Основные понятия баз данных

Лекционная часть курса "Информатика и компьютерная техника"

Лекция 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ БАЗ ДАННЫХ

MS Access 2000/XP является системой управления реляционными базами данных, которые в настоящее время являются наиболее распространенными и практически стали промышленным стандартом.

База данных – это набор взаимосвязанных таблиц с информацией, состоящей из строк (записей) и столбцов (полей).

Все записи состоят из одинаковых полей. Данные для одного поля во всех записях имеют одинаковый тип, но разные поля могут иметь разные типы данных.

                         Имя

                       Фамилия

Рекомендуемые материалы

База данных Дата рождения

                         Телефон

Для обработки такой простой базы данных нет необходимости использовать MS Access 2000/XP. Преимущество и сила реляционной базы становятся очевидными, когда у вас есть две или более таблицы на различные темы и эти таблицы связаны между собой.

Каждая строка таблицы должна быть уникальна. Для обеспечения уникальности строк используются ключи – поля, значения которых не могут повторяться ни в одной записи базы данных.

С помощью СУБД (системы управления базами данных) MS Access 2000/XP можно:

· выбрать информацию, представляющую интерес;

· напечатать всю таблицу или только выбранные записи и поля;

· отобрать данные таблиц в графическом виде;

· выполнять любые вычисления, группировку данных и их анализ.

MS Access 2000/XP состоит из отдельных компонентов, которые используются для хранения и представления информации.

Таблицы – являются основой базы данных. В них хранится вся информация.

Формы – используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы.

Форма позволяет ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представить ее в требуемом виде.

Отчеты – используют для отображения информации, содержащейся в базе данных и вывода ее на печать.

Запрос – является средством извлечения выборочной информации из базы данных.

Макросы – предназначены для автоматизации часто выполняемых операций.

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

Для создания базы данных нужно выбрать команду Файл/Создать базу данных/задать имя новой базы данных и нажать кнопку Создать. Откроется окно пустой базы данных. Для создания таблиц нужно перейти во вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать. Откроется окно диалога "Новая таблица", в правой части которого находится список вариантов дальнейшей работы:

режим таблицы – позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы;

конструктор – позволяет создать новую таблицу с помощью конструктора таблиц;

мастер таблиц – позволяет создать таблицу на основе шаблонов или заготовок полей;

импорт таблиц – позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных.

Создание таблиц в режиме таблицы

В результате выбора данного режима откроется пустая таблица из 10 столбцов и 20 строк. Имена полей – кроме !, . , апострофа, прямых скобок, также не желательны пробелы.

Для переименования полей таблицы (Поле1, Поле 2, …) нужно дважды щелкнуть кнопкой мыши по заголовку поля таблицы.

Для удаления, добавления, переименования столбца таблицы нужно выделить нужный столбец (ß) и вызвать соответствующую команду контекстного меню.

Для изменения порядка следования полей нужно выделить перемещаемый столбец и, не отпуская кнопку мыши, перенести столбец так, чтобы он оказался прямо перед тем полем, перед которым вы хотите его расположить.

Изменение ширины полей и высоты строк – мышью или меню

Создание таблиц с помощью Мастера

После выбора команды Создать/Мастер таблиц откроется окно диалога, в котором представлены:

Образы                     Образы  таблиц                  Поля новой таблицы

полей                                                                       

Кнопки               позволяют перемещать выбранные имена полей в новую таблицу или из нее, а кнопки                     делают тоже самое со всем набором полей таблицы.

На следующем шаге мастера нужно задать имя таблицы и ключевое поле (лучше выбрать режим самостоятельного определения ключа пользователем).

Создание таблицы в окне Конструктора

Создание таблиц в окне Конструктора предоставляет наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы.

При выборе режима Создать/Конструктор появится окно конструктора таблицы:

Имя поля – может содержать до 64 символов, не может начинаться с пробела. Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименований.

Тип данных:

1. Текстовый (до 255 символов по умолчанию)

2. Числовые поля:

- при вводе числового поля автоматически выполняется проверка на соответствие числовому типу.

- только над числовыми полями возможно выполнить математические операции.

Используя значения Свойства Размер поля, можно установить следующий формат для полей числового типа:

Для указания числа десятичных знаков используется свойство с соответственным названием. По умолчанию задается атрибут Авто.

3. Поля денежного типа

По умолчанию денежный тип принимается с 2 знаками после запятой, которое при желании можно изменить (от 1 до 4 знаков после запятой).

