48325 (588542), страница 2
Текст из файла (страница 2)
Работа в сетевой среде с несколькими архивами. Требует дополнительной настройки.
Средства проектирования регистрационно-контрольных карточек
Все СУД имеют средства для визуального проектирования как внешнего вида карточек, так и логики их поведения (например, нажатие некоторой кнопки на форме может блокировать документ в архиве), но создание сложных многостраничных карточе требует значительных затрат труда программиста.
Обработка документов в нескольких форматах
Современные корпоративные СУД либо уже имеют встроенные средства, либо позволяют встроить продукты сторонних фирм для просмотра документов различных форматов. Так, стандартная версия СУД DOCS Open поддерживает более 100 форматов (используется программное обеспечение Inso), позволяя оперативно просматривать, например, документы Microsoft Word, презентации PowerPoint, изображения (в том числе образы документов, факсы) и чертежи AutoCAD. В результате отпадает необходимость установки на всех рабочих местах полного набора приложений, применявшихся при создании документов архива.
Кроме того, существует и другой аспект поддержки различных форматов, а именно: создание полнотекстового индекса документов, без чего поиск по контексту был бы невозможен. Правда, количество индексируемых форматов, как правило, меньше, чем просматриваемых. Documentum обеспечивает синхронизацию различных представлений одного и того же документа (например, документ, созданный с помощью Microsoft Excel может быть преобразован в формат HTML или PDF для публикации на корпоративном Web-узле, причем при дальнейшем изменении исходного документа будет меняться и HTML-страница). В DOCS Open также, хотя и за счет дополнительных модулей, можно обеспечить перевод документов в формат HTML.
Работа с составными документами
В реальной жизни составные документы чаще всего соответствуют папкам с тематическими подборками материалов (к примеру, консолидированный отчет нескольких подразделений за определенный период). Все три СУД имеют инструменты для создания составных документов и управления ими. В рамках СУД DocuLive каждый документ, как известно, может состоять из произвольного числа электронных файлов самых разных форматов, так что в этой СУД фактически все документы являются составными. Кроме того, в РКК имеется вкладка с перекрестными ссылками на другие документы. В Documentum реализована метафора виртуальных документов.
Documentum также позволяет корректно импортировать составные документы наиболее распространенных форматов (скажем, документ Microsoft Word с ссылками на другие файлы будет перенесен в архив полностью, вместе со связанными файлами). СУД DOCS Open имеет отдельный модуль DOCS Link с графическим интерфейсом для установки произвольных связей между документами, а также модуль DOCS Binder, позволяющий организовывать любые наборы документов в виде папок, причем составной документ может быть опубликован как единое целое (со сквозной нумерацией страниц, единым стилем колонтитулов), причем один документ может входить в состав нескольких составных.
Работа с бумажными документами
Несмотря на широкое наступление информационных технологий, бумажные документы по-прежнему играют очень важную роль в рабочем процессе. В связи с этим все СУД, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол), а также сканирование и распознавание для перевода в электронную форму. СУД Documentum позволяет довольно просто заводить карточки без электронного файла и отслеживать статус бумажного документа с помощью атрибутов. Если же требуется осуществлять сканирование и распознавание, то без интеграции с продуктами третьих фирм не обойтись (например, санкт-петербургская фирма SWD осуществила интеграцию с системой Xerox Document On Demand).
В DOCS Open работа с бумажными документами заложена изначально и реализована в стандартных формах и интерфейсе системы (например, имеется пункт меню, позволяющий создать бумажный документ, т. е. в архив будет занесена только карточка с атрибутами, идентифицирующими документ и отслеживающими процесс его обработки (исполнения)). Кроме того, имеется специальный модуль Delta Image, разработанный компанией ВЕСТЬ АО (или другой модуль — DOCS Imaging, если речь идет о DOCS Open, распространяемой вне России) для сканирования многостраничных документов с возможностью их последующего распознавания или аннотирования (т. е. нанесения комментариев поверх рисунка). Но и эти возможности могут быть усовершенствованы. DocuLive также имеет специальный модуль DocuLive Scan, реализующий все необходимые функции. DOCS Open и DocuLive поддерживают большое количество различных сканеров, в том числе высокопроизводительных промышленных, что позволяет создавать комплексы поточного ввода документов (в частности, переводить в электронный вид прессу или анкеты).
