20828-1 (607696), страница 3
Текст из файла (страница 3)
Несмотря на столь длительное описание процедуры отпуска товара со склада, мы не рассмотрели и десятой части возможных стандартных и нестандартных ситуаций, связанных с этой процедурой. Пока мы не пришли к внедрению в хозяйственную деятельность систем искусственного интеллекта, приходится констатировать, что большинство решений по нестандартным ситуациям надо принимать человеку.
При традиционном способе учета на предприятии бухгалтерия является его центром. В ней сосредотачиваются все факты хозяйственной жизни в денежном выражении. Однако характеризующие их данные не присутствуют в чистом виде. Они выделяются из множества документов, обращающихся на предприятии. Более того, в нашей стране каждая бухгалтерская операция должна быть подтверждена документом, на основании которого она была выполнена. Обратив на это внимание, мы пришли к выводу: пока тот или иной документ о хозяйственной жизни предприятия будет выписываться, как ни автоматизируй бухгалтерию -всегда останется проблема ручного ввода документа. Отсюда будут ошибки при вводе, несогласованность информационных баз, нарушения причинно-следственных связей событий, грандиозные затраты времени на поиск ошибки, вызванной утерей невведенного документа, и т. д. Чтобы этого избежать, необходимо все документы создавать в той же среде, где формируются справки и отчеты по ним. Следовательно, эффективная автоматизация в организационном управлении возможна только тогда, когда она осуществляется в единой системе.
Эта система должна, в первую очередь, формировать базис всех данных, которыми оперируют на предприятии. Если все документы на предприятии будут создаваться в единой электронной среде, то первая и наиважнейшая задача -учет - будет решена автоматически. Когда все сведения, которые могут потребоваться для различных справок и отчетов, находятся в единой базе данных, то задача их интерпретации становится чисто технической. Именно поэтому система, построенная на базисе исходных данных, а не их интерпретаций в виде разнообразных сводов и регистров, становится открытой, т. е. способной к развитию. К примеру, в системе "ЛокОФФИС" в момент ее создания было 750 полей (т. е. атрибутов базы данных). В версии, которая сейчас находится на рынке, этих полей 1200. Скоро, по некоторым предположениям, в версии 2.0 база данных будет содержать уже более 1500 полей. При этом для пользователя системы переход на новую версию "прозрачен", так как ему не надо повторять ввод каких-либо данных. Все справки, которые он мог получить в предыдущих, он найдет и в новых версиях. Для администратора системы процедура перехода на новую версию состоит в экспорте данных из старой базы и импорте в новую.
Большинство программ бухгалтерского учета реализуют те или иные алгоритмы с набором выходных форм, которые до сих пор используются бухгалтерами предприятий, однако эти программы ускоряют их труд, но не изменяют его характера. Весь набор процедур, которые бухгалтер совершает при ручном учете, приходится совершать и при автоматизированном. Иначе и не может быть, если объектом автоматизации является только бухгалтерия. Однако многие виды учета логичнее вести не с помощью бухгалтерской записи, а в естественном виде на месте возникновения учитываемых фактов. Например, если учет отпущенного со склада товара вести на складе, а платежи за товар — в бухгалтерии, при этом и отпущенный товар, и платеж соотнести с получателем товара, то отпадает необходимость в ведении аналитического учета по дебиторской задолженности получателя или кредиторской задолженности перед получателем, но только в том случае, если данные об отпуске товара и платежах за него доступны и актуальны.
Ясно, что такой способ учета проще и точнее. Но для его реализации необходимо все факты хозяйственной жизни предприятия соединить в одной автоматизированной системе. Тогда данные будут естественным путем систематизироваться и накапливаться по мере их возникновения и становиться доступными для анализа. Очевидным следствием такого подхода является использование сети компьютеров с единой схемой базы данных.
Комплексная и системная автоматизация
Основной проблемой, определяющей путь развития автоматизации предприятия, является выбор объекта автоматизации.
