100277 (614119), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций по обработке документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами.

Такие графические модели и применяются лишь как составные части системы описания процессов, они нуждаются в пояснениях, выраженных в нотациях. Нотация (формат описания бизнес-процесса) — совокупность графических объектов, используемых в моделях, и правил по моделированию. Графическая нотация — это набор символов, используемых для визуального моделирования чего-либо (обычно системы, структуры или процесса).

1.2 Общие требования к графическим моделям

Любая графическая модель, как и оперограмма и функциограмма подчиняются требованиям, направленным, прежде всего, для актуальности в применении данных моделей, для упрощения формы донесения информации до ее потребителя. Поэтому необходимо выделить важные моменты в формулировке и построении данных моделей. Особое место занимает выделение конкретных этапов в построении модели объекта, что позволяет изучить технологию и структуру процесса его построения.

Этапы построения модели процесса:

1.Постановка задачи – степень детализации моделируемого процесса

2.Выбор критериев формализации – выделение существенных элементов, составляющих данный процесс

3.Создание модели

4.Проверка правильности модели

Графический метод моделирования – совокупность способов условного изображения какого-либо организационного или технологического явления.

Процесс составления любого графика, будь то оперограмма или функциограмма или иной другой, включает 3 этапа:

• Определение композиции графика, то есть той графической формы, которая будет в наибольшей степени отвечать содержанию моделируемого объекта;

• Составление графика – заполнение намеченной формы конкретными данными;

• Вычерчивание графика;

Требования к графическим моделям:

- график должен нести большую информационную нагрузку;

- сведения, представленные на графике, должны быть точными;

- форма графика должна соответствовать его назначению;

- график должен быть прост, ясен и понятен;

- количество линий и фигур на графике должно быть минимально;

- исполнение графика должно благоприятствовать его восприятию.

Построение графиков осуществляется по следующим принципам:

1.Принцип лаконичности. Графическое изображение должно содержать лишь те элементы, которые необходимы для сообщения существенной информации, точного понимания и значения или принятия не ниже некоторой допустимой величины оптимального решения.

2.Принцип обобщения и унификации. Не следует дробить информацию. Графическое изображение должно быть рационально обобщенным. В пределах всего комплекса графических средств представления информации символы, обозначающие одни и те же объекты или явления, должны быть обязательно унифицированы, то есть иметь единое графическое решение.

3.Принцип акцента на основных смысловых элементах. Наиболее существенные с точки зрения восприятия наблюдателем информации элементы следует выделять размерами, формой, цветом.

4.Принцип автономности. Части графического изображения, передающие относительно автономные сообщения, необходимо обособлять и четко отграничивать от других частей. Разбиение сложной графической информации на отдельные простые изображения значительно облегчает ее восприятие и понимание.

5.Принцип структурности. Каждая автономная часть графического изображения, занимающая в общем изложении центральное, узловое положение, должна иметь четкую, легко запоминающуюся и отличающуюся от других форму.

6.Принцип стадийности. В зависимости от стадий – последовательных разделов изложения информации – должен выбираться состав сообщений в целях освобождения от лишней в данном случае информации путем пространственного разделения всей информации и ее последовательного восприятия.

7.Принцип использования привычных ассоциаций и стереотипов, который требует учитывать устойчивые, привычные ассоциации между символами и обозначенными или объектами и явлениями, а так же стереотипные реакции на определенные символы и сигналы.

2. Использование оперограммы для моделирования технологии процессов

2.1 Описание состава и назначения графической модели оперограммы

В литературе представлены разные формы изображения оперограмм, но по составу показателей характерными являются: перечень операций, исполнители, трудоемкость.

Для описания технологии работы аппарата управлении используются следующие виды графических моделей: сетевые модели, блок-схемы, графики Гантта, оперограммы, организационно-технологические карты.

Наиболее распространенным и многовариантным средством изучения технологии управленческих работ является оперограмма, так как она применяются для изображения простых первичных процессов управления. Этот вид графических моделей прочно вошел в практику организационно проектных работ.

Целью использования оперограммы является анализ и моделирование процессов, а итогом - их рационализация и документирование. Например, сейчас характерно применение оперограмм для анализа схем документооборота.

В целях установления рациональных маршрутов движения документов и исключения лишних инстанций прохождения документов, определения видов работ по документированию управленческих действий проводится анализ сведений о видовом и количественном составе документопотоков. Эти сведения получают на основе составления оперограмм и схем направления движения потоков документов.

С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей.

В частности, направления движения потоков входящих документов.

Построение схемы направления движения потоков входящих документов позволяет выявить на стадии их предварительного рассмотрения два документопотока: регистрируемые и нерегистрируемые документы. Нерегистрируемые документы определяются на основании Перечня документов, не подлежащих регистрации, составляемого в каждой организации.

Регистрируемые документы в свою очередь делятся на подлежащие регистрации в службе документационного обеспечения управления и подлежащие регистрации непосредственно в структурных подразделениях. Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются им, минуя руководство организации. На такие документы составляется специальный Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе документационного обеспечения управления.

В рамках составления оперограмм входящих, исходящих документов определяется объем документооборота, производится его первоначальный анализ и выявление направлений рационализации. Когда выделяются определенные управленческие операции для изучения объекта. Управленческая операция — это часть управленческой процедуры, выполняемая руководителем, специалистом или др. служащим с применением или без применения технических средств с целью выработки, обоснования, принятия и реализации управленческих решений. При ее выделении происходит систематизация отдельных элементов и выстраивание логически протекающего в организации конкретного процесса управления.