Выписка и возврат документов
Как известно, в целях сохранения целостности информации, СУД отслеживают обращение к документам и предотвращают одновременное редактирование одной и той же версии документа. Во время редактирования документ блокируется в архиве. Говорят, что в этот момент документ выписан из архива. Возврат и разблокирование документа осуществляется по завершении редактирования. Важно отметить, что технология выписки и возврата документа позволяет временно копировать документы из архива на локальный диск или дискету с тем, чтобы поработать дома или в командировке. Все рассматриваемые СУД поддерживают данный механизм.
Контроль версий документа
В процессе обработки документов (особенно когда над документом трудится сразу несколько человек) часто появляются промежуточные версии. Управление ими, как единым целым, — важная особенность для любой СУД.
Графическое представление структуры архива
Все три СУД имеют средства для отображения архива в виде иерархии вложенных папок (в Documentum верхний уровень папок называется шкафами, часть которых может носить зарезервированные названия и управлять логикой поведения системы). В DOCS Open 3.7.x визуализацию архива обеспечивает дополнительный модуль DOCS Browser, в DOCSFusion его функции встроены в стандартное клиентское место.
Организация архивов длительного хранения
Существует целый ряд организаций, в которых большие объемы документов должны храниться на протяжении десятков лет. Для снижения стоимости хранения промышленные СУД обеспечивают многоуровневое хранение документов на различных типах носителей и миграцию документов с одного уровня на другой (либо в соответствии с частотой обращения к документу, либо по истечении заданного срока). Это дает возможность использовать носители с низкой стоимостью хранения единицы информации — CR-ROM, CD-RW, магнитооптические библиотеки, стримеры.
Встроенные средства автоматизации деловых процессов (workflow)
Все современные СУД масштаба предприятия имеют средства для координации действий сотрудников, организации документооборота и контроля исполнения поручений. Некоторые из них, как, например, Documentum, используют собственные наработки в этой области, другие — к их числу относятся как DOCS Open, так и DocuLive, — интегрируются с workflow-системами других фирм. Так, в СУД DOCS Open встроена система автоматизации деловых процессов DOCS Routing (WorkRoute I) российской компании ВЕСТЬ АО, а в новую версию DocuLive (которая подробно рассмотрена в отдельной статье данного номера) — система DocuLive WorkFlow (WorkRoute II).
Контроль доступа пользователей
Обеспечение безопасности становится все более насущной необходимостью по мере развития сетей, и корпоративные СУД поддерживают несколько механизмов контроля доступа, которые включают аутентификацию пользователей, несколько уровней доступа (например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и проч.), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в РКК, что имеет место в DOCS Open), а также включение пользователей в ролевые группы с различными привилегиями (к примеру, группа начальников отделов). Кроме того, возможно встраивание в СУД средств криптографической защиты.
История работы с документом
Одной из составляющих модели безопасности современных СУД является протоколирование всех действий пользователей. В прикладном плане это полезно тем, что позволяет отследить всю историю работы с документом (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т. д.). В системах Documentum и DocuLive данный этап надо программировать, а в DOCS Open он реализован изначально.
Средства администрирования системы
Все рассматриваемые системы имеют удобные средства администрирования, позволяющие синхронизировать списки пользователей СУД с учетными записями сетевых операционных систем и выполнять настройки системы в соответствии с профилем и организационной структурой предприятия (создание классификаторов, общих папок, конфигурирование распределенных архивов и многое другое).
