Глава_5 (Учебник по Outlook)

Глава 5. Повышение эффективности работы с Microsoft OutlookУпорядочение элементов в папкахПеред пользователем часто встает задача быстрого анализа содержимого той или инойпапки Outlook 2003. Сделать это будет существенно проще, если определенным образом систематизировать элементы, иметь возможность быстро изменять способ отображения.Простейший способ систематизации – отсортировать элементы по тому или иному полю. Для этого достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по его заголовку. Рядом с названием поля появится серый треугольник, вершина которого указывает способ упорядочения элементов, например,– сортировка элементов папки в убывающемпорядке по имени корреспондента.

Повторный щелчок по названию этого же поля изменит способ упорядочения на обратный (–сортировка в возрастающем по-рядке).Для электронных сообщений предусмотрен стандартный набор способов сортировкиэлементов. Чтобы выбрать наиболее подходящий, подайте команду Вид Ö Упорядо–чить по и установите соответствующий флажок.48Обратите внимание, что содержимое папки будет упорядочено по указанному полюдаже если оно не отображено на экране.Ориентироваться в большом количестве элементов папки гораздо удобнее, если онисгруппированы по тому или иному признаку. Быстро изменить способ группировки илиустановить многоуровневую группировку можно в специальной области окна, котораяактивизируется щелчком по кнопке Область группировкипанели инструментовДополнительно.Перетащите в нее мышкой заголовок поля, по которым вы хотите сгруппировать элементы.

Если вы перетащите несколько заголовков, то их взаимное расположение определит последовательность многоуровневой группировки. Ее легко изменить, простопоменяв заголовки местами.49В результате в области содержимого сообщения будут распределены по группам, названия которых начинаются с заголовка поля. Если нужно отказаться от группировкипо какому-либо полю, просто перетащите его заголовок обратно в строку заголовковполей или удалите совсем.Понятие Представление папокЧасто пользователи сталкиваются с ситуацией, когда для решения разных задач оказываются удобными различные способы отображения информации в области содержимого. В программе введено специальное понятие – представление папки, которое включает в себя совокупность отображенных на экране полей, установленный способ сортировки и группировки элементов, используемое шрифтовое оформление и некоторыедругие параметры.Текущие представленияВ Microsoft Outlook 2003 для каждой папки существует набор стандартных представлений, переключаться между которыми можно командой Вид Ö Упорядочить по Ö Текущее представление.На рисунке показан такой набор для папкиВходящие.

Выбрав, например, представление Непрочтенные сообщения в папке,вы скроете все прочитанные элементы, темсамым облегчив работу с новыми сообщениями. В представлении За последниесемь дней на экране будут показаны только те сообщения, которые поступили в вашпочтовый ящик за последнюю неделю.50Чтобы упростить процесс переключения между представлениями, их можноотобразить в области переходов, подавкоманду Вид Ö Упорядочить по ÖПоказывать представления в области переходов.Кроме того, выбрать нужное представление можно из выпадающего спискакнопкиТекущеепредставлениепанели инст-рументов Дополнительно.Изменение текущего представленияЕсли настройки текущих представлений вас по каким–то причинам не устраивают, подайте команду Вид ÖТекущее представление ⇒ Изменить текущее представление.В открывшемся диалоговом окне Настройка представления: щелчок по кнопке с названием параметра приведет к появлению одноименного окна, в котором можно произвести необходимые изменения.

Рассмотрим эти окна подробнее.51ПоляОкно Поля используется для редактирования набора отображаемых в области содержимого полей. Чтобы добавить отсутствующие на экране, выделите их названия в списке Имеющиеся поля:1 и щелкните кнопку Добавить –>.Для удаления лишних выделите их названия в списке Отображаемые поля:и щелкните кнопку Удалить –>.Кнопки Вверх и Вниз позволяют изменять последовательностьстолбцовданных на экране.ГруппировкаЭлементы почтовых папок автоматически сгруппированы в соответствии с выбраннойсхемой сортировки.

Если это вас не устраивает, снимите флажок Автоматическигруппировать по схеме упорядочивания в диалоговом окне Группировка. Послеэтого область Группировать элементы по полю станет доступна.Выберите поле для группировкив списке в этой области и установите нужный вам способ упорядочивания элементов в группе(по возрастанию или по убыванию).

После этого станет активной следующая область Затем пополю:. Таким образом можноуказать до четырех последовательных уровней группировки.1Несколько полей сразу можно выделить с зажатой клавишей Ctrl.52Обратите внимание на то, что в этом окне можно задать группировку по полю, не показываемому в области содержимого. Для этого в левой нижней части окна выберите соответствующий набор полей (в примере на рисунке – Все поля сообщения).

