GOST2.501-88 Правила учета и хранения (563662), страница 2
Текст из файла (страница 2)
1) архивные; 2) контрольные; 3) рабочие. 1,3. Архивные копии отражают состояние конструкции или технологии изделия в периоды утверждения их заказчиком, передачи подлинников предприятиям.изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т. и. В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают, их хранят отдель но от других копий. На видном месте папки (альбома) н на лицевой стороне кюкдой архивной копии ставят штамп „АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР".
Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии. Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов. 1.4. Контрольные копии служат для справок или сверки документации, хранят их отдельно от других копий и абонентам не выдают. На лицевой стороне каждого листа контрольных копиЯ на видном месте ставят штамп „КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе) .
1.5. На лицевой стороне каждого листа копиЯ документов, вьщеленных Государственной приемке для контроля производства и приемки изделиЯ, на видном месте ставят штамп „ЭКЗЕМПЛЯР ГОСПРИЕМКИ". 1.6, Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним н внешним абонентам производят по карточкам учета документов формы 2, 2а в соответствии с приложением 3. Выдачу и учет возврата копий внутренним абонентам могут производить по абонентским карточкам формы 3, За в соответствии с приложением 3.
1.7. Копии документов хранят как россыпью (полистно), так н вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы. Прн хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4 Колин, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или АЗ в соответствии с приложением 1. 1.8. Копии консэрукторских документов на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия илн в пределах рационально выбранных составных частей изделия. 1.9.
Копии конструкторских документов на изделия укладывают в папки (альбомы) в следующей последовательности: 1) спецификация изделия; 2) документы основного комплекта иэделия (в порядке записи их в спецификации); 3) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений) . Документы основно.
го комплекта составных частей изделия помешают после спецификации а порядке их записи в спецификации; сд 0 гост 2 501-аа 4) чертежи деталей, записанньш а спецификации основного изделия,н всех его составных частей (в порядке возрастании обозначений) . Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи нх в спецификации) . 1.10.
Комплект копий технологических документов уклацывают в папки или брошюруют а альбомы, при этом в одну папку (альбом) помешают асс технологические документы, разработанные иа одно иэделие нли несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия. При необходимости, в одну папку (альбом) допускается помещатьтехнологические документы по отдельным методам обработки н сборки изделия. 1.11.
В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4. 1.12. При большом количестве документов их разделяют на части н укладывают в несколько папок (альбомоа), На этикетках папок (альбомов) или иа их облохсках указывают номер данной части, общее количество частей и помер экземпляра папки (альбома) . 1.13. Лоцускается а каждой папке (апьбомс) предусматривать опись, в которой псречисз!яют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы 1.14. Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники докумеи.
тов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют зкземш!яр копий соответсгвуюших документов. На лицевой стороне кюкдого листа копий (при хранении их рассыпаю) нли на видном месте папки (альбома) ставят штамп, ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" или „ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА".
1.15. На копиях покументов, об изменениях которых после высылки абонентов ие извещают, ставят штамп „ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООЬВ(АЕТСЯ". !.1б, В запросах о высылке документации от других предприятий указывюот, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извешений об измененивх или нет. 1.17. Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекрыцения производсша изделий, а также копии документов, аннулированных или заменениых в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий. 2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИИ ДОКУМЕНТОВ ДРУГИХ ПРЕДПРИЯТИИ 2.1. Копии документов, поступивших от других предлриятнй, хранят уложенны- ми и папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждому предприятию, кото- рым они были изданы или отдельно по каждому издепшо.
Допускается копии хранить россыпью (полистно) сложенными иа формат А4 или А3. 2.2. В кэждой папке (альбоме) должна быль опись, в которой перечислюот, в пос- ледовательности их расположения, все находящиеся в ней докумеяты. 2.3. Копии регистрируют в отдельной инвентаряой кнш е. На каждую регистрируе- мую копию (нли комплект копии) наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрацнк. Указанный штамп л палках (альбомах) ставят на внпиом месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки. На копиях, храняпвшся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем уг- лу кюкпого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на фор- мат А4, 2 4.
Копни учитывают в карточках учета по формам 2, 2а, 2б, 2в в соответствии с прило1хением 3. Кошез~ дру~зьч пр гнятий хранят в порядке возрасшния обозначений по каждому коду предприятия. В случае прекращения применяемости учтенных копий на данном препдр"я тин держателя подлинников ставят в известность для снатия нх с учета.
Форма 2б ттартвака у мта ловуммвов (ллвамтв сторона вторых в постмвуыщвх лвсиов) ст 1 Форма 2а Карасева уюста довувеатоа (оборотвеи старова втормх в воследуювтях листов) С (й ГОСТ 2.бо(-ВВ П р и м с ч а н н е. В карточке учета документов указывают: 1) в графе „Вид документа" формы 2 — вид документа (подлиннкк, дубликат нли копия), который принят на учат, 2) в графе „Рэзовые ныдачи" формы 2а — абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом „ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБШАЕТСЯ". ЛРИПОЖЕНИЕ 4 Рекомехдусчое ОБРАЗНЫ ШТАМПОВ ПО УЧЕТУ И ОБРА(ЯЕНИШ ДОКУМЕНТОВ 1.
Штампы предназначаются для упрощения нанесения н достюхения однотипности изображения надписей и указаний, производимых в документах в процессе их обращения, а также н извешениях и в документах учета. 2. Штамп„ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ йг...,...г." с указанием поряцкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники 3. Штамп „АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН„, извещ.
Пг... от ... г." ставят (с указанием номера, даты выпуска извещения и подписи) на аннулированных ло извещениям подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. При отсутствии замены ставят прочерк. 4. Штамп „ПРИ НОВОМ КОНСТРУИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕН ПРИМЕНЯТЬ... " ставят на основании соответствующих извещений на подлинниках, дубликатах и копиях, ко~орые нельзя нспопьзовать во вновь разрабатываемых издс. лиях, а также нэ карточках учета.
5. Штамп „ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА" ставят на документах при отсутствии подлинников этих документов. 6. Штамп „ЭКЗ. Яг... " ставят (с указанием номера экземпляра) иа папках (альбомах) копий и иа отдельных копнах. 7, Штамп „ИНВ, йе..., ЭКЗ. Ве..., ... г." сгават (с указанием инвентарного номера, номера экземплнра и даты регистрации) на папках (альбомах) и отделыпах копиях документов других предпркатий. Допускается также использовать этот штэмл (без указания номера экземпляра) лрн регистрации образцов длв типографских изданий и других документов, хранящихся на правах подлинников. 8. Штампы „КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" и „АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят соответственно ив контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий.
Штамп „КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят также на контрольных экземплярах иэвешеша и приложений к ним. 9. Штампы „ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" и „ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА" ставят соответственно иа копиях конструкторских и технологических документов, выдаваемых для текущей работы подразцеленню, выпустившему подлинники или ведущему иаблюдекие за изготовлением иэделий в гйэоизводстве.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
