курсовая (1087950), страница 2
Текст из файла (страница 2)
Управляющая подсистема
Деятельность этой системы заключается в выработке управляющего воздействия на управляемую систему. Использование такого воздействия направлено на эффективное достижение целей всей системы в целом.
К управляющей подсистеме относятся: Генеральный директор, Главный бухгалтер, менеджеры, начальники.
Управляемая подсистема
К управляемой подсистеме относятся исполнители: сотрудники сектора учёта материальных затрат.
Структурная схема организации
функционально-структурная схема предприятия
1. Найм рабочей силы, подготовка и продвижение персонала
2. Производство продукции
3. Контроль над качеством производимой продукции
4. Проведение капитального ремонта оборудования
5. Реализация произведённой продукции
6. Улучшение технологий производства
7. Реклама организации и производимой продукции, разработка стратегии производства и сбыта
8. Обработка документов, составление отчётности.
9. Хранение и отгрузка продукции
. Структурно-информационная схема организации
Рис.1. Структурно-информационная схема организации
Таблица 1
Информационные потоки в «ОУЭС»
№ | Название потока | Частота |
1 | информация о расходе материалов на текущий, капитальный ремонт | еженед |
2 | документы, подтверждающие расход материалов со склада | еженед |
3 | данные о стоимости сырья | ежеднев |
4 | документы на согласование | ежеднев |
5 | затраты на содержание НИЦ | ежемес |
6 | документы, подтверждающие расход материальных, трудовых затрат на НИЦ | ежемес |
7 | сведения о дебиторской, кредиторской задолженности | ежемес |
8 | отчеты по расходу за полученные средства | ежемес |
9 | ведомость дебиторско-кредиторской задолженности | ежемес |
10 | документы для согласования (договоры, приказы) | ежемес |
11 | затраты на потери от брака | еженед |
12 | акты о браке выпущенной продукции | еженед |
13 | - график отпусков, табелей учета рабочего времени; - справки о зарплате работников, оформляющих пенсию, инвалидность, по сокращению штатов; - листки нетрудоспособности работников отдела; - сведения об изменении паспортных данных | ежемес |
14 | списки на оформление отпусков, инвалидности, по сокращению штатов; - документы на прием, увольнение, перевод из цеха в цех; - заявки на получение справок о зарплате по оформлению пенсий по возрасту; - листки нетрудоспособности; - табели по учету рабочего времени | ежемес |
15 | Поток информации о количестве продукции на складе | еженед |
16 | Отчёт о результатах рекламной акции | Раз в 2 мес |
17 | Отчёт о работе НИЦ | ежемес |
18 | Запрос о работе НИЦ | ежемес |
19 | Отчёт о количестве бракованной продукции | еженед |
20 | Отчётность о работе предприятия | ежемес |
21 | Запрос о количестве произведённой продукции | ежемес |
22 | Отчёт о количестве произведённой продукции | ежемес |
23 | Инф о кол-ве произведённого продукта | ежемес |
1.4. Внешняя среда
Под внешней средой управления организации понимается совокупность взаимосвязанных внешних факторов, изменение свойств которых влияет на организационную систему управления и организационную систему управляющей системы.
Выделяют среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия.
Среда прямого воздействия включает в себя факторы, которые непосредственно влияют на операции организации. В данном случае это: поставщики, налоговая инспекция, государственные органы и т.д.
К факторам среды косвенного воздействия можно отнести состояние экономики, научно-технический прогресс, различные политические, международные, социально-культурные факторы.
1.5. Внутренняя среда
Факторами внутренней среды в управлении являются цели, задачи, организационная структура, технологии и ресурсы.
Цели – обобщенное представление о модели будущего результата деятельности, способного удовлетворить потребность в информации при имеющихся реальных возможностях, оцененных на результате опыта.
Целью данной АИС является помощь в оформлении прихода и выдачи материальных ресурсов.
