42179 (597285), страница 27

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 27)

Начальнику отдела статистики И.В. Васильеву

Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то наименование организации входит в состав наименования должности, а название организации отдельно не указывается:

Начальнику отдела статистики

Министерства общего и

профессионального образования

Российской Федерации

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.

Заголовок к тексту. Указывает на содержание документа с предлогом О без кавычек: О подготовке проекта договора. Не рекомендуется употреблять слова касательно (кас.), касается. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок в кавычки не выделяется, пишется с прописной буквы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Текст. Это содержание письма, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути вопроса. При увеличении длины текста и включении в него нескольких вопросов, решений или выводов в нем выделяют разделы, подразделы, пункты. Нумерация производится арабскими цифрами. Обычно текст состоит из введения ^с объяснением причин написания письма, и основной части с изложением сути дела (обращения, управленческого действия, Решения). Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.

Отметка о наличии приложения. При наличии их в документе делается запись в форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

Главный инженер (личная подпись) Е.Н. Плесовских

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фабрики Директор магазина

(личная подпись) (личная подпись)

В.М. Степанов А.П. Миронов

Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например: Васильев Виктор Иванович 32–45–78

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В состав реквизита входят: краткие сведения об исполнении, слова В дело и номер дела, в котором будет храниться документ.

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости – часы и минуты.

Унификация языка служебных документов

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применения трафаретных текстов.

Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа. При всем многообразии письменного делового общения его инициатор решает, как правило, типовые задачи:

1. Информирование адресата.

2. Привлечение внимания к проблеме.

3. Побуждение к действию (решению проблемы, участию в каком-либо деле, совершению каких-либо действий).

4. Придание юридического статуса какому-либо событию (документирование заключаемых отношений, сделок, совершаемых финансовых операций и т.д.).

5. Инициирование и поддержание деловых отношений.

6. Решение конфликтных ситуаций (выражение несогласия, претензий).

Решение тех или иных задач делового общения реализуется в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, сообщаем.

Языковая модель, выражающая то или иное речевое действие, состоит, как правило, из двух частей – мотивации действия и собственно речевого действия. Например: В порядке оказания помощи (мотивация) прошу ('речевое действие) Вас…; Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие)…

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги. Так, если автору послания необходимо информировать адресата о чем-либо, он может сделать это, используя такие виды документов, как служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение; целевая установка – побуждение реализуется в приказах, распоряжениях, указаниях; если необходимо придать юридический статус каким-либо отношениям или факту, следует обращаться к таким типам документов, как договор, доверенность, справка; инициирование, поддержание отношений реализуется с помощью гарантийных писем, писем-просьб, писем-приглашений, а предупреждение, требование, отказ актуализируются в таких документах, как письмо-требование (рекламация); письмо-ответ (отказ от предложения), письмо-напоминание. Кроме того, каждая целевая установка в документах определенного типа реализуется с помощью устойчивых языковых моделей, соответствующих данному типу документа. Например:

Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм – моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

Подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению на условиях заключенного ранее договора.

Стандартизация и унификация деловой письменной речи оправдана соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации. Типовой текст – это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания Документов по образцу-стереотипу называется типизацией Документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в государственных учреждениях и т.д.

Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов – бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках; при оформлении текстов договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов, и сводит к нулю возможность нескольких толкований текста. Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.

Языковые формулы официальных документов

Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Так, например, стандартные деловые письма могут начинаться с языковых формул, выражающих мотивы создания документа: В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем)…; В соответствии с письмом заказчика…; причины создания документа: Ввиду задержки получения груза…; По причине задержки оплаты…; В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…; В связи с нарушением срока поставки…; цель создания документа: В целях обмена опытом направляем в Ваш ад-рес…; Во исполнение постановления собрания акционеров…

Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых – глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цели и

намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сообщаемого, но и определяют тональность сообщения. Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение. сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; предложение: предлагаем; просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю; подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем; обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем; напоминание, предупреждение: напоминаем; отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, выражение отношения (формулы этикета): с сожа лением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность.

Как уже отмечалось, функцию ключевых слов, выражающих то или иное речевое действие, выполняют глаголы. Они могут употребляться в форме третьего лица единственного числа, если называют действия, совершаемые от имени всей организации («СОЮЗПОДШИПНИК предлагает…; ООО «Росэл» гарантирует…) и третьего лица множественного числа (администрация и профсоюзный комитет университета представляют…). Если автор документа – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа (прошу сообщить…; предлагаю провести…; довожу до Вашего сведения…) и от первого лица множественного числа (приглашаем Вас…; рады сообщить Вам…).

Чаще других в текстах документов встречается глагол просить. Он включается в тексты разных типов документов, таких как: заявление, служебная записка, жалоба, письма-просьбы, письма-предложения и т.д. Такую употребительность и многофункциональность глагола просить специалисты объясняют этикетными требованиями к языку деловых бумаг и психологическими законами делового общения – всегда легче выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа или указания. Так, в деловых посланиях используют следующие модели, выражающие просьбы, требования, распоряжения: Прошу рассмотреть возможность…; Прошу изыскать для нужд организации…; Обращаемся к Вам с просьбой…; напоминание, предупреждение: Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает…; Организация уведомляет Вас о том, что…; предложение: По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы…; В ответ на Ваш запрос предлагаем Вам…; отказ от предложения: Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…; К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…; распоряжение, приказ: Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности…; Обязать руководителей всех подразделений института…', сообщение, уведомление: Сообщаем, что…; Извещаем Вас о том, что…; Довожу до Вашего сведения, что…; обещание, гарантии: Гарантируем, что…; Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки….

В деловом общении нередко возникают ситуации, когда автору послания необходимо заявлять собственную позицию по тому или иному вопросу либо интерпретировать действия другой стороны. В этом случае также могут быть использованы стандартные языковые модели. Например, модели интерпретации собственной позиции: Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам…; Возражений против конструкции не имеем…; Мы не сможем поставить Вам…; модели интерпретации действий другой стороны: Данные Вами обещания не выполняются…; Партия товара прибыла со значительным опозданием…; сумма причиненного ущерба составляет….

Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем. Например: наименее сложный…; наиболее важный…, наилучший результат…; оказать помощь…; произвести проверку…; руководство считает возможным…; организация не возражает…; обеспечить выполнение.; создать необходимые условия…; подтвердить получение…; сообщить данные…; подготовить к отправке…; в сложившихся обстоятельствах… и т.д.

Характеристики

Список файлов книги