17051 (585785), страница 19
Текст из файла (страница 19)
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В УЧЕТЕ
4.1 Обоснование введения компьютерного учета на предприятии
В ДП НДГ ЛНАУ бухгалтерский учет ведется вручную, что существенно снижает его оперативность, эффективность и действенность, а также усложняет процедуру аудита в связи с необходимостью проверять большое количество документов. Реальная организация учета дает возможность поставить его на такой уровень, которая отвечает требованиям управления в современных условиях развития экономики. В последние годы многие сельскохозяйственные предприятия принимают решения относительно образования автоматизированных систем управления. Обработка учетно-аналитической информации на базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) в своей основе является диалоговой, бухгалтер становится непосредственным участником технологического процесса автоматизированной обработки данных, а персональные ЭВМ - средством его труда.
Введение компьютеров и использование прикладного программного обеспечения может позволить значительно повысить оперативность и точность работ.
Процесс документально-информационного управление (документооборота) традиционно состоит из следующих этапов: - создание документов и их оформление;
- прием-передача документов;
- организация движения документов внутри предприятия;
- регистрация и контроль выполнения;
- сохранение документов.
Каждый из этих этапов с внедрением компьютерных технологий испытает определенные изменения. Предприятие, которое использует систему управления документами, за счет сокращения непроизводственных потерь времени может осуществлять объем услуг меньшим количеством сотрудников или увеличить объем услуг без увеличения численности персонала. Клиенты таких предприятий обслуживаются более скорее, получают полную информацию и обращаются к меньшему количеству сотрудников для ее получения.
Компьютерные технологии разрешают использовать электронный вариант картотек - базы данных. В простейшем варианте база данных - это и же картотека, только расположенная в памяти компьютера, который разрешает искать документ или группу документов за любым поисковым признаком, заложенным при регистрации: автором документу, исполнителем, темой, датой получения или складывание документа, его номером и т.п..
Одна из основных преимуществ передачи документу непосредственно из компьютера на компьютер - это возможность получить документ в том виде, в котором он был подготовлен, с включенными у него таблицами, графиками, рисунками и т.п.. Ведомости из такого документа легко могут быть включены в другие документы, а сам он может передаваться по сети внутри предприятия.
Регистрация проводится путем заполнения регистрационной карточки на экране компьютера и перенесения регистрационного номеру на сам документ в штамп с пометкой о получении документу.
Компьютерные программы документооборота автоматизируют три основных вида документооборота: офисный, общий, административный.
Офисный документооборот обслуживает рутинные офисные задачи и применяется только в рамках конкретной производственной задачи. Электронное сообщение, которое содержит инструкцию и информацию про ее статус в процессе документооборота, передается от работника к работнику соответственно порядку, определенного руководителем.
Общий документооборот имеет место, если нетипичные процессы охватывают несколько подразделов или предприятий. Разработка новой продукции, которая проходит стадии выдвижения концепции, проектирование, производства и маркетинга, служит примером общего документооборота.
Административный документооборот обслуживает процессы, в которых раньше использовались только бумажные формы документов. Как и производственный документооборот, он предназначен для обработки отчетов о затратах и регистрационных формах с меньшими административными затратами. Вместо заполнения бумажной формы, например, для получения суточных при командировке сотрудник заполняет электронную форму на компьютере и по электронной почте присылает ее в бухгалтерию.
Современная компьютерная форма бухгалтерского учета базируется на использовании персональных компьютеров и вычислительных сетей. Компоненты компьютерной формы учета, без которых невозможное ее создание на конкретном предприятии, Практическое ее применение зависит от набора технических средств и выбора организационных форм их использования, которые предусматривают следующие варианты:
- использование исключительно персональных компьютеров;
- использование одного центрального компьютера (серверу) и терминалов для введения данных;
- объединение персональных компьютеров в локальную сеть (этим обеспечивается обмен данными между разными участками бухгалтерского учета);
- объединение персональных компьютеров в локальную сеть с одним или несколько мощными компьютерами (серверами) и выход к глобальным сетям (в частности, Интернет).
Применение компьютеров разрешило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс регистрации хозяйственных операций. Бухгалтер работает на компьютере в диалоговом режиме, использует обратная связь в процессе обработки информации и получение соответствующих исходящих документов.
