Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

• оказать влияния на поведение других членов организации.

Последняя цель полностью совпадает с целью управления персона­лом организации - добиться необходимого для компании поведения своих сотрудников, что позволит реализовать организаци­онные цели. Следовательно, коммуникация может и должна являться элементом системы управления персоналом.

1.3. Информационное обеспечение процесса

управления

Под информацией понимаются сведения, полученные в резуль­тате переработки данных, представляющих собой сигналы, из ко­торых извлекается информация. С точки зрения классической теории информации понятие «информация» определяется через меру уменьшения неопределенности знания о каком-либо событии. Это понятие научное и впервые было дано в 50-е годы нашего века в трудах К. Шеннона и Н. Винера по теории информации в связи с развитием нового научного направления — кибернетики. Первона­чально теория информации возникла как количественная матема­тическая теория.

Понятие «информация» в последние десятилетия стало одним из самых употребляемых категорий современной научной мысли и встречается практически во всех областях научного знания: науке о мышлении, природе, обществе, в правовых аспектах.

Идет непрерывный процесс переосмысления (углубления и расширения) этого понятия. Если сначала под информацией понима­лись сведения, передаваемые людьми устным, письменным или иным способом⁶, то к концу XX в. информация стала рассматри­ваться как универсальная субстанция, пронизывающая все сферы человеческой деятельности, служащая проводником знаний и мнений, инструментом общения, взаимопонимания и сотрудничества, утвер­ждения стереотипов мышления и поведения. Именно такое опреде­ление дает ЮНЕСКО.

С развитием производства и ускорением темпов развития обще­ства информация приобрела свойства товара и стала объектом рыночных отношений, значимость которых потребовала их право­вой регламентации.

Многие ученые до сих пор используют термин «информация» узко в рамках технических областей научного знания, тем не менее, такое представление о сути данного понятия не выражает его комплексного понимания. В процессе обмена сообщениями и новостями основное внимание должно уделяться не только коли­чественному анализу передаваемого сообщения, но и его содержа­нию. Информация, содержащаяся в понятийной форме, совсем не та, которая изучается в математических и статистических теориях информации.

Термин «информация» уже более 50 лет используется в журна­листике, где он выступает одной из центральных и наиболее общих категорий. Кроме того, математические методы теории информации используются в физике, химии, географии, геологии и ряде других наук о неживой природе. Информационные идеи применяются в биологии, где предполагается, что само появление жизни было связано с преобразованием генетической информации; в психоло­гии, физиологии нервной высшей деятельности, педагогике. Особое место понятие «информация» заняло в длинном ряду социальных наук — теории управления, экономике, политике и т. д.

Социальная информация — ориентирующее знание о состоянии социальной системы, процесс обеспечения информационных по­требностей общества на основе применения информационных тех­нологий. Информация — это ценнейший интеллектуальный ресурс в системе жизнеобеспечения общества, важнейшая часть его интел­лектуальной собственности, доля которой постоянно возрастает. Можно сказать, что информация — это инфраструктура интеллек­туальной собственности, ибо интеллектуальная собственность берет, начало с информации как фундаментальной базы.

Особенно велико значение информации (процессов ее сбора, хранения, переработки и использования) в управлении обществен­ными делами, социальными процессами.

Достоверная информация необходима для всех этапов управле­ния: постановки целей, оценки проблемной ситуации, принятия управленческих решений, для организации и регулирования управ­ляющей системы. Субъект управления также должен быть инфор­мирован о результатах выполнения принятых решений, на основе чего он корригирует прошлые решения и принимает новые, с учетом допущенных ранее просчетов и неоптимальных действий.

Поэтому сбор и переработка информации, ее эффективное использование — необходимый компонент управления. Информация, используемая в управлении обществом, по самой своей природе, социальная. Отражая общественные отношения (в широком смысле), отношения и процессы любого типа и уровня, она является высшим, наиболее сложным и многообразным типом информации.

Использование социальной информации связано с высшим типом целесообразности — осознанной целесообразностью, прису­щей только человеку мыслящему, осознанно действующему. Содер­жанием социальной информации является логическое мышление. Ее материальный носитель — слышимое или видимое слово, знак, речь, которые представляют высший тип сигнала («сигнал сигна­лов»).

