18809 (586174), страница 4
Текст из файла (страница 4)
«Конструктор» предлагает такие варианты действий:
ничего не делать;
продолжить процесс;
однократно уведомить инициатора о просроченном согласовании и продолжить процесс;
приостановить согласование и наладить процесс периодического уведомления визирующего и инициатора.
Если один из согласующих не согласен, «конструктор» предлагает такие варианты реакции:
уведомить инициатора и продолжить процесс;
продолжить процесс без уведомлений;
уведомить инициатора и остановить процесс.
Когда лист согласования готов, инициатор нажимает кнопку
Экономия времени при согласовании документа в системе достигается за счет увеличения скорости его перемещения от одного участника к другому. От инициатора согласования требуется гораздо меньше усилий и времени, чтобы контролировать данный процесс. Кроме того, эксплуатация системы позволит соблюсти жесткие сроки подготовки документов. [14]
1.5 Работа с шаблоном документа
Для экономии времени в СЭД реализован такой сервис, как создание документа по шаблону. Шаблон - это заготовка определенного вида документа, в которую можно включить все повторяющиеся элементы.
Шаблоны могут быть двух видов:
• «заготовка» в виде файла, подготовленного в одном из офисных приложений. Шаблон открывается в «родном» приложении и дальнейшая работа происходит в нем;
• текст, который можно просмотреть прямо в регистрационно-контрольной карточке документа.
Первый вариант шаблонов удобнее применять, когда организация использует смешанный тип электронного документооборота: часть операций по обработке документов выполняется в СЭД, часть - «вживую» с использованием бумажных экземпляров документов.
Второй вариант удобнее, когда работа с документами переходит полностью в ведение СЭД. Например, шаблон приказа по личному составу удобнее делать в виде файла WORD, так как его нужно будет распечатать для длительного хранения (согласно законодательству - 75 лет). Второй тип шаблонов вполне можно использовать и для внутренних распоряжений и указаний.
В шаблон помимо бланка и схемы расположения реквизитов может быть включена «рыба» текста приказа. Если документ должен содержать обязательные данные, их можно включить в документ как текст, выделенный цветом.
Шаблоны документов могут быть личные и корпоративные.
Каждый сотрудник, имеющий рабочее место в СЭД, может сделать заготовки документов, с которыми он часто работает. Такая возможность СЭД позволяет организовать личную работу в соответствии с одним из правил тайм-менеджмента (искусства управления временем). Так, специалисты по тайм-менеджменту советуют делать заготовку документа типа анкеты, где перечислены все вопросы, на которые должен дать ответ подготавливаемый документ.
Экономить время всех сотрудников, создающих проекты организационно-распорядительных документов, позволяют корпоративные шаблоны. Корпоративный шаблон документа - это тоже заготовка документа, но выполненная в соответствии с правилами, принятыми в организации. Например, шаблоны документов могут быть утверждены Инструкцией по делопроизводству (документационному обеспечению управления). Функционал СЭД позволяет организовать работу так, что созданием и внесением изменений в шаблоны занимается один специально назначенный человек, а все остальные пользователи используют шаблоны для создания проектов документов, не имея возможности вносить изменения в исходный шаблон. Это позволяет оперативно вносить необходимые изменения в шаблоны, которые тут же становятся доступны всем заинтересованным сотрудникам. [10]
1.6 Организация создания АС ДОУ
Выбор технологий работы с электронными документами обусловлен спецификой деятельности каждой конкретной организации. Естественно, каждый разработчик систем электронного документационного обеспечения стремится сделать свой продукт отличимым от продукта конкурентов, предложить потенциальному потребителю особенный товар. Тем не менее организация работы с документами, независимо от их носителя, должна базироваться на едином подходе - в любом случае от бумажного документа нам никуда не деться. Сверхсовременные электронные технологии создания, регистрации, редактирования, организации, передачи и хранения документов, по сути, не отступают от традиционной, веками сложившейся отечественной системы работы с документами. Традиционная форма документа, обусловленная рядом объективных причин, также остается неизменной. А отечественная традиция организации работы с документами неразрывно связана с иерархической системой управления государством и является своего рода отражением этой системы.
Использование ЭД в ДОУ поставило перед документоведением ряд проблем. Среди них можно выделить проблемы определения документоведческого понятия ЭД, классификации ЭД, установления специфики ЭД, исследования вопросов подлинности ЭД и придания им юридической силы, изучения опыта работы с ЭД в различных организациях, а также выработки и нормативного закрепления требований и методических рекомендаций по работе с ЭД, основанных на изучении лучшего отечественного, зарубежного и международного опыта.
Проектирование АС ДОУ включает решение теоретических и прикладных проблем использования ЭД в управлении.
Основным принципом создания АС ДОУ должно стать стремление к созданию единого документооборота, не делимого на традиционный и электронный, то есть принцип единого взаимопроникающего и взаимно обуславливающего сосуществования традиционной и электронной систем ДОУ. Электронный документ как объект управленческой деятельности должен восприниматься в качестве равноправного с традиционным документом участника управленческого процесса.
Организация проектирования АС ДОУ включает:
1. Принятие решения об автоматизации системы ДОУ в организации.
Оформляется приказом руководителя организации, в котором указывается структурное подразделение (должностное лицо), ответственное за автоматизацию системы ДОУ, сроки проведения работ, определяются даты промежуточного контроля и пр.
2. Проведение открытого конкурса среди разработчиков АС ДОУ (или проведение исследования рынка разработчиков АС ДОУ) с целью определения организации - разработчика системы.
