Информационное обеспечение экономического анализа

Тема 5. Информационное обеспечение экономического анализа

5.1. Сущность понятия «Информационное обеспечение анализа»

В системе управления анализ занимает промежуточное место. В функцию учета в качестве составных элементов входят сбор, регистрация и обработка информации. Отсюда следует, что ин­формационное обеспечение анализа входит составной частью в систему информационного обеспечения управления, также как анализ является элементов, ступенью процесса управления.

Сущность понятия информационное обеспечение анализа - это система данных и способы их обработки, позволяющие изу­чить реальное состояние управляемого объекта, измерить влия­ние факторов, его определяющих, а также выявить возможности осуществления необходимых управленческих воздействий.

Понятие «Информационное обеспечение анализа» уже чем по­нятие «Информационное обеспечение управления», т.к в него помимо самой информации входят результаты проведенного ею анализа.

Состояние анализа обеспечено глубиной, полнотой учета всех факторов, которые определяются состоянием информацион­ного обеспечения.

В информационное обеспечение анализа хозяйственной деятель­ности входят два этапа;

1)информационный фонд (база),

Рекомендуемые материалы

2)процессы преобразования данных.

В ходе анализа хозяйственной деятельности как основного потребителя экономической информации наиболее явно выявляют­ся ее достоинства и недостатки.

К экономической информации, используемой в анализе резуль­татов хозяйственной деятельности, предъявляются следующие требования:

- достоверность информации,

- необходимость и достаточность объема информации,

- своевременность составления и представления.

Первое требование - достоверность, оно повышает результа­тивность анализа, дает возможность объективно отражать хо­зяйственные процессы, увеличивает правильность и обоснован­ность выводов и предложений, сделанных на его основе. Ошибки приводят к неверному отражению реальной действительности, неправильным управленческим решениям и выводам. Для удовлетворения этого требования вся информация, используемая для анализа, должна подвергаться тщательной проверке. Второе требование – необходимость и достоверность объема - имеет двоякое значение.

Во-первых, вся информация должна иметь место, при недос­татке информация состояние объекта будет изучено неполно, следовательно, и выводы могут быть ошибочные.

Во-вторых, нежелателен и излишек информации, т.к. это повышает затраты на управление за счет увеличения времени на сбор и создание информационного фонда, что может привес­ти к запаздыванию управленческих решений. Это требование удовлетворяется в зависимости от задач и вида проводимого экономического анализа.

Для анализа резервов объемы информации больше, чем для анализа состояния или оценки степени выполнения последующе­го плана.

Для оперативного анализа объем информации меньше, чем для периодического.

Требование третье, относительно своевременности, вызвано требованием, сократить разрыв по времени между возникновени­ем отклонений и управленческим действием. Опаздывание инфор­мации снижает или сводит, на нет его эффективность. Конкрет­ные сроки сбора информации зависят от:

- скорости изменения реальности процессов;

- способа регистрации информации.

5.2. Этапы обработки экономической информации

Главная цель  обработки источников информации – установить факторы и измерить их влияние на тот или иной показатель деятельности хозяйства, а также раскрыть причинные связи между различными факторами и хозяйственными процессами.

Процесс обработки источников информации включает:

- проверку достоверности;

- приведение показателей в сопоставимый вид;

- упрощение цифровых данных;

- проведение аналитических расчетов;

- составление аналитических таблиц, формирование выводов;

- изучение обработанных материалов.

Проверка достоверности информации осуществляется в два этапа.

Первый – формально-логический контроль, где проверяется полнота отчетности, правильность и своевременность ее состав­ления, полнота представляет собой охват всех подразделений объекта, наличие всех форм отчетности, заполнение всех раз­делов форм, всех аналитических таблиц по программе. Правиль­ность представляет собой проверку соответствия строк и граф, названия кодов по единому классификатору, наличие подписей, дат и недопустимости неоговоренных исправлений.

