Документационное обеспечение управления (ДОУ) - ответы на вопросы

Дайте развернутый ответ:
Уровни и виды контроля исполнения документов в организации.

На документе какого органа государственный герб должен быть многоцветным

• Администрации Президента Российской Федерации
• федеральных органов исполнительной власти
• Правительства Российской Федерации
• Генеральной прокуратуры Российской Федерации

Получение изображения документа включает в себя операции ...

Свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности - это

• положение 
• должностная инструкция 
• штатное расписание
• устав

Аутентификация – это ...

Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Симонов 989-78-35

• гриф утверждения
• исполнитель
• отметка о заверении копии
• резолюция

Целью стандартизации и унификации документов является:

• рационализация процессов подготовки
• исполнения и поиска документов
• повышение уровня управления предприятием и организацией
• управление
• сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации

Под электронной подписью понимается …

Какие из перечисленных документов могут храниться в организации отдельно от остальных (в секретариате или в канцелярии)?

• распорядительные документы
• переписка руководства
• штатное расписание
• планы и отчеты

Какие из перечисленных реквизитов содержит постановление?

• гриф утверждения
• наименование вида документа
• текст документа
• гриф согласования

Годовой объем документооборота – это:

• исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
• средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
• исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей

Документ, регламентирующий деятельность сотрудников организации

• должностная инструкция
• приказ
• устав

Укажите срок хранения документов по личному составу, созданных после 2003 г.:

• 75 лет
• 50 лет
• 45 лет
• 5 лет

Годовой объем документооборота – это:

• средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
• исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
• исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей

Установите последовательность составления документов согласно инструкции по делопроизводству:

• правила работы с версиями документа
• сроки хранения файлов
• процедура оформления документов
• порядок уничтожения документов после их экспертизы комиссией
• номенклатура
• правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение
• правила формирования и оформления дел
• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов
• порядок временного изъятия из дела и вставка вместо изъятого документа заменить карточку для указания номера документа, ФИО сотрудника, даты изъятия и срока возврата
• образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов

Текущий контроль осуществляется:

• в конце исполнения документов
• в начале исполнения документов
• в течение всего периода исполнения документов

Под электронной цифровой подписью понимается:

• традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения
• средство защиты от подделок или потерн данных в рукописных документах
• реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

Выберите из представленного перечня назначение номенклатуры дел в архиве учреждения

• регистрация документов
• определение системы распределения документов по отделам
• уничтожение документов
• является основой для построения картотек, справочников и указателей

Выберите из представленного перечня назначение номенклатуры дел для создания и внедрения системы электронного документооборота в учреждениях

• создание актов о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения
• проведение экспертизы ценности документов
• упрощает процедуру создания описей на документы
• регистрация документов по структурам

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• передача дела в архив
• оформление обложки дела
• расположение документов внутри дела в определенной последовательности
• распределение исполненных документов по делам

Что из перечисленного отражается в системе документации как комплексе взаимосвязанных документов?

• все варианты ответов верны
• деятельность определенной отрасли государственного управления (промышленности, сельского хозяйства, транспорта, здравоохранения, культуры и т.д.)
• уровень управления, определяемый местом данного объекта в системе органов государственной власти и государственного управления
• прием и первичная обработка документов

Выберите обязательные требования, предъявляемые к подготовке проекта правового акта

• полное и четкое изложение текста документа
• всесторонняя проработка вопроса
• исключительная полнота
• точность и определенность формулировок

К какой документации применяются правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение?

• кадровой документации
• информационно-справочной документации
• распорядительной документации
• бухгалтерской документации

К документу стратегического планирования, разрабатываемым в рамках целеполагания по отраслевому и территориальному принципу относится

• стратегия пространственного развития Российской Федерации.
• стратегия национальной безопасности Российской Федерации
• ежегодное послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации;
• стратегия научно-технологического развития Российской Федерации

Распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами — это:

• решение
• приказ
• распоряжение
• указание

Выберите из представленного перечня определение предложения

• рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества
• нет правильного варианта ответа
• просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц
• просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц

Делегирование прав доступа используется ...