Проще всего, конечно, приобрести у разных фирм-разработчиков программы, автоматизирующие те или иные сферы деятельности: бухучет, работу в торговом зале или на складе. Но в этом случае может возникнуть ситуация, когда форматы данных, используемые в одной системе, не будут совместимы с другой, а значит, получить полную картину работы предприятия окажется довольно трудно. Отсюда вытекает, что приобретение программ разных производителей не позволит решить проблемы комплексной автоматизации.
По мере роста числа партнеров, товарооборота, количества складов или розничных магазинов и расстояния от них до центрального офиса требования, предъявляемые к системам автоматизации управленческой деятельности, становятся все более жесткими; они включают в себя единый формат базы данных, полноту функциональных возможностей, необходимость получения информации или данных, актуальных на данный момент времени. Следовательно, встает вопрос о системе комплексной автоматизации деятельности, которая должна обеспечить: •полноту и корректность данных; •гибкость и настраиваемость большинства параметров, отражающих специфику деятельности конкретного предприятия; •высокую надежность и быстродействие; •сохранность информации в базе данных и возможность ее быстрого восстановления; •возможность наращивания и модернизации системы. Соединение складской, бухгалтерской и финансовой систем в единый комплекс является, по мнению многих разработчиков, необходимым условием для реализации на предприятии управленческого учета в режиме реального времени.
При комплексной автоматизации предприятие оснащается набором автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых помогает решению той или иной задачи. АРМ имеет процедуры ручного или полуавтоматического (с дискет) ввода исходной информации, автономно производит ее обработку без привлечения информации из других АРМ. Результатом обработки является выходной документ, который сохраняется в базе данных АРМ или в приписанной ему области общей базы данных. Информационные связи между автономными АРМ разорваны, что дает почву для умышленных искажений, злоупотреблений, небрежности отдельных лиц или обычных ошибок и требует дополнительного контроля и дублирования информации. В системе же разрыв какой-либо информационной цепочки сигнализирует об аварии и локализует ее источник. При системной автоматизации предполагается, что объектом выступает не отдельная задача, а предприятие в целом или его часть, которая сама по себе образует систему.
Есть особенность в создании систем автоматизации организационного управления предприятием. Она заключается в необходимости автоматизировать управление предприятием, внедряя компьютерные средства в существующую систему управления в отличие от технологических автоматизированных систем, которые создаются одновременно с технологией производства. Эта особенность наиболее сильно проявляется при разработке именно СИСТЕМ. А поскольку системы автоматизации организационного управления предназначены для внедрения в существующую систему управления предприятием, то мы дополняем это название термином “интегрированная".
Системный подход требует, чтобы каждый объект или задача рассматривались не сами по себе, а с учетом взаимосвязей и взаимодействия с окружающими объектами и соответствующими задачами. При этом выбор окружения зависит от целевой функции автоматизируемого объекта.
Документы, имманентные (т. е. внутренне присущие) деятельности конторы, будем называть первичными. Внутренние справки, своды, реестры, регистры - это производные от первичных документов, сопровождающих перемещение материальных ценностей и движение денег. Есть еще документы отчетные, которые по сути - те же справки, но представляемые в контрольные органы и поэтому становящиеся документами. Назовем их (вместе со справками) вторичными. Разнообразные справочники, инструкции, положения и т. п. - нормативно-справочная информация. Теперь определим, что составляет базис данных предприятия. Понимая под базисом основные, элементарные, неизменяемые в дальнейшем данные, отражающие факты деятельности предприятия, придем к выводу, что его составляют данные из первичных документов. Вторичные документы и справки формируются на основе данных первичных документов, а нормативно-справочная информация не связана с фактами деятельности предприятия. Здесь необходимо подчеркнуть, что базис составляют именно данные из документов, а не сами первичные документы.
Начиная разработку системы автоматизации управления на предприятии, необходимо определить, что составляет информационное содержание базы данных- основного системообразующего звена в системе. Естественно предположить, что основное содержание базы данных — это определенный нами базис. Базис данных задает схему базы данных автоматизированной системы и ее информационное наполнение.
Возникает вопрос: надо ли хранить в базе данных информацию из вторичных документов? В принципе в этом нет необходимости, так как мы можем в любой момент получить эту информацию, интерпретировав по заданному алгоритму набор данных из первичных документов, но на практике это бывает полезно для ускорения работы системы. Однако получить любой вторичный документ мы можем только в том случае, если нам будет одновременно доступен весь набор данных. Значит, в систему должны быть введены все данные.
