Глава_1 (Учебник по Outlook)

Глава 1. Знакомство с программой Microsoft Outlook2003Общие сведения о программеПрограмма Microsoft Outlook 2003 позволяет обрабатывать сообщения электроннойпочты, планировать предстоящие дела, отслеживать ход выполнения задач и поручений. Она может напомнить о текущем мероприятии или событии, обратить ваше внимание на то, что вы выбились из графика работ.Обладая столь широкими возможностями, программа проста в использовании, что достигается за счет четкой систематизации разнообразных данных. Объекты, с которымиработает пользователь, такие как сообщения электронной почты, контакты, задачи идр., в Outlook 2003 называются элементами. Каждый элемент включает в себе определенный набор данных, например, сообщение электронной почты обычно содержит заголовок (где указаны адреса отправителя и получателей, тема и некоторая служебнаяинформация), текст письма и прикрепленные файлы.Для отображения, ввода или редактирования информации, относящейся к тому илииному элементу, используются формы – окна с набором полей.

Каждое поле предназначено для ввода однотипных данных и имеет соответствующий заголовок. Например,поле Кому: используется для указания адресов электронной почты, поле Срок: – датыокончания задачи или поручения.Ниже на рисунках показаны две формы программы Outlook 2003, использующиеся дляработы с элементами типа Сообщение (электронной почты) и Встреча. Обратите внимание на различные поля этих форм и отображаемые в них данные.1Форма элемента типаСообщениеФорма элементатипа ВстречаДля хранения элементов различных типов (тип определяется составом полей данных вформе) в Outlook 2003 предусмотрены папки. В некоторых из них содержатся элементытолько одного типа, в других – нескольких: так, в папке Входящие вы работаете толькос электронными сообщениями, а в папке Календарь – с элементами трех типов –Встреча, Событие и Собрание.2Стандартный набор папок Outlook представлен на рисунке справа.

Кратко опишем их основное назначение.Входящие – в эту папку по умолчанию попадают всеписьма, поступающие на ваш адрес электронной почты.В Дневник заносятся сведения о вашей работе с элементами Outlook и офисными документами.Задачи – папка для работы с задачами и поручениями.Заметки – помогут быстро и кратко зафиксировать нужную вам информацию.В папке Исходящие временно хранятся письма, предназначенные к отправке.Календарь используется для планирования мероприятий и собраний, это аналог канцелярского ежедневника.Папка Контакты нужна для хранения контактной информации, это ваша электроннаязаписная книжка.В папку Нежелательная почта перемещаются те сообщения, которые в соответствии сустановленными фильтрами и правилами не должны представлять для вас интереса.По умолчанию копии всех посланных вами сообщений попадают в папку Отправленные.Удаленные – сюда перемещаются элементы, удаленные из остальных папок.В папке Черновики можно хранить сообщения, требующие доработки перед отправкой.Папки поиска содержат ссылки на почтовые сообщения, удовлетворяющие определенным критериям.Папки, предназначенные для работы с электронными сообщениями (Входящие, Исходящие, Отправленные, Черновики, Нежелательная почта) объединены в разделПочта.В этом пособии будут подробно рассмотрены особенности работы с электронной почтой, папками Контакты и Календарь.

Начнем с рассмотрения интерфейса окна Microsoft Outlook 2003.3Графический интерфейс Microsoft Outlook 2003Как и в других офисных приложениях, в верхней части окна расположены строка менюи панели инструментов, в Outlook 2003 их всего три – Веб–узел, Дополнительно иСтандартная. Набор кнопок двух последних определяется активной в данный моментпапкой.Большую часть окна занимает страница Outlook сегодня, которая обычно открываетсяпри запуске программы. На ней представлена имеющаяся на текущий день информацияо запланированных мероприятиях, поставленных задачах, количестве новых сообщений и незаконченных писем.Если вы используете Outlook 2003 по большей части для обработки сообщений электронной почты, то щелкните кнопку Настройка Outlook сегодня, находящуюся справа4под строкой заголовка папки, и снимите на открывшейся странице стоящий по умолчанию флажок При запуске открывать окно “Outlook сегодня”.

Для подтверждениясвоих действий щелкните кнопку Сохранить изменения.В результате при запуске программы на экране будет отображаться информация, хранящаяся в папке Входящие.Аналогичного результата можно добиться, подав в окне Outlook 2003команду Сервис‚Ö‚Параметры, навкладке Дополнительно щелкнуть кнопку Дополнительно и в открывшемся диалоговом окне Дополнительные параметры в поле Открыть папку: с помощью кнопкиОбзор выбрать Входящие.Познакомимся более подробно с особенностями интерфейса Outlook 2003 при работе сэтой папкой. Обычно основная часть окна поделена на три зоны.

Слева расположенаОбласть переходов, в которой пользователь может легко переключаться между перечисленными в ней папками1, создавать новые папки или удалять ненужные.В Области содержимого отображаются все элементы выделенной в области переходовпапки, а Область чтения позволяет подробно ознакомиться с выбранным в области содержимого элементом.1Другой способ переключения между папками – команда Перейти.5Строка менюПанели инструментовОбласть чтенияОбласть переходовОбласть содержимого.Размеры каждой из приведенных на рисунке областей окна легко изменить.Для этого установите указатель мыши на нужнуюграницу и перемещайте ее при нажатой левойкнопке мыши.Область переходов и область чтения можно скрыть командами Вид‚Ö‚Область переходаилиВид‚Ö‚Областьчтения‚Ö‚Отключенасоответственно.КомандаВид‚Ö‚Область чтения‚Ö‚Справа (или Снизу) позволяет выбрать для области чтенияодно из двух возможных положений в окне программы.Область переходов разделена на две части – нижнюю и верхнюю, их соотношениеможно изменить, переместив границу на новое место.6В нижней части расположены кнопки сназваниямипапок(почтовыепапкипредставлены кнопкой с названием раздела).

В зависимости от ее размера онимогут показываться и крупными, и мелкими значками. При переключении внижней части области переходов с однойпапки на другую, ее верхняя часть автоматически настраивается на работу с содержащимися в выбранной папке элементами.Щелчок по значку Список папокв нижней части области переходов (либо командаПерейти‚Ö‚Список папок) позволяет отобразить список всех папок Outlook в ее верхней части.Работа с папкамиВыше речь шла о стандартных папках программы Outlook, у пользователя есть возможность создавать и свои собственные.ДляэтогонужноподатькомандуФайл‚Ö‚Создать‚Ö‚Папка или воспользоваться командой Создать папку контекстного меню к названию любой папки.

После этого в диалоговом окне Новая папкав поле Имя папки: следует ввести название создаваемой папки, в поле Содержимое папки: – выбрать тип элементов, которые в ней будут храниться, а в поле По-7местить папку в: папку, внутри которойбудет создана новая.После щелчка по кнопке ОК новая папкабудет добавлена в список уже имеющихся.Контекстное меню, вызываемое щелчкомправой кнопкой по названию созданнойпользователем папки, содержит команды, позволяющие не только удалить, но икопировать, перемещать и переименовывать ее.

Кроме того, созданную папкуможно отобразить в группе Избранныепапки.Для удаления ранее созданной папки2 выделите ее название в области переходов и подайте команду Правка‚Ö‚Удалить или воспользоваться контекстным меню. Обратитевнимание, что при этом будут удалены все содержащиеся в ней элементы.2Стандартные папки программы удалить нельзя.8.