Второй этап – счетная проверка, которая осуществляется в несколько этапов. Прежде всего, проверяют преемственность по­казателей. Суть такой проверки заключается в проверке соот­ветствия сумм, приведенных, например, в отчете за предшест­вующий квартал в графе на конец периода, и данным, которые отражены в отчете за отчетный период в графе на начало пе­риода. Затем проверяют правильность арифметических расчетов. Если в итоге по графе «Оборотные средства» указана определен­ная сумма, то она должна представлять собой сумму производ­ственных запасов, денежных средств и незаконных расчетов.

После заполнения форм отчетности знающий бухгалтер кон­тролирует себя на основе таблицы взаимоувязок, когда прове­ряют совпадение сумм, отраженных в разных формах отчетности. Так, например, если в форме № I «Баланс» по строке «Уставной капитал» приведена определенная сумма, то она должна быть и в форме № 5 «Приложение к балансу». Такие увязки, когда про­веряют одну и ту же цифру, приведенную в разных формах от­четности, называют простыми. Бывают еще и сложные увязки, когда для проверки используют данные, приведенные в несколь­ких формах отчетности. Так, составляют баланс товарной про­дукции, где используют данные формы №2, главной книги, ак­тов инвентаризации и т.д.

Для составления баланса товарной продукции используют следующую формулу:

 PП= ОН +ВП - ОК+И - Н,

  где РП – реализация продукции,

   ВП – выпуск продукции,

   ОК – остатки нереализованной продукции на конец периода,

  ОН – остатки нереализованной продукции на начало периода.       

  И и Н – излишки и недостатки продукции, выявленные при инвентаризации.

На практике используется несколько способов проверки эко­номический информации. К их  числу относятся:

А.«Встречная» проверка. При этой проверке конкретизируется идентичность сумм, отраженных в формах отчетности анализируемого объекта, и сумм, реально поступивших на счета парт­неров по деятельности. Например, в документах фирмы отраже­но, что она перечислила в фонд занятости в марте 8 млн. руб., следовательно, эта же сумма должна быть отражена и в доку­ментах фонда занятости за март или апрель, в зависимости от даты перечисления.

Б. Проверяется правильность исчисления отдельных показа­телей. Так, например, реализация товарно-материальных цен­ностей работникам предприятия в счет заработной платы долж­на быть предварительно отражена на счетах реализации продук­ции, работ и услуг, или прочей реализации. Иными словами, эти суммы должны увеличить оборот по реализации, а, следовательно, и облагаемую базу для исчисления налогов.

В. При определении «затратных» показателей проверяется правильность отнесения на себестоимость по каждой статье рас­ходов. Тщательной  проверке должны быть подвергнуты все сум­мы, включенные в Д 20 счета по главной книге, но особо прис­тально контролируются расчетные счета 60, 62, 71, 76.

Г. При определении сумм, отраженных как материальные зат­раты,  контролируется:

- правильность отнесения отклонений от плановой себестоимости заготовления материалов на себестоимость;

- правомерность списания на издержки производства недос­тач сверх норм естественной убыли и потерь.

При практическом осуществлении такого рода проверок руко­водствуются действующими инструкциями и другими нормативны­ми актами.

Процесс приведения показателей в сопоставимый вид вызван тем, что показатели рассчитываются в различной оценке, часто отличаются структурой, методикой построения, основываются не на одинаковых базисах, велико влияние инфляции и т.д. Приводят показатели в сопоставимый вид несколькими приемами. Во-первых, можно пересчитать базисные и фактические объемы в одной цене. Во-вторых, можно фактические данные скоррек­тировать на публикуемый органами статистики официально за­регистрированный индекс инфляции. В-третьих, условно рассчи­тывают базисные значения, пересчитанные на фактический объем и ассортимент. Такой прием используют для факторного анали­за затрат на рубль продукции, прибыли от реализации продук­ции, работ и услуг.

Упрощение цифровых данных представляет собой округление, суммирование и т.д. в целях сокращения технической работы и, в особенности, вычислительных действий, а также, чтобы придать показателям лучшую обозримость и ясность.

