Диплом Миронова К.А (1191723), страница 10
Текст из файла (страница 10)
На рисунке 7 представлен алгоритм процесса управления документацией.
|
Начало
Подразделение компании
Подготовительный этап Определение потребности в документе Сотрудник                                                   Нет замечаний Этап внедрения Этап разработки Руководитель подразделения Сотрудник Ответственный за документ Генеральный директор Сотрудники Руководитель подразделения Назначение ответственного за разработку документа Сотрудник Выполнение положений документа Обеспечение рассылки документа Внедрение документа Документ Внесение изменений в документ Утверждение документа Есть замечания Согласование документа Проектирование документа Сбор и обработка информации |
Ответственный за документ
Определение актуальности документа
Требуется актуализация документа
Не требуется актуализация документа
Сотрудник
Изъять устаревшие копии документа
Этап хранения и утилизации
Ответственный за документ
Архивировать оригинал документа
Утилизация
Рисунок 7 - Алгоритм процесса управления документацией
Рисунок показывает, что весь процесс управления документацией компании от появления потребности в документе до его утилизации, можно представить в виде 4 основных этапов: подготовительного (на котором определяется потребность в документе, назначается ответственный и осуществляется сбор и обработка информации); этапа разработки (который включает проектирование, согласование, при необходимости внесение изменений в документ и утверждение); этапа внедрения документа (который представляет собой внедрение документа, рассылку документа, выполнение сотрудниками положений документа, а также актуализацию документа) и заключительный этап хранения и утилизации документа (который включает изъятие устаревших копий документов, архивирование оригинала документа и его утилизацию по истечению срока хранения).
На основе разработанного алгоритма процесса управления документацией в компании, была разработана матрица ответственности по управлению документацией в компании, представленная в таблице 21.
Таблица 21- Матрица ответственности по управлению документацией
| Вид работ | Участники документированной процедуры | |||
| Директор | Заместители директора | Начальники отделов | Специалисты | |
| 1. Определение потребности в документах | ПР | У/С | О | - |
| 2. Составление, согласование, утверждение заявки на разработку/переиздание документа | У | ПР/С | О | И |
| 3. Разработка проекта нового документа или переиздания документа | ПР | У | С/О | И |
| 4. Организация и проведение экспертизы проекта, доработки проекта, утверждение и введение в действие нового/переизданного документа | У | ПР/С | О | И |
Окончание таблицы 21
| Вид работ | Участники документированной процедуры | |||
| Директор | Заместители директора | Начальники отделов | Специалисты | |
| 5. Регистрация и хранение подлинника документа, идентификация, размножение, учет и рассылка учтенных копий документа в подразделения | У | ПР | С/О | И |
| 6. Получение, ознакомление персонала подразделения с документом, внедрение и контроль применения документа в подразделении | ПР/У | О | С | И |
| 7. Проверка и анализ документов, составление и согласование заявки на отмену (аннулирование) или изменение документа | У | ПР/С | О | И |
| 8. Внесение изменения в документ, информирование и обучение персонала применению изменения и хранение в подразделении | У | С | ПР/О | И |
| 9. Организация проверок, проведение отмены и изъятия документа из обращения и передача для архивного хранения или уничтожения | - | ПР | О | И |
| 10. Архивное хранение подлинников отмененных документов | - | ПР | О | И |
ПР - принимает решение
У - утверждает
С – согласовывает
О – несет ответственность
И - исполняет
Таблица показывает, что ответственность за процесс управления различными видами документов распределена между директором, его заместителями, начальниками отделов и специалистами, а именно: утверждает документы директор, либо его заместители, они же в основном и принимают решения, также при этом отвечая за согласование. Несут ответственность за процессы управления документацией начальники отделов, также отвечают за согласование, а специалисты в свою очередь являются исполнителями всех процессов по управлению документацией.
3.2 Обоснование выбора предлагаемого решения
Решение о создании документированной процедуры «Управление документацией» было предложено с целью формализации документационного обеспечения организации и регламентации вопросов создания, анализа и проверки документов, описания процесса обеспечения пользователей (сотрудников компании) актуализированными документами СК.
Рассмотрим основные преимущества создания в компании данной документированной процедуры (таблица 22).
Таблица 22 – Преимущества создания ДП «Управление документацией»
| Наименование документированной процедуры | Преимущества создания документа |
| Управление документацией | 1. Воспроизводимость деятельности (проще повторить те действия, которые четко и подробно описаны в документе, чем те, которые выполняются бессистемно). |
| 2. Независимость деятельности от отдельных исполнителей (проблема может возникнуть в случае ухода незаменимого специалиста, поэтому необходимо задокументировать информацию, при этом детализированное описание выполняемой деятельности служит удобным инструментом для скорейшего ввода в строй вновь прибывшего сотрудника). |
Окончание таблицы 22
| Наименование документированной процедуры | Преимущества создания документа |
| 3. Ответственность и полномочия (четко установленные обязанности и полномочия устраняют неразбериху в компании, безответственность, ненужное дублирование, предупреждают появление ошибок и способствуют созданию благоприятного психологического климата в коллективе). | |
| 4. Хранение и передача знаний (хорошо разработанная документация очень полезна при обучении персонала, в ней закреплен накопленный опыт, эффективные решения). | |
| 5. Контролируемость (гораздо проще выполнять и проверять исполнение документально изложенных требований, чем тех, которые сформулированы устно). | |
| 6. Возможность проверять на адекватность и утверждать документы до введения их в действие. | |
| 7. Возможность производить анализ информации в документе и по мере необходимости актуализировать документы. | |
| 8. Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов. |
Таблица показывает, что создание данной документированной процедуры в компании имеет ряд преимуществ, которые позволят улучшить деятельность компании в области управления документацией.
С целью принятия решения о создании в компании ДП «Управление документацией», используем метод альтернативных решений, рассматривая при этом 2 альтернативы:
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
