Глава_4 (Учебник по Outlook)

Глава 4. Папка КалендарьПапка Календарь используется в Outlook 2003 для ведения вашего личного расписания, в ней можно создавать и хранить элементы трех типов – Встреча, Событие и Собрание; все они содержат информацию о запланированных вами делах. Первые дваразличаются своей продолжительностью: Встреча длится до 24 часов, а Событие – более. Собраниями называются мероприятия, на которых кроме вас должны присутствовать и другие участники1.Если переключиться на папку Календарь в нижней части области переходов, то пристандартных настройках в ее верхней части отобразится календарь на ближайшие месяцы (или на месяц, в зависимости от соотношения размеров верхней и нижней частиобласти переходов), текущая дата обведена рамкой. Дни, уже задействованные в расписании, выделены жирным шрифтом.По умолчанию при запуске календаря область содержимого представляет собой макетрасписания на текущий день, если вас интересует другая дата, щелкните по ней в календаре в области переходов.

Быстро вернуться обратно можно с помощью кнопкипанели инструментов Стандартная окна программы.1Этот тип элементов в пособии не рассматривается.41Кнопки,,позволяют отобразить макеты расписанияна указанные промежутки времени.Для удобства планирования в макетах на один день и на рабочую неделю слева показываться временная шкала. Она по умолчанию разбита на интервалы по 30 минут, выбрать более подходящий для текущей работы вариант можно из контекстного меню кней.Создание нового элемента Встреча (Событие)Для создания нового элемента Встреча переключитесь на папку Календарь и в окнеOutlook 2003 щелкните кнопку Создать или подайте командой Действия Ö Новаявстреча. При работе в других папках воспользуйтесь командой Файл Ö Соз–дать Ö Встреча или выберите вариант Встреча в выпадающем списке кнопки Создать. При этом откроется новое окно Без имени – Встреча с полями для вводаданных2.2Это окно содержит две вкладки, вторая (Планирование) нужна только при создании элементов типа Собрание, которые в этом пособии не рассматриваются.42Внесите необходимую информацию в соответствующие поля и щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Обратите внимание, что поля Начало: и Конец: являются обязательными для заполнения, при вводе данных в них удобно пользоваться выпадающимкалендарем и временной шкалой.Программа Outlook 2003 может взятьна себя труд напомнить вам о запланированном мероприятии, если в окне Встреча установить флажок Оповещение: и указать (выбрать из списка или ввести вручную), за какоевремя до начала мероприятия вы хотите увидеть напоминание о нем.43При стандартных настройках3 программа в заданное время покажет на экране специальное окно – Оповещение с указанием темы встречи. Щелчок по кнопкепозво-ляет сопроводить оповещение звуковым сигналом.Элементы, для которых установленотакоенапоминание,помечаются в области содержимого специальным значком сизображениемколокольчика.Работая с макетом 1 День или Рабочая неделя, для создания нового элемента достаточно дважды щелкнуть в области содержимого в той ее части, которая соответствуетпланируемому времени начала мероприятия.

При этом откроется окно Встреча с ужезаполненными полями Начало: и Конец:, по умолчанию длительность мероприятиябудет равна единичному отрезку на временной шкале.На рисунке ниже представлен пример окна Outlook с макетом расписания 1 День. Выделенный в области содержимого элемент отличается жирными синими горизонтальными границами, его содержимое отображено в области чтения.3Настройка оповещений осуществляется в окне Настройка напоминания, для вывода его на экран воспользуйтесь последовательностью команд Сервис Ö Параметры ÖДополнительно Ö кнопка ДополнительноÖ кнопка Параметры напоминания…44Редактирование ранее созданных элементовЧтобы внести изменения в ранее созданный элемент, откройте его в отдельном окне(двойным щелчком в области содержимого), отредактируйте данные и подтвердитесвои действия щелчком по кнопке Сохранить и закрыть.Если нужно перенести мероприятие на другое время, достаточно в области содержимого навести указатель мыши на левую границу элемента (при этом указатель примет вид) и перетащить его на новое место.

Если нужная дата не отображена в области содержимого, то перетащите элемент на нее в календаре в области переходов. При этомобласть содержимого подстроится под выбранную дату.Работая с расписанием на 1 день или на рабочую неделю, вы можете редактировать вобласти содержимого длительность созданных ранее элементов. Выделите элемент, наведите указатель мыши на горизонтальную границу, положение которой надо изменить. Когда он примет вид двунаправленной стрелки, перетащите границу элемента нанужное место, при этом значения в полях Начало или Конец автоматически изменится.Создание повторяющихся встречПрограмма Outlook 2003 предусматривает создание регулярно повторяющихся мероприятий.

Откройте окно новой встречи, заполните все необходимые поля и щелкнитекнопку Повторение.В появившемся диалоговомокне Повторение встречивыберите нужный режим повторения, при необходимости уточните его пределы. Вэтом же окне можно изменить и временные рамкипланируемого мероприятия,отредактировав значения вполях Начало, Конец илиДлительность.45Весь ряд повторяющихся элементов будет показан в вашем календаре.

В области содержимого каждый элемент помечен специальнымзначком.При попытке открыть или удалить элемент, программавыведет запрос о том, к какому объекту относится действие – к отдельному элементу или всему ряду. Если изменения вносятся только в копию, то в области содержимого значок повторения изменяется на.Элемент СобытиеЭлемент Событие получается при установке флажка Целый день в форме Встречаили в результате выполнения команды Действия ⇒ Создать событие на целый день.Так как Событие – это мероприятие, запланированное на весь день (или на несколькодней), то поля, связанные со временем, в окне его свойств отсутствуют.46В области содержимого события отображаются под текущей датой.Элемент типаСобытие47.