Ответы на вопросы из коллекции "☀️Ответы на все тесты Документационное обеспечение управления 2023 (ДОУА) | НСПК 100% правильно☀️"

Справочные картотеки в конце года:

• уничтожаются по акту
• периодически заменяются
• хранятся постоянно в делопроизводстве
• передаются на хранение в архив организации

Отметьте состав показателей, которые ГСДОУ устанавливает как обязательные для введения в информационно поисковую систему для характеристики документа:

• статус документа (проект, версия)
• код по тематическому классификатору
• ключевые слова
• краткое содержание резолюции
• индекс документа
• отметка об исполнении

Совпадают ли этапы движения внутренних документов, создаваемых в условиях коллегиального и единоличного управления:

• да, если количество работников организации менее 50
• нет
• да, если организация создана в форме акционерного общества
• да

Постоянное хранение федерального экземпляра официальных документов в РФ осуществляет:

• Парламентская библиотека
• Российская государственная библиотека
• ИТАР-ТАСС
• Российская национальная библиотека

Установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однород¬ных документов, установить для них единые сроки хранения позволяет использование следующих видов номенклатур:

• типовых
• примерных
• групповых
• индивидуальных (конкретных)

Порядок и срочность экспедиционной обработки документов должны зависеть

• от срока поступления
• от вида почтового отправления
• от статуса адресата
• от их содержания

Выберите из представленного перечня назначение номенклатуры дел для создания и внедрения системы электронного документооборота в учреждениях

• создание актов о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения
• проведение экспертизы ценности документов
• упрощает процедуру создания описей на документы
• регистрация документов по структурам

Выберите тип номенклатуры, выделяющий название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией

• структурного типа
• производственно-отраслевого типа;
• управленческого типа
• функционального типа

Выберите из представленного перечня направления, характеризующие применение в организации номенклатуры дел

• законное уничтожение документов
• распределение документов в организации
• регистрация документов
• определение ориентировочного срока хранения документа

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в авто-матизированную ИПС осуществляется:

• посредством оцифровки документа и создания гиперссылок в его тексте
• любым из перечисленных способов
• непосредственно с документа на входной формат с помощью клавиатуры и других устройств ввода
• посредством создания справочных картотек

Основой построения ИПС является классификация документов и информации:

• при регистрации
• при поиске документов и информации
• при архивировании
• при индексировании

Итоговый контроль исполнения представляет собой анализ и обобщение данных о:

• исполнительской дисциплине подразделения
• исполнительской дисциплине организации
• выполнении всех поручений, указанных в документе
• выполнении поручений во взаимосвязанных документах

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах организации определяется:

• ГОСТом
• Постановлением Правительства
• Распоряжением Минтруда
• самой организацией

Выберите вид номенклатуры дел, разрабатываемый в порядке оказания методической помощи организациями Государственной архивной службы на договорных началах

• типовая
• индивидуальная
• примерная
• управленческая

Регистрационные входные формы информационно-поисковых систем:

• справочные картотеки
• регистрационные журналы
• экранные формы (РКК)
• регистрационно-контрольные карточки

Документооборот – это:

• технологический процесс архивного хранения документов
• движение документов в организации от руководителя к исполнителям
• процесс подписания и передачи документа в организации
• движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки

Дайте развернутый ответ:
Уровни и виды контроля исполнения документов в организации.

Срок исполнения государственных или муниципальных услуг по административным регламентам

• Зависит от оказываемой услуги
• 30 дней
• 20 дней
• 10 дней

Какие из перечисленных реквизитов должен содержать документ «Решение»?

• гриф утверждения
• наименование вида документа
• гриф согласования
• визы

Что из перечисленного отражается в системе документации как комплексе взаимосвязанных документов?

• все варианты ответов верны
• деятельность определенной отрасли государственного управления (промышленности, сельского хозяйства, транспорта, здравоохранения, культуры и т.д.)
• уровень управления, определяемый местом данного объекта в системе органов государственной власти и государственного управления
• прием и первичная обработка документов

Формулировка «электронное дело – это электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел» закреплена в:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

Распорядительные документы подшиваются по видам документов:

• по статусу лица, подписавшего документ
• по алфавитному принципу
• произвольно
• строго по хронологии

Одно из основных требований группировки документов в дело – это:

• помещение с протоколами дополнительных материалов
• заключение в дела документов одного делопроизводственного года
• помещение в дело документов одного вида
• помещение подлинников документов вместе с черновиками

Выберите этапы организации документооборота

• уничтожение документов посредством шредера
• проверка сведений о заявителе
• оформление справки на бланке строгой отчетности
• выдача справки

Какой элемент не включает в себя типовая структура регламента

• стандарт предоставления государственной услуги;
• преамбулу
• общие положения;
• формы контроля за исполнением регламента

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, определяется

• Постановлением Правительства
• руководителем государственного (муниципального органа) по согласованию с Федеральным архивным агентством.
• Федеральным законом
• Указом Президента

Что из перечисленного может быть приложением к правовому акту?

