Diplom-Master (Автоматизация учета продажи товаров в ООО Мастер-СД), страница 4

Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.[3]

Массовые, повторяющиеся операции по оформлению оптовой продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации. Поэтому одной из первых на предприятии "Мастер-СД" была автоматизирована задача оперативного управления торговыми процессами с помощью программы Trade Assistant, в т.ч. обработка текущих заказов розничных организаций и предприятий на вывоз товаров, что позволяет не только повысить оперативность и эффективность оперативного управления, но и накопить в памяти ЭВМ информацию, необходимую для автоматизации решения плановых, прогнозных, аналитических и других задач.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Особенно высокой степенью использования при решении задач АСУ оптовым предприятием отличается постоянная информация о замках. Для решения задач статистического, оперативного учета, определения возможности машинного агрегирования информации цифровой код замков обычно характеризует группу замков статистической отчетности, подгруппу данной группы (например, замки включают такие подгруппы, как висячие, врезные без ручек, врезные с ручками, гаражные, кодовые, накладные), вид замков. Блок наименования включает такие признаки замков, как цена, скидка, единица измерения, наименование, артикул. Эти признаки необходимы для автоматизации бухгалтерского учета. Автоматизация контроля поставок по разновидностям замков предопределяет включение в состав данных о замках таких сведений как название, изготовитель, количество в коробке, цена. Коды признаков "Новый замок", "Новый замок улучшенного качества" необходимы для оперативного учета, контроля их реализации и других целей.

Каждая отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.07.96 № 914. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров. В стандартную поставку программы «Trade Assistant» включены необходимые настройки, полностью автоматизирующие процесс формирования и регистрации входящих и исходящих счетов-фактур.

Счета-фактуры введены в качестве дополнительного инструмента контроля налоговых органов за полнотой сбора налога на добавленную стоимость и используются ими для встречных проверок налогоплательщиков с целью выявления фактов уклонения от уплаты налога. При этом не меняется порядок отражения в бухгалтерском учете операций по продаже товаров, сохраняются все ранее действующие формы расчетных и первичных документов, включая счета.[9]

1.4.2. Технология учета продажи товаров на предприятии "Мастер-СД" в системе «Trade Assistant »

Оперативный и количественно-суммовой учет продаж товаров на предприятии "Мастер-СД" ведется с помощью программного комплекса Trade Assistant. Схема организации учета продаж на предприятии представлена на рис. 6.

Документация

Заявки (заказы)

Склад

ЭВМ

Выдача документации

Учет, отчетность, оперативная информация

Оперативный учет по складу

Рис. 6. Структурная схема организации учета продаж в ООО "Мастер-СД”

Trade Assistant представляет собой комплексную систему управления торговой организацией. Он предназначен для оперативного управления и контроля за состоянием товарно-материальных запасов на складах и денежных средств на расчетных счетах, ведения полного баланса с партнерами, а также для всестороннего анализа информации, накопленной в базе данных системы. Компьютеры отдела закупок и сбыта, отдела выписки и кассы объединены в локальную сеть.

В ее возможности входит:

• Подготовка документов на поставку и отпуск товаров в формате, заданном пользователем;

• Резервирование товаров на складе при выписке счетов;

• Возможность отследить сроки оплаты выписанных счетов;

• Регистрация пользователей при оформлении всех документов;

• Развитая система разграничения доступа;

• Работа в различных валютах и гибкость при учете меняющегося курса валют;

• Получение справок по наличию и движению товаров;

• Ведение полного баланса с партнерами и анализ динамики отношений с ними;

• Классификатор товаров и клиентов неограниченной глубины вложенности;

• Ведение многоколоночного прайс-листа и гибкая система скидок;

• Средства работы с услугами;

• Анализ движения товаров по складам, группам товаров, поставщикам, покупателям и т.д.;

• Анализ эффективности работы персонала;

• Расчет прибыли и рентабельности в целом по компании и отдельно по складам, по товарам, по группам товаров и т.д.;

• Экспорт и импорт данных в формате CSV, обеспечивающий интерфейс с другими системами;

• Разнообразная настройка справочных таблиц с использованием фильтров, сортировки данных, редактированием набора колонок;

• Настройка базы данных на специфику пользователя;

• Возможность самостоятельно создавать и редактировать бланки выходных документов и включать в них графические и сканированные изображения, формулы и таблицы.

