49890 (609363), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Но трудности существуют и на государственном уровне: пока государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) только для поддержки оперативной деятельности.

Не установлен и порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами; отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы; отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с грифованными электронными документами, и т.д.

Тем не менее, прогресс остановить не в силах никто. Нам просто предстоит учиться жить в этом новом мире – использовать его возможности и избегать его опасностей.

1.2 Выбор и требования к автоматизированным бизнес-процессам

Наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к документам и службам, ответственным за их создание, обращение и хранение. Компьютер позволяет не только быстро и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному работнику не нужно ждать, пока помощник или секретарь-делопроизводитель отыщет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость принятия решения и, соответственно, эффективность управления.

Выбор программного обеспечения зависит от масштаба компании. Для крупных предприятий требуются мощные программные комплексы, такие, как например Documentum специализированные разработки на базе Lotus Notes. Средний бизнес успешно использует целый ряд решений: Optima Workflow, ЭОС "Дело", "ЕВФРАТ-Документооборот", DocsVision,"Инталев: Документооборот 2005".

Для небольших компаний создано довольно много небольших программ: "ФЛАГМАН", "Документооборот", "SQ -контроль дел".

Выбор наиболее подходящей зависит от множества факторов, все зависит от конкретного примера.

Но при этом каждая организация должна наметить цели внедрения системы электронного документооборота:

• автоматизация делопроизводства,

• автоматизация потоков документов,

• автоматизация контроля исполнения документов и поручений,

• повышение исполнительской дисциплины,

• наведение порядка в работе с документами,

• сокращение времени на операции с документами,

• переход к безбумажным технологиям.

Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей. В этом случае разумно рассматривать следующие виды эффектов:

• экономический - его показатели учитывают в стоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализацией СЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного времени и т.д.

• финансовый - расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами,

• ресурсный - его показателями отражают влияние использования СЭД на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов и т.д.

• научно-техничекий - включает новизну, простоту, полезность СЭД;

• социальный - его показатели учитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом.

И в общем-то не факт, что нужны будут какие-то специализированные решения. Для небольшой организации, как минимум, можно начать с разработки создания единого хранилища бланков и шаблонов документов. Это может быть просто каталог на сетевом сервере, доступных со всех ПК компаний, и содержащий шаблоны документов (.doc для Word и .xls для Excel). Для этого не требуется покупки программного обеспечения (ПО), достаточно Word и Excel, но также в пакет Microsoft Office входит программа InfoPath для организаций коллективной работы с документами. Существует решение SharePoint, но его нужно покупать отдельно.

Приведем общие рекомендации, позволяющие избежать типовых ошибок, при выборе необходимой АС.

• Необходимо определить уровень задач, решение которых будет возложено на будущую информационную систему.

• Определив класс будущей системы, необходимо изучить по возможности все предложения, остановив выбор на системе с необходимым функционалом, но с возможностью расширения в дальнейшем новыми функциями.

• Необходим анализ программно-аппаратной платформы, на которой будет эксплуатироваться система.

• Будущая система должна быть легко настраиваемой, расширяемой и масштабируемой, удобна в использовании, обладать эргономичным интерфейсом.

• Необходимо внимательно анализировать предложения по организации проекта внедрения, уровень и качество услуг, предоставляемые при обучении персонала, качество и объем консалтингового и технического сопровождения системы на этапах ее промышленной эксплуатации.

• Желательно проверить систему в действии путем установки и эксплуатации демо-версий предполагаемых для внедрения информационных систем.

• Не следует сразу приобретать мощную дорогую систему. Лучше проводить процесс внедрения поэтапно, двигаясь от более простой системы к ее дальнейшему развитию за счет масштабирования и добавления новых возможностей. Весьма распространенное неверное использование терминов поставщиками математического обеспечения может привести к крупным неприятностям и финансовым потерям, если компания, не разобравшись, закупит систему, не соответствующую ее потребностям.

При внедрении системы особое внимание следует обратить на процесс обучения персонала, по возможности не экономя на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая организации, будет малоэффективна.

