Глава 6 (О.Б. Калугина, В.С. Люцарев - Работа с электронными таблицами. Microsoft Office Excel 2003), страница 3

Но если вы хотите использовать егов других книгах или предоставлять другим пользователям, то нужнопроизвести сохранение запроса в специальном файле. Для этого в окне Создание веб-запроса щелкните кнопку сохранения веб-запросаи в появившемся по этой команде диалоговом окне Сохранение документа задайте имя и папку для хранения файла с расширением *.iqy.Щелчок по кнопке Свойства… выведет окно Свойства внешнегодиапазона.Кнопка Параметры…, завершающая панель инструментов в верхнейстроке окна создания веб-запроса, предложит диалоговое окно Настройка веб-запроса.Когда выбор сделан, щелчок по кнопке ОК диалогового окна Импортданных начнет процесс передачи данных в рабочую книгу.Когда запрос подготовлен и указанные данные пора передать на рабочий лист Excel, в правом нижнем углу веб-страницы нужно щелкнуть кнопкуИмпорт1 и в появившемся по этой команде диалоговом окне Импорт данныхуказать, где в рабочей книге разместить импортируемые данные.1Кнопка Импорт станет доступной сразу, как только на веб-странице будет выделена хотьодна таблица.Через несколько секунд полученные данные готовы для последующей их обработки средствами Microsoft Excel.168Глава 6По завершении импорта данных автоматически появится панельинструментов Внешние данные1.

Не торопитесь ее закрывать, она включает в себя кнопки команд, которые наверняка пригодятся в последующей работе.Так, щелчок по кнопкеИзменить запрос откроет одноименноеокно для внесения корректив в текущий запрос. Следующая кнопка– вызов диалогового окна Свойства внешнего диапазона2. КнопкаОбновить позволит обновить импортированные ранее данные в книге потекущему состоянию внешнего источника.Ознакомьтесь с появившимся предупреждением Обновление данныхи примите решение о продолжении своих действий.Во время процесса обновления щелчок по кнопкевыведет окноСостояние обновления, в котором можно оценить временно′ е состояниезапроса и, при необходимости, прервать процесс.12Обычно она присутствует в окне, когда активна какая-либо часть диапазона с данными,полученными по внешнему запросу.Рисунок этого окна был приведен выше.Списки в Excel169Остановить процесс обновления данных можно и щелчком покнопкепанели инструментов Внешние данные.Текст по столбцамПосле получения данных из внешнего источника, в частности, изИнтернета, можно столкнуться с результатом импорта, подобным приведенному на этом рисунке:Данные после импорта не были автоматически разнесены по столбцам рабочего листа и представляют собой построчный набор «сложныхтекстовых значений».

Как же «расчленить» каждую запись на значения отдельных ячеек строки и избавиться от ненужных в этом случае знаков ?Выделив столбец полученных записей1, нужно подать командуДанные Текст по столбцам…Будет запущен Мастер текстов (разбор), который предложит за трипоследовательных шага исправить ситуацию.1В примере на рисунке все данные находятся в столбце А.170Глава 6Списки в Excel171Запросы к базам данныхМы уже подробно рассматривали эти шаги и соответствующие диалоговые окна Мастера текстов в первом параграфе этой главы, которая называется Импорт из текстового файла.

В нынешней ситуации правильноеуказание разделителя данных1 в строках и разнесение по столбцам с помощью аналогичных шагов Мастера помогут быстро исправить ситуацию.Данные Текст по столбцам…Ряд команд в меню Данные Импорт внешних данных предназначен для работы с запросами. Напомним, что в качестве источникаданных могут выступать простые текстовые файлы, другие рабочие книги Excel и многое другое. Но чаще всего эта функция используется дляработы с информацией, хранящейся в базах данных (БД).БД представляют собой мощный инструмент для работы с информацией.

Наиболее тщательно разработана теория и реализация так называемых реляционных баз данных. Отношения реляционных БД, называемые также таблицами, примерно соответствуют описанным в этойглаве спискам Microsoft Excel. Так же, как и списки, таблицы состоят иззаписей, каждая запись включает строго определенные поля данных.Пожалуй, главное отличие таблиц от списков состоит в отсутствии ограничений на число записей, базы данных могут содержать огромные массивы информации.БД включают в себя не только таблицы данных, но и дополнительные сведения о них.

Среди них подробные описания структур отдельныхтаблиц; ограничения, которым должны удовлетворять данные; сведенияо взаимосвязях между таблицами; заранее подготовленные программыпреобразования данных, называемые запросами (не путайте с запросамиExcel, являющимися темой данного раздела), и др. Для работы со всейэтой информацией используют стандартный язык запросов, называемыйSQL (Structured Query Language). В нем имеются гибкие возможности повыборке и простейшим преобразованиям данных.

