Задание

Использование макросов в базе данных Microsoft Access

Исследовать возможности Access по созданию макросов

1. Введение

Использование макросов в базе данных Microsoft Access

С помощью макросов можно выполнить практически все действия над объектами Access. Существенной особенностью Access по сравнению с такими компонентами Microsoft Office, как Word и Excel, является возможность с помощью макросов и модулей VBA Определять реакцию приложения на различные события в формах и отчетах, такие как нажатие кнопок, изменения данных, открытие и закрытие форм и отчетов, получение формой или элементом управления формы фокуса и т. д.

Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедура на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды ОткрытьФорму в качестве аргументов необходимо задать, по крайней мере, имя открываемой формы и режим вывода ее на экран.

В Microsoft Access 2000 содержится список макрокоманд, сгруппированных по категориям: работа с данными в формах и отчетах; выполнение команд, макросов, процедур и запросов; работа с объектами; импорт/экспорт данных и объектов и прочие. В категорию ” ” собранны все макрокоманды, которые позволяют влиять на интерфейс приложения.

Действия, которые могут быть выполнены с помощью макросов, очень разнообразны. Даже если вы не будете исполь­зовать макросы в своих приложениях, имеет смысл изучить эти макро­команды, поскольку их можно использовать и в процедурах VBA.

Использование макросов оправдано тем, что их легко создавать, и для этого не нужно изучать синтаксис языка программирования. Как будет показано в следующем разделе, для создания макроса требуется знать лишь основные приемы работы в Microsoft Access и Windows, такие как перетаскивание объектов из окна База данных в специальное окно – Конструктор макросов, выбор действия из списка и ввод выражений в ка­честве аргументов макрокоманды. Поэтому, если очень не хочется изучать синтаксис языка VBA или это представляется слишком трудным, смело применяйте макросы, и вы получите приложение с достаточно большими функциональными возможностями.

Основное назначение макросов — это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню; чтобы при открытии приложения пользователь видел на экране не окно База данных, наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчетов, а некую понятную форму, с помощью которой можно было бы сразу производить желаемые действия и т. д.

С помощью макросов можно создать удобные меню и панели инструментов для приложения.

Однако использование макросов имеет и некоторые недостатки:

• Возможности макрокоманд ограничены по сравнению с возможностями языка VBA, поэтому в ряде случаев без программирования на VBA не обойтись, хотя сначала нужно быть уверенным, что эти дополнительные возможности действительно нужны. Язык VBA предоставляет более ши­рокие возможности для работы с данными, позволяет использовать меха­низм программирования объектов для связи с другими приложениями, вызывать функции из библиотек динамической загрузки (DLL) Windows и создавать собственные специализированные функции.

• Макросы можно использовать практически везде, где используются про­цедуры VBA, однако процедуры VBA, как правило, выполняются быстрее.

• Макросы являются объектами, существующими отдельно от форм и отче­тов, в которых они используются, поэтому, когда этих объектов стано­вится очень много, их поддержка становится достаточно затруднитель­ной. Процедуры обработки событий VBA, используемые в формах и от­четах, являются неотъемлемой частью этих форм и отчетов, и в этом есть свои преимущества. Например, при переносе форм и отчетов из одной базы данных в другую с ними автоматически переносятся связанные процедуры.

Тем не менее, во многих случаях использование макро­сов вполне оправдано, т. к. это существенно упрощает и ускоряет разработ­ку приложения. Их можно использовать при создании небольших однополь­зовательских приложений, хотя при создании многопользовательских или клиент-серверных приложений, где скорость работы приложения критична, лучше применять VBA.

2. Основная часть.

2.1. Создание макросов

В Microsoft Access существует специальное средство для создания макросов – Конструктор макросов. Рассмотрим процесс создания макроса с помощью Конструктора.

