Т.В. Кортава - Русский язык и культура речи, страница 14

Не могли бы мы перенести наю разговор, сейчас у меня важная деловая встреча...); ° использовать специальные бланки для записи телефонных разговоров. Нужно помнить, что есть выражения, которых лучше избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашей фирме не сложилось превратного представления. К подобным телефонным табу, в частности, относятся: ° Я не знаю.

Лучше сказать: Хороигий вопрос. РазрешитЕ я уточню это для вас; ° Мы не сможем этого сделать. Рекомендуется всегда в первую очередь сосредоточиваться на том, что вы можете сделать, а не на обратном; ° Вы должны... Следует говорить: В Ващем положении лучше сделать следующее...; ° Подождите секундочку, я скоро вернусь. Если Вам необходимо срочно отлучиться, попросите разрешения перезвонить в удобное лля абонента время; 76 ° Нет, произнесенное в начале предложения, невольно приводит к тому, что путь к позитивному решению проблемы усложняется.

Если звоните Вы: ° уточните, говорите ли вы с той организацией, куда хотели позвонить' ° назовите себя и причину вашего звонка„ ° если того, с кем вы договорились о телефонном разговоре заранее, иет на месте или он занят, попросите передать, что вы звонили, и оставьте информацию, когда и где вас можно найти; ° если вы не знаете, в чьей компетенции находится ващ вопрос, не стоит излагать суть дела тому, кто первым поднял трубку. Вежливо уточните: С кгм я могу поговорить па поводу...? ° если необходимый вам человек отсутствует, поинтересуйтесь, когда лучше ему позвонить. При телефонных разговорах не забывайте максимально уместно использовать формулы речевого этикета в соответствии с типичными ситуациями. Как показывает практика, даже беглое знакомство с теорией телефонных переговоров увеличивает эффективность работы служащих (с вежливыми людьми приятно разговаривать!) и одновременно повышает уровень их удовлетворенности собственной работой.

В практике делового общения очень важно соблюдать правила ведения деловых бесед. В книге О. Эрнста «Слово предоставлено Вам: Практические рекомендации по ведению деловых бесед и переговоров» рассмотрены некоторые недостатки в стратегии проведения переговоров. В их число входят: » «холодный запусю> — партнер вступает в переговоры, не обдумав в достаточной степени их иеобходнмосггч цель и возможные последствия. В этом случае он будет делать лишь «ответный ход», то есть реагировать, а не действовать. Инициатива будет исходить не от него; ° «отсутствне программы» — у партнера нет четкого плана лействий относительно достижения максимальньгх и минимальных целей, Разумнее вести переговоры, предусмотрев различные варианты действий; ° «главное, чтобы меня это устраивало» вЂ” партнер настолько увлечен отстаиванием собственных интересов, что представители другой стороны не видят для себя никаких преимуществ.

Подобные несовпадения интересов, зачастую вызываемые узковедомственными или просто эгоистичными соображениями, «блокируют» собеседника, у которого пропадает желание вести переговоры; ° «пускать все на самотек» вЂ” партнер не имеет конкретных предложений, аргументов и критериев оценки предмета переговоров, не высказывает детальных требований, не имеет четкого представления о позиции и возможной реакции противной стороны. Эффективность переговоров снижается в силу их недостаточной подготовленности; ° «коммуникативные ловушки» вЂ” достижение целей переговоров затрудняется по причине неправильного поведения одного из участников, который: ° не слушает партнера; ° постоянно пытается перейти от диалога к монологу; ° проявляет излишнюю эмоциональность, несдержанность; * упрямо отстаивает свою позицию, никак не аргументируя ее; ° вместо новых фактов приводит только известные или мешающие решению проблемы доводы; не руководствуется общими интересами, не осознает совмеспгой ответственности за результаты переговоров.

Дипломатический подстиль официально-делового стиля Дипломатический подстиль представляет собой особенное явление официально-делового стиля. Одной из основных его функций является воздействующая функция, и в качестве средства воздействия используется именно язык, потому что язык — оружие дипломата. Виды дипломатических документов Дипломатический акт — письменный текст, который вручается или присылается органами внешних сношений одного государ- ства органам внешних сношений другого государства. Наиболее распространенными дипломатическими актами являются на(яа, меморандум, коммюнике, дипломатическое письмо, Любой дипломатический документ имеет свой протокол составления, который в письменной форме выражает уважение к адресату.

Как правило, дипломатический документ начинается с принятого соцяального комплимента и заканчивается им же. Официальные письма и ноты составлякпся на языке отправителя или на одном нз дипломатических языков. Нота — официальное обращение одного государства к правительству другого, то есть это документ, содержание которого должно быть предметом серьезного и скорейшего рассмотрения. Нота — дипломатический акт, с помощью которого может быть заявлено право, притязание или протест. Как и другие формальные дипломатические документы, иоты могут не заключать в себе прямого согласия или протеста, а носить информационный характер.

