Документационное обеспечение управления (ДОУ) - ответы на вопросы

Дайте развернутый ответ:
Уровни и виды контроля исполнения документов в организации.

Получение изображения документа включает в себя операции ...

Аутентификация – это ...

Под электронной подписью понимается …

Целью стандартизации и унификации документов является:

• рационализация процессов подготовки
• исполнения и поиска документов
• повышение уровня управления предприятием и организацией
• управление
• сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации

Документ, регламентирующий деятельность сотрудников организации

• должностная инструкция
• приказ
• устав

Укажите срок хранения документов по личному составу, созданных после 2003 г.:

• 75 лет
• 50 лет
• 45 лет
• 5 лет

Выберите из представленного перечня определение номенклатуры дел

• нормативно-технический акт, содержащий, наряду с правовыми нормами, технические показатели осуществления определенной деятельности
• локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления ДОУ организацией и применения в процессе его осуществления положений законодательных, нормативных правовых актов
• систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения
• локальный нормативный акт, регламентирующий ее организационно-правовой статус в системе управления организации, порядок ее повседневного функционирования, а также подчиненность данного подразделения и порядок его взаимодействия с другими подразделениями и должностными лицами организации

В течение какого времени завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения остаются в структурных подразделениях для справочной работы?

• в течение четырех лет
• в течение трех лет
• в течение одного года
• в течение двух лет

Засекречиванию подлежат сведения о:

• силах и средствах гражданской обороны
• состоянии демографии
• состоянии преступности

Под электронной цифровой подписью понимается:

• традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения
• средство защиты от подделок или потерн данных в рукописных документах
• реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

Существует два варианта расположения реквизитов на бланках …

Какие из перечисленных документов могут храниться в организации отдельно от остальных (в секретариате или в канцелярии)?

• распорядительные документы
• переписка руководства
• штатное расписание
• планы и отчеты

Что из перечисленного отражается в системе документации как комплексе взаимосвязанных документов?

• все варианты ответов верны
• деятельность определенной отрасли государственного управления (промышленности, сельского хозяйства, транспорта, здравоохранения, культуры и т.д.)
• уровень управления, определяемый местом данного объекта в системе органов государственной власти и государственного управления
• прием и первичная обработка документов

Выберите обязательные требования, предъявляемые к подготовке проекта правового акта

• полное и четкое изложение текста документа
• всесторонняя проработка вопроса
• исключительная полнота
• точность и определенность формулировок

К какой документации применяются правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение?

• кадровой документации
• информационно-справочной документации
• распорядительной документации
• бухгалтерской документации

Какие из перечисленных реквизитов содержит постановление?

• гриф утверждения
• наименование вида документа
• текст документа
• гриф согласования

К документу стратегического планирования, разрабатываемым в рамках целеполагания по отраслевому и территориальному принципу относится

• стратегия пространственного развития Российской Федерации.
• стратегия национальной безопасности Российской Федерации
• ежегодное послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации;
• стратегия научно-технологического развития Российской Федерации

На документе какого органа государственный герб должен быть многоцветным

• Администрации Президента Российской Федерации
• федеральных органов исполнительной власти
• Правительства Российской Федерации
• Генеральной прокуратуры Российской Федерации

Годовой объем документооборота – это:

• средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
• исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
• исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей

Выберите из представленного перечня определение отчета

• документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу
• нет правильного варианта ответа
• документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей
• плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности

Установите последовательность составления документов согласно инструкции по делопроизводству:

• правила работы с версиями документа
• сроки хранения файлов
• процедура оформления документов
• порядок уничтожения документов после их экспертизы комиссией
• номенклатура
• правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение
• правила формирования и оформления дел
• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов
• порядок временного изъятия из дела и вставка вместо изъятого документа заменить карточку для указания номера документа, ФИО сотрудника, даты изъятия и срока возврата
• образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов

Свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности - это

• положение 
• должностная инструкция 
• штатное расписание
• устав

На каком документе нет грифа утверждения:

• уставе
• приказе
• положении

Текущий контроль осуществляется:

• в конце исполнения документов
• в начале исполнения документов
• в течение всего периода исполнения документов

Выберите из представленного перечня назначение номенклатуры дел в архиве учреждения

• регистрация документов
• определение системы распределения документов по отделам
• уничтожение документов
• является основой для построения картотек, справочников и указателей

Выберите из представленного перечня назначение номенклатуры дел для создания и внедрения системы электронного документооборота в учреждениях

• создание актов о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения
• проведение экспертизы ценности документов
• упрощает процедуру создания описей на документы
• регистрация документов по структурам

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• передача дела в архив
• оформление обложки дела
• расположение документов внутри дела в определенной последовательности
• распределение исполненных документов по делам

Какие из перечисленных реквизитов должен содержать документ «Решение»?

