49890 (609363), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

При внедрении систем электронного документооборота на уровне отдельной организации особую остроту приобретает проблема взаимоотношений и взаимопонимания между службой ИТ с одной стороны, и службой ДОУ, юридическим отделом и деловыми подразделениями – с другой.

Прежде всего, это проблема "социального статуса". ИТ-специалисты стоят на более высокой ступени в иерархии организации, имеют большую зарплату, пользуются гораздо большим влиянием на руководство. В коммерческих структурах денег на развитие современных технологий не жалеют, в то время как отделы ДОУ получают средства на свое развитие по остаточному принципу. Кроме того, специалисты ДОУ жалуются на то, что служба ИТ определяет требования к управлению документами, не консультируется с ДОУ при выборе и закупке систем электронного документооборота.

Не секрет, что большинство представителей ИТ считают службу ДОУ пережитком "старины глубокой", и вообще чисто затратным подразделением.

Современные технологии позволяют организовать полностью безбумажный обмен документами, однако на практике электронные документы часто выступают всего лишь двойниками бумажных документов. Автоматизацию документооборота можно условно подразделить на четыре вида: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный документооборот и безбумажный документооборот (рис. 1).

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был единственным. Для регистрации бумажных документов использовались журналы – гроссбухи или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа – документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях. Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде.

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде.

Рис.1. Виды документооборота

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Юридическая сила документа обеспечивается за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) – механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки.

Как только речь зашла об электронной цифровой подписи, сразу же возникает проблема ее использования.

2. Проблемы использования электронной цифровой подписи

В современном, оснащенном компьютерами предприятии документы создаются и перемещаются в электронном виде, при этом необходимость подписания документов остается. Ведь сам по себе перевод документов в другую форму не изменяет сложившихся методов управления организацией.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" дает определение, какой документ признается электронным: "электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью (ЭЦП) или аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе". Главным атрибутом электронного документа, подтверждающим его подлинность, является электронная цифровая подпись.

В принятом в 2002 г. Законе "Об электронной цифровой подписи" под электронной цифровой подписью понимается "реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе". В этом законе впервые в российском законодательстве предпринята попытка отказаться от реквизита "печать", заменив его определенным видом подписи, приемлемой для данного носителя, в частности электронной цифровой подписью. Такая подпись в соответствии с законом обладает уже свойствами двух реквизитов: "подпись" и "печать". Это соответствует отмеченной специалистами тенденции к слиянию в будущем реквизитов "подпись" и "печать" в один, который станет универсальным средством идентификации, как документа, так и личности. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

• сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силы (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

• подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

• электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Поскольку ЭЦП предназначена для обеспечения подлинности, целостности и авторства документов, обрабатываемых с помощью вычислительной техники, она жестко увязывает в одно целое содержание документа и секретный ключ подписывающего и делает невозможным изменение документа без нарушения подлинности этой подписи. Суть процедуры использования ЭЦП состоит в том, что каждый пользователь имеет возможность изготовить пару индивидуальных ключей: секретного – для формирования цифрового аналога подписи под документом и парного с ним, открытого – для проверки достоверности цифровых подписей, вычисленных с помощью данного конкретного ключа. Принадлежность секретного ключа ЭЦП определенному лицу удостоверяется сертификатом, выдаваемым удостоверяющим центром. Каждый участник информационной системы может владеть любым количеством сертификатов. Однако электронный документ с ЭЦП имеет юридическую силу лишь в рамках отношений, указанных в сертификате ключа подписи. Ключи электронных цифровых подписей создаются для использования:

• в информационной системе общего пользования ее участником или по его обращению удостоверяющим центром;

• в корпоративной информационной системе в порядке, установленном в этой системе.

При создании ключей электронных цифровых подписей для использования в информационной системе общего пользования должны применяться только сертифицированные средства электронной цифровой подписи. Возмещение убытков, причиненных в связи с созданием ключей электронных цифровых подписей не сертифицированными средствами электронной цифровой подписи, может быть возложено на создателей и распространителей этих средств в соответствии с законодательством РФ.

Срок хранения сертификата ключа подписи в форме электронного документа в удостоверяющем центре определяется договором между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи. При этом обеспечивается доступ участников информационной системы в удостоверяющий центр для получения сертификата ключа подписи.

В отсутствие законодательства, признающего в полной мере юридическую силу электронных документов, ряд организаций (особенно с большой сетью филиалов) успешно используют ЭЦП для оперативного согласования документов. Согласование проектов организационно-распорядительных документов и последующее ознакомление с утвержденными документами всегда представляло собой достаточно трудоемкую задачу. Традиционная процедура согласования бумажных документов не позволяла оперативно принимать необходимые деловые решения. При переходе на электронное согласование процедуры согласования и ознакомления ускоряются в десятки раз.

