Diplom-Master (Автоматизация учета продажи товаров в ООО Мастер-СД), страница 9

-Проверка соответствия накладных и складских ордеров

По реализации товаров

-по группам

по партиям

по контрагентам

по внешней классификации

По исполняемым документам-основаниям

-договора на продажу

-бартерные договора

-карточка покупателя

Оперативный учет

Оприходование на склад

Бухгалтерский учет

Формирование накладных на продажу через кассу происходит автоматически при закрытии торгового дня

2.1.2. Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации для получения новой отчетной формы «Прайс-лист по наличию»

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов. Все хозяйственные операции в ООО "Мастер-СД" фиксируются в памяти ЭВМ и в специальном журнале регистрации первичных документов.

К условно-постоянной относится информация, использующаяся во многих циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени.

В связи с тем, что постоянная информация составляет до 75% общего объема информации, циркулирующей в системе управления фирмы, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы управления фирмой.

Созданием системы постоянной информации достигается централизация хранения данных, повышения их достоверности, устранение дублирования, сокращение объема работ по подготовке и вводу их в ЭВМ, что повышает эффективность использования постоянной информации.

Условно-постоянная информация задачи учета продаж в Trade Assistant представлена следующими справочниками:

• справочник товаров;

• справочник контрагентов;

• справочник складов;

• справочник расчетных счетов.

Входная оперативная информация представляет собой заполнение и ввод в базу данных экранных форм первичных документов по продаже товаров. При продаже товара в Trade Assistant заполняется счет (Приложение 1), накладная (Приложение 2), счет-фактура (Приложение 3) и договор купли-продажи (Приложение 4).

Прайс-лист формируется на основе текущих складских остатков.

2.1.2. Характеристика результатной информации

Результатными показателями в ООО "Мастер-СД" являются:

• Ведомость "Документы продаж";

• Ведомость "Продажа товара";

• Ведомость "Резервы и заказы";

• Ведомость "Продажа (по документам)";

• Ведомость "Продажа (по товарам);

• Ведомость "Просроченные отгрузки и резервы";

• Ведомость "Возврат товара" (по документам);

• Ведомость "Возврат товара" (по товарам);

• Ведомость "Неоплаченные накладные";

• Ведомость "Активность покупателей";

• Прайс-лист;

• "Книга продаж".

В данном пункте рассматривается формирование Прайс-листа по наличию замков. В стандартной поставке Trade Assistant уже имелся Прайс-лист по наличию, но он не удовлетворял потребностям "Мастер-СД" (Приложение 5), т.к. в нем имелось много ненужной информации. Поэтому был разработан Прайс-лист, отвечающий потребностям данной фирмы (Приложение 6). Схема его формирования приведена на рис. 19.

Категория

Артикул

Изготовитель

Название Изготовитель Оптовая цена

Республика

Город

Price 9 + 20%

Price 9 + 18%

Справочник товаров

Карточка товара

Оптовая цена от 50 т.р. Количество в коробке

Рис. 19. Схема формирования Прайс-листа

Определение состава реквизитов информации зависит от поставленной перед задачей цели; состав реквизитов должен быть необходимым и достаточным для организации работы ООО "Мастер-СД".

Последовательность расположения реквизитов по частям документа (заголовочной, содержательной, оформительской) и отдельным зонам. Внутри зон реквизиты также располагаются по установленным правилам (удобство работы пользователя, специфика отражения итогов, акцентирование внимания на отдельных реквизитах и т.п.)

Описание полей (реквизитов) выходного документа, или иначе – представление структуры выходного документа прайс-листа по наличию представлена в табл. 12. Формализация расчета прайс-листа рассмотрена в п. 1.5.3.

Таблица 12. Структура выходного документа Прайс-лист по наличию

Наименование поля (реквизита)	Идентификация	Тип	Длина
Название	STOSK	Текстовое	26
Изготовитель	Inventory. SPEC	Текстовое	10
Опт.	Inventory. Price 1	Числовое	6
Опт. От 50 тыс. рублей	Inventory. Price 2	Числовое	6
Количество в коробке	Inventory. QUNITS	Числовое	3

Для формирования прайс-листа вызывается Генератор Отчетов, в котором указывается список полей нового отчета. Затем указываются поля, которые можно включить в фильтр. Для нашего примера включим в фильтр Артикул, Категория, Склад, Категория склада. В фильтр "Артикул" вводится формула

(QTY – RSRV) >0, где

QTY – количество товара на складе,

RSRV – зарезервированный товар.

Т.е. если количество товара на складе равно нулю (или этот товар зарезервирован), этот замок автоматически не показывается в прайс-листе.

Прайс-лист по наличию разработан для удобства покупателей, печатается каждый день в начале рабочего дня, объем его колеблется от 5 до 7 страниц.

Рис. 20. Формирование Прайс-листа в Trade Assistant

2.1.3. Разработка информационно-логической модели данных, обеспечивающей бухгалтерский, оперативный и количественно-суммовой учет продажи товаров

Как уже отмечалось ранее, информационная модель задачи представляет собой взаимосвязь двух подсистем:

• бухгалтерского учета;

• количественно-суммового и оперативного учета.

