Публичное администрирование как процесс выработки, принятия и выполнения управленческих решений
Модуль 2. Организация публичного администрирования в социальной, экономической и политической сферах
Тема 5. Публичное администрирование как процесс выработки, принятия и выполнения управленческих решений
Управленческая деятельность - совокупность выработанных историческим опытом научным познанием и талантом людей навыков, умений, способов, средств целесообразных поступков и действий человека в сфере управления.
Управленческая деятельность всегда выступает коллективистской, поскольку осуществляется в коллективе определенного органа государственной власти или органа местного самоуправления и одновременно предполагает взаимодействие с коллективом людей в других органах по вертикали и по горизонтали. В ней имеет место специализация по определенным предметам, содержанию и видами, которая требует кооперации с целью достижения комплексной реализации компетенции органа и в целом функций государственного управления [2].
Стадии управленческой деятельности - это последовательные этапы ее осуществления со своим особым набором форм и методов. Стадии имеют логическую связь и образуют в совокупности определенный цикл управленческих действий.
Можно выделить семь стадий управленческого процесса:
• анализ и оценка управленческой ситуации;
• прогнозирование и моделирование необходимых (и возможных) действий по сохранению и изменению состояния управленческой ситуации;
Рекомендуемые материалы
• разработка необходимых правовых актов или организационных мероприятий;
• обсуждение и принятие правовых актов и осуществление организационных мероприятий;
• организация выполнения принятых решений (правовых и организационных)
• контроль исполнения и оперативное информирование;
• обобщение проведенных этапов управленческой деятельности, оценка новой (результативной) ситуации.
Каждая из стадий отличается набором интеллектуальных и практических действий и несет определенную функциональную нагрузку.
Управление всегда осуществляется с целью достижения определенных целей, а реализация целей любого организационного формирования обеспечивается путем принятия и выполнения многочисленных решений.
Выработки решения - это творческий процесс выбора одной или нескольких альтернатив из множества возможных вариантов действий, направленных на достижение поставленных целей. Оно является процессом, который реализуется субъектом управления и определяет действия, направленные на достижение заранее определенной цели в определенной фактической или запроектированной ситуации.
Выработки управленческого решения - творческое, волевое действие субъекта управления на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации об этом, которая заключается в выборе цели, программы и способов деятельности по ее достижению или в изменении цели.
В широком смысле управленческое решение рассматривается как акт реализации власти с выбором способа действий в конкретной ситуации, что и составляет основу процесса управления. Потребность в принятии решения возникает в связи с внешними обстоятельствами (предписание вышестоящего органа управления, координация и регулирование отношений с другими органами управления) и внутренними (отклонение от заданных параметров деятельности, возникновения резервов, нарушение дисциплины, поощрения работников и т.д.). Решение является ответной реакцией на внутренние и внешние воздействия. Они направлены на решение проблем и максимальное приближение к заданной цели [8].
Управленческие решения можно классифицировать:
• по характеру целей;
• по функциональному содержанию, характеру задач, решаемых (сферой действий);
• по уровням иерархии систем управления;
• по характеру организации разработки;
• по причинам возникновения;
• по исходным методам разработки;
• по организационным оформлениям.
По характеру целей принимаемые решения могут быть: стратегические, тактические, оперативные.
По функциональному содержанию, то есть по отношению к общим функциям управления, управленческие решения делятся на: плановые решения, организационные, технологические, прогнозирующие.
По уровням иерархии систем управления различают управленческие решения: на уровне больших систем; на уровне подсистем; на уровне отдельных элементов системы.
В зависимости от характера организации разработки решений выделяют: единоличные, коллегиальные, коллективные.
По причинам возникновения управленческие решения делятся на: ситуационные, связанные с характером возникающих обстоятельств; решения, которые возникают по предписанию (распоряжению) вышестоящих органов; программные, связанные с включением данного объекта управления в определенную структуру программно целевых отношений, мероприятий; инициативные, связанные с выявлением инициативы; эпизодические и периодические, вытекающие из периодичности воспроизводственных процессов в системе.
В зависимости от методов разработки управленческих решений, бывают: графические, с использованием графоаналитических подходов (сетевых моделей и методов, ленточных графиков, структур или схем) математические, которые предусматривают формализацию представлений, отношений, пропорций, сроков, событий, ресурсов; эвристические, связанные с широким использованием экспертных оценок, разработки сценариев, ситуационных моделей.