Первоисточником социальной информации является общество, его разные сферы и стороны жизни.

Информация классифицируется⁷ по различным основаниям:

— сферам общественной жизни (экономическая, социальная, политическая, духовно-культурная);

— источникам поступления (внутренняя и внешняя);

— материальным носителям (бумажная, электронная, электри­ческая);

— формам носителей (средства массовой информации — ра­дио, телевидение, печатная — книги, газеты, журналы);

— периодам использования (условно-постоянная — справоч­ная, нормативная и переменная — оперативные сведения);

— видам основных функций управления (прогнозная, организационная, контрольно-учебная, регулятивная);

— характеру представления (количественная и качественная).

Не всякое знание может рассматриваться как информация, для понимания ее сущности большое значение имеет ее смысловое содержание. К информации обычно предъявляются определенные требования:

1) полнота — отражение в полной мере управляемых процессов;

2) достоверность — формирование на основе объективных дан­ных;

3) оперативность — поступление в сроки, достаточные для при­нятия своевременного решения;

4) недопустимость неиспользуемых сведений («шума»), осложня­ющих принятие решений;

5) прозрачность — невозможность различных толкований;

6) экономичность затрат при сборе информации, максимально возможная сохранность, наибольшее агрегирование (сжатие) при передаче на более высокий уровень управления.

Важно подчеркнуть, что информация, которой располагает человек, может быть обыденной, эмпирической, позволяющей чело­веку ориентироваться в своей повседневной жизни, и систематизи­рованной, научной. Для осуществления управленческих функций необходима научная информация, причем ее характер зависит прежде всего от специфики объекта управления, от задач, которые перед ним поставлены, а также от компетенции управляющего субъекта. Если объектом управления выступает общество в целом, а решение предусматривает преобразование его существенных сто­рон, необходима комплексная информация о состоянии всех сфер общественной жизни: экономической, социально-политической, духовной, семейно-бытовой. Если речь идет об управлении какой-то отдельной сферой жизни общества, то информация должна отра­жать прежде всего состояние этой сферы. Скажем, для управления экономикой преимущественно необходима производственно-эко­номическая информация, политической сферой — политическая информация и т. д.

Управление любой сферой общественной жизни, любым объек­том есть и организация труда людей — непременных компонентов любой общественной системы. Поэтому управление обязательно предполагает сбор и переработку социальной информации, касаю­щейся состояния отношений больших групп людей — классов, наций, производственных и иных коллективов, а также отдельных личностей. Например, управляя производственно-технической де­ятельностью какого-либо предприятия, важно располагать данными о состоянии присущего ему «социального микроклимата», то есть о людях, которые работают на данном предприятии, о сложившихся между ними отношениях.

Специфическая, причем зачастую весьма сложная и разносторонняя, информация необходима в административно-правовом уп­равлении, призванном регулировать организацию, полномочия и ответственность распорядительных и исполнительных органов и от­дельных должностных лиц, а также определять права и обязанности граждан и организаций в различных областях исполнительно-рас­порядительской деятельности.

Информация, используемая в управлении общественными сис­темами, являет собой сложную совокупность, взаимодействие раз­личных информационных потоков. Сюда входит: исходная информация, необходимая для выработки и принятия управленче­ских решений; сами решения, или управленческие команды, предоп­ределяющие организацию управляющих и управляемых систем; регулирующая информация, представленная различного рода пара­метрами, нормативами, законами, инструкциями, технологически­ми картами и т. д.; оперативная информация, поступающая в процессе функционирования системы и характеризующая ее состо­яние; внешняя информация, поступающая от других систем, коммуникационно (функционально или структурно) связанных с данной системой; контрольно-учетная информация, характеризующая тече­ние и результаты работы системы. Отобрать из многообразия ин­формации данные, имеющие для управления существенное значение, — важная и трудная задача.

Всю информацию можно подразделить на потоки внутри данной системы, между ее компонентами (внутренняя информация), и по­токи информации, циркулирующей между данной системой и внеш­ней средой, с которой она состоит в функциональных связях (внешняя информация).

