Методичка MS Access (538737), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

1.2.2. Ключ таблицы.

Ключ представляет собой одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись таблицы. Ключ записи служит нескольким целям. Если сортировка записей таблицы не задана, то записи упорядочиваются по значению ключа. Кроме того, ключи используются при определении взаимосвязи таблиц, с помощью которых устанавливается соответствие между записями нескольких таблиц. В Ассе§8 имеется функция "Счетчик", которая присваивает уникальный номер каждой созданной записи. Эта функция является наиболее удобной для организации ключевых полей.

1.3. Использование конструктора для расширения БД.

Конструктор таблиц может быть использован для создания новой таблицы. Для того чтобы добавить новые поля в существующей таблице с помощью конструктора, вызываем окно "Создание новой таблицы". Для дополнения новых полей инициируем таблицу, подлежащую расширению.

1.4. Связывание вновь разработанной таблицы с БД.

При дополнении БД новой таблицей, необходимо выяснить, как она будет взаимодействовать с другими таблицами, и установить соответствующую связь между таблицами, записи которых логически связаны. Поля связанных таблиц можно включить в одну форму, запрос, отчет. Существует два способа связывания данных таблиц:

• с помощью полей подстановки;

• визуальным определением в окне "Схема данных".

В последнем случае связи носят постоянный характер и обеспечивает правильное взаимодействие таблиц.

Access создает реляционные базы данных, которые позволяют объединить данные из разных таблиц.

Создав таблицы и определив их ключевые поля, можно задать связи и на их основе извлекать данные из нескольких таблиц и помещать их в одну форму, запрос, отчет. Такое же объединение может быть представлено с помощью подтаблицы.

Между двумя таблицами можно установить два типа отношений: один-к-одному или один-ко-многим. Наиболее распространенным отношением является один-ко-многим, когда одной таблице (главная таблица) соответствует несколько записей другой таблицы (связанная таблица, подтаблица). Одна и та же таблица может в одной связи быть главной, а в другой - подтаблицей. Отношение один-к-одному встречается в том случае, когда ограничивается доступ части пользователей к некоторым полям данной таблицы.

1.4.1. Установление связей между таблицами.

Наиболее удобно пользоваться визуальным методом для создания, удаления и изменения связей "схемой данных". С её помощью можно создать как простые, так и сложные взаимосвязи. Окно "Схема данных" позволяет создать поля с разными именами и видеть общую картину отношений между таблицами.

Последовательность установления отношений между таблицами.

1. Разместить таблицу в окне "Схема данных".

2. Добавить вновь созданную таблицу.

3. Установить ключевые поля таблицы, по которым будет устанавливаться связь.

4. Определить главную таблицу и подтаблицу.

5. С помощью мыши провести связывающую линию между ключевыми полями
таблицы, начиная движение от ключевого поля к главной таблице.

2. Практическая часть.

2.1. С помощью "Мастера" создать таблицу и определить имена полей в соответствие
с заданной таблицей 1. Первое поле таблицы переименовать на "Имя таблицы".

2.2. Открыть созданную таблицу в режиме конструктора и добавить три поля:
А - для хранения чисел;

Б-МЕМО;

В - текстовое;

2.3. Открыть "Схему данных" и установить связь с таблицей варианта. Заполнить
несколько записей первого поля таблицы.

Варианты задания.

Отчет должен содержать:

1. Титульный лист

2. Тему и цель лабораторной работы

3. Теоретическую часть

4. Индивидуальное задание, соответствующее номеру варианта.

5. Последовательность выполнения задания.

6. Результаты выполнения работы.

Контрольные вопросы.

1. С какой целью модернизируют базу данных?

2. Как создаются таблицы в режиме мастера создания таблиц?

3. Какие возможности имеет режим конструктора? Сравнить режим конструктора с режимом мастера.

4. Что такое ключ и для чего он используется?

5. Схема данных, связь таблиц. Какие связи между таблицами бывают?

Лабораторная работа № 3.