По организационным оформлениям управленческие решения подразделяют на: жесткие, однозначно задают дальнейший путь их воплощения; ориентировочные, определяющие направление развития системы; гибкие, изменяющиеся в соответствии с условиями функционирования и развития системы; нормативные, задающие параметры протекания процессов в системе.
Второй подход к классификации связан с характером решаемых задач: экономических, организационных, технологических, технических, экологических и др. [8].
К управленческим решениям выдвигается ряд требований: всесторонняя обоснованность; своевременность; необходима полнота содержания; легитимность (властность) согласованность с ранее принятыми решениями.
Всесторонняя обоснованность решения означает, что оно должно охватывать весь спектр вопросов, всю полноту требований управленческой системы.
Своевременность управленческого решения предусматривает недопущение отставания или опережения потребностей и задач социально-экономической системы.
Необходимая полнота содержания решений означает, что решение должно охватывать весь объект управления, все сферы его деятельности, все направления развития.
В наиболее общей форме управленческое решение должно охватывать: совокупность целей функционирования и развития объекта управления; основные пути и способы достижения целей; средства и ресурсы, которые используются для достижения этих целей, а также источники предоставления ресурсов; ответственного за все управленческое решение и ответственных за достижение конкретных целей и предоставления необходимых ресурсов; сроки достижения целей и предоставления необходимых ресурсов; порядок взаимодействия между исполнителями; организацию выполнения работ на всех этапах реализации решения.
Важным требованием, которое выдвигается к управленческому решению, является полномочность (властность) решения - строгое соблюдение субъектом управления предоставленных ему прав и полномочий, сбалансированность прав и ответственность каждого органа, каждого звена, каждого уровня управления. Согласованность с ранее принятыми решениями означает, прежде всего, последовательность, непротиворечивость развития, необходимость сохранения и соблюдения причинно-следственной связи общественного развития.
Учет указанных требований обеспечивает качество управленческих решений, под которым следует понимать уровень соответствия характера решаемых задач функционирования и развития определенных социальных систем.
К факторам, которые определяют качество, результативность и эффективность управленческих решений относятся:
• объективные законы общественного развития, связанные с принятием и реализацией управленческих решений;
• четкая формулировка цели - для чего принимается управленческое решение, какие реальные результаты могут быть достигнуты, как измерить и сопоставить поставленную цель и достигнутые результаты;
• объем и ценность информации, на основе которой принимается решение;
• срок разработки управленческого решения;
• организационные структуры управления;
• формы и методы осуществления управленческой деятельности;
• методы и методики разработки и реализации управленческих решений;
• субъективность оценки варианта выбора решения;
• состояние управленческой и управляемой системы (психологический климат, авторитет руководителя, профессионально-квалификационный состав)
• система экспертных оценок уровня качества и эффективности управленческих решений [8].
Процесс подготовки управленческого решения
Результативность, эффективность и качество управленческих решений достигаются только при условии соблюдения определенной последовательности их подготовки, принятия и реализации. Для этого устанавливают порядок осуществления отдельных операций, связанных со сбором, движением, хранением, обработкой, анализом информации, обеспечением ее структурных подразделений и отдельных исполнителей, а также определяют другие действия, обусловленные необходимостью решения определенных задач.
В целом процесс подготовки, принятия и реализации управленческого решения включает следующие этапы и стадии.
Этап подготовки управленческого решения. Объединяет: определение цели (совокупности целей); сбор и анализ информации о задании, которое подлежит решение; определение, прогнозирование развития ситуации и формирование проблем; генерирование вариантов возможных управленческих решений; формирование критериев и выбор эффективных вариантов управленческих решений.
Этап принятия и реализации управленческих решений включает: принятие решения (выбор одного, наиболее эффективного варианта действий); доведение управленческих решений до исполнителей; составление плана реализации управленческих решений; организацию исполнения управленческих решений; контроль над выполнением управленческих решений.
По характеру промежуточного результата этот процесс можно разделить на три этапа: целое выявление, разработка и принятие решений, организация выполнения и контроль.
Выбор цели - ответственная стадия процесса разработки управленческого решения, в основе которой лежат анализ управляемой системы, выявление тенденций ее развития и желаемого состояния в будущем.