Схема обмена данными в ООО «Мастер-СД» между Trade Assistant и «Инфо-Бухгалтер» представлена на рисунке 21.

Количественно-суммовой и оперативный учет товаров

Бухгалтерский учет

Trade Assistant Платежные поручения , «Инфо-Бухгалтер»

Счета, счета-фактуры

Накладные

Рис. 21. Схема обмена данными между Trade Assistant и «Инфо-Бухгалтер»

2.2. Программное обеспечение задачи

2.2.1. Структурная схема вызова подсистем программы Trade Assistant для формирования новой отчетной формы

Trade Assistant

Генератор отчетов

Добавление нового отчета

Создание колонок отчета

Включение в фильтр колонок «Артикул», «Склады», «Фильтр» и «Дата»

В фильтр заносится формула

(QTY – RSRV) > 0

Рис. 22. Схема вызова подсистем Trade Assistant для формирования новой отчетной формы «Прайс-лист по наличию»

В параметрах отчета указывается заголовок отчета:

ООО "Мастер-СД"

Ул. Летчика Бабушкина 6

Тел. 184-62-90 факс 184-47-88

Прайс-лист от %D

По наличию

Подвал страницы: %D - % A – Прайс-лист – стр. % P,

Где % D – сегодняшняя дата,

% A – ADMIN – Администратор,

% P – номер страницы

1. Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов для передачи данных из Trade Assistant в «Инфо-Бухгалтер»

1. Как было сказано ранее, бухгалтерский учет в ООО «Мастер-СД» осуществляется в программе «Инфо-Бухгалтер», а количественно-суммовой учет осуществляется в программе Trade Assistant, т.е. все документы оформляются в Trade Assistant, где оформляются все первичные документы. Бухгалтерия вручную повторно заносит все необходимые данные в «Инфо-Бухгалтер». Это создает определенные трудности в работе.

2. То, что в ООО «Мастер-СД» не существует связи между бухгалтерией и самой базой данных является одним из недостатков функционирования фирмы.

3. Для переноса данных из Trade Assistant в «Инфо-Бухгалтер» необходимо подключение компьютеров бухгалтерии к общей сети и создание дополнительного программного модуля Х, который переносил бы туда необходимые реквизиты. Схема передачи данных из Trade Assistant в «Инфо-Бухгалтер» представлена на рисунке 23.

,

Trade Assistant

«Инфо- Бухгалтер»

Модуль Х

Счет, накладная Номер, Дата,

Счет-фактура Наименование товара,

Сумма, НДС

Рис. 23. Схема передачи данных из Trade Assistant в «Инфо-Бухгалтер»

3. Обоснование экономической эффективности

Эффективность – выполнение требуемых функций при минимальных затратах ресурсов. Причем под ресурсами подразумеваются объем оперативной памяти, время работы центрального процессора, объем внешней памяти, пропускная способность канала. Часто характеристика эффективности вступает в противоречие с другими характеристиками качественного программного изделия. Например, программное изделие будет более эффективным по времени работы, если будет состоять из меньшего количества модулей, чем это требует характеристика структурированности, так как на вызов модулей затрачивается относительно много машинного времени. Поэтому необходимость повышения эффективности программного изделия за счет снижения других характеристик желательно оговаривать в техническом проекте на разработку программного изделия.

Эффективность – одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно ее характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

В дальнейшем под экономической эффективностью будет пониматься мера соотношения затрат и результатов функционирования программного изделия.

К основным показателям экономической эффективности относятся: экономический эффект, коэффициент экономической эффективности капитальных вложений, срок окупаемости капитальных вложений.

Экономический эффект – результат внедрения какого-либо мероприятия, в нашем случае прайс-листа по наличию товаров на складе, выраженный в стоимостной форме, в виде экономии от его осуществления. Так, для организаций, использующих программные изделия, основными источниками экономии являются:

• улучшение показателей их основной деятельности, происходящее в результате использования программного изделия;

• сокращение сроков освоения новых программных изделий за счет их лучших эргономических характеристик;

• сокращение расхода машинного времени и других ресурсов на отладку и сдачу задач в эксплуатацию;

• повышение технического уровня, качества и объемов вычислительных работ;

• увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации;

• повышение коэффициента использования вычислительных ресурсов, средств подготовки и передачи информации;

• уменьшение численности персонала, в том числе высококвалифицированного, занятого обслуживанием программных средств, автоматизированных систем, систем обработки информации, переработкой и получением информации;

• снижение трудоемкости работ программистов при программировании прикладных задач с использованием новых программных изделий в организации – потребителе программного изделия;

• снижение затрат на эксплуатационные материалы.

Коэффициент экономической эффективности капитальных вложений показывает величину годового прироста прибыли, образующуюся в результате производства ил эксплуатации программного изделия, на один рубль единовременных капитальных вложений.

Срок окупаемости (величина, обратная коэффициенту эффективности) – показатель эффективности использования капиталовложений – представляет собой период времени, в течение которого произведенные затраты на программные изделия окупаются полученным эффектом.