38169 (Разработка комплекса деловой переписки фирмы)

2016-07-31СтудИзба

Описание файла

Документ из архива "Разработка комплекса деловой переписки фирмы", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "делопроизводство" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "рефераты, доклады и презентации", в предмете "делопроизводство" в общих файлах.

Онлайн просмотр документа "38169"

Текст из документа "38169"

42


Министерство образования Российской Федерации



Пензенский государственный университет

  

 





Кафедра ИнОУП







 

 

Курсовая работа

Разработка комплекса деловой переписки фирмы

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

ПГУ 2.061300.110 ПЗ

 

  

 

Разработал:

студент гр. 99ВД1





Принял:

Ю.Ю. Фионова

 



2003

Содержание

Введение 4

1 Виды деловых писем 5

2 Общая характеристика переписки 7

3 Требования к тексту письма 8

4 Анализ писем 9

4.1 Языковые особенности деловых писем 9

4.1.1 Лексика 9

4.1.2 Фразеология 10

4.1.3 Морфология 11

4.1.4 Синтаксис 15

5 Приемы повышения информативности и убедительности 18

6 Влияние коммуникативных факторов на структуру письма 19

Заключение 21

Библиографический список 22

Приложение А 23

Приложение Б 24

Приложение В 25

Приложение Г 26

Приложение Д 27

Приложение Е 28

Приложение Ж 29

Приложение З 30

Приложение И 31

Приложение К 32

Приложение Л 33

Приложение М 34

Приложение Н 35

Приложение П 36

Приложение Р 37

Приложение С 38

Приложение Т 39



Введение

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется переговорное общение, и т.п. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.

Таким образом, служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен грамотен, корректен во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

  1. Виды деловых писем

Виды некоммерческих деловых писем:

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Для коммерческой корреспонденции характерна следующая градация:

  • письмо-запрос, ответ на него;

  • письмо-предложение (оферта), ответ на него;

  • письмо-претензия (рекламация), ответ на него.

Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

Написание этого вида писем требует соблюдения следующих принципов:

  1. ссылка на первичное письмо и его тему;

  2. соблюдение одинаковых языковых средств в обоих письмах;

  3. соблюдение последовательности в изложении аспектов содержания.

Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

Рекламация содержит:

  1. основания для предъявления претензий;

  2. доказательства произошедшего ущерба;

  3. конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

  1. Общая характеристика переписки

Фирма ОАО «АСТРОН» (ее фирменную эмблему и фирменный бланк см. в приложение А, Б) занимается изготовлением оборудования для переработки с/х продукции и для пищевой промышленности.

В результате переписки решается вопрос по реализации товара.

В организацию ОАО «АСТРОН» от фирмы ОАО «Пром» получен запрос о получении полной информации о товаре. На этом этапе был отправлен ответ запрос (Приложение В, Г).

В результате переписки фирма ОАО «Пром» заинтересовалась оборудованием. В решении данного вопроса фигурировали три вида служебной корреспонденции: оферта, ответ на предложение (после чего был заключен договор) и договорное письмо (Приложение Д, Е, Ж).

Во время переписки у фирмы ОАО «АСТРОН» были изменены банковские реквизиты, в связи с этим было составлено 2 вида служебной корреспонденции: письмо – просьба, письмо – извещение. Также было выслано сопроводительное письмо (Приложение З, И, М).

В результате составления договора на поставку оборудования с фирмой ОАО «Пром» были допущены неточности, в связи с этим было отправлено письмо- рекламация, и был составлен ответ на рекламацию (Приложение К, Л, ). Кроме того, были составлены: письмо-приглашение на конференции, письмо – благодарность, письмо-извещение о выпуске нового товара клиентам (Приложение Р, С, П).

Переписка включила письмо – напоминание в фирму ОАО «АСТРОН» от фирмы ООО «Пак» о возможности поставить нам химические реактивы(Приложение Н).

