16558 (585679), страница 9
Текст из файла (страница 9)
2002-2006 гг.), т.к преследует, в основном, только учетную цель; недостаточно сервиса поиска, выборок по условию, нет программного сохранения и восстановления информации, ограничены функции печати.
и современные программные модули с расширенным сервисом для пользователя, формированием различных отчетов по тематике программного комплекса и возможностью страхового копирования формируемых БД.
Структурная схема программное обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений Тамбовской области приведена в приложении 1.
Тематические базы данных и каталогов архивных учреждений Тамбовской области приведены в приложении 2.
Если рассмотреть имеющееся программное обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений, то наибольший удельный вес имеет:
1. Раздел Создание информационно-поисковых систем (НСА). Значительная часть этих программ предназначена для создания наиболее востребованных тематических БД информационно-поискового направления - это учетные задачи и созданные на их основе порядка 50 различных БД - различные тематические именные каталоги, картотеки решений партийных и исполнительных органов власти, учет и ведение дел и учетных карточек членов КПСС, каталоги по истории госучреждений и "Указатель фабрик и заводов"; программы по переработка описей; межфондовые указатели и другие.
Этот блок программных средств необходимо пополнить новыми разработками:
1. Программа "АТДСО - Административно-территориальное деление Тамбовской области" - предназначена для ведения тематической базы данных по событиям, связанным с административными единицами Тамбовской области.
В данной программе реализованы следующие возможности:
Формирование и редактирование справочников: административного деления Тамбовской области и указателей, формирующих список указателей при печати книги.
Ведение базы данных: внесение новых записей, редактирование и удаление существующих, сохранение резервной копии базы данных, а также ее восстановление.
Поиск необходимых записей по ключевым полям: административной единице, году в котором происходили события.
Печать книги: вывод базы данных в формат MS-Word, с заданной структурой текста, автоматическим формированием оглавления, сносок и списка указателей.
Ведение справочника пользователей и разграничение их прав на доступ к различным компонентам программы.
2. Программа "НСА" - научно справочный аппарат - предназначена для проведения комплекса работ по составлению научно-справочного аппарата, который включает в себя переработку и усовершенствование описей, составление межфондовых указателей, каталогов, перечней дел, списков фондов государственного архива.
В программе реализованы такие возможности:
Формирование и редактирование фондов, описей дел с привязкой к фондам.
Переработка описей (изменение систематизации дел по заданному правилу).
Составление необходимого научно-справочного аппарата к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, предметный, именной, географический и тематический указатели, переводная таблица шифров).
Формирование итоговой записи к описи.
Формирование описи особо ценных дел и описи уникальных дел.
Составление межфондовых указателей, каталогов и перечней дел, по заданному ключу.
Вся отчетность формируется в формате документов Excel на основании шаблонов.
Ведение справочника пользователей, разграничение их прав на доступ к программе.
По разделу Учет использования документов АФ РФ можно привести такие разработки как "Картотека тематики исследований", регистрация, учет и исполнение социальных запросов, "Стол справок".
В этой группе задач есть разработки еще 1997 года, из 8-и три - даже не были отмечены в годовых отчетах как используемые. В этой группе задач требуются новые разработки.
3. Раздел Обеспечение сохранности документов и Государственный учет документов АФ РФ. По этому направлению продолжается работа по внедрению ПК "Архивный фонд" во всех государственных и муниципальных архивных учреждениях Тамбовской области.
Необходимо создание нового программного комплекса "ОСД - обеспечение сохранности документов" - предназначенного для выполнения работ по обеспечению сохранности документов в области выдачи - раскладки дел, топографии, проверки наличия и состояния дел, розыска дел, учёта физического состояния дел.
Программа обеспечения сохранности документов позволит реализовать следующие возможности:
Формирование и редактирование фондов, описей дел с привязкой к фондам.
Формирование и редактирование хранилищ, стеллажей, полок, привязка дел к полкам.
Ведение журнала выдачи - раскладки дел.
Составление топографических указателей фондов, стеллажей, хранилищ.
Формирование паспорта архивохранилища.
Составление перечней дел по заданным ключам.
Вся отчетность формируется в формате документов Excel на основании шаблонов.
Ведение справочника пользователей, разграничение их прав на доступ к программе.