• гриф утверждения
• наименование вида документа
• гриф согласования
• визы

Распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами — это:

• решение
• приказ
• распоряжение
• указание

Выберите из представленного перечня определение предложения

• рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества
• нет правильного варианта ответа
• просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц
• просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц

Делегирование прав доступа используется ...

Каждый документ можно разделить на три основные части …

Секретарь-референт одной из фирм получила от директора 3 письма, переданных ему ранее на рассмотрение. На каждом письме была написана резолюция директора, в которой определялись исполнители данного документа: в первом письме - 3 исполнителя, во втором - 4 исполнителя, в третьем - 2 исполнителя. Для ускорения исполнения документов секретарь-референт размножила каждое письмо в необходимом количестве экземпляров, чтобы передать письма одновременно каждому исполнителю. Определите объем документооборота при работе с этими письмами и покажите его величину двумя способами: Выберите один ответ:

• 9
• 12
• 6
• 3

Установите соответствие принадлежности между реквизитом и фрагментом:

• подпись отделяется от текста…
• печать на документе проставляется на …
• адресатов в одном документе может быть …
• правильное оформление даты в документе
• правильная допустимая нумерация разделов, подразделов, пунктов и подпунктов документа …

Номенклатура дел — это …

• список всех дел, имеющихся на предприятии
• список особо важных документов
• перечень заголовков дел и сроков их хранения
• перечень дел для передачи в архив

Выберите из представленного перечня действующий в настоящее время документ, определяющий понятие «номенклатура дел»

• ЕГСДОУ
• ГСДОУ
• ГОСТ Р 6.30-2003
• ГОСТ Р 7.0.8.-2013

Выберите вид номенклатуры дел, составленный как для конкретной отрасли, так и в пределах административно территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, НИИ, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций

• индивидуальная
• примерная
• управленческая
• типовая

Выберите из представленного перечня этапы процесса формирования

• оформление обложки дела
• распределение исполненных документов по делам
• нет правильного варианта ответа
• расположение документов внутри дела в определенной последовательности

Выберите наиболее эффективные лотки и кассеты для хранения документов

• все перечисленные
• от 1800 до 2400 листов бумаги формата А4
• от 600 до 1200 листов бумаги формата А4
• от 1200 до 1800 листов бумаги формата А4

Дела с конфиденциальными документами могут храниться на рабочих местах не более:

• двух рабочих дней
• трех рабочих дней
• недели
• одного рабочего дня

Выберите правильным вариант хранения исполненных документов и копий отправленных документов

• в лотках для документов
• в папках-скоросшивателях
• в папке-регистраторе
• в файлах

Нормативный правовой акт, устанавливающий сроки и последовательность административных процедур по оказанию государственных услуг – это

• Типовое положение
• Инструкция
• Порядок
• Регламент

Какие государственные услуги предоставляют федеральный орган исполнительной власти и орган государственного внебюджетного фонда при разработке регламентов?

• устранение избыточных административных процедур
• сокращение срока исполнения государственной функции
• все перечисленные
• упорядочение административных процедур

Выберите задачи межведомственного электронного документооборота

• создавать единую инфраструктуру обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия
• направлять и получать в электронной форме решения и поручения Президента и Правительства РФ
• направлять в электронной форме доклады Президенту и Правительству РФ
• создавать единую инфраструктуру обеспечения экономически значимого электронного взаимодействия

Правила делопроизводства и документооборот в государственных и муниципальных органах должны соответствовать требованиям, установленным

• Правительством Российской Федерации
• Государственной думой
• Росархивом РФ
• Президентом РФ

В объеме документооборота следует учитывать

Пособия, которые выплачиваются лицам, состоящим в трудовых отношениях с предприятием (государственным, муниципальным, кооперативным и т. д.) и утратившим заработную плату временно в связи с нетрудоспособностью:

• государственная помощь на погребение умершего
• трудовые
• пособия на ребенка

В единой государственной системе делопроизводства не существует направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности аппарата:

• рациональная организация вращения документов и хранения документов;
• бухгалтерский учёт
• унификация и стандартизация документов;

В случае если нарушены правила оформления документов:

• регистрация происходит на усмотрение сотрудников службы делопроизводства
• служба делопроизводства обязана их зарегистрировать
• служба делопроизводства вправе их не регистрировать

Режим документированной информации – это:

• выделенная информация в любой знаковой форме
• электронная информация, позволяющая ее идентифицировать
• электронный документ с электронно-цифровой подписью

Режим защиты информации не устанавливается в отношении сведений, относящихся к:

• государственной тайне
• персональным данным
• деятельности государственных деятелей

Бланк, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов – это:

• общий бланк
• единый бланк
• бланк конкретного документа

Нормативная и нормативно-справочная документация:

• все вышеперечисленное
• издается различными ветвями власти, органами субъектов федерации
• детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права

Стандартизация – это:

• сверка документов учреждения с фактическим наличием соответствующих материальных благ
• процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве
• комплекс положений, определяющих организацию документов на предприятии

Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Симонов 989-78-35

• гриф утверждения
• исполнитель
• отметка о заверении копии
• резолюция

Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “приложение: на 3 л. в 2 экз.”

• дата
• отметка о наличии приложений
• подпись
• резолюция

Выберите тип номенклатуры, выделяющий название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией

• структурного типа
• производственно-отраслевого типа;
• управленческого типа
• функционального типа

Выберите из представленного перечня документ, которым пользуются все без исключения организации при составлении номенклатуры дел

• Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года № 236 (вступил 18 февраля 2020 г.)
• Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов
• Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений, организаций системы МЧС России с указанием сроков хранения

В каких из перечисленных случаев номенклатура дел используется как вспомогательный справочник?

• при построении справочной картотеки на исполненные документы
• только при регистрации дел в системе электронного документооборота
• при передаче дел на архивное хранение
• вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно

Какими документами следует руководствоваться при разработке перечней документов, образующихся в деятельности организаций, и сроков их хранения?

• номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет
• положениями о структурных подразделениях предприятия
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
• документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах

Номенклатура дел разрабатывается после создания организации и …

• переутверждается один раз в пять лет
• переутверждается раз в 2 года
• ежегодно вводится в действие приказом руководителя
• действует бессрочно

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела:

• каждый план и отчет к нему формируется в самостоятельное дело
• того года, когда она поступила
• того года, когда она была принята (издана)
• того года, к которому она отно¬сится по своему содержанию

Выберите нормативные документы, регулирующие единые требования к формированию и оформлению дел

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях
• Правила работы федеральных архивных учреждений и требования к архивам субъектов РФ
• Правила организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Выберите условия выдачи документов в период оперативного хранения и уже сформированных в дела

• работникам организации по указанию руководителя структурного подразделения
• всем желающим
• сторонним организациям по указанию руководителя организации
• всем сотрудникам организации, в которой они хранятся

Выберите требования к соблюдению санитарно-гигиенического режима в архиве организации

• доступ только по специальному биометрическому ключу
• не допускается размещение документов на полу, подоконниках, складирование в неразобранных кипах
• в помещении должна быть свободная циркуляция воздуха, без образования непроветриваемых зон
• защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8.-2013 хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами- это:

• временное хранение
• оперативное хранение
• постоянное хранение
• краткосрочное хранение

Формулировка «электронное дело – это электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел» закреплена в:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

Срок исполнения государственных или муниципальных услуг по административным регламентам

• Зависит от оказываемой услуги
• 30 дней
• 20 дней
• 10 дней

Документ как единая система состоит из двух компонентов:

• коммуникационный
• информационный
• функциональный
• материальный

Номером (индексом) протокола является:

• порядковый номер заседания в пределах календарного года
• срок полномочий коллегиального органа
• все ответы верны
• дата проведения заседаний

Документ, не включенный в группу входящих и исходящих документов в приказах -...

Установите последовательность операций первичной обработки документов:

• проверяется правильность доставки
• конверты вскрываются, проверяется комплектность и целостность вложений
• при поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация
• проверяется целостность упаковки, сохранность печатей
• все документы учитываются
• документы сортируются по адресатам

Установите соответствие принадлежности между содержанием и его понятием:

• получатель
• согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении
• документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них
• отправитель

Документ, не издаваемый царем в период приказного делопроизводства -...

Во время производственного совещания у директора секретарь записывал выступления и принятые решения. По итогам заседания следует оформить...