Конструктор макросов

Открыть окно Конструктор макросов для создания нового макроса можно двумя способами:

1. Раскройте список макросов в окне База данных, щелкнув ле­вой кнопкой мыши по ярлыку Макросы, и нажмите кнопку Создать в верхней части окна.

Рис. 1. Кнопка для создания макроса

1. Щелкните по стрелке вниз на кнопке Новый объект на па­нели инструментов База данных и выберите элемент Макрос.

Рис. 2. Новый объект на па­нели инструментов База данных

Окно Конструктора построено аналогично Конструктору таблиц, т. е. разде­лено по горизонтали на две части — панель описаний и панель аргументов.

Рис. 3. Конструктор макросов и панель аргументов

Верхняя часть окна Конструктора — панель описаний — состоит из не­скольких столбцов. По умолчанию на этой панели выводится два столбца: Макрокоманда и Примечание. Панель описаний позво­ляет определить последовательность макрокоманд, из которых состоит макрос.

Строка в столбце Макрокоманда представляет собой поле со спи­ском, в котором можно выбрать нужную макрокоманду.

Строка в столбце Примечание — это обычное текстовое поле, в которое можно ввести комментарий, описывающий выполняемое действие.

Когда поле Макрокоманда заполнено, в нижней части окна Конст­руктора макроса появляется панель аргументов, которая служит для ввода значений аргументов соответствующей макрокоманды. Список полей на этой панели зависит от выбранной макрокоманды и может отсутствовать, если макрокоманда не имеет аргументов. Таким образом, при создании мак­росов не нужно запоминать список аргументов для каждой макрокоманды.

На панели аргументов имеются два поля, которые позволя­ют задать имя фильтра и условие отбора записей. Для того чтобы задать условие отбора записей, можно воспользоваться построителем выражений.

Такой макрос можно использовать в форме или отчете для того, чтобы ограничить число отображаемых записей.

Существует еще один очень простой способ ввода макрокоманды. Допус­тим, нужно создать макрос, который должен открывать форму “Вычисление” в приложении “db1”. Для этого в окне База данных нужно щелкнуть по Форме, затем, используя панель инструментов (способ 2), открыть Конструктор макросов и перетащить с помощью мыши Форму “Вычисление” в поле Макрокоманда окна Конструктора макроса.

Тогда в поле Макрокоманда автоматически появится макрокоманда ОткрытьФорму, а на панель аргументов автоматически заполняются поля: в поле Имя формы появляется имя формы “Вычисление”, в поле Режим – значение по умолчанию Форма, в поле Режим окна – значение Обычное. Остальные поля останется пустыми.

Кроме того, можно сделать записи в этой форме недоступными для изменений, для этого в поле Режим данных нужно ввести значение Только чтение.

Рис. 4. Автоматическое создание макрокоманд путем перетаскивания объектов

Аналогично можно создавать макрокоманда, перетаскивая из окна База данных таблицы, запросы, отчеты и другие макросы. При этом будут создаваться соответствующие макрокоманды: ОткрытьТаблицу, ОткрытьЗапрос, ОткрытьОтчет, ЗапускМакроса.

Для ввода аргументов макрокоманды чаще всего требуется выбрать значения из списков или вводить выражения. Для ввода выражений можно воспользоваться построителем выражений, кнопка которого находится справа от поля аргумента. Еще одна кнопка построителя выражений находится на панели инструментов. Как и в других случаях, перед выражением нужно ставить знак равенства (=). Исключения составляют аргумент Выражение макрокоманды задать Значение и аргумент Число повторений макрокоманды ЗапускМакроса. Если ввести знак равенства перед выражением, задающим значение этих аргументов, то оно будет вычисляться дважды, что может привести к нежелательным результатам.

Если в качестве аргумента макрокоманды необходимо задать имя объекта базы данных, то его можно либо ввести с помощью клавиатуры, либо выбрать из раскрывающегося списка, либо указать название объекта, перетащив его из окна базы данных.

