Информация, как ресурс управления

1.6.

Информация, как ресурс управления

         Планирование и контроль связанный с информацией ее сбором, хранением, обработкой, анализом. Эту работу возможно и целесообразно автоматизировать. В 70-е годы в здравоохранении начали внедряться автоматизированные системы ( АСУ), а в настоящее время чаще используются термины  "информационные" и " экспертные  системы", " автоматизированные рабочие места " (АРМ ), которые создаются на база персональных ЭВМ , объединенных в компьютерные сети. Разработаны автоматизированные рабочие места на основе персональных компьютеров для большинства специалистов системы здравоохранения.

         Информация считается важнейшим ресурсом управления, а в условиях рыночной экономики она становится дорогим товаром. В управлении информацию используют для системного и ситуационного анализа, разработки и принятия управленческих решений, текущего и заключительного контроля и обратной связи. К информации предъявляют определенные требования : адекватность, достоверность, своевременность, достаточность, целенаправленность. Автоматизация информационной деятельности уменьшает риск принятия необоснованных управленческих решений, связанных с дефектами информации , а также увеличивает возможности своевременной коррекции процесса управления.

         Ответственность за принятие реализации управленческих решений несет руководитель. Возможно авторитарное и демократическое руководство, единоличное или опирающееся на мнение большинства, последнее в современном обществе считается предпочтительным. Основные ошибки в управлении бывают связаны с недостаточностью информации, опыта, знаний или личностными особенностями субъектов управления, определяющими недостаточность суждения. Большая часть ошибочных решений (около 70 %) связана с информационным обеспечением.

1.6.1

Технология работы с устной информацией и деловые совещания

Рекомендуемые материалы

         Совещание - орган управленческой работы. Оно предполагает участие всех присутствующих. Собрание преследует информационные цели. Различают следующие разновидности совещаний:

· административно-аппаратные (занимают 33%),

· научно-практические (проводятся в 56 % случаев),

· общественно-производственные (11%).

         Административное совещание должно проводится строго по уровням. Совещание нельзя проводить без предварительной подготовки. Совещание надо начинать с постановки цели. Ошибки, допускаемые при проведении оперативного совещания: ищут виновных, ищут в спешке, 3/4 времени говорит председатель, решение принимается наспех, " большая " деятельность совещаний, нервозная обстановка.

         На эффективность проведения совещания влияют: организационные факторы; технические (мебель, микрофон и др.); санитарно-гигиенические (освещение, вентиляция, определенная температура (наибольшая работоспособность при температуре равной +18*С) ; социально-психологические.

          Можно дать методические советы к проведению совещания:

· необходимо  иметь план заседания, его повестку и секретаря;

· производить корректировку, распределение и определение выполнимости вопросов;

· начинать надо с легкого вопроса;

· давать точные поручения (а не " обратить внимание ..." ) и др.

Имеет значение внешний вид и качества председателя, его улыбка, бодрость, правомочность и компетентность.

         Существует 3 формы проведения совещаний:

· стандартная,

· бездокладная,

·  метод мозговой атаки.

Стандартная форма предполагает наличие следующих компонентов: доклад, прения, разработка решения. Хороший доклад - короткий. Он должен содержать новые мысли и идеи, строиться на фактическом материале.

Важно, чтобы он имел практические предложения, был хорошо произнесен. Надо обязательно сопровождать иллюстрациями.

          Представим  структуру доклада или статьи:

1) Вводная часть. Занять 10-15% времени на текст ( изложить цель, современное состояние проблемы, дать вопросы для дискуссии ) ;

2) Основная часть- 70-80% (цифры, факты, аргументы, анализ, оценка);

3) Заключение - 15-20 %  времени или текста (выводы, предложения, резюме).

         Далее - обсуждение (прение, дискуссия). Выступать надо в 3-х случаях: когда не согласен, но с коррективами  и когда хочется. Решение должно быть конкретным. Хорошо, когда имеются варианты, которые потом следует компоновать.

         Бездокладная форма - это современный метод - доклад не делается, а докладчик пишет тезисы (на 2-х страничках ) и раздает за 1-2  суток всем участникам совещания. Все начинается с дискуссии.

         В случае проведения совещания по типу " мозговой атаки " при обсуждении вариантов решения - все равны, и каждый высказывает любую точку зрения. Требуется компетентность. По данным социологии, для того, чтобы правильно решить любой вопрос, достаточно мнения семи высококвалифицированных специалистов.

         Следует помнить о том, что в процессе обсуждения внимание притупляется. Существуют  определенные физиологические фазы: до 40 минут - фаза концентрации внимания; до 90 минут- деконцентрации  и более 90 минут- фаза отрицательной  активности. Поэтому любое обсуждение должно длиться не более 50 минут. Важно также знать, что без перерыва никогда нельзя  работать.

1.6.2.

Создание информационной системы здравоохранения - ключ к успешному руководству.

В современных условиях информация становится таким же стратегическим  ресурсом, как материальные и энергетические. Поэтому создание информационной сети в системе здравоохранения на каждом из уровней управления является необходимостью (Р.А.Часнойт,2000). Например, создание областной программы подразумевает несколько этапов, каждый из которых связан с предыдущим. Такая программа предусматривает техническое оснащение за счет централизованных средств, унификацию отчетных форм, анализов деятельности и др. информации, передаваемой по сети.