При продаже товаров можно оформить документы трех типов: предварительный заказ, резерв, отгрузка. При предварительном заказе не обязательно наличие товара на складе и не происходит резервирование заказанных товаров. При оформлении резерва также не обязательно наличие необходимого количества товара на складе, но заказанный товар резервируется. При оформлении накладной, напротив, необходимо наличие достаточного количества товара на складе, в противном случае Trade Assistant не позволит завершить операцию и выдаст сообщение об ошибке. При оформлении накладной происходит списание товара со склада по средневзвешенной цене. Общая сумма накладной записывается также на баланс клиенту. Все три типа документов легко могут быть преобразованы один в другой. Если предварительный заказ преобразовывается в резерв или накладную, то заказанный товар соответственно резервируется или списывается со склада. При преобразовании накладной в резерв или предварительный заказ товар снова приходуется на склад. Из одного документа на резервирование может быть сделано несколько накладных.

При оформлении накладных система следит за тем, чтобы товар, указанный в накладной, присутствовал в достаточном количестве на складе, а также за тем, чтобы не был превышен кредит, установленный для каждого покупателя.

При продаже товаров пользователь имеет оперативную информацию о том, когда и на кого был зарезервирован требуемый товар, а также может видеть наличие товара на всех складах системы, в том числе и наличие товара, находящегося в пути от поставщика.

Система с самого начала разрабатывалась под Windows. Это позволило разработчикам избежать недостатков, присущих многим системам, которые сначала были реализованы под DOS, а потом переписаны под Windows. Такие системы, к сожалению, очень часто невольно копируют идеологию DOS и не пользуются преимуществами Windows. Trade Assistant, напротив, широко использует все преимущества этой операционной системы: большое количество открытых одновременно окон, широкое использование "горячих кнопок" (так называемых "иконок"), возможности настройки таблиц, легкость обмена информацией с другими системами. Trade Assistant работает как в операционной системе Windows 3.11 (или Windows 3.1), так и в Windows 95 или Windows NT.

Система автоматизирует работу персонала, занятого непосредственно в отделе закупок и сбыта: прием заказов, выписку счетов, накладных, регистрацию платежей и выписку соответствующих документов. Она берет на себя целый ряд контрольных функций и функций, автоматизирующих труд пользователя: автоматически проставляет срок оплаты счета и выходные цены в счетах и накладных в зависимости от категории покупателя, следит за тем, чтобы не был продан отсутствующий на складе товар, и за тем, чтобы не был превышен установленный клиенту кредит, выдает предупреждение, если в накладную включается товар по цене, ниже себестоимости или продается товар из резерва. Все документы печатаются автоматически, при этом система следит за тем, чтобы были заполнены все необходимые атрибуты. [1]

В системе имеется классификатор товаров, который не только существенно облегчает поиск нужного товара, но и дает возможность подобрать аналоги, если какой-то товар в данный момент отсутствует.

Очень важным является то обстоятельство, что система обладает возможностями настройки, позволяющими учитывать специфику торговли в различных компаниях, а также индивидуальные запросы пользователей.

Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, приходный ордер, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Все документы хранятся в базе данных системы. Кроме того, в базу данных Trade Assistant входят Справочники, содержащие вспомогательную информацию об объектах, с которыми работает система: справочники товаров, поставщиков и покупателей, складов, расчетных счетов и валют.

Предусмотрен ряд команд, обеспечивающих работу со справочниками. Можно добавить запись в справочник, отредактировать присутствующую там запись или же удалить ее из справочника, а также отсортировать записи в удобном для него порядке. При работе со справочником товаров (номенклатурой товаров) для удобства поиска можно дополнительно отфильтровать товары по заданной совокупности признаков.

Кроме основных полей все справочники и документы могут содержать настраиваемые дополнительные поля. Дополнительные поля могут быть числовыми, текстовыми или иметь тип "дата". Количество дополнительных полей, их название, тип и размер определяется Администратором при создании компании.

Основные операции в системе Trade Assistant подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Возврат товара, Перемещение товаров со склада на склад и Корректировка наличия товаров на складе.

Общая схема выполнения этих операций такова. На экране компьютера пользователь заполняет предложенную ему форму документа, где указывает наименование товаров, их количество, стоимость, поставщика или получателя товаров, склад, с которого производится операция, и дату оформления документа.

При оформлении документов Система Trade Assistant позволяет использовать различные валюты, но весь учет ведется в базовой валюте. Стоимость товаров можно указать как в базовой валюте, так и в любой другой, предварительно с одного расчетного счета на другой. К ним относятся операции Расчеты с покупателями, Расчеты с поставщиками и Перевод денег со счета на счет.[1]

Общая схема выполнения этих операций такова: пользователь заполняет предложенную ему валюту, установив ее текущий курс по отношению к базовой. При желании, пользователь может изменить вид валюты или же текущий курс, и тогда стоимость всех товаров будет пересчитана.

Оформленный документ пользователь может распечатать в виде накладной, счета и т.п. и/или записать в базу данных. При этом изменяется количество товаров на складе, пересчитывается их себестоимость и другие характеристики.