Шейкина С. ДИПЛОМ (1220088), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Еще один способ – обратиться в специализированные компании, у которых есть большой багаж наработок по интересующей теме [62, с. 65]. Покупка идеи поможет сэкономить время компании.

Кроме того, можно заимствовать идеи у конкурентов. Стоит проанализировать то, как поступают конкуренты в схожей ситуации. Также здесь применимы различные исследования. Исследовать можно и нужно не только свой рынок, но и рынок в других сферах, а также более крупный - региональный, государственный и мировой.

Нужно отметить, что сторонние идеи стоит подвергать столь же скрупулезной оценке, что и собственные. Парадоксальным образом к чужим идеям относятся менее критично, чем к собственным [62, с. 66].

После определения идеи мероприятия необходимо приступать к длительному и сложному этапу – планированию мероприятия.

1. Этап планирования мероприятия – производственная функция маркетинга. Формулирование концепции мероприятия – важная составляющая этапа планирования. Концепция – это документ, который описывает видение будущего мероприятия. Определяя тему, нужно помнить об идее, которую необходимо передать аудитории. Тема должна быть самостоятельно интересной, но она не должна отрываться от главной идеи мероприятия [62, с. 69]. Сюжет мероприятия должен содержать: завязку, развитие, которое доходит до кульминации и развязку.

В концепции мероприятия необходимо уделить достаточно внимания созданию атмосферы мероприятия. Это тот образ, то общее впечатление, которое отметят и запомнят участники [62, с. 81]. Здесь необходимо использовать «правило пяти чувств» (табл. 1.3).

При разработке концепции необходимо учитывать ряд ограничений, накладываемых реальностью:

1. Общая выполнимость проекта.

2. Соответствие ограничениям бюджета. Самое существенное ограничение, от которого зависит и масштаб мероприятия, и его статус. При подготовке мероприятия необходимо использовать предварительное инвестирование в проект [62, с. 119]. Не стоит превышать расходы первоначального бюджета, так как одобрение нового бюджета потребует дополнительного времени и не всегда увенчается успехом.

3. Персонал. Специфика рынка услуг (а особенно event-услуг) состоит в том, что очень многое зависит от персонала. Мероприятия делают люди. То есть фактически персонал — это принципиально ключевой и важный элемент мероприятия [62, с. 171]. Следует среди менеджеров в компании выделить ответственного полностью за проект и тех менеджеров, которые отвечают за конкретные функциональные части мероприятия.

Таблица 1.3

Воздействие элементов мероприятия на органы чувств

Воздействие	Использование	Примеры
Зрение	Интенсивность освещения	деловая атмосфера – достаточное освещение; неформальное общение – приглушенный свет; торжественное мероприятие, презентация – яркий, агрессивный свет
	Визуальная поддержка, шоу	экран с фильмом или клипом об организации; лазерное шоу
	Указатели	схема залов
	Цветовое оформление залов	фирменные цвета
	Логотип	баннер позади президиума
	участники	бэдж
Слух	Звук, акустика	громкость звука в разные моменты
	Музыкальное сопровождение	классическая музыка – запоминание информации; ритмичная – движение;
	Фон	негромкая музыка – джаз
	Сигналы	звуки, привлекающие внимание
Осязание	Текстура, соответствие имиджу	скатерть; приглашение;
	Овеществление услуг	сертификат; фирменный сувенир;
Обоняние	Ассоциации	запах мяты, свежезаваренного кофе – для деловых мероприятий
Вкус	Меню	соответствие цели и аудитории мероприятия

Источник: Шумович, А.В. Великолепные мероприятия: технологии и практика event-management [Текст] / А.В. Шумович. – Москва: Манн, Иванов и Фербер, 2008. – С. 81 – 91.

В любом случае организационная команда будет представлять собой своеобразную иерархию, где на вершине пирамиды находятся более квалифицированные и высокооплачиваемые специалисты, а внизу пирамиды — низкооплачиваемые работники. Чтобы сократить издержки на организацию проекта, следует техническую, механическую работу по возможности делегировать на более низкий (дешевый) уровень. Более дорогие специалисты должны сосредоточиться на управлении, креативной разработке (рис. 1.1.).