Каждый документ можно разделить на три основные части …

Существует два варианта расположения реквизитов на бланках …

Секретарь-референт одной из фирм получила от директора 3 письма, переданных ему ранее на рассмотрение. На каждом письме была написана резолюция директора, в которой определялись исполнители данного документа: в первом письме - 3 исполнителя, во втором - 4 исполнителя, в третьем - 2 исполнителя. Для ускорения исполнения документов секретарь-референт размножила каждое письмо в необходимом количестве экземпляров, чтобы передать письма одновременно каждому исполнителю. Определите объем документооборота при работе с этими письмами и покажите его величину двумя способами: Выберите один ответ:

• 9
• 12
• 6
• 3

Установите соответствие принадлежности между реквизитом и фрагментом:

• подпись отделяется от текста…
• печать на документе проставляется на …
• адресатов в одном документе может быть …
• правильное оформление даты в документе
• правильная допустимая нумерация разделов, подразделов, пунктов и подпунктов документа …

Номенклатура дел — это …

• список всех дел, имеющихся на предприятии
• список особо важных документов
• перечень заголовков дел и сроков их хранения
• перечень дел для передачи в архив

Выберите из представленного перечня действующий в настоящее время документ, определяющий понятие «номенклатура дел»

• ЕГСДОУ
• ГСДОУ
• ГОСТ Р 6.30-2003
• ГОСТ Р 7.0.8.-2013

Выберите вид номенклатуры дел, составленный как для конкретной отрасли, так и в пределах административно территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, НИИ, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций

• индивидуальная
• примерная
• управленческая
• типовая

Выберите из представленного перечня определение номенклатуры дел

• нормативно-технический акт, содержащий, наряду с правовыми нормами, технические показатели осуществления определенной деятельности
• локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления ДОУ организацией и применения в процессе его осуществления положений законодательных, нормативных правовых актов
• систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения
• локальный нормативный акт, регламентирующий ее организационно-правовой статус в системе управления организации, порядок ее повседневного функционирования, а также подчиненность данного подразделения и порядок его взаимодействия с другими подразделениями и должностными лицами организации

Выберите из представленного перечня этапы процесса формирования

• оформление обложки дела
• распределение исполненных документов по делам
• нет правильного варианта ответа
• расположение документов внутри дела в определенной последовательности

Дела с конфиденциальными документами могут храниться на рабочих местах не более:

• двух рабочих дней
• трех рабочих дней
• недели
• одного рабочего дня

В течение какого времени завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения остаются в структурных подразделениях для справочной работы?

• в течение четырех лет
• в течение трех лет
• в течение одного года
• в течение двух лет

Какие государственные услуги предоставляют федеральный орган исполнительной власти и орган государственного внебюджетного фонда при разработке регламентов?

• устранение избыточных административных процедур
• сокращение срока исполнения государственной функции
• все перечисленные
• упорядочение административных процедур

Выберите из представленного перечня определение отчета

• документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу
• нет правильного варианта ответа
• документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей
• плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности

Бланк, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов – это:

• общий бланк
• единый бланк
• бланк конкретного документа

Опись — это:

• база данных
• основной учетный документ, используется для анализа состава и учета движения кадров
• список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения
• учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов

Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “приложение: на 3 л. в 2 экз.”

• дата
• отметка о наличии приложений
• подпись
• резолюция

Выберите тип номенклатуры, выделяющий название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией

• структурного типа
• производственно-отраслевого типа;
• управленческого типа
• функционального типа

Выберите из представленного перечня документ, которым пользуются все без исключения организации при составлении номенклатуры дел

• Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года № 236 (вступил 18 февраля 2020 г.)
• Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов
• Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений, организаций системы МЧС России с указанием сроков хранения

В каких из перечисленных случаев номенклатура дел используется как вспомогательный справочник?

• при построении справочной картотеки на исполненные документы
• только при регистрации дел в системе электронного документооборота
• при передаче дел на архивное хранение
• вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно

Какими документами следует руководствоваться при разработке перечней документов, образующихся в деятельности организаций, и сроков их хранения?

• номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет
• положениями о структурных подразделениях предприятия
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
• документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах

Номенклатура дел разрабатывается после создания организации и …

• переутверждается один раз в пять лет
• переутверждается раз в 2 года
• ежегодно вводится в действие приказом руководителя
• действует бессрочно

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела:

• каждый план и отчет к нему формируется в самостоятельное дело
• того года, когда она поступила
• того года, когда она была принята (издана)
• того года, к которому она отно¬сится по своему содержанию

Выберите нормативные документы, регулирующие единые требования к формированию и оформлению дел

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях
• Правила работы федеральных архивных учреждений и требования к архивам субъектов РФ
• Правила организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Выберите условия выдачи документов в период оперативного хранения и уже сформированных в дела

• работникам организации по указанию руководителя структурного подразделения
• всем желающим
• сторонним организациям по указанию руководителя организации
• всем сотрудникам организации, в которой они хранятся

Выберите требования к соблюдению санитарно-гигиенического режима в архиве организации

• доступ только по специальному биометрическому ключу
• не допускается размещение документов на полу, подоконниках, складирование в неразобранных кипах
• в помещении должна быть свободная циркуляция воздуха, без образования непроветриваемых зон
• защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8.-2013 хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами- это:

• временное хранение
• оперативное хранение
• постоянное хранение
• краткосрочное хранение

Формулировка «электронное дело – это электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел» закреплена в:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

Какие из перечисленных реквизитов должен содержать документ «Решение»?

• гриф утверждения
• наименование вида документа
• гриф согласования
• визы

Срок исполнения государственных или муниципальных услуг по административным регламентам

• Зависит от оказываемой услуги
• 30 дней
• 20 дней
• 10 дней

Документ как единая система состоит из двух компонентов:

• коммуникационный
• информационный
• функциональный
• материальный

Номером (индексом) протокола является:

• порядковый номер заседания в пределах календарного года
• срок полномочий коллегиального органа
• все ответы верны
• дата проведения заседаний

Документ, не включенный в группу входящих и исходящих документов в приказах -...

Установите последовательность операций первичной обработки документов:

• проверяется правильность доставки
• конверты вскрываются, проверяется комплектность и целостность вложений
• при поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация
• проверяется целостность упаковки, сохранность печатей
• все документы учитываются
• документы сортируются по адресатам

Установите соответствие принадлежности между содержанием и его понятием:

• получатель
• согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении
• документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них
• отправитель

Документ, не издаваемый царем в период приказного делопроизводства -...

Во время производственного совещания у директора секретарь записывал выступления и принятые решения. По итогам заседания следует оформить...

• протокол 
• Распоряжение
• по усмотрению начальства
• протокол, решение и распоряжение

На каком документе нет грифа утверждения:

• уставе
• приказе
• положении

Засекречиванию подлежат сведения о:

• силах и средствах гражданской обороны
• состоянии демографии
• состоянии преступности

Если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается:

• руководителем службы ДОУ
• экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации
• федеральным законом
• центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации

В номенклатуру дел НЕ включаются:

• печатные издания, поступающие в организацию
• журналы регистрации
• личные дела, трудовые книжки
• справочные картотеки

Какие из перечисленных видов номенклатуры дел используются в организации?

• типовая
• индивидуальная
• управленческая
• примерная

Основными перечнями, используемыми при составлении номенклатур дел, проведении экспертизы ценности и определении сроков хранения документов являются следующие типовые перечни:

• архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения
• документов, занесенных в справочные картотеки
• документов, содержащихся в журнале учета входящей и исходящей корреспонденции
• управленческих документов, образующихся в деятельности орга¬низаций, с указанием сроков хранения

Данный вид номенклатур носит рекомендательный характер, они устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются; могут быть составлены как для конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций:

• типовые
• групповые
• индивидуальные (конкретные)
• примерные

Какие из перечисленных документов должна охватывать номенклатура дел в организации?

• только управленческие
• только специфические
• все документы, создаваемые в процессе деятельности
• только документы организации (внутренние)

Выберите из представленного перечня направления, характеризующие применение в организации номенклатуры дел

• законное уничтожение документов
• распределение документов в организации
• регистрация документов
• определение ориентировочного срока хранения документа

Номенклатура дел предназначена для:

• группировки исполненных документов в дела, их учета
• предварительного рассмотрения документов
• осуществления контроля за исполнением документа
• регистрации документов

Отметки «ЭПК», «ЭК», проставленные в перечне к отдельным видам документов, означают, что в этих документах может содержаться информация:

• второстепенного значения
• имеющая научно-историческое значение
• предназначенная к уничтожению
• конфиденциальная

Какие из перечисленных дел можно включать в номенклатуру дел учреждения?

