Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

бухгалтерия

пункт приема

Рисунок 1 – Схема документооборота

1.1.3 Должностные обязанности

Основными обязанностями отдела являются:

• Обеспечение потребности предприятия в запасах сырья в пределах выделенных лимитов.

• Контроль за рациональным использованием сырья.

• Прогнозирование объемов заготовки сахарной свеклы.

• Сбор, систематизация и анализ информации о потребностях сельхозтоваропроизводителей, входящих в сырьевую зону сахарного завода, в оборотных средствах (минеральных удобрениях, СЗР, ГСМ, семенном материале, денежных средствах).

• Обеспечение заявок сельхозтоваропроизводителей для формирования планируемого урожая и, соответственно, объема заготовки в рамках программы инвестирования.

• Оценка состояния посевов и качества сырья, с целью определения общего уровня сельскохозяйственного производства в каждом из хозяйств и эффективностью использования ими оборотных средств, как собственных, так и выделяемых по инвестиционной программе, для планирования дальнейшего сотрудничества с этими хозяйствами.

• Обеспечение бесперебойной приемки сахарной свеклы в период заготовки от свеклосдатчиков.

• Обеспечение полного документооборота по движению сахарной свеклы, оформление соответствующих документов и формирование электронной базы данных.

• Хранение сахарной свеклы, обеспечивающее минимальные потери свекломассы и сахара.

• Подача сахарной свеклы в производство.

На рисунке 2 изображена структура подразделений.

Генеральный директор

Гл. бухгалтер

Гл. инженер

Гл. технолог

Бухгалтерия

Начальник сырьевой службы

Лаборатория

Пункт приема

Рисунок 1 – Структура подразделений

1.1.4 Нормативные акты, которыми руководствуются в работе

• ГОСТ 17421–82 Свекла сахарная для промышленной переработки. Требования при заготовках. Технические условия;

• ГОСТ 20578–85 Свекла сахарная. Термины и определения;

• Инструкция по химико-техническому контролю и учету сахарного производства;

• Инструкция по приемке, хранению и учету сахарной свеклы;

• Инструкция по ведению технологического процесса свеклосахарного производства;

• Методические указания по учету и контролю сахарной свеклы на сахарных заводах;

• ОСТ 18–395–82 Меласса свекловичная. Технические условия.

1.2 Экономическая сущность комплекса задачи

1.2.1 Цель информационной системы

Поставлена задача учёта поставок сырья, назначением которой является учет и контроль движения сырья (сахарной свеклы) на предприятии.

В условиях обострившейся конкуренции среди мер, с помощью которых можно обеспечить рационализацию производства и усовершенствовать его технологию, следует выделить снижение времени на прием сырья предприятием. Применяемые сегодня для этого системы управления производством не всегда удовлетворяют требованиям рынка. К их основным недостаткам следует отнести:

– слишком большие отклонения сметного планирования от реального положения дел, несмотря на значительные затраты на электронную обработку данных и систему в целом;

– отсутствие возможностей эффективно влиять на производительность, сроки прохождения цикла и необходимый уровень запасов сырья;

– недостаточная свобода действий планирующих структур и связанных с планированием сотрудников.

В настоящее время значительно возросли требования рынка к параметрам изделий, и, прежде всего к их качеству. Произошло это вследствие преобладания предложения над спросом, наличии избыточных производственных мощностей и т.д. Отсюда следует, что успеха в конкурентной борьбе может достигнуть тот, кто наиболее рациональным образом построил свое производство, так что его экономические показатели находятся на оптимальном уровне. Эта цель достигается, кроме прочих мер, путем:

а) снижения затрат, связанных с приемом и хранением сырья;

б) сокращения времени поставок сырья;

в) более четкого соблюдения сроков поставки;

г) увеличения гибкости производства, его приспособленности к условиям рынка;

д) повышения качества изделий;

е) увеличения производительности.

В последние годы произошло заметное усовершенствование методов производства, что позволило снизить производственные расходы. Дальнейшая экономия средств, как уже отмечалось выше, может быть достигнута, если будут реализованы резервы, заложенные в рационализации обеспечивающих процессов.

Сегодня, благодаря активизации ряда факторов, в том числе и внедрению логистики, многие предприятия последовательно связаны друг с другом.

Благодаря целенаправленному применению организованных, плановых и контрольных мероприятий возможно, с одной стороны, воспрепятствовать созданию излишних запасов сырья, а с другой устранить такой недостаток, как отсутствие готовности к поставкам.

2. Основные требования к информационной системе

На предприятии ОАО «Знаменский сахарный завод» приобретение сырья осуществляется путем закупки, или агрохозяйства поставляют сырье для переработки, после которой предприятие рассчитывается с ними производимой продукцией.

Технология проведения бизнес-процесса закупки состоит из следующих стадий:

· Определение потребности в сырье

· Выбор поставщиков

· Обработка заказов

· Контроль выполнения условий договора

· Поступление сырья

· Контроль счетов

Определение потребности в сырье

Определение потребности в сырье включает следующие этапы:

– Определение потребности исходя из планирования.

– Подготовка заявки на поставку сырья.

– Оформление заявки на поставку сырья.

– Согласование заявки на поставку сырья.

Определение потребности в сырье исходя из планирования

На данном этапе происходит определение потребности в сырье, исходя из ППС (Планирования Потребности в сырье). Определяются базовые характеристики требуемого сырья, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на поставку сырья.

Подготовка заявки на поставку сырья

Заявка на поставку сырья представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в сырье. В определенной позиции указывается вид заявки на поставку сырья. Заявки бывают следующих видов:

– Обычная консигнация;

– Производство;

– Поставка третьему лицу;

– Перемещение запасов.

В заявке на поставку сырья функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого сырья, возможные от них отступления в виде идентификатора, требуемое количество и сроки поставки.

Оформление заявки на поставку сырья

В заявке на поставку сырья должен быть точно указан идентификатор, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вид заявки. Заявки бывают следующих видов:

– Обычная консигнация;

– Производство;

– Поставка третьему лицу;

– Перемещение запасов.

В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание.

Согласование заявки на поставку сырья

На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться в помощью проставления реквизита «визы» в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки.

Выбор поставщиков

Данная стадия состоит из следующих этапов:

– Подготовка списка возможных поставщиков.

– Отправка запроса в соответствии с заявкой на поставку сырья.

– Выбор поставщиков.

Подготовка списка возможных поставщиков

На данном этапе, на основании полученной заявки, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Отправка запроса на поставку сырья

Данная стадия состоит из следующих этапов:

– Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.

– Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой.

– Регистрация отправки запросов возможным поставщикам.

Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.

На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:

– Традиционная почта;

– Средства факсимильной связи;

– Электронная почта;

– Личная доставка представителем Исполнителя(Заказчика)

Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на поставку сырья.

В соответствии с данной заявкой, Отделом Закупок подготавливается запрос на поставку, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки

Отправка запроса возможным поставщикам

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на поставку отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи, которым может являться:

– Традиционная почта;

Характеристики

Список файлов ВКР