Намеченную цель сравнивают и согласовывают с целями развития других объектов управления, реализуемые различными субъектами управления в вертикальном и горизонтальном плане. При этом устанавливают, насколько данная цель соответствует достижению целей более высокого порядка. На этой стадии целесообразно разработать «дерево целей», что позволит выработать стройную схему последовательного осуществления мероприятий в конкретной ситуации.
Для оценки ситуации и подготовки решения орган управления должен быть обеспечен полной и своевременной информацией. Для принятия решения требуется научная, нормативная, инструктивная, правовая, статистическая, плановая и другая информация, которая должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и подлинности.
Источниками информации для принятия управленческих решений могут быть нормы законодательных и других актов; обращения граждан в государственные органы по реализации своих законных интересов и субъективных прав; обязательные указания вышестоящих организационно-правовым статусом органов государственной власти, которые подлежат выполнению ниже этим статусом органами и обеспечивают реальность государственного управления; факты, отношения, выявленные в процессе контроля, которые отражают состояние управляемых объектов; проблемные, конфликтные, экстремальные и другие сложные ситуации, требующие оперативного и активного вмешательства государственных органов; опрос экспертов и тому подобное. Кроме того, создаются комиссии или творческие группы для изучения вопроса, проводятся анкетные опросы, интервьюирование и др.
В результате глубокого и всестороннего изучения ситуации выявляются проблемы, решение которых является предпосылкой решения поставленных задач.
Выявление проблемы - это осознание того, что возникло отклонение от установленных изначально правил.
Оценка проблемы - это установление ее масштабов и природы. Для диагностирования проблемы изучают ее характер (экономический, социальный, моральный, комплексный), устанавливают причины возникновения, факторы, которые ее обусловили, возможные последствия несвоевременного решения, ее сложность, границы и т.
О подготовке решения речь может идти только в том случае, если для достижения цели продуманы различные варианты, есть разные пути и средства, между которыми можно сделать выбор. Выявление и выработка полной совокупности альтернатив, которые содержат все допустимые варианты действий для достижения поставленной цели, относятся к наиболее сложным проблемам государственного управления.
Выработка альтернативных вариантов решений должно базироваться на учете опыта решения подобных проблем, активизации творческого поиска новых идей, моделировании вариантов управленческих решений.
Для сравнения альтернатив и выбора лучшей из них используются критерии оценки достижения целей управленческого решения.
Критерий (оценка) решений - это мерка экономического и социального эффекта, правило сравнения и выбора альтернатив. Использование объективных критериев оценки вариантов решения позволяет сравнить варианты и выбрать лучший.
Выбор критериев управленческих решений в государственном управлении должно осуществляться исходя из того, как конечный результат управленческого решения вписывается в запрос общества и удовлетворяет общественное развитие. Это требует при сравнении альтернатив управленческих решений использовать комплекс экономических, социальных, политических, организационных критериев. За основу необходимо брать критерии общей социальной и специальной социальной эффективности государственного управления [2].
Системный подход к подготовке и реализации управленческих решений требует комплексного его обеспечения по содержанию.
Основными составляющими такого комплекса являются: правовое, информационное и документальное, организационное, техническое, психологическое, консультативно-совещательное обеспечения.
Правовое обеспечение предусматривает всестороннее использование средств и форм юридического воздействия на субъект и объект управления с целью обеспечения высокого качества подготовки и реализации управленческих решений и включает: выработку долгосрочных или одновременных локальных нормативных актов регулирующих функциональные и правовые отношения подчиненности и ответственности в процессе выработки и реализации решения; подготовку предложения об изменении действующих или устаревших потерявших силу нормативных актов, которые сдерживают качественное решение проблемы; заключения необходимых соглашений с различными организациями, которые привлекаются к разработке и реализации решений; документальное оформление результатов реализации решений.
Информационное и документальное обеспечение охватывает комплекс работ по содержанию и условиях осуществления заключительного этапа процесса управления.
Организационное обеспечение охватывает совокупность организационно-нормативных актов, технологических норм, стандартов управления организационно-распорядительной, технико-экономического, социально-психологического аспектов, типовых проектов организации процесса управления и другие разработки и материалы, что способствуют четкому и качественному внедрению конкретной технологии и организации заключительного этапа процесса управления.
Техническое обеспечение охватывает весь комплекс задач оснащения необходимыми техническими средствами процесса управления.