"Настоящая" система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

• после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;

• документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять "запрограммировать" все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);

• система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица - сотрудники служб ДОУ или ИТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

1.3 Проблемы, появляющиеся при расширении использования систем автоматизации производства

Во-первых, изначально необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документационного обеспечения управления недостаточно только приобрести систему автоматизации. Важным моментом при этом являются знания делопроизводства и способности грамотно и рационально спроектировать работу с документами в организации. Если же говорить о внедрении, то каждая компания стоит перед выбором: внедрять систему самим, т.е. своими силами, или же воспользоваться услугами компании, продающей систему, и внедрить ее силами компании-продавца или разработчика (аутсорсинг). Каждый из этих вариантов связан с комплексом "своих" проблем.

При самостоятельном внедрении системы основными проблемами могут стать следующие:

• общий ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях;

• низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей и особенно специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети используются в качестве "пишущей машинки с калькулятором", не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью;

• недостаточность знаний в области ДОУ и, соответственно, невозможность грамотно и рационально спроектировать работу с документами в организации;

• недостаточность знаний о внедряемой системе;

• отсутствие опыта по внедрению подобных систем.

При внедрении системы компанией-продавцом или разработчиком могут возникнуть проблемы другого свойства. Например, одной из проблем является возникновение затруднений при проведении предварительного обследования, в результате чего замедляется ход выполнения работ или еще хуже – становится невозможным собрать и проанализировать всю информацию, необходимую для выработки требований по настройке системы. Данная проблема обычно возникает из-за двух причин:

• отсутствует налаженная работа с документами, основанная на применении традиционной технологии. Это часто сопровождается сложностью выработки решения заказчиком о правилах, по которым будет осуществляться работа в результате автоматизации;

• тратиться много времени при интервьюировании или анкетировании сотрудников компании-заказчика, которые не желают полно и правильно отвечать на вопросы.

При этом можно отметить, что первая ситуация более типична для средних и небольших коммерческих компании, а вторая - для государственных учреждений.

Второй комплекс проблем возникает при проведении предварительного обследования, настройки системы и обучения персонала и часто связан с нежеланием сотрудников использовать в работе новую технологию. Именно поэтому внедрение системы документационного обеспечения требует очень жесткого контроля со стороны руководителя.

Еще больше проблем с "заказными" системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем, взаимодействия систем в различных организациях. Основные проблемы могут быть связаны как с объективными причинами, касающимися непосредственно функционирования системы (неправильные настройки, например), так и с такими "внешними" обстоятельствами, как:

• большая текучесть кадров и невозможность грамотно обучить новых сотрудников работе с системой;

• отсутствие у пользователей желания решать возникшие проблемы, читая руководство по работе с системой и связываясь с группой технической поддержки.

Частично проблему обучения кадров могут решать компьютерные системы, которые позволяют организовать дистанционное обучение, в том числе в территориально распределенных организациях. Это позволяет значительно снизить операционные расходы.

В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место слишком большие индивидуальные различия делопроизводства в различных организациях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от номерообразования до оформления рассылки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные (заказные) проекты для каждой организации.

Как решать все возникающие проблемы внедрения? Очевидно, что здесь особую роль играет непосредственно компания-поставщик. Так как документ как основа управления задействован во всех сферах деятельности организации и используется во всех ее бизнес-процессах, специалистам компании-внедренца необходимо разбираться не только в том, как надо правильно организовать делопроизводство на предприятии, но и понимать процессы взаимодействия АС ДОУ с системами управления ресурсами предприятий, с системами управления взаимоотношениями с клиентами и т.п.Часто в организации не действуют устоявшиеся методики формирования и ведения бизнес-процессов, но без регламентов и процедур нельзя построить устойчиво работающую систему управления. Поэтому специалисты компании-поставщика должны стремиться положить в основу своих систем хорошо известные методологии. Только такой подход может стать основой реально работающих систем. Существует ли проблема организации процесса внедрения АС ДОУ? Да, существует. Так как подобные информационные системы давно уже не представляют собой дискету с несколькими файлами, компания-внедренец должна предложить четкую стратегию внедрения своего продукта, включающую в себя подготовку персонала к работе, действия по развертыванию системы.

Характеристики

Список файлов курсовой работы