Также было прислано письмо отказ от фирмы «МКТ», которые готовы расторгнуть с нами договор на поставку картона(Приложение Т).

Заключительная подготовка выставочных экспонатов.

  1. Требования к тексту письма

Деловая корреспонденция должна обязательно соответствовать требованиям.

  • Точность, однозначность высказывания. Все слова должны употребляться в соответствии с их лексическим значением.

  • Логичность Каждое письмо представляет собой:

  • изложение сути вопроса;

  • речевое действие;

  • заключение.

  • Грамотность – необходимая часть любого документа

  • Корректность. Деловая корреспонденция является корректной, если в ней соблюдена этикетная рамка и характерен доброжелательный или нейтральный тон изложения.

  1. Анализ писем

  1. Языковые особенности деловых писем

  1. Лексика

Слово и его значение

Многозначность – свойство слов употребляться в разных значениях. Различают однозначные слова, т.е. имеющие только одно значение, и многозначные, в случае, когда одно и то же слово в зависимости от контекста ассоциируется с разными понятиями. В данном случае примерами однозначных слов могут служить: продукция, конференция, фирма, информация, цена. Из многозначных встретились слова: партия (в данном случае – это определение качества товара), и т.д. Следует также отметить, что слова с единственным значением преобладают.

Ценность делового текста обеспечивается смысловой точностью речи. Чтобы избежать ошибок, следует различать:

паронимы - это близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением (в данном случае не встречаются);

синонимы - это слова с одинаковым или очень близким значением (фирма – организация, соглашение – договор, запрос – заявка, благодарны – признательны,…);

плеоназмы - называют частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание (отсутствуют);

тавтология - смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова (отсутствуют);

омонимы - это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу (нет)

Стилистическая окраска слова

Понятие стилистической окраски слова обычно связывается с закреплённостью слова за той или иной сферой употребления и с эмоционально-экспрессивными качествами слова, т.е. с его способностью не только называть явление, но и выражать отношение к предмету мысли.

По сфере употребления различается:

1. Лексика межстилевая, т.е. те слова, которые употребляются всеми и в любых условиях, (, , качество, получать, предлагать…).

2. Лексика книжно-письменная, т.е. слова, которые по преимуществу используются в книжно-письменных стилях и связаны с теми сферами употребления языка, для которых письменная форма выражения является главной. В ее составе можно выделить “книжные” слова (оплата, договор, контракт…), термины (каталог – журнал с указанием товара, производимого предприятием), канцеляризмы, поэтизмы.

3. Лексика устной речи, т. е. слова, присущие бытовой речи, обиходно-деловому языку и т.д. К лексике устной речи относятся слова разговорные, просторечные, профессионализмы, жаргонизмы, диалектизмы. Они в данном случае не встречаются.

Сокращения как заменители слов и словосочетаний

Сокращения слов (аббревиатура) – новый продуктивный способ словопроизводства, который активно используется в деловой корреспонденции. Из общепринятых сокращений в данной работе использованы:

- условные обозначения величин и единиц измерения ( л экз, кв м);

- сокращения, принятые в учетно-отчетной документации ( р/с №);

- форма обращения (г-н.);

  • по первым буквам названия учреждения (ООО, ОАО)

  • оборудования микромельница (МиМ)

  1. Фразеология

Фразеология языка — это совокупность устойчивых, целостных по составу и значению сочетаний слов и выражений. В деловой корреспонденции роль фразеологизмов выполняют стандартные синтаксические конструкции (ССК).

Выбор ССК для каждого типа писем

Письмо-запрос: «Мы будем признательны, если Вы направите в наш адрес…»

Ответ на запрос: «Благодарим Вас за запрос от…»

Письмо-просьба: «Обращаемся к Вам с просьбой…»

Письмо-напоминание: «Сообщаем Вам, что …»

Письмо-рекламация: «Мы официально заявляем Вам рекламацию…»

Ответ на рекламацию: «Подтверждаем получение Вашего письма от ..сообщаем, что….»