         Реализация программы подразумевает:

1) сбор, хранение и первичную обработку исходной информации как основы для формирования информационных ресурсов о состоянии здравоохранения области.

2) анализ и комплексную статистическую обработку первичной информации для использования на различных уровнях управления (Минздрав, управление областным здравоохранением, ТМО, ЛПУ)

3) использование информационных массивов для принятия управленческих решений, определение технологии принятия решений

4) предоставление информации в пределах системы здравоохранения области и внешним потребителям.

         Целью таких программ является внедрение средств компьютерной обработки данных для использования в лечебно-диагностических процессах, автоматизации деятельности медицинского и административно-хозяйственного персонала,  унификация отчетности и документации , повышения уровня и качества управления здравоохранением за счет обеспечения руководства оперативной и полной информации, рациональное использование всех видов ресурсов учреждений ( кадровых ,материальных , финансовых ) , освобождение работников лечебно-профилактической сети от трудоемких рутинных операций, связанных с обработкой больших объемов информации, составлением отчетов, справок, ведением меддокументации и т.д. ( Р.А.Часнойть ,2000).

1.6.3.

Нормативно-правовая информация и её  роль для правильного руководства организацией.

         Реализация управленческих решений, перестройки и реформирования отрасли, осуществляется через нормативно-правовые механизмы. В Белоруссии нормативно-правовая документация начала разрабатываться лишь в течение нескольких последних лет.

Так, в законопроекте " О внесении изменений и дополнений  в Законе РБ " О здравоохранении "  определены основные приоритетные направления  развития здравоохранения, относящиеся к ресурсосберегающим : совершенствование ПМСП по принципу врача общей практики, ведение протоколов диагностики и лечения, дневные стационары и т. д. ( Ю.Т. Шарабчиев , Т.В.Дудина ,2000 ).

         Управленческая информация содержит данные о состоянии здоровья управляемых территорий, о ресурсах здравоохранения ( кадры, материально-техническая база, финансовые средства, коечный фонд и его использование ), потребностях  в стационарной и амбулаторно-поликлинической  помощи и их качестве, отчетную информацию о деятельности учреждений здравоохранения, о достижениях науки и передового опыта и многое другое.

          Нормативно-правовая информация обеспечивает функции нормативно-правового управления здравоохранения, контроля качества и стандартизации медицинских процедур и управленческих решений.

         Нормы и стандарты технологий и права расчитанны на том, чтобы человек следовал именно тем моделям поведения, которые предписаны этими нормами. В отличии от других социальных норм  ( обычаев, норм морали) правовые нормы устанавливаются государством в лице своих полноправных органов , фиксируются в специальных актах и носят обязательный характер, т. е. обеспечиваются на случай нарушения принудительными  государственными мерами ( Ю.Т.Шарабчиев , 2001 ).

          По определению Международной организации по стандартам (ISO) стандартизация - это деятельность заключающаяся в нахождении решений для повторяющихся задач в  сфере науки, техники, медицины       и т.д., направленная на достижение оптимальной степени упорядоченности в определенной области.

         Стандарт - такой вариант решения типовой задачи , который позволяет получить максимальную пользу при минимальных затратах сил и ресурсов при условии соблюдения принятых требований безопасности и охраны окружающей среды.

          Стандартизация осуществляет превращение результатов однажды тщательно проделанной работы в научное знание, оформленное и закрепленное соответствующим стандартом.

         " Стандартизация,- по определению В.Н. Семерикова (1996)- это наука о формах  и методах переработки персональных знаний  с целью выявления их некоторой общности и превращение этих знаний в систему требований, правил, рекомендаций, пригодных для многократного применения при решении реально существующих или потенциальных задач."

Под стандартом медицинской помощи следует понимать объём и последовательность диагностических, лечебных, организационных мероприятий в виде алгоритма действия медработников, обеспечивающего заданное соответствующей технологией качество.

         Существуют стандарты

· ресурсной базы (кадров, оборудования и медтехники, финансирования),

Обратите внимание на лекцию "3. Гипотеза сплошности среды".

· стандарты технологий лечения,

· стандарты диагностики,

· стандарты профилактики,

·  стандарты результатов (лечения, диагностики, профилактики, реабилитации, обучения и т.д.)

         По мнению Ю.Т. Шарабчиева ( 2002 ) процесс принятия управленческих решений и механизмы  их реализации представляют собой информационно-психологическую систему взаимодействия управляемого и управляющего субъектов, в которой важную роль играет нормативно - правовая информация.

         Если стандартизация в здравоохранении устанавливает критерии желаемого состояния объекта управления, то сертификация, аккредитация и лицензирование определяют в какой степени управляемый объект соответствует стандартным нормативам. В связи с этим  лицензирование становится инструментом государственного управления соответствующими объектами и повышения эффективности их деятельности. Поэтому применение стандартов и создание нормативной базы позволяет достичь наиболее эффективного функционирования всей системы здравоохранения ( Ю.Т.Шарабчиев ,2002 ).