Однако такая процедура не должна приводить к «ущербу» ка­чества аналитических расчетов. Например, анализ фонда оплаты труда в целом по предприятию целесообразно проводить в млн. руб., а анализ уровня средней заработной платы одного работника в тыс. руб. и т.д.

Этап проведения аналитических расчетов осуществляется с использованием всех элементов общей методики анализа и сред­ств вычислительной и компьютерной техники. К числу элементов общей методики анализа следует отнести систему аналитических показателей, взаимосвязаннее изучение хозяйственных процес­сов, сражение, детализацию, группировки, элиминирование, обобщение. Общая методика анализа ориентирована на общую оцен­ку динамики изучаемой характеристики с учетом влияния поло­жительных и отрицательных факторов, определением сумм выяв­ленных резервов и разработкой практических рекомендаций, нап­равленных на улучшение итогов работы.

Для оформления результатов анализа, иллюстрации выводов составляются аналитические таблицы. Количество граф в табли­цах должно быть оптимальным с использованием, возможно, нес­кольких баз для сравнения (прошлый период, данные другого предприятия и т.д.). Таблице должны быть аккуратно оформле­ны в соответствии с нормоконтролем. В правом верхнем углу должно быть указание "Таблица №  ". Номер может простав­ляться как в целом по работе, так и по подразделам» Например, Таблица 3.1. – первая таблица в третьем подразделе.

Через один интервал, пропустив 15-17 мм, с красной строки указывают название таблицы. Шапка таблицы подводится чертой и нумеруется, при этом графы для цифр нумеруются цифрами, а показатели, единицы измерения и другие пояснения буквами.

Завершающим этапом обработки экономической информации является этап изучения отработанных материалов. На этом эта­пе необходимо раскрыть все взаимосвязи и взаимообусловлен­ности между отдельными показателями и факторами, причем оп­ределяют влияние, прежде всего количественных, а затем уже и качественных факторов.

5.3. Виды экономической информации, используемой при анализе  и их краткая характеристика

При экономическом анализе используется разнообразная ин­формация, среди которой важнейшее место занимают данные уче­та и отчетности. В них содержатся наиболее важные и достовер­ные сведения о хозяйственной деятельности предприятия и объединения, которые сгруппированы на основе научно разрабо­танной системы.

В первую очередь привлекаются данные периодической отчет­ности. Отчетность представляет собой сводную информацию о хозяйственной деятельности. Результаты хозяйственных процес­сов в ней подытожены, представлены в обобщающих показателях. При необходимости детализации данных отчетности обращаются к данным учета. Особую ценность для анализа представляют данные нормативного учета, для цели экономического анализа привлекается также широкий круг внесистемной информации. Об­щий поток информации можно представить в виде убывающего по ширине объема.

Самая многогранная эта внесистемная информа­ция, которую можно систематизировать в следующие группы:

- техническая документация (технические паспорта оборудо­вания, разработки технологических процессов, рабочие черте­жи и т.д.);  

- хозяйственная правовая документация (хозяйственные до­говоры, уставы, претензии, рекламации покупателей, учреди­тельные договоры, переписка предприятия с банком, акты обследования и аудита, протоколы хозяйственных совещаний);

- результаты специальных наблюдений, опытов и исследова­ний (данные хронометражных наблюдений, фотографии и самофотографии рабочего дня, результаты лабораторного анализа, ко­личества сырья и т.д.;

- материалы, опубликованные в средствах массовой информации (радио, телевидение, печать, данные опросов, анкет и т.д.).

Однако для отдельных видов анализа может быть использова­на и другая внесистемная информация. Так, для проведения функционально-стоимостного анализа на стадии научно-исследо­вательских и конструкторских работ могут быть использованы следующие группы информации:

1. Общие данные - задание на НИОКР, план производства дан­ных изделий, патенты и стандарты на аналогичные изделия, ре­зультаты анализа мирового уровня изделий этого класса, спе­циальная литература.