Описанию теории реляционных баз данных и языка SQL посвящено много учебной и технической литературы.1.Однако язык SQL не претендует на универсальность. В частности,возможности Microsoft Excel для математической, графической обработки данных намного шире и богаче. Поэтому, если позволяют объемы информационных массивов2, то зачастую удобнее импортировать их из БДна рабочий лист и далее работать средствами этого приложения.Постараемся познакомить читателя с тем, как при помощиMicrosoft Excel получить внешние данные из такого источника, как базаMicrosoft Access. И для этого сформулируем конкретную задачу.11В этом примере разделителем в строках является знак табуляции.

На втором шаге Мастератекстов по образцу разделения столбцов достаточно будет убедиться, что он «распознан»правильно.Например, Дейт, К. Дж. Введение в системы баз данных, 6-е издание: Пер. с англ. – К.; М.;Спб.: Издательский дом «Вильямс», 2000.2 Не стоит забывать, что на рабочем листе число строк и столбцов ограничено (см.

параграф Книги и листы в главе 1). Только для небольших пользовательских таблиц может показаться, что их количество «бесконечно».172Глава 6Списки в Excel173Имеющаяся база данных, схема которой приведена на рисунке,Названия таблицНазвания полейтаблицыВыбрав на вкладке Базы данных тип источника данных (строку Базаданных MS Access*), мы переходим к следующему окну, в котором подсветкой указывается конкретный файл базы данных (с расширением *.mdb1).хранит списки студентов и различные сведения, связанные с их обучением. Эти данные находятся в разных таблицах. Наша задача – свести вединый список сведения о фамилиях (F1), именах (I), отчествах (O) студентов 101 и 102 учебных групп (Grp), названиях выполненных ими заданий (TDescr) и полученных оценках (Mark).Прежде всего, на рабочем листе Microsoft Excelнужно подать командуДанные Импорт внешних данных Создатьзапрос… На экране появится диалоговое окно дляуказания источника данных.

Это окно отдельнойпрограммы Microsoft Query2,предназначенной для подготовки списка критериев,по которым данные будутпереноситься из внешнихисточников в документыMicrosoft Office, в частности Microsoft Excel.Здесь мы не будем разбирать последовательно и подробно возможности трех разных вкладок этого диалогового окна, ограничившисьтолько поставленной выше задачей.12В скобках указаны имена соответствующих полей.Обратите внимание, что, кроме появления на экране диалогового окна, в панели задачWindows теперь присутствует кнопка Microsoft Query – именно с этой программой намсейчас предстоит работа.Щелчок по кнопке ОК2 осуществит переход к следующему необходимому шагу – указанию подлежащих импорту полей данных.12Расширение .mdb имеют файлы баз данных MS Access.Равноценно двойному щелчку в списке по имени нужного файла.174Глава 6В диалоговом окне сгруппированы по таблицам все поля БД.

В правую часть диалогового окна переносят лишь те из них, что должны появиться на листе рабочей книги Microsoft Excel.Щелчок по значкурядом с названием таблицыразворачиваетсоответствующую группу.Списки в Excel175В списке Столбцы запроса: можно менять порядок полей с помощью кнопок с треугольными стрелками.Подготовив нужный список полей, щелчком по кнопке Далее> переходим к следующему шагу, на котором можно наложить определенныеусловия для отбора записей по полям списка.Кнопка Просмотр позволит «пробежать глазами» данные выбранного столбца,чтобы, например, удостовериться в их необходимости.Формирование списка производится очень просто с помощью кнопок в центре диалогового окна Создание запроса: выбор столбцов.Кнопкадоступна, когда выделена одна из строк списка слева вдиалоговом окне (Имеющиеся таблицы и столбцы), щелчок по этой кнопке перенесет данные в формируемый список справа (Столбцы запроса).Кнопкииактивны, когда подсветкой отмечено какоелибо поле списка Столбцы запроса.

При этом кнопка«возвращает»в список имеющихся таблиц и столбцов только одно указанное поле, акнопка– «очищает» список запроса, перенося влево сразу все егополя.Напомним, что для нашего примера нужно получить сведениятолько по 101 и 102 учебным группам. Поэтому условие, необходимоедля выборки, может выглядеть так.Значения полейудобно выбратьиз соответствующих списковЩелчок по кнопке Далее> предложит диалоговое окно с возможностями сортировки записей формируемого списка.176Глава 6Списки в Excel177Установим сортировкупо номеру группы повозрастаниюСледующий, заключительный, шаг предлагает определить дальнейшие действия.Щелчок в этом окне по кнопке Сохранить вернет к работе с диалоговым окном заключительного шага создания запроса. Для нашего примера нужно оставить опцию Вернуть данные в Microsoft Office Excel ищелкнуть Готово.