16540 (567965), страница 4

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 4)

Правильное формирование дел способствует:

- оперативному поиску необходимых документов;

- обеспечивает их сохранность;

- устанавливает порядок в организации делопроизводства.

При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

- в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

- в дело формируются, как правило, документы одного года;

- в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;

- документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности т. е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;

- протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;

- приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

- документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

- документы с грифом ограничения доступа "Конфиденциально", "Коммерческая тайна", "Для служебного пользования" формируют отдельно от остальных документов предприятия;

- переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией;

- если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком "Документы по различным вопросам за 2005 г." и составляют внутреннюю опись дела. 2. На обложке дела указывается:

- наименование организации;

- структурное подразделение;

- номер дела по номенклатуре;

- заголовок дела;

- год заведения;

- срок хранения.[5, 113c]

Заключение

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в п. 2 ст. 11 указывает:

«В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны.

Комплект документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;

- объемом и характером компетенции учреждения;

- объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами. В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006-2007 годы Государственным учреждением ВНИИДАД подготовлен национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Список литературы

1. Березина Н.М. «Современное делопроизводство» - СПб., 2008 - 224 с.

2. Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» - СПб.: Питер, 2007 - 311 с.

3. Борискин В.В. «Официальное делопроизводство» - Москва: Омега, 2008 - 191 с.

4. Корнеев И.К. «Делопроизводство» - Москва: Проспект, 2007 - 547 с.

5. Стенюков М.В. «Делопроизводство» - Москва: ЮНИТИ, 2007 - 144 с.

Характеристики

Список файлов ответов (шпаргалок)