Поддержка технологий Internet/intranet
Корпоративные сети на основе данных технологий получают все большее распространение благодаря простоте администрирования и низкой стоимости владения. Рассматриваемые СУД также позволяют пользователям работать с архивом документов через так называемый тонкий клиент — интерфейс СУД, загружаемый в Internet-браузер и не требующий отдельных программ-клиентов. Работоспособность тонкого клиента обеспечивается специальными серверными модулями СУД, которые, имея доступ к архиву документов, переносят их (в виде ссылок, HTML-представлений или в исходном формате) на Web-сервер.
Переносимость и работа в разнородных сетях
Сегодня для корпоративных систем важна и такая характеристика, как переносимость, т. е. способность работать на различных программно-аппаратных платформах, поскольку в большинстве организаций накопилось очень много разнородной техники. Сервер приложений Documentum — среднее звено в его 3-х звенной архитектуре клиент-сервер — может работать под различными версиями UNIX и Windows NT, в то время как сервер приложений DOCSFusion – только под Windows NT (серверы библиотек (SQL) и документов могут работать под управлением других ОС). Список поддерживаемых операционных сред на клиентских местах наиболее внушителен опять же у Documentum: кроме различных версий Windows он включает MacOS, OS/2 и X-терминалы Motif. Все три СУД могут работать с большинством промышленных СУБД, таких как Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и другие ODBC-совместимые SQL-базы данных. Documentum и DocuLive, кроме того, работают с Informix. Важно отметить, что выбор СУБД предопределяет еще один набор платформ — на этот раз для базы данных. И если для Oracle он включает практически все известные операционные системы (UNIX, Windows NT, Novell NetWare), то для Sybase и Informix он чуть меньше (UNIX, Windows NT).
Возможность взаимодействия нескольких серверов
Documentum поддерживает резервирование серверов, позволяя на лету (с сохранением бесперебойной работоспособности информационного комплекса) производить замену в случае отказа одного из них. DOCSFusion в этих целях будет поддерживать кластерную технологию Microsoft. Следует, однако, отметить, что «горячая» замена серверов важна только для критичных к бесперебойной работе приложений, например электронных средств массовой информации (Web-сервер).
Поддержка открытых программных стандартов
Все три системы имеют открытое API и позволяют как расширять функционал самих СУД, так и встраивать их функции в прикладное программное обеспечение. Наиболее полный список поддерживаемых технологий у СУД Documentum, что следует из ее истинной многоплатформенности. В частности, она реализует такие экзотические, по крайней мере для России, стандарты, как Apple Events и UNIX ToolTalk. DOCS Open, так же как и Documentum, поддерживает стандарты DCOM, ActiveX, ODMA, OLE Automation, MAPI, система DocuLive — ActiveX, OLE Automation и MAPI.
Интеграция с внешними приложениями
Возможности по интеграция с внешними приложениями во многом определяются предыдущим пунктом. И здесь следует отметить, что СУД DocuLive, в отличие от двух остальных систем, обеспечивает лишь «одностороннюю» интеграцию с внешними приложениями — из архива можно вызвать программу, соответствующую формату документа, но из офисных и прикладных программ нельзя прозрачно, с точки зрения пользователя, обратиться к архиву. Эту возможность предоставляют как Documentum, так и DOCS Open (например, при попытке открыть документ в Microsoft Word вызывается не стандартное окно программы для загрузки файла с диска, а поисковая форма СУД).
Пользовательский интерфейс
То, насколько интуитивным и удобным является интерфейс программы, во многом определяет ее успех на рынке. Для рядового пользователя интерфейс, пожалуй, важнее, чем производительность, безопасность и масштабируемость системы. С эргономической точки зрения интерфейсы Documentum и DOCS Open в целом отвечают современным требованиям. Новая версия DOCS Open, благодаря тесной интеграции со средой Microsoft Windows и упрощением работы с СУД, несомненно, лучшая по данной характеристике.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
