~1 (Базы данных. Создание форм и отчетов (на примере ACCESS))

Министерство общего и профессионального образования

Уральский государственный профессионально- педагогический университет

Кафедра информационных технологий

Базы данных. Создание форм и отчетов (на примере ACCESS).

Описание программы ведения электронной школьной документации.

Пояснительная записка к дипломной работе

030504.05.ПЗ

Екатеринбург

1999 год

Р Е Ф Е Р А Т

В дипломной работе

*****листов машинописного текста,

*****иллюстраций,

*****таблиц,

*****использованных источников,

*****приложений.

В дипломной работе рассмотрены общие вопросы баз данных различных моделей, принципы организации текстовых, сетевых и реляционных баз. Описан подход к проектированию баз данных. На конкретном примере базы данных для ведения электронной школьной документации показан процесс конструирования и построения базы данных. Раскрыты приемы создания экранных форм и отчетов.

Подробно описана методика работы с программой. Программа может быть использована для практической работы в школах и других учебных заведениях в помощь школьному администратору.

Рассмотрены вопросы санитарно-гигиенических требований при работе с компьютером.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

БАЗЫ ДАННЫХ

1. Текстовые базы данных

2. Сетевые базы данных

3. Реляционные базы данных

4. Проектирование баз данных

5. Анализ предметной области и запросов к БД

   1. Анализ концептуальных требований

   2. Выявление информационных объектов и связей между ними

   3. Построение концептуальной модели

6. Логическое проектирование

   1. Выбор конкретной СУБД

   2. Отображение концептуальной схемы на логическую схему

   3. Выбор языка манипулирования данными

ACCESS

1. Таблицы

2. Формы

3. Отчеты

Описание работы программы ведения электронной школьной документации

1. Настройка программы

   1. Заполнение титульного листа

   2. Заполнение таблицы Классы

   3. Заполнение таблицы Предметы

   4. Заполнение таблицы Ученики

   5. Заполнение таблицы Кабинеты

   6. И т д …..

2. Работа программы

   1. Классные журналы

   2. Расписание

   3. Регистрация выполненной работы

   4. Сервис

      1. Создание резервной копии

      2. Восстановление

      3. Контроль целостности

      4. Тестирование БД

      5. Перевод на новый учебный год

      6. Работа в архиве

      7. Согласование с бухг. Программой

      8. Организация контроля доступа

      9. Работа с SQL запросами

   5. Отчеты

Санитарно-гигиенические требования при работе на Пэвм

ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ

Заключение

ГлоССАРИЙ

Литература

Приложение 1

Приложение 2

Приложение

Приложение

Приложение

Приложение

Приложение

Введение

Дипломная работа посвящена анализу проектирования баз данных, а также освещению методов построения форм и отчетов на примере построения программы ведения электронной документации учебного заведения. В качестве инструмента построения базы данных использован Microsoft Access. С самого начала эту СУБД отличала простота использования в сочетании с широкими возможностями по разработке законченных приложений.

Актуальность темы

В настоящее время, несмотря на повышение компьютеризации общества, в сфере образования до сих пор нет средств, позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности.

Одной из составных задач можно рассматривать проблему составления расписания учебного процесса, а так же оперативную корректировку расписания при возникновении необходимости в этом.

О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени администраторы заведений и преподаватели тратят на оформление различной документации и отчетов. Огромное количество учебных заведений и отсутствие предложений в данной сфере гарантируют высокую потребность в данном продукте.

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.

Предметной областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты – идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.

Некоторые сведения о типах данных

Этапам реализации баз данных соответствуют уровни описания предметной области: реальность в том виде, как она существует; концептуальное описание реальности; представление описания в виде формального текста и физическая реализация БД на машинных носителях.

Для ввода в ПК полученное описание должно быть представлено в терминах специального языка описания данных, который входит в комплекс средств СУБД.

Простое (элементарное) данное – это наименьшая семантически значимая поименованная единица данных (например, ФИО, должность, адрес и т.д.). Значения простого данного описывает представленную им характеристику объекта для каждого экземпляра объекта. Имена простых данных хранятся в описании БД, в то время как их значения запоминаются в самой БД.

Совокупность простых данных можно объединить в составное данное двумя способами. Во-первых, можно соединить несколько разнотипных данных. Например, данное АНКЕТА состоит из данных ТАБЕЛЬНЫЙ НОМЕР, ФИО, ГОД РОЖДЕНИЯ, ПОЛ, ДОЛЖНОСТЬ, ЗАРПЛАТА. По этому принципу образуется структурное данное или данное типа структура. Описание структуры состоит из перечисления ее составных частей, значение – из значений составляющих ее данных. Во-вторых, составное данное может объединять совокупность однотипных данных(список сотрудников, послужной список сотрудника и т.п.). Составное данное этого типа называется массивом. В описании массива достаточно указать описание одного элемента, значение массива представляется однородным списком значений его элементов.

В общем случае составные данные представляют собой объединенную под одним именем совокупность данных любых типов, в том числе структур и массивов, с произвольной глубиной вложенности составных данных (рис.1).

Послужной список

Анкета

Зарплата

Дата Работа

Таб.номер Должность

ФИО Пол Должность Организация

Год рождения

Массив

Структура

Сотрудники

Анкета

Зарплата

Таб. номер

Послужной список

ФИО

Дата

Дата Работа

р ождения

Число

Должность Организация

Месяц Год

Многоуровневое данное

Рис.1

Элементы массива могут идентифицироваться ключом - данным, значения которого взаимно однозначно определяют экземпляры элементов.

Составные типы данных представляют иерархические связи значений данных в БД. Представление предметной области в виде структур данных с иерархическими связями носит название иерархической модели данных. В общем случае в базе могут быть определены также сетевые связи, позволяющие описать сеть – ориентированный граф произвольного вида. Представление предметной области в виде сетевых структур данных общего вида называется сетевой моделью данных. Сетевые связи реализуются путем отождествления отдельных данных БД.

Процесс построения концептуального описания с учетом всех необходимых факторов называется процессом проектирования БД.

Интерфейс с БД.

Интерфейс определяет переход от представления данных в БД к представлению, принятому среди пользователей, и обратно. В общем случае пользователи представляют данные в виде документов различных видов, от произвольных текстов до справок и таблиц фиксированного формата.

Интерфейс доступа конечного пользователя охватывает комплекс технических, организационных и программных решений, обеспечивающих в итоге унифицированность, хорошую понимаемость и надежность взаимодействия конечного пользователя с различными моделями персональных компьютеров.

Под документом понимается произвольный структурированный текст, который может быть представлен на алфавитно – цифровых печатающих устройствах. При этом под структурой текста понимается структура взаимосвязей данных, составляющих текст.

В процессе проектирования, как правило, возникает необходимость точного учета структур документов. Для полного представления этих структур могут использоваться средства описания данных БД. Тем самым облегчается процесс сопоставления БД и документов при организации интерфейса.

Совместная реализация БД и интерфейса на единой концептуальной основе предполагает сопоставление соответствующих понятий концептуального описания с понятиями пользователей.