База данных составляет информационное ядро системы, которое чаще всего размещается на одном компьютере - сервере локальной сети. Но это не обязательно. Первые системы создавались с распределенной базой данных, так как компьютеры были дороги, на предприятиях их было мало и выделять компьютер для сервера считалось роскошью. Распределенная система хранения данных к тому же повышала живучесть самой системы путем применения специальной схемы дублирования файлов данных на разных компьютерах. Сейчас это стало неактуально, так как те же цели достигаются более простыми средствами.
Определившись с базой данных, рассмотрим вопрос о количестве и размещении компьютеров. Естественно, что использование единой базы данных требует коммуникаций между всеми компьютерами и сервером. В настоящее время эти возможности предоставляет локальная сеть. Хотя наиболее популярна локальная сеть Novell, при небольшом числе используемых компьютеров в ней особых преимуществ перед более дешевыми сетями, например LanSmart, LanTastic, D-Link, использующими протокол сетевого обмена Netbios. Преимущества Novell неоспоримы, если в сети более 50 компьютеров, но в системах оргуправления в конторах редко используется более 25.
По мере развития предприятия может потребоваться включить в сеть больше компьютеров, чем может обслужить сервер на базе персонального компьютера. Такие проблемы уже начинают возникать перед некоторыми фирмами. Выход из этой ситуации очевиден - переход на новую компьютерную платформу. Но это сделать непросто, если переход потребует смены эксплуатировавшегося программного обеспечения и переобучения персонала. Сейчас активно обсуждаются вопросы мобильности программного обеспечения. Проблема эта ненова. В каком-то смысле нашей стране повезло, что до последнего времени компьютеры не были необходимым элементом в производственной жизни предприятий.
Теперь перейдем к размещению компьютеров. Очевидно, что каждый сотрудник, отвечающий за создание первичного документа, должен иметь средства для его создания. Отсюда вытекает требование функциональной полноты программно-технических средств системы. Каждый сотрудник, создающий документ, должен иметь доступ к компьютеру или терминалу.
Программное наполнение системы также должно охватывать все операции, в результате которых появляется документ. Это не означает, что система требует создания документов, которые по какой-либо причине на предприятии не используются. Просто информации, которая содержалась бы в этих документах, в базе данных не будет.
Автоматизация. Кто в ней заинтересован, а кто нет?
Всякая техническая система является своего рода инструментом, которым управляет какой-либо работник, которому эта система служит. Автономное АРМ "Бухгалтерия" служит главному бухгалтеру, АРМ "Склад" - товароведу или кладовщику, АРМ "Кадры" - кадровику, автоматизированная система управления полетами - диспетчеру (именно он заводит самолеты на посадку и разрешает взлет, а не сама система это делает).
Не вдаваясь глубоко в теорию, укажем, что автомат реализует какие-либо функции без участия человека, и тогда система, составленная из них, - автоматическая. Автоматизированная же система помогает человеку осуществлять его деятельность, предоставляя набор функций, реализуемых конечными автоматами. Набор конечных автоматов может быть собран в автоматизированную систему, которая настраивается человеком на выполнение определенной последовательности действий для достижения нужного результата. Свести все в один автомат (чтобы, не думая, нажать кнопку и получить желаемый результат) нельзя, потому что сегодня человеку надо сделать так, а завтра — иначе. В автоматизированной системе решения принимает человек, производя настройку системы в соответствии с принятым решением, а остальные функции реализуются системой в соответствии с этой настройкой. Если настройки зафиксировать, то система превратится в автоматическую. Например, станок с ЧПУ после ввода в него программы обработки становится автоматом: только устанавливай заготовки, а деталь он выточит сам.
