамках указанного процесса. В результате последовательных и повторяющихся операций выстроенный график позволяет наглядно представить загруженность конкретных исполнителей в рамках указанного процесса. Оперограмма процесса проведения найма, отбора и приема персонала в банке (приложение 2) изображает порядок этого процесса в порядке выполнения конкретных операции определенными исполнителями. Она построена при фактическом анализе этапов этого процесса.

3. Функциограмма как модель функциональных структур

3.1 Функция как основа распределения обязанностей

Функция - сложное понятие, наиболее часто используемое при обозначении границ ответственности сотрудников. Так как функция - набор действий, это позволяет рассматривать процесс как частный случай функции. С другой стороны, процесс может включать в себя действия, являющиеся функциями. Эти понятия рассматриваются совместно. И иногда используются как синонимы. Например, процесс работы с клиентом - последовательность действий, а функция работа с клиентом, закрепленная за отделом продаж - это крут обязанностей. В данном случае эти понятия совпадают.

Характеристики

Список файлов курсовой работы