Документационное обеспечение управления (ДОУ) - ответы на вопросы

Дайте развернутый ответ:
Уровни и виды контроля исполнения документов в организации.

Под электронной подписью понимается …

Получение изображения документа включает в себя операции ...

Существует два варианта расположения реквизитов на бланках …

Аутентификация – это ...

Каждый документ можно разделить на три основные части …

На документе какого органа государственный герб должен быть многоцветным

• Администрации Президента Российской Федерации
• федеральных органов исполнительной власти
• Правительства Российской Федерации
• Генеральной прокуратуры Российской Федерации

Свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности - это

• положение 
• должностная инструкция 
• штатное расписание
• устав

Приказы по личному составу формируются в дела:

• по алфавиту работников
• в зависимости от сроков их хранения
• по дате поступления
• по статусу лица, подписавшего документ

Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Симонов 989-78-35

• гриф утверждения
• исполнитель
• отметка о заверении копии
• резолюция

Выберите особенности организации делопроизводства в государственных и муниципальных органах

• организация рационального обеспечение сохранности документов
• ничего из вышеперечисленного
• внедрение электронного документооборота в рамках концепции «Электронного правительства»
• право использовать отдельные реквизиты, которые не используют коммерческие организации

Установите последовательность составления документов согласно инструкции по делопроизводству:

• правила работы с версиями документа
• сроки хранения файлов
• процедура оформления документов
• порядок уничтожения документов после их экспертизы комиссией
• номенклатура
• правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение
• правила формирования и оформления дел
• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов
• порядок временного изъятия из дела и вставка вместо изъятого документа заменить карточку для указания номера документа, ФИО сотрудника, даты изъятия и срока возврата
• образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов

Текущий контроль осуществляется:

• в конце исполнения документов
• в начале исполнения документов
• в течение всего периода исполнения документов

Под электронной цифровой подписью понимается:

• традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения
• средство защиты от подделок или потерн данных в рукописных документах
• реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

Какие из перечисленных документов могут храниться в организации отдельно от остальных (в секретариате или в канцелярии)?

• распорядительные документы
• переписка руководства
• штатное расписание
• планы и отчеты

Что из перечисленного отражается в системе документации как комплексе взаимосвязанных документов?

• все варианты ответов верны
• деятельность определенной отрасли государственного управления (промышленности, сельского хозяйства, транспорта, здравоохранения, культуры и т.д.)
• уровень управления, определяемый местом данного объекта в системе органов государственной власти и государственного управления
• прием и первичная обработка документов

К какой документации применяются правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение?

• кадровой документации
• информационно-справочной документации
• распорядительной документации
• бухгалтерской документации

К документу стратегического планирования, разрабатываемым в рамках целеполагания по отраслевому и территориальному принципу относится

• стратегия пространственного развития Российской Федерации.
• стратегия национальной безопасности Российской Федерации
• ежегодное послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации;
• стратегия научно-технологического развития Российской Федерации

Выберите из представленного перечня определение предложения

• рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества
• нет правильного варианта ответа
• просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц
• просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц

Делегирование прав доступа используется ...

Основными направлениями совершенствования документации являются …

Секретарь-референт одной из фирм получила от директора 3 письма, переданных ему ранее на рассмотрение. На каждом письме была написана резолюция директора, в которой определялись исполнители данного документа: в первом письме - 3 исполнителя, во втором - 4 исполнителя, в третьем - 2 исполнителя. Для ускорения исполнения документов секретарь-референт размножила каждое письмо в необходимом количестве экземпляров, чтобы передать письма одновременно каждому исполнителю. Определите объем документооборота при работе с этими письмами и покажите его величину двумя способами: Выберите один ответ:

• 9
• 12
• 6
• 3

Годовой объем документооборота – это:

• средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
• исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
• исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей

Какие государственные услуги предоставляют федеральный орган исполнительной власти и орган государственного внебюджетного фонда при разработке регламентов?