Целью психологического обеспечения является создание такого делового климата, психологической атмосферы, которые бы стимулировали всех участников процесса выработки и реализации решения к творческой, активной и целенаправленной деятельности.
Консультативно-совещательное обеспечение призвано организовать оказание помощи руководителю, коллегиальному органу управления в восприятии поставленной на решение проблемы и в определении эффективных путей ее решения, выборе оптимальных решений.
Технология процедуры принятия решений в государственном управлении
Организационная процедура принятия и выполнения важнейших повторяющихся решений требует решения следующих вопросов:
1) на каком уровне и кто принимает решения (единолично или коллегиально)
2) кто готовит научное обоснование проекта решения, экономическое и социальное обоснование, проект решения;
3) с кем соглашаются решения;
4) какая периодичность и форма контроля над ходом выполнения решения;
5) кто контролирует и отвечает за правильность исполнения решения;
6) кто наделяется правом вносить изменения в содержание решения и сроки его выполнения;
7) какая форма отчетности о выполнении решений;
8) кто дает заключение о выполнении решений и степень достижения поставленной цели.
Технология принятия управленческих решений базируется на использовании системы методов, которые можно классифицировать в три группы: эвристические, коллективные, количественные. Надо особо подчеркнуть, что любое управленческое решение стратегического или тактического характера должно иметь обязательное научное обоснование.
Эвристические методы принятия решений базируются на аналитических способностях лиц, принимающих управленческие решения. Эти методы опираются на интуицию, сравнение альтернатив с учетом накопленного опыта, они оперативные, но не гарантируют выбора безошибочных решений.
Коллективные методы принятия решений предусматривают определение участников определенной процедуры и отбор форм групповой работы: заседание, совещания и т. Эффективны такие методы коллективной подготовки управленческих решений мозгового штурма (совместное генерирование идей и последующее принятие решений) и Дельфи (многоэтапная процедура анкетирования).
В основе количественных методов принятия решений лежит выбор оптимального, путем компьютеризированной обработки больших массивов информации.
Процедура принятия управленческих решений в государственном управлении часто связывается с таким явлением как лоббизм.
Лоббизм - это деятельность социальных групп, отстаивающих свои интересы, давление групп на органы законодательной и исполнительной власти.
Спектр форм и методов цивилизованной лоббистской деятельности включает: сбор информации, ее представление законодателям; выступления на слушаниях в комитетах, финансирование избирательных кампаний и т.
Бесплатная лекция: "24 Основания возникновения права на возмещение вреда" также доступна.
Процедура принятия управленческого решения завершается действиями по его реализации, к которым относятся: доведение управленческих решений до исполнителей, определение календарных сроков (конечных и промежуточных) выполнения, назначение ответственных исполнителей, конкретизация задач и ответственности, обеспечение ресурсами, координация действий исполнителей, корректировки ранее принятого решения, мотивация деятельности, учет и контроль исполнения.
В достижении эффективности решений особую роль играют методы доведения принятых решений до исполнителей. Считается, что умение передать задачи исполнителям является основным источником эффективности принятого решения.
Главный смысл всей работы по доведению задач до исполнителей заключается в том, чтобы построить в сознании определенный образ (технологию) будущей работы по его выполнению. Важным требованием на этой стадии является оперативность передачи информации в точном соответствии с адресностью и содержанием. Предпосылками успешной организации выполнения является согласованность распределения задач в соответствии с реальным потенциалом исполнителей и соблюдением баланса между понятными обязанностями и предоставленными правами (ресурсами).
Организация выполнения управленческих решений предполагает активное использование механизма стимулирования и ответственности, который реализуется в рамках возможностей убеждать, побуждать и принуждать.
Контроль выполнения решения является завершающей стадией управленческого цикла. Он принимает форму обратной связи, с помощью которого можно получить информацию об исполнении решения, достижения поставленных целей. Главное назначение контроля состоит в своевременном выявлении возможных отклонений от заданной программы реализации решения и своевременному принятию мер по их ликвидации. В процессе контроля первоначальные цели могут модифицироваться, уточняться и изменяться с учетом полученной дополнительной информации о выполнении принятых решений, то есть основная задача контроля состоит в том, чтобы вовремя выявить и спрогнозировать ожидаемые отклонения от заданной программы реализации управленческих решений.
Соблюдение требований по технологии принятия и реализации управленческих решений является важным фактором его результативности и эффективности [8].