• документы, свидетельствующие о прекращении деятельности организации
• незаконченные делопроизводственные дела
• документы, служащие правовым основанием для подтверждения полномочий организации
• ничего из вышеперечисленного

Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировке заголовка дела следует указать:

• документы (планы, списки, доклады и т.д.)
• разное
• различные документы
• информация по разным вопросам

Данный вид номенклатур носит рекомендательный характер, они устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются; могут быть составлены как для конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций:

• групповые
• типовые
• индивидуальные (конкретные)
• примерные

Выберите вид номенклатуры дел, устанавливающий рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются

• типовая
• примерная
• индивидуальная
• управленческая

Какие структурные подразделения организации принимают участие в создании номенклатуры дел?

• архив организации
• служба ДОУ
• муниципальный архив
• административный отдел

«Перечнем» в делопроизводстве называется документ, содержащий:

• перечисление объектов в целях регистрации
• обобщенные сведения по одному вопросу
• перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке в целях информирования
• систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных в целях распространения на них определенных норм или требований

Если в течение года появляются новые документируемые участки работы, не предусмотренные прежней номенклатурой дел фирмы, то заголовки дел …

• не отражаются в текущей номенклатуре
• вносятся в номенклатуру дел текущего года под резервными номерами
• вносятся в новый раздел номенклатуры дел на следующий календарный год
• вносятся в новый раздел текущей номенклатуры дел

Какой документ используется в организации для закрепления индексации дел и дальнейшей их регистрации?

• Положение о ведении личного деля
• Номенклатура дел
• Инструкция по делопроизводству
• Положение об архиве организации

Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет:

• отдельный реестр учета
• отдельную ячейку для бумажного хранения
• отдельную графу (поле) с указанием срока хранения документов, поме¬щенных в него
• отдельный журнал учета

Исчисление сроков хранения дел и документов производится с :

• 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством
• с декабря текущего года
• каждый месяц
• каждые полгода

Номенклатура дел используется как вспомогательный спра¬вочник в следующих случаях:

• вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учрежде¬ния дел со сроками хранения до 10 лет включительно
• основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет
• при построении справочной картотеки на исполненные документы
• при утере дела из картотеки

В случае появления в текущем году документов, не предусмотренных номенклатурой:

• не заводится дело вообще
• включается в номенклатуру следующего года
• заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру в конце списка под очередным порядковым номером
• оно не включается в номенклатуру

Что из перечисленного включает заголовок дела?

• краткое содержание документов
• тиражность дела
• название вида дела
• краткое содержание приложений к документу

Приказы по личному составу формируются в дела:

• по алфавиту работников
• в зависимости от сроков их хранения
• по дате поступления
• по статусу лица, подписавшего документ

Группировка документов в дела проводится согласно отметкам на документах:

• о снятии с контроля
• о направлении в дело, дата и подпись исполнителя» в соответствии с номенклатурой дел.
• индексу регистрации
• резолюции

В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением:

• информационно-справочных документов
• переходящих, личных и судебных дел
• планов и отчетов
• организационно-распорядительных документов

Кто из сотрудников занимается формированием дел?

• сотрудники юридического отдела
• сотрудники службы делопроизводства
• сотрудники архива
• сотрудники тех структурных подразделений, в которых эти дела велись до момента передачи в архив

Совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам:

• дело
• журнал регистрации документов
• опись
• листок по учету кадров

Группировка исполненных дел в дела осуществляется:

• руководителями структурных подразделений
• сотрудниками архива
• работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении
• исключительно работниками службы ДОУ

Дело формируется …

• за полгода
• в пределах календарного года (за исключением переходящих дел).
• до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков
• по усмотрению организации

Выберите признаки заведения дела

• формальный
• отраслевой
• тематический
• авторский

Дело считается заведенным после:

• присвоения ему регистрационного номера
• включения в папку для хранения первого исполненного документа
• оформления обложки дела
• утверждения его руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за документооборот

Какому виду оформления подлежат дела постоянного и долговременного сроков хранения?

• полному оформлению
• упрощенному оформлению
• внешнему оформлению
• внутреннему оформлению

На обложку дела временного хранения (до 10 лет) не выносится информация:

• дата заведения дела
• срок хранения
• количество листов, содержащихся в деле
• заголовок дела
• индекс дела

За формирование дел отвечает:

• заместитель руководителя
• секретари структурных подразделений
• руководитель организации
• руководители структурных подразделений

Какие из перечисленных дел подлежат частичному оформлению?

• дела временного хранения (свыше 10-ти лет)
• дела по личному составу
• дела постоянного хранения
• дела временного хранения (свыше 5-ти лет)