Рис.1.1. Рациональное распределение времени [62, с. 184].

В ходе подготовки мероприятия для выполнения простых работ может потребоваться временный персонал. Временный персонал может:

- регистрировать участников;

- упаковывать корреспонденцию (в том числе приглашения);

- упаковывать и оформлять сувениры;

- отправлять факсы, письма;

- обзванивать аудиторию по телефону;

- выполнять функции промо-персонала, массовки.

Временному персоналу необходим тренинг. Не следует учить его философии компании, отношению к труду, местным обычаям и всему, что называется корпоративной культурой. Можно и нужно учить только тому, что понадобится. Например:

- улыбаться клиенту;

- выучить сценарий разговора с клиентом;

- правильно отвечать на стандартные вопросы;

- усвоить кодекс поведения [62, с. 191].

Координировать и контролировать работу с временным персоналом должен основной сотрудник фирмы. Именно он несет всю ответственность за то, какие ошибки может совершить временный персонал.

4. Правильный расчет времени. Первое условие – необходимо учитывать время года, день недели, время дня. В зависимости от времени года нужно учитывать вероятность плохой погоды и то, как повлияет на посещаемость мероприятия спад или пик деловой активности в отрасли. Для иногородних участников оптимально проводить мероприятие в понедельник или пятницу: тогда они смогут захватить еще выходные для реализации своих личных планов. В середине недели мероприятие скорее привлечет только местных участников. Если мероприятие назначено на начало дня, участники будут иметь возможность закончить все дела на работе накануне. Если мероприятие назначено на вечер, срочные дела в течение дня могут изменить планы участников [62, с. 92]. Но с другой стороны, у общества существуют стереотипы относительно времени проведения различных мероприятий, с которыми тоже надо считаться (табл. 1.4.).

Таблица 1.4

Временные стереотипы

Источник: Назимко, А.Е. Событийный маркетинг: руководство для заказчиков и исполнителей [Текст] / А.Е. Назимко. – Москва: Вершина, 2010. – С. 70 – 71.

Специфически формируются и культурные стереотипы, связанные с распределением событий в течение недели. Чем ближе к ее началу, тем более тяготеет событие к официальному стилю, по мере приближения к уикенду оно становится более неформальным. Конец недели – пятница или суббота – лучшее время для проведения корпоративных вечеринок и подведения итогов работы за большие периоды [38, с. 71]. В любом случае, при планировании времени очень важно учитывать предпочтения аудитории мероприятия.

Второе условие – необходимость составление временных планов с расчетом что, чем больше времени до мероприятия, тем более крупные временные отрезки. В типичном случае, если подготовка мероприятия начинается за несколько месяцев, понадобятся три плана:

- общий план работ - понедельный или помесячный;

- план заключительного этапа: в последние несколько дней перед мероприятием, когда подходят все дэдлайны (окончательные, крайние сроки), соединение всех временных компонентов должно быть филигранным;

- сценарий самого мероприятия. Будет вполне правильно, если он будет поминутным. Здесь также следует учесть, что человек не может быть сосредоточен постоянно, необходимы перерывы. Поэтому, если мероприятие длится более двух часов, предусмотрительно делать перерывы [62, с. 98]. Нормальное расписание предполагает форму 3:1, время работы и время отдыха соответственно [62, с. 107].

5. Партнеры, поставщики подрядчики. В ходе подготовки мероприятия понадобится помощь множества различных поставщиков и партнеров:

- услуги по организации мероприятий (специализированные event-компании, PR-агентства, рекламные агентства, тренинговые компании);

- услуги по маркетинговой поддержке предприятия (СМИ, информационные агентства, информационные порталы, новостные агентства, производители сувениров);

- поставщики услуг в месте проведения (гостиницы и конференц-центры, выставочные центры, концертные залы, кейтеринговые компании, поставщики алкоголя, поставщики мультимедиа-оборудования);

- поставщики дополнительных услуг (шоу-агентства, модельные агентства, прокатные агентства, курьерские службы, цветочные салоны, печатные салоны, издательства, транспортные компании, актеры, шоу-труппы).