• документы, предусмотренные нормативными актами
• копии документов
• федеральные законы
• законы субъектов РФ

Выберите из представленного перечня определение плана

• документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей
• нет правильного варианта ответа
• документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу
• плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности

Выберите требования, предъявляемые к тексту правового акта

• точность и определенность формулировок
• соответствие хронологии
• соответствие текста заголовку
• исключительная полнота

Какие элементы должен содержать проект структуры правового акта?

• сопроводительное письмо
• точное, юридически правильное наименование вида документа и краткий заголовок
• приложения к документу
• источники финансирования, если в документе содержатся указания о выделении финансовых средств

Выберите срок оперативного хранения дел по номенклатуре дел?

• от пяти до семи лет
• от пяти до десяти лет
• от трех до пяти лет
• от одного до трех лет

Какие надписи должны содержать папки на исполнение документов, хранящиеся у исполнителей:

• «Обязательно к исполнению»
• название отдела
• ФИО исполнителя
• «Срочно»

Выберите из представленного перечня определение термина «электронное дело»

• это электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел
• нет правильного варианта ответа
• это вечное электронное хранение документов без права их уничтожения
• электронное хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения

Протоколы формируются в дела:

• по авторскому признаку (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания)
• по алфавиту
• по дате составления
• по названиям

Дело считается заведенным после:

• присвоения ему регистрационного номера
• включения в папку для хранения первого исполненного документа
• оформления обложки дела
• утверждения его руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за документооборот

В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением:

• информационно-справочных документов
• переходящих, личных и судебных дел
• планов и отчетов
• организационно-распорядительных документов

Если в течение года появляются новые документируемые участки работы, не предусмотренные прежней номенклатурой дел фирмы, то заголовки дел …

• не отражаются в текущей номенклатуре
• вносятся в номенклатуру дел текущего года под резервными номерами
• вносятся в новый раздел номенклатуры дел на следующий календарный год
• вносятся в новый раздел текущей номенклатуры дел

Если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается:

• руководителем службы ДОУ
• экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации
• федеральным законом
• центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

• ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках
• поощрении, награждении
• аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов)
• оплате труда, премировании, различных выплатах

Неправильно оформленные и некомплектные документы служба ДОУ должна:

• возвращать исполнителям
• передавать группе контроля
• уничтожать
• направлять руководителю

Место регистрации документов фиксируется в :

• инструкции по делопроизводству
• должностной инструкции секретаря
• положении об организации
• уставе организации

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними регламентируются:

• инструкцией по делопроизводству
• табелем унифицированных форм документов
• уставом
• должностной инструкцией

Основными правилами организации документооборота являются:

• распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;
• прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);
• необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены) и единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции;
• все вышеперечисленные

Объем документооборота выражается:

• общим количеством документов, созданных в организации за определенный период времени
• общим количеством документов, поступивших или созданных организацией за определенный период времени
• общим количеством документов, принятых и отправленных организацией
• общим количеством документов, поступивших в организацию за определенный период времени

Какое направление не образуют входящие документы:

• непосредственно специалистам
• руководству организации
• секретарю начальника
• отделу кадров

Какие характеристики документооборота не являются основными?

• компетентность делопроизводителя
• время, затраченное на прохождение документов по маршруту
• наличие курьера
• маршрут движения

Служба документационного обеспечения управления должна быть создана в организации в виде отдельного структурного подразделения, если:

• организация имеет не менее 3 филиалов
• организация занимается архивным делом
• штат работников превышает 250 человек
• документооборот в организации составляет не менее 1000 распоряжений и приказов руководителя в год

При разработке инструкции по ДОУ для коммерческой организации может ли быть использована за основу инструкция по ДОУ другой организации?

• нет, ни при каких обстоятельствах
• может в любом случае
• может, если она не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации
• может, если это инструкция организации той же организационно-правовой формы

В государственных организациях наименование службы делопроизводства или ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются:

• сотрудниками
• контролирующими органами
• вышестоящими организациями
• их руководством

Сроки хранения электронных документов

• Устанавливаются дифференцировано по видам документов
• 10 лет
• Бессрочно
• 5 лет

К какой документации применяются правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение?