Компьютерная система учета оперативно отображает основные процессы, которые связанные с получением разных сведенных показателей, которые характеризуют финансово-хозяйственную деятельность предприятия. В этой учетной системе информация идет по единому каналу и используется для всех потребностей управления.
Единство информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс обеспечивается за счет одноразового введения информации. Технологический процесс обработки данных при компьютерной форме учета делится на три этапы:
- собирание и регистрация первичных данных для обработки на компьютере;
- формирование массивов учетных данных на электронных носителях: журнала хозяйственных операций, структуры синтетических и аналитических счетов, справочников аналитических объектов, постоянной информации. Одновременно осуществляется контроль процесса, обработка информации, записанной в массивах учетных данных;
- получение результатов за отчетный период по запросу пользователя или в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок из бухгалтерских счетов или отображением на экране дисплею нужной информации.
В компьютерной форме учета ключевым моментом, который формирует как вид регистров, так и последовательность учетных записей, есть алгоритм, конкретное программное обеспечение. Поэтому качество и безошибочность отчетной информации зависит от усердия и качественной реализации учетных процедур программистами.
Любую форму учета характеризуют бумажные регистры. Учетные регистры - носители данных определенной формы, построенные соответственно экономическому группированию информации об активах, капитале и обязательстве предприятия.
В основу построения регистров бухгалтерского учета при бумажных формах учета положенный принцип излишка, то есть все данные, которые могут понадобиться, по определенному принципу фиксируются в регистрах, имеют многоцелевое назначение. В них формируется информация, необходимая функциональным службам для разных целей: проведение анализа и выявление резервов, заполнение форм периодической и годовой бухгалтерской отчетности, текущего и следующего контроля, выдачи справок и т.п.. Учетные регистры однозначно характеризуют любую форму учета. Например, постоянное усовершенствование форм журналов, их модификация для больших и малых предприятий не изменили сущности журналов и формы бухгалтерского учета, построенной за их помощью. Тем не менее, в условиях применения компьютеров изменилось традиционное понимание самого понятия "регистр бухгалтерского учета". При бумажных формах бухгалтерского учета система отображения учетных данных в регистрах бухгалтерского учета объединенная с системой их обобщения и полностью от нее зависит.
Если при без компьютерном способе обработки бухгалтерских данных под регистром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенный для фиксации, накопление, систематизации, обобщение и отображение учетной информации, то в условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадия отображения учетной информации, то есть предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, есть самостоятельным процессом, который не связан со стадиями накопления, обобщение и систематизации.
Накопление, систематизация и обобщение учетной информации в условиях применения современной вычислительной техники осуществляются в автоматическом режиме. Первичная бухгалтерская информация накапливается в базы данных компьютерной системы, а обобщается и систематизируется на счетах, которые представленные отдельными каморками памяти компьютера и есть идеальными, с точки зрения теории бухгалтерского учета, носителями признаков ее группирование. Построение структуры компьютерных баз данных может быть разнообразнейший; табличный принцип, за которым строятся бумажные регистры, не является единым при построении компьютерных баз данных. Базы данных есть также иерархические, реляционные.
При применении компьютеров регистр объединяет три составных части:
1) компьютерную базу данных с определенной структурой, предназначенную для накопления и сохранения учетной информации на технических носителях;
2) переменные величины, временно созданные в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных - бухгалтерских счетов;
3) видеоиграм и машинограм, предназначенные для отображения сгруппированной и систематизированной учетной информации.
Накопление, систематизация и обобщение учетной информации осуществляются в автоматическом режиме. Первичная бухгалтерская информация накапливается в базы данных компьютерной системы, а обобщается и систематизируется на счетах.
То есть, при без компьютерном способе обработки бухгалтерских данных под регистром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенный для фиксации, накопление, систематизации, обобщение и отображение учетной информации, а в условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадия отображения учетной информации, то есть предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, есть самостоятельным процессом, не связанной со стадиями накопления, обобщение и систематизации.
Еще одной особенностью компьютерной формы учета также есть то, что она не существует без конкретной компьютерной программы. Учетные регистры разных программ похожие, но не одинаковые.
