Outlook_10_2003 (Учебник по Outlook)

Microsoft Office Outlook 2003MS Outlook 2003 – это приложение MS Office, которое вполне можно назвать «электронным секретарем». С его помощью удобно не только обрабатывать сообщения электроннойпочты, но и планировать предстоящие дела, организовывать собрания, отслеживать ходвыполнения задач и поручений.

Программа может напомнить о текущем мероприятии илисобытии, обратить ваше внимание на то, что вы выбились из графика работ.При этом, обладая столь широкими возможностями, она проста в использовании, что достигается за счет четкой систематизации разнообразной исходной информации.Для занесения данных в программе используются формы – диалоговые окна с наборомполей. Каждое поле предназначено для ввода однотипной информации и имеет соответствующий заголовок. Так, например, поле Кому: используется для указания адресов электронной почты, поле Срок: – даты окончания задачи или поручения.Основная структурная единица в этом приложении - элемент Outlook, тип которого определяется набором полей данных. Элементами являются сообщение электронной почты,сведения о контакте, задача, поручение и некоторые другие.Форма элемента типаСообщениеДля систематизации элементов различных типов в Outlook предусмотрены соответствующие папки.

Часть папок должны содержать элементы одного типа, другие могут включатьэлементы нескольких типов: так, в папке Входящие по умолчанию идет работа только сэлектронными сообщениями, а в папке Календарь - с элементами типов Встреча, Событие и Собрание.1Стандартный набор папок Outlook представлен на рисунке.Укажем кратко их основное назначение.Входящие – в нее по умолчанию поступают все письма,приходящие в ваш ящик электронной почты.В Дневник заносятся данные о датах и времени вашей работы с элементами Outlook и офисными документами.Задачи – папка для работы с задачами и поручениями.Заметки – помогут быстро и кратко зафиксировать новуюинформацию.В папке Исходящие временно хранятся письма, предназначенные к отправке.В Календаре планируются встречи и собрания, указываются даты важных событий, словом, эту папку можно рассматривать как аналог обычного канцелярского ежедневника.Контакты - это ваша электронная записная книжка.Нежелательная почта - в нее по умолчанию перемещаются сообщения, которые в соответствии с установленными фильтрами и правилами рассматриваются программой какнежелательные.В папку Отправленные, согласно исходных настройкам приложения, помещаются копиивсех отправленных сообщений.В папку Удаленные попадают элементы, удаляемые из остальных папок.В Черновиках можно хранить сообщения, требующие доработки перед отправкой.Папки поиска – используются для организации быстрого поиска нужных элементов.Папки, предназначенные для работы с элементами одинакового типа, объединены в разделы.

Так, например, раздел Почта включает в себя не только папку Входящие, куда поступает вся новая корреспонденция, но и папки Исходящие, Отправленные, Черновики,Нежелательная почта.2Графический интерфейс MicrosoftOutlook 2003На этом рисунке окно приложения Outlook 2003. Обычно в нем представлены три отдельные области.9Область переходов позволяет легко переключаться между перечисленнымив ней разделами (Почта, Календарь, и пр.).

Скрыть область переходовможно командой Вид Ö Область переходов.9Область содержимого нужна для отображения элементов папки, выбраннойв области переходов.9Область чтения предназначена для просмотра выбранного элемента. Дляобласти чтения можно выбрать наиболее удобное расположение в окне программы, подав команду Вид Ö Область чтения Ö Справа (Снизу). Есливозникла необходимость освободить место в окне, то скройте область чтения, воспользовавшись командой Вид Ö Область чтения Ö Отключена.Внешний вид области переходов зависит от соотношения размеров ее верхней и нижнейчасти, кнопки в ней выводятся либо крупными, либо мелкими значками. При переключе-3нии в области переходов ее верхняя часть автоматически настраивается на работу с папками, содержащими элементы выбранного типа.Ваша основная работа в этом приложении будет связана с разделом Почта.в нижней части области переходов, при этом в ее верхнейЩелкните по значкучасти появятся две области – Избранные папки и Все почтовые папки.