4. Поля типа Счетчик

Поля типа счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Их значения увеличиваются на 1 при добавлении каждой новой записи или могут быть любым случайным числом (данное свойство можно задать в строке Новые значения – Последовательные или Случайные).

5. Поля дат/времени

Используются для хранения дат и времени полей. в которых данные предоставлены в специальном формате, предоставляет ряд дополнительных преимуществ:

- возможна установка различных Форматов поля в окне Свойств поля: 19 июля 1998г.; 19-июл-98; 19.06.98;

- при вводе дат будет выполняться проверка корректности данных.

6. Логические поля

Используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений.

Свойство Формат поля позволит использовать один из встроенных форматов: истина/ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.

7. Текстовое поле произвольной длины.

Поля МЕМО могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля. Отличием является то, что размер поля МЕМО не ограничен 255 символами, а может содержать до 65535 символов.

8. Поля объекта OLE

MS Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные рисунки (например, эл. таблицу EXCEL, документы MS Word, рисунок, звукозапись).

9. Мастер подстановок

Выбор этого типа данных запускает Мастер подстановок, предназначенный для создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

СВОЙСТВА ПОЛЕЙ

Размер поля – задает max размер данных, для хранения которых предназначено заданное поле. Это свойство зависит от типа данных.

Число десятичных знаков

Формат поля – позволяет определить формат представления данных на экран или на печать. Это свойство зависит от типа данных.

Символы для свойства Формат поля

& - в данную позицию должен быть введен произвольный символ или пробел.

@ - в данную позицию может быть введен любой символ или пробел;

< - преобразует все символы справа к нижнему регистру;

- преобразует все символы справа к верхнему регистру;

Маска ввода – для текстового, числового и денежного типов данных, а также для типа Дата/Время можно задать маску ввода, которую пользователь увидит на экране при вводе данных. Список шаблонов масок задан, шаблоны можно редактировать. Символ шаблона – это замещающий символ, появляющийся там, где будет вводиться текст.

Символы, используемые для задания маски ввода:

0 – в данную позицию должна быть введена цифра (не допускается ввод знаков + и -, обязательный символ)

9 – в данную позицию может быть введена цифра или пробел (+, - нельзя). Если пользователь не занесет в эту позицию информацию, то MS Access ее пропустит.

# - в данную позицию может быть введена цифра, пробел, + или -. Если пользователь пропустит эту позицию, то MS Access занесет в нее пробел.

L – в данную позицию должна быть введена буква (обязательный символ).

? – в данную позицию должна быть введена буква (в случае пропуска позиции никакая буква не заносится, необязательный символ)

А – в данную позицию должна быть введена буква или цифра (обязательный символ).

а – в данную позицию может быть введена буква или цифра.

"Like" – позволяет задавать константу-строку или константу-символ.

Like "А"???? – значение должно иметь 5 символов и начинаться с буквы А. Автор, Адрес.

! – обозначает, что маска всегда записывается справа налево( обычно слева направо) используется, когда в левой части маски находится  код, который записывать не обязательно.

& - обязательный символ) в данную позицию должен быть введен произвольный символ или пробел.

@ - в данную позицию может быть введен любой символ или пробел;

< - преобразует все символы справа к нижнему регистру;

- преобразует все символы справа к верхнему регистру;

Подпись поля – чтобы в таблицах, отчетах, формах, имя поля отличалось, т.е. например было более содержательным.

Значение по умолчанию – данное значение будет автоматически добавляться в поле новой записи (кроме полей типа счетчик, МЕМО, объект OLE)

Условие на значение – задает выражение, которое при вводе или редактировании должно быть истинным.

 Например,

>0  -  для проверки ввода положительных чисел,

>0 and <1000  - число больше 0 и меньше 1000

 between #01.01.00# and #01.01.01# - дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до 01.01.2001

>#01.01.00# and <#01.01.01#  - дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до 01.01.2001

Бесплатная лекция: "Лекция 5" также доступна.

between # 01.01.00# and date() - дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до текущей даты

Сообщение об ошибке - если вводимое данное не удовлетворяет условию, то выводится сообщение об ошибке.

Обязательное поле – если в данном поле не может быть 0 или NULL, то выбрать ДА.

Индексированное поле – совпадения не допускаются.

Кроме условий на значение, для каждого поля возможно задание условий на значение всей таблицы.  Выбрать кнопку Свойства таблицы на панели инструментов Вид - свойства. Откроется окно Свойства таблицы и в строке Условие на значение, например, [Дата1] <> [Дата2]

По завершении создания таблицы закрыть окно Конструктора (х), затем выделить имя таблицы во вкладка Таблицы и  нажать кнопку Открыть;