• протокол 
• Распоряжение
• по усмотрению начальства
• протокол, решение и распоряжение

К основным видам срокового контроля относят ...

По отношению к управленческому объекту выделяют ...

Систематизированный перечень наименований документов, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке – это ...

Общероссийский классификатор (ОКУД) в число ОРД, включает документы по личному составу:

• приказы (распоряжения) о приеме на работу
• заявления, личные карточки
• все ответы верны

Как долго могут храниться документы в структурном подразделении?

• не более 5 лет
• не более 1 года
• не более 3 лет

Передача некоторым категориям граждан в собственность или в пользование материальных ценностей:

• пособие
• натуральное обеспечение
• льгота

Социальная пенсия, назначенная гражданам, достигшим возраста 65 и 60 лет (соответственно мужчинам и женщинам) в период выполнения ими оплачиваемой работы:

• не выплачивается
• выплачивается 1/3 социальной пенсии
• выплачивается

Если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается:

• руководителем службы ДОУ
• экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации
• федеральным законом
• центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации

В номенклатуру дел НЕ включаются:

• печатные издания, поступающие в организацию
• журналы регистрации
• личные дела, трудовые книжки
• справочные картотеки

Какие из перечисленных видов номенклатуры дел используются в организации?

• типовая
• индивидуальная
• управленческая
• примерная

Основными перечнями, используемыми при составлении номенклатур дел, проведении экспертизы ценности и определении сроков хранения документов являются следующие типовые перечни:

• архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения
• документов, занесенных в справочные картотеки
• документов, содержащихся в журнале учета входящей и исходящей корреспонденции
• управленческих документов, образующихся в деятельности орга¬низаций, с указанием сроков хранения

Данный вид номенклатур носит рекомендательный характер, они устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются; могут быть составлены как для конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций:

• типовые
• групповые
• индивидуальные (конкретные)
• примерные

Какие из перечисленных документов должна охватывать номенклатура дел в организации?

• только управленческие
• только специфические
• все документы, создаваемые в процессе деятельности
• только документы организации (внутренние)

Выберите из представленного перечня направления, характеризующие применение в организации номенклатуры дел

• законное уничтожение документов
• распределение документов в организации
• регистрация документов
• определение ориентировочного срока хранения документа

Номенклатура дел предназначена для:

• группировки исполненных документов в дела, их учета
• предварительного рассмотрения документов
• осуществления контроля за исполнением документа
• регистрации документов

Отметки «ЭПК», «ЭК», проставленные в перечне к отдельным видам документов, означают, что в этих документах может содержаться информация:

• второстепенного значения
• имеющая научно-историческое значение
• предназначенная к уничтожению
• конфиденциальная

Какие из перечисленных дел можно включать в номенклатуру дел учреждения?

• документы, свидетельствующие о прекращении деятельности организации
• незаконченные делопроизводственные дела
• документы, служащие правовым основанием для подтверждения полномочий организации
• ничего из вышеперечисленного

Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировке заголовка дела следует указать:

• документы (планы, списки, доклады и т.д.)
• разное
• различные документы
• информация по разным вопросам

Данный вид номенклатур носит рекомендательный характер, они устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются; могут быть составлены как для конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций:

• групповые
• типовые
• индивидуальные (конкретные)
• примерные

Выберите вид номенклатуры дел, устанавливающий рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются

• типовая
• примерная
• индивидуальная
• управленческая

Какие структурные подразделения организации принимают участие в создании номенклатуры дел?

• архив организации
• служба ДОУ
• муниципальный архив
• административный отдел

«Перечнем» в делопроизводстве называется документ, содержащий:

• перечисление объектов в целях регистрации
• обобщенные сведения по одному вопросу
• перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке в целях информирования
• систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных в целях распространения на них определенных норм или требований

Если в течение года появляются новые документируемые участки работы, не предусмотренные прежней номенклатурой дел фирмы, то заголовки дел …

• не отражаются в текущей номенклатуре
• вносятся в номенклатуру дел текущего года под резервными номерами
• вносятся в новый раздел номенклатуры дел на следующий календарный год
• вносятся в новый раздел текущей номенклатуры дел

Какой документ используется в организации для закрепления индексации дел и дальнейшей их регистрации?

• Положение о ведении личного деля
• Номенклатура дел
• Инструкция по делопроизводству
• Положение об архиве организации