После этого интересующий вас заголовок (в примере на рисунке – Состояние отслеживания)станет доступным в списке Группировать элементы по полю (или Затем по полю, взависимости от того, какую область вы сейчас редактируете).СортировкаОкно Сортировка аналогично описанному выше окну Группировка.Оно актуально для установки многоуровневогоупорядочиванияитакже позволяет сортировать элементы по полям, не отображеннымна экране.ОтборВ диалоговом окне Отбор задаются критерии фильтрации элементов.В результате, в области содержимого будут показаны толькоте элементы, которые удовлетворяют указанным в соответствующих полях этого окна требованиям. Окно содержит несколько вкладок, что позволяетустанавливать весьма разнообразные условия отбора.Другие настройки, Автоформат и Формат столбцовСледующие три кнопки открывают диалоговые окна, в которых можно изменитьшрифтовое оформление заголовков полей и некоторой другой текстовой информации, атакже форматирование столбцов данных.Копка Восстановить текущее представления окна Настройка представления позволяет вернуться к исходным установкам.53Создание собственного представленияЕсли ни одно из имеющихся стандартных представлений вас не устраивает, либо вы нехотите изменять их, можно создать свое собственное представление и использовать егов дальнейшем.

Для этого подайте команду Вид ⇒ Текущее представление ⇒ Определить представления. В отрывшемся диалоговом окне Организатор представленийщелкните кнопку Создать, затем в окне Новое представление задайте название представления, укажите его тип, где и кто его может использовать.Щелкните ОК – откроется описанное выше окноНастройка представления, в котором можно определить его параметры. После завершения работы в этом окне вы автоматически вернетесь в окноОрганизатор представлений, в котором нужнощелкнуть кнопку Применить – способ отображения информации в области содержимого изменится в соответствии с вашими указаниями и новоепредставление будет добавлено к списку имеющихся на настоящий момент.54Создание новых элементов на базе уже имеющихся.Элементы Outlook 2003 тесно связаны между собой.

Перетаскивая их из одной папки вдругую, можно создавать новые элементы, не теряя время на ввод уже имеющейся информации.На рисунке приведен в качестве примера результат перетаскивания электронного сообщения в папку Контакты – при этом автоматически открылось окно Контакт, в котором часть полей уже заполнена. Соответствующие значения были извлечены программой Outlook 2003 из сообщения. Пользователю остается внести необходимые коррективы и сохранить новый элемент. При таком способе создания контактов вероятность допустить ошибку при записи адреса электронной почты сводится к нулю.Аналогично, при перемещении элемента из папки Контакты в любую из раздела Почта, будет открыто окно нового электронного сообщения с заполненным полем Кому:.55Стоит особо отметить, что при подобных перемещениях исходные элементы не изменяются и не удаляются.ОрганизаторКоманда Сервис ⇒ Организовать активизирует в окне Microsoft Outlook специальнуюобласть Настройка папки в которой представлены дополнительные возможности элементов.

Для разных папок набор доступных в этой области команд различается.Рассмотрим более подробно эту области окна на примере папки Входящие.Вы можете перемещать элементы в другие папки, окрашивать заголовки некоторых сообщений в определенные цвета, переключаться между представлениями.Для перемещения элементов щелкните ссылку По папкам, выделите интересующиевас сообщения в области содержимого, укажите в выпадающем списке Переместитьвыделенные сообщения в название папки, в которую они должны попасть, а затемщелкните кнопку Переместить.56Если названия папки нет в списке, воспользуйтесь вариантом Другие папки, - передвами откроется диалоговое окно Выбор папки, в котором можно выбрать любую изимеющихся или создать новую.Чтобы выделить цветом заголовки сообщений, полученных от определенных корреспондентов, в области Настройка папки щелкните ссылку По цвету.

Затем в спискеОкрасить сообщения выберите полученные от. В области содержимого выделителюбое сообщение от интересующего вас адресата (или нескольких), подберите подходящий цвет и щелкните кнопку Применить цвет.С этого момента все сообщения, отосланные с указанных адресов электронной почты(и уже находящиеся в папке и те, которые будут попадать в нее в дальнейшем) будутотображаться выбранным цветом.57Аналогичные установки можно задать и для писем, которые вы отправили определенным адресатам, если в поле Окрасить сообщения выбрать вариант отправленные.Если вы хотите выделить зрительно письма, в которых ваш адрес электронной почтыбыл указан только в поле Кому, установите для них определенный цвет в поле Показывать сообщения, отправленные только мне, в и щелкните кнопку Включить.Учтите, что установленные правила окрашивания заголовков сообщений могут противоречить друг другу.Ссылка По представлению позволяет быстро выбрать наиболее подходящий способотображения содержимого папки.Папки поискаВ Microsoft Office Outlook 2003 появилось новое понятие – папки поиска.

Это не настоящие папки, а именованные списки электронных сообщений, которые удовлетворяют заданным вами критериям отбора. В папки поиска включаются только ссылки на теили иные письма, сами же письма продолжают храниться в своих папках Outlook.Три папки поиска присутствуют по умолчанию: Большие письма, К исполнению иНепрочтенные письма.