17022 (Организация документационного обеспечения предприятий сферы туризма)

1

Содержание

Введение

1. Основы делопроизводства

1.1 Понятие делопроизводства

1.2 Компоненты делопроизводства

1.3 Документ

2. Нормативно-методическая основа делопроизводства

2.1 Понятие нормативно-методической основы делопроизводства

2.2 Регулирование вопросов делопроизводства

3. Классификация документов

3.1 Понятие классификации документов

3.2 Виды классификации

3.3 Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Первоначально термин "делопроизводство" появился в устной речи (предположительно в XVII в) и означал процесс решения (производства) дела: "дело производить" - т.е. решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г. Термин "документ" появился в России в XVIII в. и означал "способ доказательства".

В сфере туризма важное значение имеет организационно-правовая, распорядительная и нормативно-методическая документация по организации документационного обеспечения предприятий сферы туризма (уставы, положения, инструкции, правила и т.п.), регламентирующая организационно-функциональную структуру и организацию деятельности, задачи и функции, компетенцию, права и ответственность руководителей и специалистов. К ней примыкает специальная документация оперативного назначения, относящаяся к организации и правовому регулированию взаимоотношений туристов и предприятий сферы туризма; документация по совершенствованию системы документационного обеспечения и информатизации процессов управления и всей деятельности предприятий сферы туризма, которую необходимо учитывать при выработке стратегии дальнейшего развития документационного обеспечения.

Таким образом, тема реферата является достаточно актуальной.

Цель работы: изучение организации современного делопроизводства в туризме на основе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.

Задачи: характеристика понятия "делопроизводство"; знакомство с нормативно-методической основы делопроизводства; изучение классификации документов.

Структура работы: работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы. Общий объем работы ___ страниц.

1. Основы делопроизводства

1.1 Понятие делопроизводства

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" синонимичны, в и настоящее время значения обоих терминов закреплены ГОСТом Р 51141-98.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия. Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.

От организации делопроизводства зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.п.)

1.2 Компоненты делопроизводства

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

документирования;

организации работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

общеизвестных принципов обработки документов;

приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

сложившихся национальных традиций работы с документами;

установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

1.3 Документ

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Документ обеспечивает:

закрепление информации;

сбор информации;

обработку информации;

передачу информации;

использование информации;

хранение информации.

Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к они:

отражают деятельность организации;

на их основе принимаются управленческие решения;

являются главным аргументом в спорных ситуациях;

являются гарантом прав на недвижимость, собственность.

Формы управления тесно связаны с видами документов, например:

учет - с написанием различных отчетов;

планирование - с составлением планов;

инструктирование - с разработкой методик, инструкций;

руководство - с изданием приказов, распоряжений.

Документ может быть:

носителем информации (в сфере информационных технологий);

средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);

способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); источником фактов (в науке).

К основным функциям документов можно отнести:

информационную (документирование, хранение, предоставление информации);

управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например закон);

организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);

научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

2. Нормативно-методическая основа делопроизводства

2.1 Понятие нормативно-методической основы делопроизводства

Нормативно-методическая основа делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

правила оформления документов;

правила работы с документами;

обеспечение сохранности документов;

порядок передачи документов на архивное хранение;

работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

2.2 Регулирование вопросов делопроизводства

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

1) Законы РФ.

Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.93 № 5485 "О государственной тайне" - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;