Но и в этом случае они имеют известное юридическое значение: факт, изложенный в ноте в определенной формулировке, выражает офипиальную точку зрения данного правительства. Нота должна быть по содержанию краткой, без лишних фраз, тщательно отредактированной. Ноты разделяются на вербальные и персональные (личные). Вербальная нота составлена от имени одного представительства в адрес другого. Вербальная нота пишется безлично, то есть в третьем лице, на бланке, содержит обращение, вступительный комплимент (Министерство иностранных дел свидетельствует свое увалсение посольсглву Италии и имеет честь сообщить...) и заключительный комплимент (Министерство иностранных дел Российской Федер(щии пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству Французской Республики в Российской Федерации уверения в своем высоком уважении), Вербальная нота ие подписывается (' могут быть только инициалы главы посольства), но скрепляется печатью и имеет номер; внизу ноты указываются адресат и город его нахождения.

Вербальная нота — дипломатическая нота, приравниваемая к устному заявлению (раиыпе вербальной нотой называли документ, не предназначенный для опубликования, то есть заявление, сделанное в устной форме, а потом записанное). Личиаи иота — документ дипломатической переписки, имеющий форму письма. Личная нота составляется от имени подписывающего ее лица.

В верхнем правом углу ноты проставляются место и дата отправки; в левом нижнем углу первой страницы — адрес„состоящий из инициалов, фамилии и полной официальной должности лица, которому нота предназначена. Личная иота начинается с официального обращения к лицу, которому адресована, потом следует приветственный комплимент (если сообщается что-то официальное, то иота начинается со слов: Имею честь сааби1ить Вам, что...), завершающий комплимент— формула вежливости (Прошу Вас, <титул или обращение>, принять заверения в маем глубочайшем ы Вам уважении...), Личная нота печатается на нотном бланке, но обращение и заключительный комплимент обязательно пишутся от руки (в противном случае зто считается неуважением к адресату).

Обращения, используемые в личных нотах, строго регламентированы: — к министру иностранных дел: господин Министр или Ваше Представитеэьство; — к послу; господин Посол или Ваше Представительство; — и лицам духовного звания: к Папе — Ваше Святейшества, к кардиналу — Ваше Преосвященство, к архиепископу — Милорд или Ваша Светлость, к епископу — Милорд или Ваша Милость; — в Англии при обращении к государственному деятелю обязательно упоминание дворянского титула (баронет, лорд и т.д.).

Меморандум (от лат, тетогаЫит — 'то, о чем следует помнить') — дипломатический документ с изложением взглядов правительства на какой-нибудь вопрос, вручаемый представителю другой страны. Меморандум чаще всего является приложением к ноте. В меморандуме подробно излагается фактическая сторона того или иного вопроса, дается анализ каких-либо положений или содержатся возражения на доводы другой стороны, Меморандум-приложение пишется не на бланке, документу ! не присваивается номер, обычно (но не во всех странах) указываются место и дага отправления. Если меморандум послан отдельно (так называемый меморандум-экспресс) или с нарочным„то он составляется иа бланке, с указанием места и даты отправления, но всегда без подписи и печати.

Коммюнике (фр. сотпшпй1ид ог лат. саттип1со — 'сообщаю' ) — официальное сообщение высших органов государственной власти, органов внешних сношений, представителей различных государств ипн международных организаций о событиях международного характера: положении в какой-либо области межгосударственных отношений, ходе или результатах переговоров, ведущихся военных действиях и т.д, Помимо сугубо информационных задач, коммюнике зачастую несет и более существенную смысловую нагрузку, в том случае если в нем освещается позиция публикатора по политико-правовым проблемам, дается их оценка, обнародуются обязательства и цели заинтересованных субъектов, их намерения, предостережения. В некоторых случаях коммюнике могут включать магериапы, содержащие документально оформленные итоги состоявшихся межгосударственных контактов. Дипломатическое письмо. В дипломатической практике иногда пользуются дипломатическими письмами, которые пишутся иа официальном бланке (посла или министра иностранных дел).

Дата и подпись в дипломатическом письме обязательны. Назначением частного письма иолуофипиального характера является установление личных контактов с разными целями (дпя развития деловых связей, получения политической информации и т.д.). В Англии, к примеру, после приглашения на частный прием подобные письма подтверждают намерение продолжать общение, а отсутствие письма говорит о нежелании поддерживать отношения. Но бывают лица, которым вы не можете не послать ответного письма (например, королю). Важную роль в деловой переписке играет речевой этикет.