Если названиепапки Входящие выделено жирным шрифтом – это значит, что в ней содержатся непро-Граница верхней инижней частичитанные сообщения1, количество которых указано рядом в скобках.Упорядочениепо датеКрупныезначкиМелкие значкиВыберите папку Входящие, и в области просмотра отобразится список содержащихся вней сообщений. По умолчанию они упорядочены по дате поступления и отображаютсягруппами.

Значкииперед названием группы позволяют свернуть или развернуть еесоответственно.Чтобы отказаться от группировки, подайте команду Вид ÖУпорядочить по и снимитефлажок у пункта Отображать в группах.Расположите область чтения снизу, при этом будут видны названия полей в Строке заголовков полей и в столбцах их значения для отображенных элементов.1По умолчанию сообщение считается прочитанным, если вы переключились с него на другое сообщение.4СтроказаголовковполейСтолбец значений поля Тема:Эта информация поможет вам быстрее ориентироваться в списке сообщений – например,найти письмо от преподавателя с определенной темой или присланное в определенныйдень.Другой способ повышения эффективности работы со спискомсообщений – сортировка. Уберите группировку и щелкните позаголовку какого-либо поля.При этом сообщения будут отсортированы по выбранному полю, а рядом с его заголовкомпоявится треугольник, вершина которого указывает направление сортировки (по уменьшению или по увеличению значения поля).

Повторите щелчок – направление сортировкиизменится.Работа с сообщениями электроннойпочтыПросмотр сообщения в отдельном окнеВыберите подсветкой в области просмотра интересующее вас сообщение и нажмите Enter(или сразу дважды щелкните по соответствующей строке) – электронное сообщение будетоткрыто в отдельном окне.5Окно содержит собственную строку меню и панель инструментов, позволяющие продолжить работу с сообщением.Подготовка нового сообщенияВ разделе Почта для подготовки нового сообщения достаточнощелкнуть кнопку Создать.В поле Кому… нужно задать адрес электронной почты получателя2 письма (их можетбыть несколько).

Для ввода адреса удобно воспользоваться глобальным списком адресов3,создаваемым администратором сети, адрес почтового ящика в нем отображается в видефамилии, имени и отчества пользователя.2Адрес электронной почты состоит из имени пользователя и имени домена (отдельной самостоятельнойчасти сети), разделенных знаком @ (например, olga@comp.chem.msu.su).3Глобальный список адресов недоступен для вашего редактирования.6Щелкните по кнопке Кому… и в открывшемся окне Выбор имен в поле Введите или выберите имя начните набирать первые символы интересующей вас фамилии (при этомсписок будет автоматически подстраиватьсяпо ним); корректировку по записям можноосуществить стрелками вверх или вниз.

Выделите строку с именем нужного адресата ищелкните кнопку aКомуa->a (соответствующий адрес попадет в указанное поле), а затемпо кнопке OK.Если адресат попал в поле Кому: ошибочно,щелчком мыши выделите его имя в поле ввода и нажмите на клавиатуре клавишу Delete.О необходимости заполнения поля ТемаВ поле Тема следует кратко сформулировать содержание сообщения.

Заполнение этогополя продиктовано, в первую очередь, этикой общения по электронной почте. Получательвашего письма может сразу оценить для себя его значимость.Ввод текстаПри вводе текста сообщения следует учесть, что редактор в Outlook 2003 поддерживаеттри текстовых формата - HTML, RTF и Обычный текст.Так, в формате HTML в тексте письма допускается фон, рисунки и другое разнообразноеоформление. Обратите внимание, что не все программы для работы с электронной почтойспособны читать подобные сообщения, часть информации (форматирование, рисунки,графики т.п.) может быть недоступна. Формат Обычный текст с этой точки зрения универсален – он распознается любой почтовой программой.На семинарских занятиях для переписки с преподавателем рекомендуется использоватьформат HTML, установленный для новых писем по умолчанию в Outlook 2003.7Добавление вложений к сообщениюВыполненные учебные задания вы должны присылать преподавателю в виде прикрепленного к письму файла (вложения) 1.Для добавления вложений в сообщение установите курсор в областиввода текста и щелкните кнопку Добавить файл или подайте командуВставка Ö Файл.