Как показывает практика, ЭЦП получает все большее распространение в организациях, ее в основном используют для сдачи различного рода отчетности. Тем не менее в процессе применения ЭЦП в деятельности организаций возникает ряд проблем. Во-первых, несмотря на то, что ЭЦП является одним из надежных способов защиты целостности и аутентичности электронного документа, специалисты-криптографы считают, что вероятность взлома или компрометации современных ЭЦП спустя 10 лет высокая. И этот факт необходимо учитывать как в законодательстве, так и в правилах хранения документов с ЭЦП. Если ЭЦП скомпрометирована, то сами по себе положительные результаты проверки подписи недостаточны, и аутентичность документа придется доказывать иначе. Например, документируя факт успешной проверки подписи в период, когда она заведомо не была взломана или скомпрометирована, или постоянного хранения документа в защищенной системе, гарантирующей его целостность и аутентичность. Кроме того, небрежное обращение с ключом электронной цифровой подписи может обернуться значительными убытками для компании. Поскольку единственный недостаток электронной подписи по сравнению с обычной подписью в том, что нельзя с такой же степенью уверенности определить, кто именно подписал документ. Ключ ЭЦП могут украсть, к тому же нечистые на руку сотрудники могут использовать ЭЦП своего начальства в корыстных целях. Поэтому стопроцентной гарантии, что чьей-то сгенерированной ЭЦП не подпишется посторонний человек, не даст ни один специалист-криптограф. Но данное свойство цифровой подписи не является непреодолимым препятствием для ее широкого использования в гражданском обороте.

Рассматривая ЭЦП применительно к вопросам организации делопроизводства и архивного дела, необходимо отметить нерешенность проблемы долговременного хранения документов, подписанных ЭЦП. По правилам делопроизводства срок хранения устанавливается в зависимости от значимости документа и информации, которая в нем содержится, и не зависит от вида носителя и наличия ЭЦП. Хранение документов, подписанных ЭЦП, должно быть организовано таким образом, чтобы гарантировать возможность проверки подлинности подписи, а удостоверяющий центр должен обеспечить такой срок хранения своих документов, оборудования и программного обеспечения в рабочем состоянии. Если организация сдает какую-либо отчетность в электронном виде, то необходимо определить порядок ее сохранения в организации, с тем чтобы обеспечить целостность, подлинность и аутентичность электронных документов. Только в некоторых документах министерств и ведомств содержатся требования к обеспечению сохранности электронных документов и определяются последствия неисполнения этих требований.

Необходимо отметить, что создание документов, поддерживающих ЭЦП, – задача дорогостоящая и сложная. Если обратиться к зарубежному опыту, то американские архивисты рекомендуют для обеспечения сохранности такой документации:

• обеспечивать миграцию документов на новые приложения и носители на протяжении срока хранения;

• сохранять, где возможно, программное обеспечение и оборудование для поиска и извлечения документов;

• предотвращать неавторизованный физический доступ к помещению, где хранятся документы;

• использовать носители, ожидаемый срок жизни которых составляет как минимум 20 лет и которые выпускаются и поддерживаются несколькими производителями;

• мигрировать документы со старых носителей на новые каждые 10 лет;

• контролировать отсутствие изменений в документах;

• осуществлять перевод документов на технологически нейтральные форматы, такие как XML и RTP,

• ежегодно проводить статистические выборки и тестирование носителей, чтобы убедиться в сохранности документов;

• протоколировать все действия с документами.

Самой большой проблемой при организации долговременного хранения электронных документов с ЭЦП является необходимость обеспечения проверки подлинности ЭЦП. Это требование автоматически превращает любой электронный архив в музей компьютерного оборудования и программного обеспечения.

Поскольку в отечественном законодательстве вопросы обеспечения сохранности отведены на второй план, к тому же отсутствуют соответствующие нормативные и методические материалы, то возникает необходимость обратиться к зарубежному опыту и методикам работы. Так, голландские специалисты во избежание проблем, связанных с устареванием оборудования, предлагают отказаться от требования сохранения в нетронутом виде оригинальной структуры и содержания документов при их постоянном хранении. Они делают упор на требовании о том, чтобы при постоянном хранении электронных подписей можно было бы удостоверить роль, которую подпись выполнила в прошлом, в отношении интересов создавшей документы организации, интересов третьих сторон, культурных и исторических интересов общества. Вместо оригинальной ЭЦП предлагается хранить некоторые сведения об ЭЦП и занести их в метаданные (данные о программных средах и форматах) документа.

Характеристики

Список файлов курсовой работы