Прохождение и порядок исполнения

Вопрос 12. Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Документопоток входящих документов составляют:

- документы вышестоящих организаций, органов власти;

- документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

- документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий,

- жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

- прием входящих документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка;

Рекомендуемые материалы

- предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- направление документов исполнителям;

- исполнение резолюций;

- отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно секретарем-референтом.

Первоначальная обработка входящей документации - проверить правильность доставки, целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению.

На всех регистрируемых документах для фиксации факта и времени их поступления в учреждении делают отметку в виде регистрационного штампа.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделение.

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация регистрируется.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии секретарем  производится с основной целью — отобрать документы в адрес руководства. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует принятия решения, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию.

Вместе с этой лекцией читают "Структура и свойства дубильных веществ".

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17).

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии секретарь (секретарь-референт).