2. Общие данные о самом проектируемом изделии – технико-экономические показатели, потребительские свойства, опытные и выставочные образцы, инструкции по эксплуатации, проспекты, условия поставок.

3. Данные о потребности в изделиях и сбыте – расчеты из­менения потребительского спроса, потребители.

4. Сведения об опытно-конструкторских разработках – чер­тежи изделий, протоколы защиты результатов предыдущих испы­таний, расчетная документация, документы по рационализаторским предложениям.

5. Технологические данные – технологические карты: норма­тивное время, машинное время, степень унификации и стандартизации изделий, доля оригинальных деталей.

6. Цены и затраты – ценники и расчеты к ним, ожидаемое изменение цен на внешнем рынке, предварительные калькуляции, замена материалов, нормативы комплексных затрат.

Учетная информация – самая распространенная из-за следую­щих особенностей: сплошное и непрерывное отражение всех опе­раций; документальное оформление и обобщение в стоимостных измерителях; высокие аналитические возможноеt учетных ре­гистров.

Составляемой в завершающем этапе хозяйственного учета от­четности в анализе хозяйственной деятельности отводится ведущая роль, как основного носителя информации. В соответст­вии с выделенными видами хозяйственного учета отчетность подразделяв на оперативную, бухгалтерскую и статистическую.

Оперативная отчетность – для текущего контроля и управле­ния внутри предприятий, объединений. В ней содержатся данные о производстве важнейших видов продукции, о ходе поставок сырья и материалов, о выполнении договора поставок и т.д.

Бухгалтерская – система взаимосвязанных показателей, ха­рактеризующих кругооборот хозяйственных средств в стоимост­ном и натуральном выражениях, состоит из первичных документов, сводных бухгалтерских регистров и форм отчетности.

Статистическая – а) технико-экономические данные. Например, ввод новых мощностей, состояние оборудования, баланс произ­водственных мощностей и т.д.; б) тождественна бухгалтерской – Баланс – форма №1.

По периодичности представления отчетность может быть – месячная, квартальная, годовая.

По числу охватываемых хозяйств – первичные (одно хозяйст­во); сводные (несколько организаций); способы сводки – как арифметическая сумма, например, численность, продукция, фонд заработной платы, как средневзвешенные – производительность труда, средняя себестоимость.

С целью выявления причин допущенных отклонений от установ­ленных заданий предлагается детализация бухгалтерской инфор­мации:

- по периодам времени (с целью установления момента воз­никновения отклонений);

- по отдельным подразделениям предприятия (место возник­новения);

- по видам продукции (для установления носителей этих отклонений);

- по факторам формирования показателей (для разработки мероприятий, по устранению отклонений).

В отдельную группу включаются плановые показатели или плановая информация. В настоящее время она получает ни столь широкое распространение из-за нестабильности экономики, но значение ее трудно переоценить. Наиболее часто сегодня ис­пользуют термин "бизнес-план".

Бизнес-план позволяет решить целый ряд задач, но основны­ми из них являются следующие:

- обоснование экономической целесообразности направлений
развития фирмы;

- расчет ожидаемых финансовый результатов, в первую очередь объема реализации, прибыли, дохода;

- определения источника финансирования реализации избран­ной стратегии, т.е. способы поиска дополнительных финансовых ресурсов;

- подбор команды (работников) способных реализовать дан­ный план.

Бизнес-план является постоянным документом. Он системати­чески обновляется, в него вносят изменения, связанные с пере­менами, происходящими внутри фирмы, и с переменами в регионе, стране. Бизнес-план увязывает внутрифирменный анализ и макро­экономический анализ. Его должна составлять каждая фирма. Однако способ составления может быть различным. Мелкая фирма для разработки бизнес-плана может привлекать специалистов консалтинговых, аудиторских организаций.