Предположим, что руководство предприятия оснастило программно-техническими средствами каждого сотрудника. Чего оно в этом случае добилось? Сотрудники стали работать быстрее, у них появилось свободное время, которое они смогут потратить на углубленное изучение своей специальности. Таким образом, владелец предприятия, произведя инвестиции в средства автоматизации, проявил заботу о сотрудниках. Это прекрасно, если такова и была его цель. А если его цель — на более высоком уровне организовать трудовой процесс, то он ее не добился, потому что в организации труда на предприятии мало что изменилось. Чаще всего так получается потому, что руководство, смутно представляя цель автоматизации, передоверяет ее конкретизацию сотрудникам. Цели же сотрудников и руководства могут не совпадать.
Если все АРМ кому-либо служат, то кому служит автоматизированная система управления предприятием? Если ответить "всем", то это будет неверно. Служит, т. е. помогает реализовать цель. Если цели субъектов управления противоположны и система помогает их реализовать, то это не система. Система автоматизации предприятия служит его директору, т. е. главному лицу, принимающему решения. Ему доступна вся информация, хранящаяся или находящаяся на обработке в системе, а значит, подконтрольна вся деятельность предприятия. И бухгалтеру, и кадровику, и кладовщику система помогает выполнять распоряжения, которые они получают от директора, но служит система директору.
Каждый человек каким-либо образом организует свой труд, т. е. систематизирует среду, в которой протекает его деятельность. И нередко случается, что после ухода сотрудника с предприятия участок его работы какое-то время дезорганизован, так как он "унес" с собой правила организации труда на своем участке и правила сопряжения с соседними участками. Раньше эти правила закреплялись в должностных инструкциях. Теперь же, если труд персонала организован независимой от него системой, то кто бы и в какой момент ни занял рабочее место, он вынужденно будет организовывать свой труд по технологии системы. Сама система предполагает получение того результата на выходе, на который она настроена, т. е. на конвейере для сборки автомобиля нельзя собрать паровоз.
Аналогично обстоит дело и с автоматизацией на предприятии. Только когда все средства автоматизации объединены в систему, предприятие становится автоматизированным, если же на предприятии внедряются средства автоматизации на отдельных участках, то постоянно будет присутствовать проблема сопряжения ручных и автоматизированных участков с присущими этой ситуации недостатками: ручным вводом информации, потерей данных и документов, несвоевременной актуализацией данных в базах и др. Один из самых существенных недостатков заключается в том, что руководство предприятия будет вынуждено принимать решения на основании неадекватной информации, так как она будет подготавливаться и интерпретироваться персоналом. Информация же, получаемая от системы, будет поступать руководству в том виде, в каком она в этот же момент доступна и персоналу. Внедрение автоматизированной системы управления на предприятии требует определенных усилий со стороны руководства. Внедрение системы происходит более успешно тогда, когда идея систематизации труда на предприятии исходит от руководителя. Если же внедрение отдается "на откуп" сотрудникам, то используется только то, что помогает конкретному работнику осуществлять свою деятельность, а то, что отвечает интересам предприятия, игнорируется. Система оказывается разорванной и теряет значительную часть своих преимуществ. Именно руководство, являясь владельцем или лицом, представляющим владельца, в первую очередь материально заинтересовано в наведении порядка на предприятии и в системе учета. Поэтому его усилия не будут напрасными.
Когда создается заказная система полной автоматизации, то на первом этапе необходимо провести обследование предметной области. Начинается обследование с опроса сотрудников конторы. Типичный ответ на просьбу рассказать, в чем заключается работа того или иного сотрудника, выглядит приблизительно так: пишу (или выписываю, или составляю) бумажки (документы, справки и т. п.). Это означает, что человек в своей работе видит только механическую ее часть. Однако работа большого числа сотрудников непосредственно связана с принятием решений, откуда и возникают проблемы. С одной стороны, желание найти программу, которая все сделает за человека ("синдром одной кнопки"), вызвано стремлением уйти от принятия решений. Каждое принятое решение влечет за собой ответственность за него. С другой стороны, чтобы принять решение, надо что-то знать и немножко думать. И вот эти-то три печальные необходимости — знать, думать и нести ответственность - побуждают работника искать программу, которая возьмет их на себя. Обычно если человек знает область своей деятельности, ориентируется в ситуации на предприятии, то принятие решения для него не составляет труда.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
