Классификация ИС по функциональному признаку

· 4.2. Классификация ИС по функциональному признаку и уровням управления

Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции.

Типовыми видами деятельности производственных и коммерческих объектов являются: производственная, маркетинговая, финансовая и кадровая.

Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском продукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-технических новшеств.

Маркетинговая деятельность включает в себя:

- анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж;

- организацию рекламной кампании по продвижению продукции;

- рациональную организацию материально-технического снабжения.

Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Рекомендуемые материалы

Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.

Направления деятельности определили типовой набор ИС:

- производственные системы;

- системы маркетинга;

- финансовые и учетные системы;

- системы кадров (человеческих ресурсов);

- прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.

Функции ИС

Система маркетинга:

- исследование рынка и прогнозирование продаж;

- управление продажами;

- рекомендации по производству новой продукции;

- анализ и установление цены;

- учет заказов.

Производственные системы:

- планирование объемов работ и разработка календарных планов;

- оперативный контроль и управление производством;

- анализ работы оборудования;

- участие в формировании заказов поставщикам;

- управление запасами.

Финансовые и учетные системы:

- управление портфелем заказов;

- управление кредитной политикой;

- разработка финансового плана;

- финансовый анализ и прогнозирование;

- контроль бюджета;

- бухгалтерский учет и расчет зарплаты.

Система кадров:

- анализ и прогнозирование потребности в трудовых ресурсах;

- ведение архивов записей о персонале;

- анализ и планирование подготовки кадров.

Прочие системы, например ИС руководства:

- контроль за деятельностью фирмы;

- выявление оперативных проблем;

 - анализ управленческих и стратегических ситуаций;

- обеспечение процесса выработки стратегических решений.

По уровням управления ИС подразделяются на:

ИС оперативного уровня – основной поставщик информации для других ИС. Является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС – отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме.

Примеры ИС этого уровня: бухгалтерская; банковских депозитов; обработки заказов; регистрации авиабилетов; выплаты зарплаты и т.п.

ИС специалистов – помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача – интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.

Можно выделить 2 группы:

1) ИС офисной автоматизации;

2) ИС обработки знаний.

1) – выполняют следующие функции:

- обработки текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;

- производство высококачественной печатной продукции;

- архивация документов;

- электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;

- электронная и аудиопочта;

- видео- и телеконференции.

2) ИС обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке и создании нового продукта.

ИС для менеджеров среднего звена

Используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции:

- сравнение текущих показателей с прошлыми;

- составление периодических отчетов за определенное время (а не выдача текущих отчетов, как на оперативном уровне);

- обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

На этом уровне можно выделить 2 типа ИС: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие ИС обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании сводных типовых отчетов. Информация поступает из ИС операционного уровня.

Системы поддержки принятия решений – обслуживают задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Информацию получают из управленческих и операционных ИС. Используют эти системы менеджеры, специалисты, аналитики и пр.

Стратегические ИС

Развитие и успех фирмы во многом определяется принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач. Появился новый тип ИС – стратегический.

Стратегическая ИС – компьютерная ИС, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.

Рассмотрим фирму, выпускающую продукцию, аналогичную уже имеющейся на потребительском рынке.

На фирму воздействуют внешние факторы:

- конкуренты, проводящие на рынке свою политику;

- покупатели, обладающие разными возможностями по приобретению товаров и услуг;

- поставщики, которые проводят свою ценовую политику.

Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:

- создание новых товаров и услуг;

- отыскание рынков сбыта;

- создание прочных связей с покупателями и поставщиками;

- снижение стоимости продукции.

ИС стратегического уровня помогают высшему звену решать подобные задачи и осуществлять долговременное планирование, производить сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они способствуют созданию общей среды компьютерной и телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти ИС способны в любой момент предоставить информацию из многих источников.

Практические рекомендации по описанию задач, решаемых функциональными подсистемами

Бухгалтерия: учет по счетам материалов, основных средств, кассовых и банковских операций и т.д., составление периодической отчетности, проведение инвентаризаций, начисление заработной платы и т.д.

Отдел кадров: ведение архивов записей о персонале, прием, увольнение, перемещение сотрудников, табельный учет, оформление отпусков, повышение квалификации и переподготовка кадров и т.д.

Отдел снабжения: прием и учет заявок от подразделений на закупку сырья, материалов; заключение договоров с поставщиками и отслеживание их выполнения, управление запасами на складах, хранение закупленных товаров, поддержание минимального уровня складских запасов и т.д.