• кадровой документации
• информационно-справочной документации
• распорядительной документации
• бухгалтерской документации

Документы внутри организации могут быть выданы только:

• руководителем службы ДОУ
• всеми перечисленными лицами
• лицом, ответственным за формирование и хранение дел
• руководителем организации

Каким образом копии документов в организации приобретают юридическую силу?

• если хранятся вместе с оригиналом
• если заверяются подписью руководителя
• все перечисленное
• если заверяются нотариально

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• передача дела в архив
• оформление обложки дела
• расположение документов внутри дела в определенной последовательности
• распределение исполненных документов по делам

Когда заканчивается формирование дела?

• дело формируется по усмотрению организации
• дело формируется каждый квартал
• дело формируется до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков
• дело формируется в пределах календарного года (за исключением переходящих дел)

Какими документами следует руководствоваться при разработке перечней документов, образующихся в деятельности организаций, и сроков их хранения?

• номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет
• положениями о структурных подразделениях предприятия
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
• документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах

Перечни строятся по принципу:

• функциональному
• хронологическому
• географическому
• алфавитному

В каких из перечисленных случаев номенклатура дел используется как вспомогательный справочник?

• при построении справочной картотеки на исполненные документы
• только при регистрации дел в системе электронного документооборота
• при передаче дел на архивное хранение
• вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно

Составляются и используются следующие виды номенклатуры дел:

• примерная
• групповая
• индивидуальная (конкретная)
• типовая

Основой для определения структуры номенклатуры дел является:

• положение о структурном подразделении
• правила внутреннего трудового распорядка
• штатное расписание
• устав организации

Выберите из представленного перечня назначение номенклатуры дел в архиве учреждения

• регистрация документов
• определение системы распределения документов по отделам
• уничтожение документов
• является основой для построения картотек, справочников и указателей

Сроки хранения типовых документов устанавливаются:

• органами местной администрации
• местным государственным или муниципальным архивом
• вышестоящей организацией
• Федеральной архивной службой России
• самим предприятием

По каким из перечисленных дел составляется внутренняя опись?

• делам временного хранения (свыше 5-ти лет)
• документам с грифом ДСП
• делам временного хранения (свыше 10-ти лет)
• документам по обращениям граждан

Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих:

• контроль движения документов
• качество оформления документов
• все вышеперечисленное
• своевременное документирование деятельности
• своевременное исполнение документов

Какие реквизиты могут задаваться при поиске документа или группы документов:

• приблизительные хронологические рамки поиска
• корреспондент/автор
• регион, по которому ведется поиск
• все вышеперечисленные
• входящие, исходящие, внутренние документы
• тема
• вид документа

Этапы обработки внутренних документов зависят от:

• авторства
• их вида
• содержания
• количества листов

Отметьте основные виды регламентирующих правовое положение организации документов:

• служебные записки
• должностные инструкции
• письма-ответы
• положения о структурных подразделениях
• инструкции по видам деятельности
• правила

Наиболее долговечными и универсальными из систем документации являются

• отраслевые системы документации
• система плановой документации
• функциональные системы документации
• система отчетной документации

Выделите основные типы систем документации:

• национальные
• отраслевые
• специальные
• корпоративные

Положение о службе ДОУ

• это локальный нормативный акт, регламентирующий ее организационно-правовой статус в системе управления организации, порядок ее повседневного функционирования, а также подчиненность данного подразделения и порядок его взаимодействия с другими подразделениями и должностными лицами организации
• локальный нормативный акт, устанавливающий порядок прохождения службы в составе подразделений по документационному осуществлению управления
• локальный нормативный акт, устанавливающий функциональные обязанности делопроизводителей и руководителя службы доу
• локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления доу организацией и применения в процессе его осуществления положений законодательных, нормативных правовых актов, других локальных нормативных актов по вопросам данного вида обеспечения

Локальный акт, который устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов:

• устав организации
• положение о структурных подразделениях организации
• инструкция по документационному обеспечению управления
• должностные инструкции делопроизводителя

Какие из перечисленных документов могут храниться в организации отдельно от остальных (в секретариате или в канцелярии)?

• распорядительные документы
• переписка руководства
• штатное расписание
• планы и отчеты

Что из перечисленного включает заголовок дела?

• краткое содержание документов
• тиражность дела
• название вида дела
• краткое содержание приложений к документу

Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет:

• отдельный реестр учета
• отдельную ячейку для бумажного хранения
• отдельную графу (поле) с указанием срока хранения документов, поме¬щенных в него
• отдельный журнал учета

Выберите вид номенклатуры дел, составленный как для конкретной отрасли, так и в пределах административно территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, НИИ, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций

• индивидуальная
• примерная
• управленческая
• типовая

Каким образом, согласно требованиям, формируются дела ограниченного доступа?