При условии детального складывания учетных записей формируется единый электронный учетный регистр - журнал хозяйственных операций, хотя большинство программ для компьютеризации бухгалтерского учета разрешают просмотр информации в виде журналов, сведений и т.п..В анализируемом предприятии рекомендуется ввести 5 – 6 компьютеров: начальнику хозяйства, главному бухгалтеру, 2- в бухгалтерию и один в экономический отдел. В качестве операционных систем использовать Windows Me / XP как наиболее простые в обращении.
4.2 Выбор оборудования и конфигурации АРМ
В ДП НДГ ЛНАУ имеется две электронно-вычислительные машины следующей конфигурации: процессор Celeron 500, жесткий диск, объемом 10 Гбайт EIDE Samsung SpinPoint. FDD 3.5 NEK FD1231H, видеокарта 8 Мбайт ATI OEM Manli, ОЗУ DIMM 32, Мбайт, Color SVGA 15 SAMSUNG 50E-Монитор, CD-ROM Drive 52x max speed SAMSUNG CD-Master 52E с автоматическим снижением скорости, активные колонки 80W Spire SPDS110. SVEN SP210-встроенный блок питания, корпус MIDDLE TOWER 250W (МодельСХ-2359 СЕ), клавиатура 104 keys WIN98 PS/2 BTS (с красными русскими символами), манипулятор-мышь 2 кн.
Рассмотрим конфигурацию системного блока подробно, которые могли бы применять в ДП НДГ ЛНАУ.
Конфигурация системного блока:
Процессор AMD K7-2000+ Athlon XP
Материнская плата Soltek SL-75DRV5
ОЗУ DDRAM 512Mb 266Mhz
НЖМД Seagate 80Gb Barracuda 4 IDE
НГМД 3,5'71.44МЬ
CD-ROM Drive NEC CDD-RW 7800 IDE
Прежде всего базовая платформа системного блока выбрана на процессоре К 7 фирмы Advanced Micro Devices семейства Athlon с тактовой частотой 1667 MHz.
На сегодняшний день в компьютерной индустрии существуют процессоры двух фирм-разработчиков заслуживающих особого внимания это Intel Corp. и Advanced Micro Devices Inc. (AMD). По скоростным характеристикам процессоры этих фирм практически не уступают друг другу - около 5% в пользу AMD. Однако в плане цены разница между платформами Intel® Pentium 4® и AMD K7 Athlon с одинаковой тактовой частотой достаточно «чувствительна» для частного пользователя и составляет около 15-20% и не в пользу Intel.
Материнская плата Soltek SL-75DRV5 обладает весьма хорошими скоростными характеристиками при невысокой стоимости. Эта плата использует тип памяти DDRAM, внутренняя частота шины памяти до 300 MHz, встроенный контроллер IDE шины имеет два разъема для подключения 4-х устройств IDE (в общей сложности) и поддерживает стандарт АТА 133, поддерживает все современные процессоры семейства AMD K7 вплоть до модели 2100+. Таким образом, дальнейшую модернизацию АРМ можно провести путем замены только центрального процессора на более быстрый и современный.
Выбор оперативной памяти типа DDRAM тоже имеет под собой достаточно веские основания - увеличение общей производительности ПК на 13-15% по сравнению с ПК с памятью типа SD-RAM. Что касается ОЗУ типа RIMM, то она используется только на платформе Intel® Pentium 4® и, как показывает практика, не оправдывает надежд по увеличению общей производительности ПК.
В свою очередь это самая дорогая на сегодняшний день память, а в силу того, что она не получила широкого распространения, цены на нее снизятся еще не скоро.
Поскольку скорость обмена информацией с жестким диском (НЖМД) нам очень важна, а цена быстрых моделей НЖМД всегда была несколько выше остальных, выберем НЖМД со скоростью вращения шпинделя 7200 об./мин. (Seagate 80Gb Barracuda 4 IDE).
Не будем заострять особого внимания на устройствах управления АРМ -клавиатуре и манипуляторе «мышь», поскольку удобство данных устройств подбирается индивидуально. Однако необходимо отметить, что оптические и беспроводные манипуляторы наиболее практичны с точки зрения долговечности и обслуживания.
4.3 Выбор программ, обеспечения
Система «1С — Бухгалтерия» является универсальной бухгалтерской программой.
Основные особенности этой программы:
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