Отдел сбыта: реализация готовой продукции, заключение договоров с заказчиками и отслеживание их выполнения, решение споров после отгрузки продукции и т.д.

Маркетинг: изучение рынка, создание системы сбыта и распределения созданной продукции, реклама, ценообразование, послепродажное обслуживание потребителей и т.д.

Управление финансами: учет движения финансовых средств, составление бюджета и финансового плана, распределение финансовых средств, оценка финансовых возможностей предприятия, финансовый анализ и т.д.

Подготовка производстве:

техническая – исходя их плана расчет потребностей в людских ресурсах, в площадях, в оборудовании, в материалах и т.д.; составление заявок в отдел снабжения; анализ работы оборудования и т.д.

технологическая – разработка технологии производства, составление технологических карт, расчет удельных норм расхода сырья и т.д.

конструкторская – инженерные расчеты, проектные работы: составление чертежей, схем, планов, моделирование проектируемых объектов и т.д.

Практически в каждой фирме для обеспечения основной деятельности должен быть реализован базовый набор функций. К этим функциям относятся:

1) стратегическое планирование и управление;

2) анализ деятельности и оперативное управление;

3) финансовые функции;

40 работа с персоналом;

5) юридическое обеспечение;

6) электронная обработка данных;

7) поддержка проектов;

8) маркетинг, реклама и выставки;

9) обеспечение коммуникаций;

10) транспортное обеспечение;

11) складское обслуживание;

12) логистика отгрузок;

13) логистика снабжения и поставок;

14) таможенные функции;

15) секретариат (управление делами);

16) ведение архива;

17) протокольные функции;

18) безопасность;

19) охрана труда;

20) хозяйственные операции;

21) капитальное строительство и ремонт;

22) взаимодействие с филиалами.

В больших фирмах каждое подразделение, как правило, отвечает за какую-то группу базовых функций. В малых и средних фирмах один человек может выполнять несколько групп функций. По мере роста фирмы возникает проблема передачи части функций другому лицу, что должно поддерживаться специальной организационной процедурой.

Информационные системы (ИС) в фирме

В любой фирме желательно иметь несколько локальных ИС разного назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях.

Примеры ИС, поддерживающих деятельность фирмы

Между (которыми) локальными ИС организуются связи различного характера и назначения. Одни локальные ИС могут быть связаны с большим количеством работающих в фирме систем, и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными. Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную ИС другой фирмы или подразделение корпорации. При этом используются ресурсами региональных и глобальных сетей.

На основе интеграции ИС разного назначения с помощью компьютерных сетей в фирме создаются корпоративные ИС, которые предоставляют пользователю возможность работать как с общефирменной базой данных, так и с локальными базами данных.

ИС может иметь наибольший эффект, если фирму рассматривать как цепь действий, в результате которых происходит постепенное формирование стоимости производимых продуктов и услуг. Тогда с помощью ИС можно оказывать влияние на стратегию управленческих решений, направленных на увеличение доходов фирмы.

Примеры ИС

ИС по отысканию новых рыночных ниш. ИС регистрирует данные о покупателе, что позволяет:

Ещё посмотрите лекцию "Содержание" по этой теме.

- определять группы покупателей, их состав и запросы;

- посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания;

- предоставлять постоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с отсрочкой платежей.

ИС, ускоряющая поток товаров. Например фирма специализируется на поставках продуктов в определенное учреждение. Иметь большие запасы продуктов на складах фирмы невыгодно. Фирма устанавливает терминалы в обслуживающем учреждении и подключает их к ИС. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания по предоставляемому ему каталогу. Менеджеры делают выборку по поступившим заказам, принимают оперативные управленческие решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени. Экономятся деньги на хранение товаров, ускоряется и упрощается поток товаров, отслеживаются потребности покупателей.

ИС по снижению издержек производства. Отслеживаются все фазы производственного процесса, улучшается управление и контроль, более рациональное планирование и использование персонала, а, следовательно, снижение себестоимости производимой продукции и услуг.

ИС автоматизации технологии ("менеджмент уступок"). При том, что доход фирмы остается в рамках рентабельности, потребителю делаются разные скидки в зависимости от количества и длительности контрактов. Потребитель заинтересован во взаимодействии с фирмой, привлекается дополнительное число клиентов. Если же клиент переходит на обслуживание к другой фирме, то его затраты могут возрасти.