Выделение и проработка таким образом документопотока, его систематизация и подробное описание нуждается в графическом, более простом представлении информации. Все средства для описания процессов можно разделить по формату представления на текстовые, табличные и графические. У каждого формата есть свои преимущества и недостатки.

Текстовому характерна простота, нет необходимости в обучении, но присутствует низкая степень формализации, плохая структурированность.

Табличный хорошо структурирует информацию, но слабо отражает ветвления процесса.

Преимуществом графического формата является наглядность, наилучшее восприятие, но необходимо обучение использованию формата.

Моделирование технологии управленческих процессов начинается с определения процесса, а затем уже к составлению его описания. Документация по процессу хорошо "работает" только тогда, когда содержит все необходимые элементы. Описание элементов процесса (кто, что, где, когда, почему и как), необходимые для разработки "хорошего" процесса даны в приложении 6.

"Хороший" процесс должен:

• охватывать все шесть вопросов и содержать все ключевые элементы; содержать как текст, так и иллюстрации;

• иметь краткое, хорошо написанное описание, удобное для использования;

• описание процесса должно быть хорошо структурированным и иметь оглавление (для быстрого поиска нужных разделов).

Хороший процесс должен быть иллюстрирован, но не все иллюстрации хороши. Некоторые иллюстрации приводят к путанице и больше вредны, чем полезны. Что же является хорошей иллюстрацией? Самое лучшее — это моделирование процесса, которое помогает строить наглядные графические модели, охватывающие все шесть вопросов.

По изобразительной форме оперограммы делятся на координатные и символические. Координатные представляют собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования структурных частей, а в сказуемом – операции. На пересечении строк и столбцов проставляются символы, указывающие на исполнителя и характер той или иной операции. Оперограмма содержит трудоемкость выполнения каждой операции. Рабочий процесс фиксируется операционной цепью в поле таблицы. Каждая операция обозначается условным знаком. Последовательность операций во времени изображается стрелками, соединяющими обозначения операций. Нерегулярные операции или связи обозначаются пунктирными линиями. В некоторых случаях на полях оперограммы записываются дополнительные замечания.

Символические оперограммы строятся с помощью символов и линий связи. Они предназначены для изучения взаимосвязей и взаимообусловленностей отдельных этапов операций, документов. На них можно отражать операции, выполняемые как последовательно, так и одновременно. Также на символических оперограммах могут быть показаны альтернативные варианты процессов работы. Кроме того, они позволяют выделить наиболее важные участки.

В оперограмме возможно так же отразить отношение исполнителей к операциям: ответственные исполнители и соисполнители. Это отражается с помощью условных обозначений. Для увязки работ и исполнителей рекомендуется строить оперограммы по следующей форме (приложение 7): например, за первую указанную работу ответственным является исполнитель Г, а Б является соисполнителем. По работе 2 ответственным исполнителем является Л, а остальные — соисполнители и т.д. Применение оперограмм позволяет обеспечить наглядность взаимосвязей работ и исполнителей.

Вместе с тем оперограммы не позволяют наглядно видеть стыковку работ во времени, степень параллельности их выполнения. Этот недостаток исключается в ленточном графике. Поэтому на практике пользуются всеми тремя методами организации и контроля выполнения комплекса работ: сетевые модели — для оптимизации сроков и затрат ресурсов; оперограммы — для стыковки работ с ответственными исполнителями и соисполнителями; ленточные графики — для стыковки работ, исполнителей и сроков выполнения работ.

2.2 Последовательность работ по составлению оперограммы

Для построения оперограммы, необходимы сведения, данные, полученные в результате логического исследования процесса и комплекса документов, описывающих его. Для первоначальной оценки составляется технологическая цепочка, которая является наиболее простым методом первичного ознакомления с технологией выполнения той или иной работы.

Устанавливается момент начала работы, выясняются и фиксируются на графике все виды трудовых затрат, связанных с ее выполнением. Цель такого графика — представить всю работу как цепь взаимосвязанных элементов и трудовых операций, осуществляемых последовательно.

Впервые технологические цепочки были применены в 1965 г. в оргпроектных разработках Научно-исследовательской лаборатории научной организации труда и документооборота в госучреждениях Московского государственного историко-архивного института.

Основой технологической цепочки служит зональная сетка. Центральное положение на ней занимает цепь операций, которая отражает последовательность осуществления данной работы.

Каждой операции присваивается свой порядковый номер. Дается краткое, но достаточно полное ее описание. Фиксируются все исполнители операций, их должности и место работы (структурные подразделения).

На схеме с помощью символов отмечаются все документы, с которыми снизано выполнение данной работы. Часто технологическая цепь представляет собой совокупность операций по созданию и обработке основного документа, отражающего существо того или иного управленческого процесса. Каждый документ указывается на схеме однократно независимо от того, насколько часто с ним имеют дело различные исполнители. Связь операций с одним и тем же документом может быть обозначена соединительными линиями, идущими к нему поверх операционной цепи.

На технологической цепочке под каждой операцией отмечается затраченное на нее рабочее время, а так же время, прошедшее между отдельными рабочими операциями. На схеме фиксируется расстояние (протяжение маршрутов сотрудников и документов) между операциями.

Таким образом, с помощью технологических цепочек происходит сбор и систематизация исходных данных. Эти данные позволяют, как бы сфотографировать существующее положение дел при выполнении определенной работы. Схема показывает:

Характеристики

Список файлов курсовой работы