Эта программа вместе с ПК "НСА" ("Архивные справочники") работают на общей базе данных, и во многом повторяют цели и задачи, поставленные AF3, но, являясь современными разработками, хорошо адаптированы в операционных системах MS Windows 2000/XP, легче в практической работе. Обе программы поставлены по алгоритму ГАСО, эти программы необходимы для использования всем архивным учреждениям области.
4. Раздел автоматизации учета документов архивного фонда архивных учреждений Тамбовской области пока укомплектован небольшим количеством программных комплексов, из которых три - разработки 1996-1998 годов. По этому разделу необходимо реализовать программу автоматизации учета документов архивного фонда "АРХИВНОЕ ДЕЛО".
Данная программа предназначена для обеспечения безопасного хранения, оперативного доступа и обеспечивает эффективную работу с архивными документами.
"АРХИВНОЕ ДЕЛО" - это тиражируемый, "коробочный" продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.
Данная программа предоставляет:
Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.
Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.
Учет различных видов документов.
Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).
Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.
Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.
Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.
5. Раздел Организация деятельности архивного учреждения для автоматизации учета и анализа деятельности архивной службы области, формирования отчетности в Федеральное архивное агентство.
В рамках этого раздела необходимо реализовать программу " УПП - Учет плановых показателей архива", которая предназначена для автоматизации процесса учета плановых показателей работы архивных учреждений области.
Программа позволяет реализовать следующие возможности:
Формирование и редактирование справочников: округов-архивов, плановых показателей, показателей статформ.
Ведение базы данных: внесение новых записей, редактирование и удаление существующих, сохранение резервной копии базы данных, а также ее восстановление.
Выбор информации по множеству параметров: архивы, показатели, год, периоды - для дальнейшего анализа и сравнения, с возможностью экспорта в Excel.
Печать статформ, сформированных по утвержденному шаблону, с занесением данных на основании справочников.
Ведение справочника пользователей и разграничение их прав на доступ к различным компонентам программы.
3.3 Автоматизация учета документов архивного отдела администрации Тамбовского района
Раздел автоматизации учета документов архивного фонда архивных учреждений Тамбовской области в настоящее время укомплектован небольшим количеством программных комплексов, из которых три - разработки 1996-1999 годов. По этому разделу в целях автоматизация учета документов архивного отдела администрации Тамбовского района предлагаю реализовать программу автоматизации учета документов архивного фонда "АРХИВНОЕ ДЕЛО".
Данная программа предназначена для обеспечения безопасного хранения, оперативного доступа и обеспечивает эффективную работу с архивными документами.
Данная программа предоставляет:
Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.
Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.
Учет различных видов документов.
Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).
Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.
Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.
Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.
Система "Архивное дело" заняла первое место в конкурсе ИТ-решений "Продукт года - 2006" на выставке Softool-2006. Система "Архивное дело":
Полное соответствие требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий (рисунок 1).
Удобный интерфейс.
Архив электронных документов.
Web-доступ.
Поточное сканирование.
Рис.1.
Особенности Системы "Архивное дело":
Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.
Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.
Учет различных видов документов.
Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).
Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.
Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.
Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.
В настоящее время ЭОС, по заказу Росархива, разрабатывает новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов (система "АРХИВНЫЙ ФОНД"), в т.ч. для автоматизации приема дел на хранение от организаций и предприятий. Соответствующие требования учитываются в системе "АРХИВНОЕ ДЕЛО". Таким образом, организации, которые будут её использовать, получат средства, упрощающие процедуру передачи дел на хранение в государственные и муниципальные архивы (рисунок 2).
Основные функции системы "Архивное дело"
Поддержка деятельности служб ДОУ организации:
Составление номенклатуры дел
Оперативное хранение дел.
Подготовка дел для передачи на архивное хранение.
Поддержка деятельности архива организации:
Рис.2.
Ввод документов в систему
Регистрация дел и документов - создание архивных регистрационных карточек (АРК) дел и документов.
Приём исполненных документов из системы "ДЕЛО" или любой другой системы автоматизации делопроизводства для формирования и оформления дел.
Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление дел (единиц архивного хранения).
Возможность настраивать систему классификации дел и документов в архиве.
Возможность работы с электронными образами (файлами) документов.
Использование технологии поточного сканирования документов для перевода бумажного архивного фонда в электронный вид, поддерживаемый системой.
Топографирование хранилища документального архивного фонда.
Автоматизированная подготовка номенклатуры дел
Создание номенклатурных заголовков дел в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда.
Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел. Поддерживается возможность систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного (рисунок 3).
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
