Номенклатура дел и деловая беседа (1020806), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры дел, при этом он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

• название организации или структурного подразделения (автор документа);

• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

• краткое содержание документов дела;

• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

• дата (период), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.

Понятие "дело" употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Пример: "Личное дело Кузнецова Алексея Васильевича" или "Дело о признании недействительным собрания акционеров ООО "Тритон"".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом:

• в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией";

• в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности";

• в заголовке дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта".

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр), например: "Ведомости № … по счетам …".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

При составлении номенклатуры дел, необходимо иметь в виду, что заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заключение

Можно сделать следующие выводы по данному вопросу. Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

2 Деловая беседа. Основные правила подготовки и ведения беседы. Манера говорить. Умение располагать к себе, умение слушать, задавать вопросы, убеждать. Завершение разговора.

Введение

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

Учитывая развитие предпринимательства и экономических связей между предприятиями и странами, изучение делового общения становится всё более актуальным. Человек, отлично владеющий навыками делового общения, преуспевает в своем деле, так как умение убеждать и слушать собеседника, соблюдение делового этикета способствуют успешному ведению дел предприятия или компании, позволяют осуществлять взаимовыгодное сотрудничество.

Владеть навыками делового общения необходимо любому грамотному специалисту, ведь переговоры, рабочие беседы и совещания, встречи с деловыми партнерами составляют основную часть работы большинства перспективных профессий на сегодняшний день.

Цель изучения данного вопроса - рассмотреть основные правила ведения деловой беседы.

Объектом является деловое общение. Предмет – деловая беседа.

Исходя из цели, в работе были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие деловая беседа;

2. Выявить основные правила подготовки и ведения беседы;

3. Сформулировать процесс проведения деловой беседы.

1.1 Понятие деловой беседы и её значение в современных переговорах

Деловая беседа — это основной и важнейший элемент управленческой деятельности. По сути разговор самая оперативная и дешевая форма обмена информацией. Пункт «умение разговаривать с людьми» (с коллегами, руководителем, представителями партнерских компаний) включается в любой перечень главных деловых качеств менеджера.
Структура деловой беседы:
1. Подготовка к деловой беседе;
2. Установление места и времени встречи;
3. Начало беседы: вступление в контакт;
4. Постановка проблемы и передача информации;
5. Аргументирование;
6. Опровержение доводов собеседника;
7. Анализ альтернатив, поиск оптимального или компромиссного варианта либо конфронтация участников;
8. Принятие решения;
9. Фиксация договоренности;
10. Выход из контакта;
11. Анализ результатов беседы, своей тактики общения.

Функции деловой беседы бывают различные:

• начало перспективных мероприятий и процессов;

• контроль и координация уже начатых мероприятий и процессов;

• обмен информацией;

• взаимное общение работников из одной деловой среды;

• поддержание деловых контактов на уровне организаций, объединений, отраслей и целых государств (совместных предприятий и т.д.); поиски, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

• стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.

Искусству деловой беседы можно и нужно учиться. На Западе существует профессия специалистов-«беседчиков», которые полагают, что специальная методика проведения деловых бесед позволяет в 7 случаях из 10 достигнуть полного успеха, а в остальных — довольно хорошего результата.

Назовем три условия успешной деловой беседы:

• умение заинтересовать своего собеседника, убедить его в том, что эта деловая беседа полезна обоим;

• создание в процессе встречи атмосферы взаимного доверия;

• умелое использование методов внушения и убеждения при передаче информации.

Категорически нельзя:

• вступать в разговор на деловую тему на ходу в коридоре;

• начинать разговор фразами вроде «Послушайте, я хочу с вами поговорить», «Вы располагаете несколькими минутами? У меня к вам дело», «Хорошо, что мы встретились. Я давно собирался с вами побеседовать» и т.п.;

• вести себя так, чтобы собеседник понял, что его не ждали;

• совмещать беседу с другими формами работы (разговор по телефону, просмотр бумаг, подготовка к какому-либо другому делу и т.д.).

Говорят, что судьба деловой беседы решается именно в первые 10 минут. Специалисты советуют тщательно подготовить первый вопрос: он должен быть коротким, интересным, но не дискуссионным. Это определит положительный эмоциональный тон собеседников.

Очень важно выработать у себя красивый, выразительный голос. Человека, чья речь невнятна, постоянно приходится переспрашивать, а это всегда вызывает раздражение.

В речевом общении почти 40 % успеха приходится на голос. Поэтому освоение техники речи с правильными речевыми дыханием и голосом, с четкой правильной дикцией (произношением) — первый шаг к успешному выступлению, а значит, и к воздействию на людей. Неприятный голос может перечеркнуть все достоинства выступающего, и, наоборот, красивый голос завораживает, отвлекает от недостатков.

1.2 Проведение деловой беседы

Организация деловой беседы или участие в ней предполагает наличие у человека определенных навыков и соблюдения некоторых правил.

Прежде всего, необходимо уяснить цель беседы, то есть её функциональную направленность. Бесспорно, что подготовка беседы, проводящейся в связи с внедрением нового проекта и беседы, проводящейся для поддержания деловых отношений, будет отличаться. Есть деловые беседы, не требующие тщательной подготовки - это, например, беседа в ходе регулярных встреч с давними деловыми партнерами, обсуждение текущих рабочих вопросов. Гораздо более сложна для подготовки беседа, направленная на установление деловых контактов или заключение выгодной сделки.

Для того чтобы изложить важнейшие моменты подготовки деловой беседы, возьмем за основу определение деловой беседы, уже приведенное нами выше - это устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для проведения беседы и разрешения конкретных проблем.

Можно выделить три этапа подготовки и проведения деловой беседы: докоммуникативный, коммуникативный (собственно, беседа) и посткоммуникативный.

Докоммуникативный этап включает в себя:

· планирование, оценку собеседников и обстановки;

· сбор материала;

· анализ и редактирование материала, подготовку тезисов.

Подготовка к проведению беседы начинается с предварительных мероприятий.

Место беседы выбирается с учетом его влияния на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет принимающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки. Во многом ее определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки.

С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем месте. Допустимо проведение деловых бесед и вне службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться на деловой разговор.

Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае инициатива будет в ваших руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.

Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Сначала следует определить стоящие перед вами цели и тему обсуждения, оценить будущих участников общения и обстановку, а затем разработать стратегию достижения целей и тактику ведения беседы.

Важнейшей стадией работы по подготовке будущего контакта является сбор материала. Собранные материалы целесообразно дополнить собственными примечаниями, затем систематизировать информацию и написать (либо обдумать) тезисы.

Характеристики

Список файлов учебной работы