17543 (596962), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

– определение структуры альбома и состава документов, включаемых в альбом, если альбом разрабатывается как самостоятельный документ – структура альбома самостоятельная; если альбом представляет собой приложение к инструкции по делопроизводству организации – его структура должна быть связана с разделами инструкции; если альбом разрабатывается параллельно с табелем – структура альбома должна отражать структуру табеля унифицированных форм документов;

– классификация документов в соответствии с выбранной структурой;

– распределение форм документов на уже унифицированные и нуждающиеся в унификации;

– унификация форм документов (разработка УФД и сбор УФД);

– формирование альбома унифицированных форм;

– разработка методических материалов по ведению альбома;

– согласование альбома с табелем, с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями;

– редактирование и удостоверение (подпись, утверждение)¹⁷.

Разработка альбома унифицированных форм документов отдела предполагает метод унификации форм документов. Унификация форм документов заключается в:

– определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

– установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

– установление порядка расположения и оформления реквизитов;

– унификации текста документа¹⁸.

Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:

– формирование объекта унификации – исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с табелем унифицированных форм документов отдела);

– анализ документов и обобщение результатов анализа;

– разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование альбома унифицированных форм документов отдела¹⁹.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в отделе виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, хранящиеся в архиве Управления, и карты документов, полученные в процессе подготовки табеля унифицированных форм документов отдела, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3–5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ²⁰.

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация – повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например, текст в форме трафарета и таблицы и др²¹.

Трафарет – форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков. Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблицы – крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, – в заголовках граф, информационные показатели (переменная часть табличного текста) – в центральной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускается применять общепринятые сокращения и условные обозначения.

Показатели таблицы – переменная информация, как правило, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься и словесные отметки. При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графу выделять порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф²².

Анкета – форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной – их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу «вопрос – ответ». «Вопросы» анкеты должны состоять из коротких словосочетаний с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.) или слов в именительном падеже. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков²³.

На каждой унифицированной форме, включаемой в альбом унифицированных форм отдела необходимо указать ее правовое основание (кем и когда утверждена).

Все унифицированные формы документов группируются в альбом унифицированных форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в отделе. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений с начальником общего отдела, заведующим архивом, альбом унифицированных форм документов отдела, как и табель унифицированных форм документов, утверждается начальником Управления.

Альбом форм документов, применяемых в отделе, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в отделе, и электронной копии, обеспечивающей быстрый доступ к документам.

По мере необходимости в альбом унифицированных форм документов отдела каждый год вносятся изменения и дополнения. Альбом унифицированных форм документов отдела вступает в силу с 1 января следующего календарного года после утверждения.

Табель унифицированных форм документов

Содержание Табеля унифицированных форм документов

I. Общие положения

II. Основные положения

1. Организация управления

2. Планирование деятельности отдела

3. Регулирование деятельности отдела в нормативных и методических документах

4. Основная деятельность отдела:

   1. Деятельность по осуществлению регистрационного учета граждан по месту

пребывания и по месту жительства

4.2. Деятельность по приему документов иностранных граждан по месту пребывания

1. Информационное обеспечение деятельности отдела

2. Документационное обеспечение

   1. Учет и контроль исполнения документов

   2. Хранение и использование документов

III. Ведение табеля, внесение изменений и дополнений

ОТДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТ

ФЕДЕРАЛЬНОЙ МИГРАЦИОННОЙ УТВЕРЖДАЮ

СЛУЖБЫ ПО ЯНАО В г. САЛЕХАРД Начальник отдела Управления

________ И.О. Фамилия

___ _________ 200___

ТАБЕЛЬ

_________ №_______

г. Салехард

Унифицированных форм документов

отдела Управления Федеральной

миграционной службы

1. Общие положения

1.1. Табель форм документов – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

1.2. Табель является:

– справочником, содержащим в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности отдела;

– справочником, позволяющим осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов;

– справочником оптимизации документооборота (так как содержит основные этапы подготовки документов);

– справочником контроля за деятельностью исполнителей;

– справочником учета форм документов, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

1.3. Табель решает следующие задачи:

– оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

– классификация применяемых в деятельности отдела форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;

– унификация состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов, исключение из форм документов дублирующих показателей;

– унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в отделе;

– упорядочение в целом документационного обеспечения отдела в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.

1.4. Внутренняя структура табеля определена группировкой форм документов по функциям деятельности.

1.5. Табель форм документов является нормативным документом обязательным для применения всеми работниками отдела.

1.6. Применение и изготовление форм документов, не предусмотренных табелем, не допускается.

1.7. Табель разработан в бумажной и электронной форме.

Табель унифицированных форм документов отдела управления федеральной миграционной службы по ямало-ненецкому автономному округу в г. Салехард

3. Ведение, внесение изменений и дополнений

Характеристики

Список файлов книги