Итак, созданная нами макрокоманда будет открывать форму “Вычисление” в режиме Только чтение и показывать в ней только менеджеров по продажам. Как уже было сказано ранее, макрос может содержать последовательность из нескольких макрокоманд. Поэтому в этом же макросе в следующей строке мы выберем макрокоманду Сообщение, которая после открытия формы будет отображать диалоговое окно с сооб­щением о том, какие клиенты представлены в форме. Для этого введем в поле Сообщение на панели аргументов текст сообщения, например

Установлен фильтр по Фамилиям, остальные поля можем оставить без изменения. Аргумент Сигнал определяет, будет ли вывод сообще­ния сопровождаться звуковым сигналом. Аргумент Тип определяет вид диалогового окна сообщения. Аргумент Заголовок позволяет за­дать текст, который будет выведен в заголовке окна сообщения.

Если база данных большая, отбор записей в форме может занять некоторое время, поэтому рекомендуется вывести на экран курсор в форме песочных часов, который будет показывать, что идет обработка данных. Чтобы сде­лать это, воспользуемся макрокомандой ПесочныеЧасы. Макро­команды в макросе выполняются в той последовательности, в которой они записаны в столбце Макрокоманда, т. е. сверху вниз. Макрокоманду ПесочныеЧасы нужно поставить первой, т. к. курсор должен из­мениться перед выводом формы. Таким образом, нам нужно вставить новую строку на панели описаний. Для этого установим курсор в первую строку панели и нажмем кнопку Добавить строки на панели инстру­ментов или просто клавишу . Появляется пустая строка. В этой строке в поле Макрокоманда выберем макрокоманду ПесочныеЧасы. В поле Включить панели аргументов появится значение Да, установленное по умолчанию, что нам и нужно. Чтобы вернуть первоначальный вид указателю мыши, в конце созданного макроса нужно ввести такую же макрокоманду ПесочныеЧасы, но со зна­чением Нет аргумента Включить.

Строго говоря, эту макрокоманду лучше поставить перед макрокомандой вывода сообщения на экран. Это легко исправить, поскольку макрокоманды легко меняются местами с помощью мыши. Чтобы поменять две последние макрокоманды местами, выделите последнюю строку, щелкнув левой кноп­кой мыши по области выделения строк (слева в окне Конструктора) и пере­тащите строку вверх. Горизонтальная линия показывает место нового поло­жения строки. Отпустите кнопку мыши, когда эта линия окажется над предпоследней строкой.

Теперь остается только сохранить созданный макрос. Для этого можно вы­брать в меню Файл команду Сохранить как или нажать кла­вишу . Появится окно сохранения макроса. Введите в поле ввода имя макроса, соблюдая правила именования объектов Access, например, менеджеры по продажам.

2.2. Создание групп макросов

При разработке приложения с использованием макросов количество макро­сов может оказаться очень большим. Поэтому важно хорошо организовать доступ к нужным макросам. Для этого в одном объекте Макрос можно объединить несколько макросов. Например, рекомендуется все мак­росы, связанные с событиями в форме или отчете, объединить в отдельный объект, соответствующий данной форме или отчету. Для того чтобы можно было это сделать, каждый макрос группы должен иметь свое имя, а имя объекта Макрос будет являться именем группы макросов.

Чтобы создать группу макросов:

• Откройте Конструктора макросов.

Рис 5. Открытие Конструктора макросов

• Нажмите кнопку Имена макросов на панели инструментов. На панели описаний в окне Конструктора макросов появится еще один столбец Имя макроса.

Рис 6. Дополнительный столбец “Имя Макроса”

• В этот столбец введите имя первого макроса. Остальные поля данной строки лучше оставить пустыми — это облегчит перемещение и копиро­вание макрокоманд.

Рис 7. Ввод в столбец первого имени макроса

• Начиная со следующей строки, введите все макрокоманды макроса и со­ответствующие аргументы для каждой макрокоманды.