Классификация деловых документов
Вопрос 6. Классификация деловых документов
Все документы, обращающиеся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, поличному составу, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, деловые письма, факсы, телеграммы, анкеты и т. д.
По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных — несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
Рекомендуемые материалы
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинник — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.
Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.
По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
25. Чем обеспечивается чистота воздуха в помещениях - лекция, которая пользуется популярностью у тех, кто читал эту лекцию.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.
Анкета — способ представления унифицированного документа или текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкета рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.
Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.
Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), трудовые соглашения и т. п.
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.