Свежие статьи
Популярно сейчас
А знаете ли Вы, что из года в год задания практически не меняются? Математика, преподаваемая в учебных заведениях, никак не менялась минимум 30 лет. Найдите нужный учебный материал на СтудИзбе!
Ответы на популярные вопросы
Да! Наши авторы собирают и выкладывают те работы, которые сдаются в Вашем учебном заведении ежегодно и уже проверены преподавателями.
Да! У нас любой человек может выложить любую учебную работу и зарабатывать на её продажах! Но каждый учебный материал публикуется только после тщательной проверки администрацией.
Вернём деньги! А если быть более точными, то автору даётся немного времени на исправление, а если не исправит или выйдет время, то вернём деньги в полном объёме!
Да! На равне с готовыми студенческими работами у нас продаются услуги. Цены на услуги видны сразу, то есть Вам нужно только указать параметры и сразу можно оплачивать.
Отзывы студентов
Ставлю 10/10
Все нравится, очень удобный сайт, помогает в учебе. Кроме этого, можно заработать самому, выставляя готовые учебные материалы на продажу здесь. Рейтинги и отзывы на преподавателей очень помогают сориентироваться в начале нового семестра. Спасибо за такую функцию. Ставлю максимальную оценку.
Лучшая платформа для успешной сдачи сессии
Познакомился со СтудИзбой благодаря своему другу, очень нравится интерфейс, количество доступных файлов, цена, в общем, все прекрасно. Даже сам продаю какие-то свои работы.
Студизба ван лав ❤
Очень офигенный сайт для студентов. Много полезных учебных материалов. Пользуюсь студизбой с октября 2021 года. Серьёзных нареканий нет. Хотелось бы, что бы ввели подписочную модель и сделали материалы дешевле 300 рублей в рамках подписки бесплатными.
Отличный сайт
Лично меня всё устраивает - и покупка, и продажа; и цены, и возможность предпросмотра куска файла, и обилие бесплатных файлов (в подборках по авторам, читай, ВУЗам и факультетам). Есть определённые баги, но всё решаемо, да и администраторы реагируют в течение суток.
Маленький отзыв о большом помощнике!
Студизба спасает в те моменты, когда сроки горят, а работ накопилось достаточно. Довольно удобный сайт с простой навигацией и огромным количеством материалов.
Студ. Изба как крупнейший сборник работ для студентов
Тут дофига бывает всего полезного. Печально, что бывают предметы по которым даже одного бесплатного решения нет, но это скорее вопрос к студентам. В остальном всё здорово.
Спасательный островок
Если уже не успеваешь разобраться или застрял на каком-то задание поможет тебе быстро и недорого решить твою проблему.
Всё и так отлично
Всё очень удобно. Особенно круто, что есть система бонусов и можно выводить остатки денег. Очень много качественных бесплатных файлов.
Отзыв о системе "Студизба"
Отличная платформа для распространения работ, востребованных студентами. Хорошо налаженная и качественная работа сайта, огромная база заданий и аудитория.
Отличный помощник
Отличный сайт с кучей полезных файлов, позволяющий найти много методичек / учебников / отзывов о вузах и преподователях.
Отлично помогает студентам в любой момент для решения трудных и незамедлительных задач
Хотелось бы больше конкретной информации о преподавателях. А так в принципе хороший сайт, всегда им пользуюсь и ни разу не было желания прекратить. Хороший сайт для помощи студентам, удобный и приятный интерфейс. Из недостатков можно выделить только отсутствия небольшого количества файлов.
Спасибо за шикарный сайт
Великолепный сайт на котором студент за не большие деньги может найти помощь с дз, проектами курсовыми, лабораторными, а также узнать отзывы на преподавателей и бесплатно скачать пособия.
Популярные преподаватели
Добавляйте материалы
и зарабатывайте!
Продажи идут автоматически
5167
Авторов
на СтудИзбе
437
Средний доход
с одного платного файла
Обучение Подробнее