3. Разработка технического задания на проектирование АС ДОУ (осуществляется организацией-разработчиком при участии организации - заказчика АС ДОУ). При проведении открытого конкурса проекты технических заданий представляются организациями-конкурсантами при заявлении на участие в конкурсе.
4. Согласование технического задания на проектирование АС ДОУ. При необходимости - согласование технического задания с органами государственного надзора и другими заинтересованными организациями. Срок согласования технического задания в каждой организации не должен превышать 15 дней. [2]
5. Заключение договора между заказчиком и разработчиком на проектирование АС ДОУ.
6. Проектирование АС ДОУ.
7. Экспериментальное внедрение АС ДОУ в организации.
8. Усовершенствование АС ДОУ при наличии замечаний и пожеланий со стороны заказчика (осуществляется разработчиком).
9. Прием АС ДОУ в эксплуатацию.
10. Ввод АС ДОУ в действие.
11. Проведение мероприятий по обучению сотрудников организации работе с вводимой АС ДОУ. Списки сотрудников, которым необходимо пройти обучение, представляются руководителями структурных подразделений (в соответствии с должностными инструкциями) и утверждаются руководителем организации.
Документация на АС - комплекс взаимоувязанных документов, полностью определяющих технические требования к АС, проектные и организационные решения по созданию и функционированию АС.
Рабочая документация на АС - комплект проектных документов на АС, разрабатываемый на стадии "Рабочая документация», содержащий взаимоувязанные решения по системе в целом, ее функциям, всем видам обеспечения АС, достаточные для комплектации, монтажа, наладки и функционирования АС, ее проверки и обеспечения работоспособности.
Технорабочий проект АС - комплекс проектных документов АС, утвержденный в установленном порядке и содержащий решения в объеме технического проекта и рабочей документации на АС.
Эксплуатационная документация на АС - часть рабочей документации на АС, предназначенная для использования при эксплуатации системы, определяющая правила действия персонала и пользователей системы при ее функционировании, проверке и обеспечении ее работоспособности.
Техническое задание на АС (ТЗ на АС) - документ, оформленный в установленном порядке и определяющий цели создания АС, требования к АС и основные исходные данные, необходимые для ее разработки, а также план-график создания АС.
Техническое задание на проектирование АС ДОУ является основным документом, определяющим требования и порядок создания (развития или модернизации - далее создания) автоматизированной системы, в соответствии с которым проводится разработка АС ДОУ и ее приемка при вводе в действие. [2]
ТЗ может разрабатываться:
- в целом на АС ДОУ, предназначенную для работы самостоятельно или в составе другой системы;
- на части АС ДОУ (на подсистемы АС, комплексы задач АС и т. п.);
- на комплектующие средства технического обеспечения и программно-технические комплексы;
- на программные средства;
- на информационные изделия.
ТЗ на АС ДОУ содержит следующие разделы:
общие сведения;
назначение и цели создания (развития) АС ДОУ
характеристика объекта автоматизации;
требования к АС ДОУ;
состав и содержание работ по созданию (развитию) АС ДОУ;
порядок контроля и приемки АС ДОУ;
требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу АС ДОУ в действие;
требования к документированию работ по разработке и вводу в действие АС ДОУ;
источники разработки АС ДОУ.
Приемочная документация на АС – документация, фиксирующая сведения, подтверждающие готовность АС к приемке ее в эксплуатацию, соответствие АС требованиям нормативных документов.
В состав приемочной документации АС ДОУ входят:
Акт завершения работ.
Акт приемки АС ДОУ в опытную эксплуатацию.
Акт приемки АС ДОУ в промышленную эксплуатацию.
Документ «Приказ о начале опытной эксплуатации АС ДОУ».
Документ «Приказ о вводе в промышленную эксплуатацию АС ДОУ»
Приказ о составе приемочной комиссии.
Протокол испытаний АС ДОУ.
Протокол согласования. [2]
1.7 Международные требования к системам автоматизации делопроизводства
В предыдущих статьях в журнале рассказывалось о некоторых требованиях, которые необходимо учитывать при выборе системы автоматизации для организации работы с документами в офисе, учреждении или организации. Однако, к сожалению, в нашей стране отсутствуют единые, стандартизированные требования к системам автоматизации, на которые можно было бы опереться при выборе системы и составлении технического задания. В то же время за рубежом уже несколько лет существуют соответствующие стандарты, описывающие требования к подобным системам. Это стандарт MoReq в странах ЕЭС; DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications) - в США; проект VERS (Victorian Electronic Records Strategy) -в Австралии и др. В данной статье мы рассмотрим европейский стандарт MoReq (Model requirements for the management of electronic records), как наиболее близкий нашей стране. Именно этот стандарт можно рекомендовать для использования при подготовке технического задания, выборе системы автоматизации ДОУ.
Программное обеспечение для автоматизации делопроизводства может представлять собой специализированный пакет, несколько интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию вышеназванного; во всех случаях решение должно быть дополнено организационными мероприятиями и политиками управления. Характер программы будет варьироваться от организации к организации. В стандарте не приводится исчерпывающего списка требований к характеру конкретной системы. Предполагается, что пользователи должны сами определить, каким образом следует реализовать функциональные требования, чтобы отвечать их потребностям.
Стандарт может использоваться:
потенциальными пользователями: как основа для подготовки конкурсных требований (технического задания);
пользователями: как основа для проведения аудита и проверки существующих автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ);
учебными заведениями: как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному делопроизводству и как учебный материал;
поставщиками и разработчиками АС ДОУ: как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик. [8]
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