Задачи связаны со сбором, хранением и обработкой информации. Это составление отчетов, актов, учет материалов.
Организационная структура – это логическое взаимосвязанная система уровней управления и функциональных подсистем, построенная так, чтобы эффективно достигать поставленные цели.
Под технологиями подразумевается сочетание различных навыков, с помощью которых ресурсы, поступающие в организацию из внешней среды, преобразуются в соответствующие результаты деятельности. Для разрабатываемой АИС в курсовом проекте применимы технологии, связанные с информацией – информационные технологии.
1.6. Определение дерева цели и задач подразделения
ЦЕЛЬ
Организовать эффективную работу сектора
Современное и отлаженное оборудование | Квалифицированный состав бухгалтеров | Своевременное получение/отправка информации (отчётности) |
Закупка современных ПК, Калькуляторов, ручек и.т.д | Организовать тестирование для состава | Налаживание системы связи между секторами бухгалтерии и отделами предприятия |
Починка и замена вышедших из строя устройств | Организовать семинары для повышение квалификации |
2. Определение места ИС в системе управления гостиницей
Информационная система конкретной организации (ИС) – это информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки, преобразования, хранения и распространения информации, а также персонал, осуществляющий эти действия с информацией.
Информационная система всегда проектируется с учетом ресурсов, целей и задач конкретной организации.
2.1. Характеристика ИС
Проектируемая информационная система представляет собой систему данных о отчётах и актах прихода и выдачи материальных средств; данные о поставщиках ; данные о сотрудниках службы ремонта; данные о бракованной продукции ; данные о денежных затратах на материальные ресурсы; систему обработки полученной информации; систему контроля за работой сотрудников, систему передачи информации, полученной в процессе обработки для определения выгодных поставщиков.
2.2. Характеристика пользователей ИС в зависимости от уровней управления
Пользователями АИС являются сотрудники тактического уровня.
СУ – стратегический уровень;
ТУ – тактический
уровень;
ОУ – оперативный
уровень.
СУ
TУ
ОУ
Рис. 2. Уровни управления в организации
Сотрудники тактического уровня – сотрудники сектора по учёту за материальными затратами. Выполняют следующие задачи: оформление прихода материальных ресурсов, оформление выдачи материальных ресурсов. Для выполнения этих задач они: составляют отчёты по расходу средств на закупку материалов, составляют отчёты по приходу материалов, составляют акты о браке продукции, составляют отчёты по расходу материалов. Сектор входит в состав бухгалтерии, куда вся информация и поступает.
Организационная модель локальности автоматизации (ЛА)
Рис. 3. Организационная модель ЛА
Структурно-функциональная модель ЛА
Структурно-функциональная модель ЛА наглядно демонстрирует взаимосвязь задач, которые должен выполнить менеджер, и подразделений, которые участвуют в решении этой задачи (см. рис. 4).
Задача: Составление актов и отчётностей и передача их главному бухгалтеру. Осуществление взаимодействия между стратегическим, тактическим и оперативным уровнем управления.
Рис. 4. Структурно-функциональная модель ЛА
Модель информационных потоков ЛА
Рис. 5. Модель информационных потоков ЛА
Таблица 2
Информационные потоки в отделе аренды
Обозначение ИП | Наименование ИП | Частота появления |
1 | Приказы, инструкции по выполнению работ | еженедельно |
2 | Отчеты о затраченных средствах, о полученных материалах, по расходу материалов, акты о браке продукции | еженедельно, ежемесячно |
3 | Запросы на получении информации по работе | ежедневно |
4 | Предоставление договоров, отчеты по работе | ежедневно |
5 | Запрос на наличие материалов на складе | ежемесячно |
6 | Выдача запрашиваемой информации | ежемесячно |
Определение дерева цели и задач АИС
ЦЕЛЬ
П
овышение эффективности управления отделом аренды
Автоматизация Ускорение работ с документами Повышение достоверности информации
рутинных работ
ЗАДАЧИ