Информация внутреннего порядка обеспечивает взаимодейст­вие между звеньями системы, объединяет их в единое целое, обеспечивает их движение к стоящей перед системой общей цели. Информация внешнего порядка устанавливает коммуникации дан­ной системы с другими системами, оказывающими на нее различ­ного рода воздействие.

Особенно большое значение имеет циркуляция информации между объектом и субъектом управления. Информация этого рода включает два типа потоков: потоки, циркулирующие по каналам прямой связи — от субъекта к объекту (прямая информация); пото­ки, циркулирующие по каналам обратной связи — от объекта к субъекту (обратная информация). Надлежащая организация прямой информации обеспечивает своевременное и качественное поступ­ление на объект различного рода (исходных, корригирующих, кон­тролирующих и т. д.) команд со стороны субъекта, а обратной информации — поступление в субъект данных о состоянии объекта и достижении (или недостижении) поставленной перед ним цели.

Оптимальным течение информационных потоков является в том случае, когда при минимуме первичной объективной информации достигается максимум полезной для управления информации, в результате чего обеспечивается эффективное функционирование системы.

Решить задачу оптимума информации весьма трудно, поскольку социальные системы вследствие их многокомпонентности и разно­образия внутренних и внешних взаимодействий являют собой ши­рокую сеть альтернатив, причем не столько равновероятностных, сколько разновероятностных. Естественно, что оптимальное коли­чество информации об общественной системе представляется в натуральном выражении достаточно большим. К тому же часть информации, поступающей от объекта к субъекту, теряется, часть искажается в результате ряда помех не только технического порядка, но и психологического, поскольку выбор сообщений для передачи, а также прием сообщений человеком облекаются в субъективную форму и в определенной мере зависят от его личного опыта, компетентности, психических особенностей. Отсюда особую важность для достижения оптимума информации приобретают методи­ка и техника сбора первичных данных, их репрезентативность, надежность и высокая пропускная способность каналов прохожде­ния информации, методика и техника приема и обработки инфор­мации.

Средствами интенсификации информации являются научно-техническая революция, использование в информационном деле новейших достижений науки и техники; научная организация, управление информационными процессами; подготовка и совер­шенствование специалистов, обслуживающих информационные службы системы управления.

Разработка системы мер, расширяющих возможности наиболее эффективного использования информации, — важное условие ус­пеха в управлении. Среди этих мер первостепенное значение имеет тщательная подготовка субъекта управления к восприятию, оценке информации, выработка умения оценить ее социальную значи­мость, выбрать из потока информации наиболее общезначимую, наиболее социальную, поскольку этого типа информация неоцени­ма в управлении. Сбор и обработка социальной информации не­мыслимы без применения современных технических средств.

Важнейшим средством получения достоверной социальной информации является не только широкое использование технических (компьютерных) средств получения социальной информации, но и формирование нового типа культуры — гуманитарно-технологиче­ской. Важнейшим механизмом его формирования является измене­ние стиля мышления, который постепенно становится концеп­туальным (гуманитарным), стратегическим и конструктивным, тех­нологическим, находящим пути и средства решения все усложня­ющихся социальных задач. Наличие в нашем обществе двух культур, «гуманитарной» и технократической, которые пока слабо взаимо­действуют, порождает многие информационные проблемы в управ­лении.

Мировое сообщество в целом, включая и нашу страну, вступило в новый этап развития своей цивилизации — становление инфор­мационного общества. Этот процесс часто называют третьей соци­ально-технической революцией, информатизацией общества. Инфор­матизация общества неизбежно затрагивает не только материальное производство и коммуникации, но и социальные отношения, куль­туру, интеллектуальную деятельность во всех ее многообразных проявлениях. Вполне очевидно, что информатизация общества накладывает свой отпечаток и непосредственно на деятельность людей, работающих в сфере организации и управления. Перед ними открываются несравненно более широкие возможности в получе­нии, хранении, обработке, передаче, оформлении самой разнообразной по своему содержанию и форме представления информации о различных сторонах жизни общества.

Например, в начале 60-х годов этого столетия перед парламен­том, правительством и народом Японии встал вопрос, по какому пути направить развитие страны. По пути материального благосо­стояния или информационно-интеллектуального развития, инфор­матизации общества, наращивания информационных ресурсов и технологий, то есть по материальному или по информационному пути?

Характеристики

Список файлов ВКР