110511 (590990), страница 4

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 4)

Устав заверяется оттиском печати и подписью Главного врача⁴⁷.

Штатное расписание включает в себя 141,5 должностей утвержденное главным врачом ОГУЗ «областной детский санаторий» Масловым Г.И. 01.06.2007 г. Оно включает в себя три колонки: № п.п., наименование должности, количество должностей. Нумерация каждого подразделения начинается заново. В конце подводится итог количества должностей всего по санаторию, в т.ч. медицинских должностей. Подписываются главным бухгалтером (Бабыниной Г.Б.), экономистом специалистом по кадрам (Матюхиной Г.А), экономистом (Звягинцевой Е.С.)

Коллективный договор на период с 2006 – 2008 годы, принят на собрании трудового коллектива ОДС, состоит из 8 глав:

1. Общие положения

2. Оплата труда

3. Рабочее время и время отдыха

4. Условия и охрана труда

5. Прием на работу. Подготовка кадров

6. обеспечение социальных гарантий работников

7. Гарантии работодателя и профсоюзной деятельности ОДС

8. Разрешение коллективных трудовых споров.

Правила внутреннего трудового распорядка для работников ОДС утверждена Главным врачом Г.И. Масловым в 2006 году⁴⁸. Согласовано председателем профсоюза Белгородского ОДС Е.В. Федоренко, состоит из 7 глав:

1. Общие положения;

2. Основные права и обязанности работников;

3. Основные права и обязанности работодателя;

4.Рабочее время и время отдыха;

5. Поощрения за успехи в работе;

6. Трудовая дисциплина;

7. Техника безопасности и производственная санитария.

В общем положении указывается, что в основе правил, лежат принципы социального партнерства и равноправия субъектов трудовых отношений, а главной задачей является установление здоровых отношений.

В них перечисляются основные права и обязанности работников и в учреждении, работодателя, рабочее время и время отдыха, прилагается график работы посменно. Поощрения за успехи в работе, трудовая дисциплина, техника безопасности и производственная санитария, которые являются необходимыми пунктами в подобных документах. Инструкция по делопроизводству управления здравоохранения администрации в области, утвержденная приказом управления здравоохранения администрации области⁴⁹, включает в себя такие пункты, как:

1. Общие положения

2. Документация управления здравоохранения

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1 Документирование управленческой деятельности

3.2 Требования к оформлению реквизитов документов⁵⁰

3.3 Требования к бланкам документов

1. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2. Подготовка и обработка документов, составленных в управлении здравоохранения

3. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, размножение документов

4. Тираж документов

5. Особенности оформления и передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм

4. Поисковые системы по документам

4.1 Прием и первичная обработка поступающих документов

4.2 Регистрация документов

4.3 Порядок обработки входящей корреспонденции

4.4 Рассмотрение документов

5. Контроль исполнения документов

5.1 Задачи контроля исполнения

5.2 Сроки исполнения документов

5.3 Организация контроля исполнения

6. Работа исполнителей с документами

7. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов⁵¹

7.1 Прием и регистрация обращений граждан

7.2 Порядок прохождения и рассмотрения обращений граждан и депутатов

8. Составление номенклатуры дел

9. Формирование дел.

В разделе поисковые системы по документам оговаривается: прием и первичная обработка поступающих документов, регистрация, контроль и сроки исполнения документов, порядок работы с письменными и устными обращениями граждан. Последними пунктами этого документа являются, правела составления номенклатуры дел и формирования дел.

Инструкция утверждена внутри организации главным врачом и специалистом по кадрам. Между работодателем и работником важнейшим пунктом является дисциплина труда.

При изучении особенностей оформления управленческих документов в ОГУЗ «Детский санаторий» г. Белгорода основное внимание было обращено на наличие реквизитов, необходимых при оформлении документов.

Документы изготавливает секретарь. Наиболее распространенный вариант это набор на персональном компьютере, после чего документ подается на подпись и визированию главному врачу.

Следует отметить, что документы в этой организации заполняются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ⁵².

В ходе написания дипломной работы были рассмотрены следующие организационно-распорядительные документы: устав организации, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностная инструкция ответственного за ведение воинского учета. Так же были рассмотрены приказы, распоряжения и постановления.

2.2 Организация работы с документами

На подпись Главному врачу ОГУЗ «Детский санаторий» предоставляются только документы, завизированные исполнителем и, как правило, содержащие отметку о составителе документа.

Подписанный документ регистрируется секретарем. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку. Секретарь, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов. Зарегистрированные документы проходят обработку и отправку в день их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Зарегистрированные документы, предназначенные для ответа в администрацию области, передаются до 17-00 ведущему специалисту организационно-аналитического отдела (в отсутствии его – сотрудникам канцелярии) для централизованной доставки до 10-00 следующего рабочего дня. Документы изготавливаются при помощи набора текста на компьютере с последующей распечаткой на принтере. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). Проекты документов, подготовленные к набору текста на компьютере, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены. Материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом не принимаются для набора текста. При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле. Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки» ⁵³.

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.

Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). Поступившие в ОДС факсограммы на имя Главного врача подлежат обязательному учету в журнале. Принятые факсограммы доставляются по назначению в день приема, срочные – немедленно. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Текст телефонограмм передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует⁵⁴. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству ОДС на рассмотрение, второй – подшивается в дело входящих телефонограмм. После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел. Исходящие факсограммы, телефонограммы подписываются руководством ОГУЗ «Детский санаторий». Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения⁵⁵.

Срочные документы, поступившие из вышестоящих органов, доводятся до исполнителей в день получения в виде факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой самого документа. Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера). В системе электронной почты (ЭП) предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор по заданному критерию. Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста. Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны вышеперечисленным требованиям⁵⁶.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в управление здравоохранения и подготовке корреспонденции к передаче по назначению. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяются целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. Сохраняются и прилагаются конверты к письмам, полученным от граждан. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает наименование органа (учреждения) здравоохранения – получателя документа, дату поступления, количество листов и его индекс.

Конверты с грифом «лично» не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию.

Документы передаются руководству ОДС в день их поступления. Результаты рассмотрения и указания по исполнению документов даются в форме резолюций руководства управления здравоохранения. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя (или исполнителей), которому направляется документ; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дата подписания резолюции. Если указанный исполнитель не является штатным сотрудником управления здравоохранения (например: исполнитель – главный врач переливания крови Липшеев В.В.) порядок рассмотрения, контроль за ходом исполнения и предоставление соответствующей информации в вышестоящие инстанции (при необходимости) осуществляют курирующие данные службы отделы управления здравоохранения администрации области. Документы, которые исполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются в необходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на исполнение. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы (карточки) традиционным или автоматизированным способом, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Регистрации подлежат все создающиеся в ОДС документы и поступающие от других организаций и частных лиц. Не подлежат регистрации: письма, присланные в копии для сведения, сводки и информации, присланные в копии для сведения, рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п., печатные издания (книги, журналы, бюллетени), поздравительные письма и пригласительные билеты. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (письменные) документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые)⁵⁷.

Состав регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации дополняется другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срок хранения документа и др. При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется порядковый номер. Номер исходящего документа состоит из условного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного номера документа. Документы регистрируются в ОДС один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день утверждения или подписания. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов.

Автоматизированная регистрация документов производится секретарем ОДС, ведущего регистрацию документов. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры номера. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки («твердая копия»), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки⁵⁸.

Характеристики

Список файлов ВКР