• устранение избыточных административных процедур
• сокращение срока исполнения государственной функции
• все перечисленные
• упорядочение административных процедур

Годовой объем документооборота – это:

• исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
• средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
• исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей

Документ, регламентирующий деятельность сотрудников организации

• должностная инструкция
• приказ
• устав

Бланк, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов – это:

• общий бланк
• единый бланк
• бланк конкретного документа

Укажите срок хранения документов по личному составу, созданных после 2003 г.:

• 75 лет
• 50 лет
• 45 лет
• 5 лет

Опись — это:

• база данных
• основной учетный документ, используется для анализа состава и учета движения кадров
• список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения
• учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов

Выберите тип номенклатуры, выделяющий название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией

• структурного типа
• производственно-отраслевого типа;
• управленческого типа
• функционального типа

Выберите из представленного перечня назначение номенклатуры дел в архиве учреждения

• регистрация документов
• определение системы распределения документов по отделам
• уничтожение документов
• является основой для построения картотек, справочников и указателей

Какими документами следует руководствоваться при разработке перечней документов, образующихся в деятельности организаций, и сроков их хранения?

• номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет
• положениями о структурных подразделениях предприятия
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
• документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах

Выберите из представленного перечня назначение номенклатуры дел для создания и внедрения системы электронного документооборота в учреждениях

• создание актов о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения
• проведение экспертизы ценности документов
• упрощает процедуру создания описей на документы
• регистрация документов по структурам

Номенклатура дел разрабатывается после создания организации и …

• переутверждается один раз в пять лет
• переутверждается раз в 2 года
• ежегодно вводится в действие приказом руководителя
• действует бессрочно

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• передача дела в архив
• оформление обложки дела
• расположение документов внутри дела в определенной последовательности
• распределение исполненных документов по делам

Выберите требования к соблюдению санитарно-гигиенического режима в архиве организации

• доступ только по специальному биометрическому ключу
• не допускается размещение документов на полу, подоконниках, складирование в неразобранных кипах
• в помещении должна быть свободная циркуляция воздуха, без образования непроветриваемых зон
• защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм

Выберите обязательные требования, предъявляемые к подготовке проекта правового акта

• полное и четкое изложение текста документа
• всесторонняя проработка вопроса
• исключительная полнота
• точность и определенность формулировок

Какие из перечисленных реквизитов содержит постановление?

• гриф утверждения
• наименование вида документа
• текст документа
• гриф согласования

Какие из перечисленных реквизитов должен содержать документ «Решение»?

• гриф утверждения
• наименование вида документа
• гриф согласования
• визы

Срок исполнения государственных или муниципальных услуг по административным регламентам

• Зависит от оказываемой услуги
• 30 дней
• 20 дней
• 10 дней

Распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами — это:

• решение
• приказ
• распоряжение
• указание

Целью стандартизации и унификации документов является:

• рационализация процессов подготовки
• исполнения и поиска документов
• повышение уровня управления предприятием и организацией
• управление
• сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации

На каком документе нет грифа утверждения:

• уставе
• приказе
• положении

Засекречиванию подлежат сведения о:

• силах и средствах гражданской обороны
• состоянии демографии
• состоянии преступности

Если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается:

• руководителем службы ДОУ
• экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации
• федеральным законом
• центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации

Номенклатура дел — это …

• список всех дел, имеющихся на предприятии
• список особо важных документов
• перечень заголовков дел и сроков их хранения
• перечень дел для передачи в архив

В номенклатуру дел НЕ включаются:

• печатные издания, поступающие в организацию
• журналы регистрации
• личные дела, трудовые книжки
• справочные картотеки

Какие из перечисленных видов номенклатуры дел используются в организации?

• типовая
• индивидуальная
• управленческая
• примерная

Данный вид номенклатур носит рекомендательный характер, они устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются; могут быть составлены как для конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций:

• типовые
• групповые
• индивидуальные (конкретные)
• примерные

Какие из перечисленных документов должна охватывать номенклатура дел в организации?

• только управленческие
• только специфические
• все документы, создаваемые в процессе деятельности
• только документы организации (внутренние)

Выберите из представленного перечня действующий в настоящее время документ, определяющий понятие «номенклатура дел»

• ЕГСДОУ
• ГСДОУ
• ГОСТ Р 6.30-2003
• ГОСТ Р 7.0.8.-2013

Номенклатура дел предназначена для:

• группировки исполненных документов в дела, их учета
• предварительного рассмотрения документов
• осуществления контроля за исполнением документа
• регистрации документов

Отметки «ЭПК», «ЭК», проставленные в перечне к отдельным видам документов, означают, что в этих документах может содержаться информация:

• второстепенного значения
• имеющая научно-историческое значение
• предназначенная к уничтожению
• конфиденциальная

Выберите вид номенклатуры дел, составленный как для конкретной отрасли, так и в пределах административно территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, НИИ, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций

• индивидуальная
• примерная
• управленческая
• типовая

Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировке заголовка дела следует указать:

• документы (планы, списки, доклады и т.д.)
• разное
• различные документы
• информация по разным вопросам

Выберите вид номенклатуры дел, устанавливающий рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются

• типовая
• примерная
• индивидуальная
• управленческая

Какие структурные подразделения организации принимают участие в создании номенклатуры дел?