Бизнес-план имеет цель – изучение конкретного направления деятельности фирмы на определенном рынке в усложнившихся тех­нико-экономических условиях. Поэтому он опирается на:

- конкретный проект производства определенного товара, создание нового типа услуг, производство нового продукта и т.д.;

- всесторонний анализ производственно-хозяйственной и коммерческой деятельности предприятия. Целью такого анализа является выделение сильных и слабых сторон деятельности, спе­цифики фирмы по сравнению с другими, аналогичными;

- изучение конкретных финансовых, экономических, юриди­ческих, технических и реальных механизмов для возможности использования данного проекта.

Бизнес-план базируется на общей концепции развития фирмы, более подробно разрабатывает экономический и финансовый ас­пект стратегии, дает технико-экономическое обоснование конкретным мероприятиям.

Самый узкий по объему - это круг нормативной информации. Он состоит из групп показателей норм и нормативов, которые могут быть сведены в систему, которая предусматривает сос­тав показателей, назначение, порядок и метода формирования, возможность обновления и реального использования.

По составу вся нормативная информация состоит из:

-  норм затрат на оплату труда (нормированная заработная плата, норматив подоходного налога, отчисления в Пенсионный фонд, норматив льготы по подоходному налогу при наличии иждивенцев, норматив заработной платы, включаемой в себестои­мость и т.д.).

- норм затрат на материалы (норматив материалов основных и вспомогательных, норматив топлива, горюче-смазочных мате­риалов, норматив энергии на производство и оплачиваемый по льготному тарифу и т.д.).

- норм для исчисления налогов (ставки налогов для отдель­ных видов налогооблагаемой базы, норматив предельной торго­вой наценки на товар, норматив штрафных санкций и т.д.).

- нормы, регулирующие правовую деятельность объекта (граж­данский кодекс, законы, устав, учредительный договор и т.д.).

Нормы использования производственных ресурсов классифици­руются по следующим признакам:

- по масштабу применения – на цеховые, заводские, отрас­левые, межотраслевые, региональные и республиканские (феде­ральные).

- по периоду действия – на временные, текущие, перспек­тивные, долгосрочные.

- по степени обобщения – на индивидуальные, групповые.

- по видам производств – используемые в основном ими во вспомогательном производстве.

- по целенаправленности применения - на пооперационные, подметальные, подетальные, постадийные, укрупненные и т.д.

-по порядку утверждения – опытно-статистические и научно и разработки         обоснованные.

Информация, используемая в анализе, проходит следующие этапы: регистрация, сбор, передача, обработка, хранение и использование.

Для прохождения этих этапов информация может быть отраже­на на различных носителях – человеко-читаемых документах, машинных носителях и на документах смешанного типа.

Использование человеко-читаемых, как правило, бумажных но­сителей процесс довольно трудоемкий, неудобный. Наибольшее распространение в последнее время приобретают магнитные лен­ты, диски, машинные носители. Особо эффективными являются специальные системы регистрации сбора данных, предназначен­ные для автоматизированного формирования массивов информации. Использование электронно-вычислительной техники приводит к следующим положительным последствиям:

- повышается оперативность расчетов;

- расширяется база для подготовки различных вариантов уп­равленческих решений;

- возрастает качество анализа за счет более детального
факторного использования экономико-математических методов.

Обработка данных осуществляется в соответствии с програм­мой, поэтому здесь уже необходимо выявлять абсолютные, отно­сительные отклонения, исчислять средние индексы, удельные показатели, расчеты.

Конкретное содержание зависит от программы анализа, за­дач и вида.

Вопросы для  самопроверки к теме 5

1.В чем различия между понятиями «информационное обеспечение управления» и «информационное обеспечение анализа»?

Ещё посмотрите лекцию "6.3 Декоративный образ" по этой теме.

2.Перечислите основные этапы обработки экономической информации?

3.Перечислите виды информации используемой в экономическом анализе?

4.Дайте краткую характеристику нормативной информации?

5.Из чего состоит блок плановой информации?

6.Назовите слагаемые учетной информации, используемой при анализе?

7. из чего состоит блок внесистемной информации, используемой в анализе?