Построение запросов к базе данных.

Цель работы: Ознакомление с методами формирования запросов с использованием мастера запросов, конструктора для сортировки, объединения отображе2ния данных.

1. Теоретическая часть.

Запрос – это вопрос, который вы формулируете для таблицы или таблиц БД, т.е. пользователь формулирует некоторые условия, а Access извлекает соответствующие данные из таблиц. Таким образом, запросы позволяют ограничить диапазон просмотра данных, извлекая при этом поля из одной или нескольких таблиц. Запросы можно сохранять и использовать многократно. Например, нужно узнать, сколько продавцов компании достигли определенного уровня продаж.

Microsoft Access предлагает ряд инструментов, которые позволяют получить ответы на поставленные перед БД вопросы.

Существует два способа создания запросов:

- с помощью мастера

- с помощью конструктора.

Мастер запросов выполняет пошаговую процедуру построения запросов, задавая серию вопросов и предлагая варианты ответов.

Режим конструктора позволяет не только создать запрос, но и модифицировать уже существующий. Открыв запрос в режиме конструктора, можно добавлять поля, задавать условия отбора, устанавливать параметры, определять порядок сортировки и обобщать информацию.

1. Создание запроса с помощью мастера.

Самый легкий путь создания запроса — воспользоваться мастером создания простых запросов, позволяющим выбрать поля таблицы (таблиц), которые вы хотите включить в запрос. Простой запрос полезен тогда, когда вы хотите избавиться от лишних полей, но при этом желаете видеть каждую запись в таблице базы данных. Мастер создания простых запросов поможет вам создать запрос на выборку. Он используется для отбора определенных данных из таблицы или таблиц, а также может выполнить некоторые простые вычисления, основываясь на результатах отбора (такие как подсчет количества значений или нахождение среднего значения).
Чтобы создать запрос на выборку с помощью Мастера создания простых запросов, выполните следующее:
1. Откройте в приложении Access базу данных, с которой собираетесь работать, и щелкните на кнопке Запросы с левой стороны окна базы данных.
2. Дважды щелкните на ярлыке Создание запроса с помощью мастера. Появится первое диалоговое окно мастера создания простых запросов.
З. Из раскрывающегося списка Таблицы и Запросы выберите таблицу, поля которой собираетесь включить в запрос.
4. Щелкните на имени поля в списке доступные поля, затем щелкните на кнопке со значком “>“, чтобы переместить поле в список Выбранные поля. Добавьте остальные необходимые поля или переместите их все за один раз, щелкнув на кнопке со значком

5. Если необходимо, выберите другую таблицу (или запрос) из раскрывающегося списка Таблицы и Запросы и добавьте некоторые из ее полей в список Выбранные поля (эта возможность позволяет собирать в запросе данные из нескольких таблиц). Когда закончите добавлять поля, щелкните на кнопке далее.

б. В следующем окне мастера задайте тип генерируемого запроса, оставив выбранной заданную по умолчанию опцию подробный (вывод каждого поля каждой записи). Щелкните на кнопке далее.
7. В следующем окне мастера введите имя запроса. Затем щелкните на кнопке Готово, чтобы увидеть результаты запроса.

1.2 Модификация запроса в режиме конструктора.

Хотя мастер простых запросов облегчает процесс создания запроса, основанного на одной таблице, построение более сложных запросов лучше выполнять в режиме конструктора запросов.
Режим конструктора запросов предоставляет для работы две области. Панель таблиц отображает таблицы, которые используются для данного запроса. Нижняя же панель, называемая бланком запроса, позволяет вам определить список полей в запросе, а также задать условия отбора для фильтрации данных и сортировку результатов, которые будут получены в результате выполнения запроса.
Режим конструктора предназначен для создания новых и редактирования существующих запросов, вроде создаваемого ранее простого запроса. В режиме конструктора запросов можно изменить состав полей, используемых в запросе, а также изменить действия, которые будут выполняться над полями при запуске запроса.

Характеристики

Список файлов книги