• архив организации
• служба ДОУ
• муниципальный архив
• административный отдел

Выберите из представленного перечня определение номенклатуры дел

• нормативно-технический акт, содержащий, наряду с правовыми нормами, технические показатели осуществления определенной деятельности
• локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления ДОУ организацией и применения в процессе его осуществления положений законодательных, нормативных правовых актов
• систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения
• локальный нормативный акт, регламентирующий ее организационно-правовой статус в системе управления организации, порядок ее повседневного функционирования, а также подчиненность данного подразделения и порядок его взаимодействия с другими подразделениями и должностными лицами организации

Если в течение года появляются новые документируемые участки работы, не предусмотренные прежней номенклатурой дел фирмы, то заголовки дел …

• не отражаются в текущей номенклатуре
• вносятся в номенклатуру дел текущего года под резервными номерами
• вносятся в новый раздел номенклатуры дел на следующий календарный год
• вносятся в новый раздел текущей номенклатуры дел

Какой документ используется в организации для закрепления индексации дел и дальнейшей их регистрации?

• Положение о ведении личного деля
• Номенклатура дел
• Инструкция по делопроизводству
• Положение об архиве организации

Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет:

• отдельный реестр учета
• отдельную ячейку для бумажного хранения
• отдельную графу (поле) с указанием срока хранения документов, поме¬щенных в него
• отдельный журнал учета

Исчисление сроков хранения дел и документов производится с :

• 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством
• с декабря текущего года
• каждый месяц
• каждые полгода

Номенклатура дел используется как вспомогательный спра¬вочник в следующих случаях:

• вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учрежде¬ния дел со сроками хранения до 10 лет включительно
• основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет
• при построении справочной картотеки на исполненные документы
• при утере дела из картотеки

В случае появления в текущем году документов, не предусмотренных номенклатурой:

• не заводится дело вообще
• включается в номенклатуру следующего года
• заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру в конце списка под очередным порядковым номером
• оно не включается в номенклатуру

Что из перечисленного включает заголовок дела?

• краткое содержание документов
• тиражность дела
• название вида дела
• краткое содержание приложений к документу

В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением:

• информационно-справочных документов
• переходящих, личных и судебных дел
• планов и отчетов
• организационно-распорядительных документов

Кто из сотрудников занимается формированием дел?

• сотрудники юридического отдела
• сотрудники службы делопроизводства
• сотрудники архива
• сотрудники тех структурных подразделений, в которых эти дела велись до момента передачи в архив

Дело формируется …

• за полгода
• в пределах календарного года (за исключением переходящих дел).
• до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков
• по усмотрению организации

Выберите из представленного перечня этапы процесса формирования

• оформление обложки дела
• распределение исполненных документов по делам
• нет правильного варианта ответа
• расположение документов внутри дела в определенной последовательности

Выберите признаки заведения дела

• формальный
• отраслевой
• тематический
• авторский

Какому виду оформления подлежат дела постоянного и долговременного сроков хранения?

• полному оформлению
• упрощенному оформлению
• внешнему оформлению
• внутреннему оформлению

На обложку дела временного хранения (до 10 лет) не выносится информация:

• дата заведения дела
• срок хранения
• количество листов, содержащихся в деле
• заголовок дела
• индекс дела

За формирование дел отвечает:

• заместитель руководителя
• секретари структурных подразделений
• руководитель организации
• руководители структурных подразделений

Выберите наиболее эффективные лотки и кассеты для хранения документов

• все перечисленные
• от 1800 до 2400 листов бумаги формата А4
• от 600 до 1200 листов бумаги формата А4
• от 1200 до 1800 листов бумаги формата А4

Какая система расположения документов используется в организациях?

• по отраслям
• по алфавиту
• по хронологии
• по номенклатуре

Кто в организации занимается раскладкой документов в дела?