В данном разделе планирования перед тем, как обращаться к подрядчикам, предпочтительнее составить список необходимого (что есть, что необходимо приобрести), затем составить базу потенциальных подрядчиков для выполнения работы. В зависимости от параметров, заложенных в смету мероприятия, определить, сколько денег выделить на данный пункт. Разослать подрядчикам ценовой запрос на предоставление услуг. После получения отклика от подрядчиков следует рассмотреть и выбрать нескольких поставщиков, поговорить с ними подробнее. Только после этого можно обсудить окончательные условия, стоимость услуг, заключить договор и начать работать [62, с. 135].

Работа с прессой зависит от формата мероприятия. Главное, пренебрегать прессой нельзя, СМИ – статус предприятия [62, с. 97].

6. Место проведения мероприятия. Оно уже само по себе многое скажет участникам. Фешенебельная гостиница или конференц-центр будут означать заявку на серьезное деловое мероприятие. Необычное место даст основание предположить, что готовящееся мероприятие будет экстравагантным [62, с. 160].

От выбора места зависит посещаемость, то есть насколько популярным будет мероприятие. При выборе места проведения в первую очередь нужно оценить необходимую вместимость зала или площадки. Минимальное значение - 1,5 кв.м на человека. При бронировании зала следует указать особые требования к месту проведения. В первую очередь необходимо узнать:

- о наличии охраны и парковки;

- о возможности доставки участников к месту проведения мероприятия;

- о пропускной способности зала на вход и выход;

- о доступности зала (насколько сложна планировка здания);

- о легкости передвижения по помещению, пропускная или свободная система доступа в него;

- о наличии дополнительного сервиса у выбранной площадки;

- об услугах кейтеринга или ресторана для организации питания [62, с. 172]. Менеджер, отвечающий за мероприятие, обязательно, без всяких исключений, должен лично посмотреть зал, приехав на место.

III. Следующий этап – оценка рисков. Организатор обязан предусмотреть все возможные неблагоприятные ситуации и подготовиться к их решению самым профессиональным способом [62, с. 198].

Следует принять закон Мерфи: «Если неприятность может случиться - она обязательно случится. Если может случиться несколько неприятностей - они случатся в самой неблагоприятной последовательности». До начала мероприятия необходимо просчитать все возможные негативные варианты развития событий и придумать их решения (табл. 1.5)

Таблица 1.5

Пути решений возможных проблем

Источник: Шумович, А.В. Великолепные мероприятия: технологии и практика event-management [Текст] / А.В. Шумович. – Москва: Манн, Иванов и Фербер, 2008. – С. 201.

Неправильный выбор подрядчиков – один из главных рисков. На этапе планирования необходимо наиболее тщательнее подходить к выбору поставщиков. При малейшем сомнении в правильности выбора, стоит прислушаться к сомнениям и отказаться от сотрудничества. Риски с поставщиками также связаны с объемом заказа, то есть лишние позиции в счетах. Это связано с недобросовестностью уже выбранного подрядчика. Назначение ответственного (в том числе материально) за учет инвентаря, предотвратит риски, связанные с кражами.

В некоторых случаях мероприятия бывают связаны с риском для имущества или здоровья участников. Чтобы избежать возможных осложнений, стоит застраховать мероприятие или какую-то его часть [62, с. 211].

IV. Этап продвижения, как функции маркетинга, непосредственно связан с той аудиторией, для которой организуется мероприятие. Правильное понимание мотивов участия в мероприятии покажет правильное направление действий и ориентиры для убеждения потенциальных участников [62, с. 219]. Стоит учитывать, что потенциальная аудитория мероприятия неоднородна. То есть различные субаудитории (продавцы, покупатели, регулирующие организации, журналисты) имеют свою цель и мотивацию участия в мероприятии. Здесь уместно применить теорию мотивации А. Маслоу. Теория не дает ясного ответа, зачем люди участвуют в проводимых мероприятиях, но подсказывает, в каком направлении можно думать (табл. 1.6).

Таблица 1.6

Характеристики

Список файлов ВКР