• дела формируются по вопросам ограниченного доступа и документам сопроводительным
• отдельно от других дел
• дела формируются по вопросам ограниченного доступа со всеми относящимися к ним приложениями
• дела формируются по вопросам ограниченного доступа со всеми черновиками и копиями

Справочный аппарат представляет собой:

• картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов
• картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов
• совокупность картотек словарей и справочников, а также электронных информационных систем, применяемых в организации
• карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников

Справочная картотека состоит из двух частей и содержит:

• карточки на исполненные документы
• карточки поступивших запросов
• карточки на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения
• карточки учета выданных из архива документов

Документ может снять с контроля только:

• руководитель службы ДОУ
• руководитель организации
• работник канцелярии
• должностное лицо, которое его поставило на контроль

При регистрации обращений граждан регистрационный номер дополняется начальной буквой:

• наименования организации
• фамилии заявителя
• темы обращения
• вида обращения

На каком этапе распорядительный документ организации приобретает юридическую силу?

• передачи документа, инициирующего решение, в подразделение на исполнение
• на этапе принятия решения (подписания документа)
• при окончательном оформлении согласованного документа на бланке организации
• регистрации распорядительного документа

К видам регистрационных картотек относятся:

• тематическая (кодификационная)
• справочная (информационная)
• журнально- учетная
• сроковая (контрольно-справочная)

Главное назначение регистрации документа:

• присвоение документу регистрационного номера
• придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления
• учет документов
• внутренняя переадресация документов по исполнителям

Какое количество обязательных экземпляров центральных газет передается на обязательное хранение в ИТАР-ТАСС?
3
4
9
16

Документы, создаваемые в данной организации и отправляемые за ее пределы, составляют:

• исходящий документопоток
• входящий документопоток
• комплексный документопоток
• внутренний документопоток

Федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию по ДОУ на основе:

• Трудового кодекса РФ
• Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Укажите подраздел, который НЕ входит в содержание "Общих положений" Инструкции по ДОУ:

• особенности оформления отдельных видов или комплексов документов
• ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции
• виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции
• общие принципы работы с документами

Состав разделов Инструкции по ДОУ, их последовательность, наличие приложений определяются:

• учредителями организации
• законом
• ее разработчиками
• ГОСТом

На документе какого органа государственный герб должен быть многоцветным

• Администрации Президента Российской Федерации
• федеральных органов исполнительной власти
• Правительства Российской Федерации
• Генеральной прокуратуры Российской Федерации

Какие государственные услуги предоставляют федеральный орган исполнительной власти и орган государственного внебюджетного фонда при разработке регламентов?

• устранение избыточных административных процедур
• сокращение срока исполнения государственной функции
• все перечисленные
• упорядочение административных процедур

Сроки хранения документов могут быть:

• временным (до 25 лет)
• постоянным
• временным (до 10 лет)
• временным (свыше 10 лет)

Выберите из представленного перечня этапы процесса формирования

• оформление обложки дела
• распределение исполненных документов по делам
• нет правильного варианта ответа
• расположение документов внутри дела в определенной последовательности

Приказы по личному составу формируются в дела:

• по алфавиту работников
• в зависимости от сроков их хранения
• по дате поступления
• по статусу лица, подписавшего документ

Выберите структурное подразделение, существующее во всех службах делопроизводства и осуществляющее работу строго по номенклатуре дел

• общий отдел
• канцелярия
• секретариат
• архив

Сроки хранения, установленные в перечнях, являются:

• примерными
• максимальными
• необязательными
• минимальными - организация не имеет права уничтожать документы до истечения установленных сроков их хранения

Выберите структурное подразделение, существующее во всех службах делопроизводства и осуществляющее работу строго по номенклатуре дел

• секретариат
• общий отдел
• канцелярия
• архив

Какие этапы предусматривает разработка номенклатуры дел в общем случае?

• ничего из перечисленного
• изучение руководящих документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий), и сроки их хранения
• предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов
• предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение

Выберите требования, предъявляемые к формированию дел

• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно
• дела ведутся в пределах календарного года
• в дело помещаются все документы, вышедшие в организации за календарный год
• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела совместно

Какие документы, согласно требованиям, группируются в дела отдельно?

• документы постоянного и временного сроков хранения
• документы полного и упрощенного оформления
• дела по системам документации ОПД и ОРД
• документы отраслевого и межотраслевого оформления

Вопросно-логический принцип расположения документов в деле применяется, когда:

• дата утверждения или составления приложений не совпадает с датой документа
• при группировке распорядительных документов
• при группировке информационно-справочных документов
• при группировке протоколов