• сотрудники службы ДОУ
• секретари
• каждый сотрудник, кто работает с документами
• отрудники отдела кадров

После завершения делопроизводственного года документы из дел:

• не выдаются
• выдаются сторонним организациям по указанию руководителя организации
• выдаются работникам организации по указанию руководителя структурного подразделения
• выдаются работникам организации без чьего-либо указания

Дела с конфиденциальными документами могут храниться на рабочих местах не более:

• двух рабочих дней
• трех рабочих дней
• недели
• одного рабочего дня

Хранение каких документов на рабочих местах руководителей и специалистов более одного рабочего дня запрещается?

• все варианты ответа верны
• отчетных
• срочных
• конфиденциальных

Где хранятся дела по истечении срока текущего хранения?

• подлежат аннулированию
• у руководителя организации
• в архиве
• у секретаря руководителя организации

оследовательность расположения дел на полках должна соответствовать:

• последовательности расположения дел в номенклатуре
• хронологической последовательности
• алфавитному порядку
• корреспондентскому признаку

В период оперативного хранения документы и уже сформированные дела могут выдаваться:

• работникам организации по указанию руководителя структурного подразделения
• сторонним организациям по указанию руководителя структурного подразделения
• сторонним организациям по указанию руководителя организации
• работникам организации без чьего-либо указания

Выберите срок оперативного хранения дел по номенклатуре дел?

• от пяти до семи лет
• от пяти до десяти лет
• от трех до пяти лет
• от одного до трех лет

Законченные дела, остающиеся в оперативной деятельности, следует хранить в:

• у руководителя
• в столах
• на столах
• шкафах

Выберите правильным вариант хранения исполненных документов и копий отправленных документов

• в лотках для документов
• в папках-скоросшивателях
• в папке-регистраторе
• в файлах

В течение какого времени завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения остаются в структурных подразделениях для справочной работы?

• в течение четырех лет
• в течение трех лет
• в течение одного года
• в течение двух лет

Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному, это:

• Достоверность
• Аутентичность
• Полнота
• Репрезентативность

Нормативный правовой акт, устанавливающий сроки и последовательность административных процедур по оказанию государственных услуг – это

• Типовое положение
• Инструкция
• Порядок
• Регламент

Выберите приоритетные направления государственной политики в области использования информационно коммуникационных технологий в рамках развития электронного документооборота

• создание единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия
• все перечисленное
• формирование необходимой нормативной правовой базы формирования электронного правительства
• создание единой инфраструктуры обеспечения экономически значимого электронного взаимодействия

Какие элементы должен содержать проект структуры правового акта?

• сопроводительное письмо
• точное, юридически правильное наименование вида документа и краткий заголовок
• приложения к документу
• источники финансирования, если в документе содержатся указания о выделении финансовых средств

Выберите из представленного перечня определение плана

• документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей
• нет правильного варианта ответа
• документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу
• плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности

Что из перечисленного может быть приложением к правовому акту?

• документы, предусмотренные нормативными актами
• копии документов
• федеральные законы
• законы субъектов РФ

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, определяется

• Постановлением Правительства
• руководителем государственного (муниципального органа) по согласованию с Федеральным архивным агентством.
• Федеральным законом
• Указом Президента

На бланках каких организаций помещается одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита?

• Генеральной прокуратуры Российской Федерации
• Межведомственной комиссии по защите государственной тайны
• Верховного Суда Российской Федерации
• Органов и учреждений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

На какие органы распространяются действия Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления?

• органы местного самоуправления
• никакие из перечисленного
• органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации
• федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы

Выберите из представленного перечня определение отчета

• документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу
• нет правильного варианта ответа
• документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей
• плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности

Выберите этапы организации документооборота

• уничтожение документов посредством шредера
• проверка сведений о заявителе
• оформление справки на бланке строгой отчетности
• выдача справки

Выберите задачи межведомственного электронного документооборота

• создавать единую инфраструктуру обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия
• направлять и получать в электронной форме решения и поручения Президента и Правительства РФ
• направлять в электронной форме доклады Президенту и Правительству РФ
• создавать единую инфраструктуру обеспечения экономически значимого электронного взаимодействия

Правила делопроизводства и документооборот в государственных и муниципальных органах должны соответствовать требованиям, установленным

• Правительством Российской Федерации
• Государственной думой
• Росархивом РФ
• Президентом РФ